學(xué)術(shù)會議舉辦流程與技巧.ppt

學(xué)術(shù)活動舉辦的流程與技巧 珠海健帆 學(xué)術(shù)會議的開展不是最終目的 而是提升銷售的方法 活動類型 沙龍 病例交流會 省 市級論壇 專家講座 科室會 科室會 1 目的 開發(fā) 解決問題 2 主任支持3 準(zhǔn)備細(xì)節(jié)4 會后跟進(jìn) 大型學(xué)術(shù)活動籌劃 如何保證會議質(zhì)量及效果呢 會議準(zhǔn)備工作 您做好了嗎 案例分享 省級論壇的開展 一 會議方案提交 會議方案提交 會議意向溝通 1 根據(jù)公司相應(yīng)政策及市場需要 明確論壇的目的2 篩選論壇的大會主席 主講專家3 當(dāng)面與專家溝通論壇主題 講座內(nèi)容及時(shí)間安排 計(jì)劃邀請客戶名單 1 籌備會議中分析市場情況及專家拜訪情況 講解會議必要性 緊迫性 從而調(diào)動同事舉辦論壇的積極性 2 經(jīng)理 業(yè)務(wù)人員上報(bào)擬邀請客戶名單 附車船費(fèi)預(yù)算及住宿意向 由總監(jiān)審批 會議酒店選擇 1 根據(jù)公司相應(yīng)政策選擇酒店 實(shí)地考察會場 晚宴 茶歇 合影及配套設(shè)施 所有項(xiàng)目盡力在同一家酒店 2 與酒店業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通 爭取提供一些優(yōu)惠或免費(fèi)服務(wù) 明確收費(fèi)的項(xiàng)目 聯(lián)誼活動安排 1 根據(jù)論壇邀請的目標(biāo)客戶及聯(lián)誼時(shí)間選擇并考察酒店周邊的娛樂項(xiàng)目 2 新項(xiàng)目需現(xiàn)場考察 確保具有吸引力 費(fèi)用預(yù)算及方案提交 1 上述四項(xiàng)均確定后 列出較為詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算 2 與同事溝通好各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷流程 以防發(fā)生票據(jù)混亂及丟失的情況 二 籌備會議 1 論壇活動舉辦意向確定后明確各項(xiàng)籌備工作的時(shí)限要求及人員分工 2 論壇前一天 按細(xì)節(jié)準(zhǔn)備事項(xiàng)最后確認(rèn)各項(xiàng)工作的籌備情況 查漏補(bǔ)缺 并進(jìn)行會前動員 明確會議當(dāng)天各項(xiàng)工作分工及負(fù)責(zé)人 3 論壇前一天 按物品準(zhǔn)備明細(xì)表清點(diǎn)會議物品 并重點(diǎn)注意準(zhǔn)備現(xiàn)場簽到表 論壇日程表 客戶住宿安排表 電腦桌面及公司宣傳片 十分鐘版 三 客戶邀請 客戶邀請必須在公司已批準(zhǔn)活動方案主要嘉賓時(shí)間均確定無誤后方可啟動 1 為順利邀請到客戶 保證參會人員的質(zhì)量 可爭取獲得醫(yī)學(xué)會蓋章的通知 2 為了確定參會客戶的數(shù)量 避免酒店房間及晚宴的浪費(fèi) 至少進(jìn)行三次客戶邀請情況的確認(rèn) 四 講者溝通 1 會議前10天 學(xué)術(shù)人員現(xiàn)場簡述課件制作的主要思路 2 提供給講者的參考資料不得重復(fù) 特別是關(guān)于血液吸附原理 材料的PPT 3 參考資料不要使用公司LOGO模板4 會議前5天 確保講者的內(nèi)容與論壇的主題吻合 5 會議前1天 支付專家講課費(fèi) 通過最終版課件確保學(xué)術(shù)觀點(diǎn)植入效果 五 會議當(dāng)天 會議當(dāng)天 會場布置 會議室 酒店門口橫幅 注意橫幅內(nèi)容 簽到臺全景 報(bào)到處指示牌 會場地點(diǎn)指示牌 會場門口擺放公司宣傳展架 會場橫幅 注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺后 主席臺銘牌擺放 按照會務(wù)禮儀安排 主席臺物品擺放 話筒 茶水 紙筆 公司宣傳及產(chǎn)品資料 物品擺放 茶水 紙筆 公司產(chǎn)品資料 投影儀 電腦及音響效果調(diào)試 立式獎臺 鮮花 寫真 話筒 電腦 鼠標(biāo) 鼠標(biāo)墊 電源線 接線板 數(shù)據(jù)線 激光筆 茶歇處 專人負(fù)責(zé)提前半小時(shí)布置完成并注意看管 合影 攝影師提前半小時(shí)到位 座次按照會務(wù)禮儀將第一排座位名單貼于椅背上 房間布置 消費(fèi)品撤掉 水果洗后擺放 溫馨提示卡擺放 會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進(jìn)行答謝晚宴會后事宜 房牌號 簽到表 統(tǒng)一登記發(fā)放 為簡化流程 制作只需客戶打鉤的表格 會議議程注意每人發(fā)放一份 引導(dǎo)專家于報(bào)到處題詞 用餐安排 1 會議當(dāng)日午餐我方人員 需提前 11 00 分批吃飯客戶 商務(wù)簡餐2 答謝晚宴 會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進(jìn)行答謝晚宴會后事宜 會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進(jìn)行答謝晚宴會后事宜 會議進(jìn)行 嘉賓入場 投影歡迎詞并播放歡迎音樂 開幕致辭及嘉賓介紹 一般為公司領(lǐng)導(dǎo) 大會主席致辭 內(nèi)容需提前溝通 可以擬草稿 茶歇時(shí)間 各區(qū)域推廣人員積極參與促進(jìn)客情 第一講者授課 內(nèi)容需提前溝通 注意講課時(shí)間 自由討論 安排專人遞送話筒 預(yù)先安排提問或發(fā)言者 會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進(jìn)行答謝晚宴會后事宜 答謝晚宴 公司人員分散坐于客戶中間 會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進(jìn)行答謝晚宴會后事宜 六 會后跟進(jìn) 會后跟進(jìn) 限期完成各參會客戶的跟進(jìn)