學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦流程與技巧.ppt

學(xué)術(shù)活動(dòng)舉辦的流程與技巧 珠海健帆 學(xué)術(shù)會(huì)議的開(kāi)展不是最終目的 而是提升銷(xiāo)售的方法 活動(dòng)類(lèi)型 沙龍 病例交流會(huì) 省 市級(jí)論壇 專(zhuān)家講座 科室會(huì) 科室會(huì) 1 目的 開(kāi)發(fā) 解決問(wèn)題 2 主任支持3 準(zhǔn)備細(xì)節(jié)4 會(huì)后跟進(jìn) 大型學(xué)術(shù)活動(dòng)籌劃 如何保證會(huì)議質(zhì)量及效果呢 會(huì)議準(zhǔn)備工作 您做好了嗎 案例分享 省級(jí)論壇的開(kāi)展 一 會(huì)議方案提交 會(huì)議方案提交 會(huì)議意向溝通 1 根據(jù)公司相應(yīng)政策及市場(chǎng)需要 明確論壇的目的2 篩選論壇的大會(huì)主席 主講專(zhuān)家3 當(dāng)面與專(zhuān)家溝通論壇主題 講座內(nèi)容及時(shí)間安排 計(jì)劃邀請(qǐng)客戶名單 1 籌備會(huì)議中分析市場(chǎng)情況及專(zhuān)家拜訪情況 講解會(huì)議必要性 緊迫性 從而調(diào)動(dòng)同事舉辦論壇的積極性 2 經(jīng)理 業(yè)務(wù)人員上報(bào)擬邀請(qǐng)客戶名單 附車(chē)船費(fèi)預(yù)算及住宿意向 由總監(jiān)審批 會(huì)議酒店選擇 1 根據(jù)公司相應(yīng)政策選擇酒店 實(shí)地考察會(huì)場(chǎng) 晚宴 茶歇 合影及配套設(shè)施 所有項(xiàng)目盡力在同一家酒店 2 與酒店業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通 爭(zhēng)取提供一些優(yōu)惠或免費(fèi)服務(wù) 明確收費(fèi)的項(xiàng)目 聯(lián)誼活動(dòng)安排 1 根據(jù)論壇邀請(qǐng)的目標(biāo)客戶及聯(lián)誼時(shí)間選擇并考察酒店周邊的娛樂(lè)項(xiàng)目 2 新項(xiàng)目需現(xiàn)場(chǎng)考察 確保具有吸引力 費(fèi)用預(yù)算及方案提交 1 上述四項(xiàng)均確定后 列出較為詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算 2 與同事溝通好各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)流程 以防發(fā)生票據(jù)混亂及丟失的情況 二 籌備會(huì)議 1 論壇活動(dòng)舉辦意向確定后明確各項(xiàng)籌備工作的時(shí)限要求及人員分工 2 論壇前一天 按細(xì)節(jié)準(zhǔn)備事項(xiàng)最后確認(rèn)各項(xiàng)工作的籌備情況 查漏補(bǔ)缺 并進(jìn)行會(huì)前動(dòng)員 明確會(huì)議當(dāng)天各項(xiàng)工作分工及負(fù)責(zé)人 3 論壇前一天 按物品準(zhǔn)備明細(xì)表清點(diǎn)會(huì)議物品 并重點(diǎn)注意準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)簽到表 論壇日程表 客戶住宿安排表 電腦桌面及公司宣傳片 十分鐘版 三 客戶邀請(qǐng) 客戶邀請(qǐng)必須在公司已批準(zhǔn)活動(dòng)方案主要嘉賓時(shí)間均確定無(wú)誤后方可啟動(dòng) 1 為順利邀請(qǐng)到客戶 保證參會(huì)人員的質(zhì)量 可爭(zhēng)取獲得醫(yī)學(xué)會(huì)蓋章的通知 2 為了確定參會(huì)客戶的數(shù)量 避免酒店房間及晚宴的浪費(fèi) 至少進(jìn)行三次客戶邀請(qǐng)情況的確認(rèn) 四 講者溝通 1 會(huì)議前10天 學(xué)術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)簡(jiǎn)述課件制作的主要思路 2 提供給講者的參考資料不得重復(fù) 特別是關(guān)于血液吸附原理 材料的PPT 3 參考資料不要使用公司LOGO模板4 會(huì)議前5天 確保講者的內(nèi)容與論壇的主題吻合 5 會(huì)議前1天 支付專(zhuān)家講課費(fèi) 通過(guò)最終版課件確保學(xué)術(shù)觀點(diǎn)植入效果 五 會(huì)議當(dāng)天 會(huì)議當(dāng)天 會(huì)場(chǎng)布置 會(huì)議室 酒店門(mén)口橫幅 注意橫幅內(nèi)容 簽到臺(tái)全景 報(bào)到處指示牌 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)指示牌 會(huì)場(chǎng)門(mén)口擺放公司宣傳展架 會(huì)場(chǎng)橫幅 注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺(tái)后 主席臺(tái)銘牌擺放 按照會(huì)務(wù)禮儀安排 主席臺(tái)物品擺放 話筒 茶水 紙筆 公司宣傳及產(chǎn)品資料 物品擺放 茶水 紙筆 公司產(chǎn)品資料 投影儀 電腦及音響效果調(diào)試 立式獎(jiǎng)臺(tái) 鮮花 寫(xiě)真 話筒 電腦 鼠標(biāo) 鼠標(biāo)墊 電源線 接線板 數(shù)據(jù)線 激光筆 茶歇處 專(zhuān)人負(fù)責(zé)提前半小時(shí)布置完成并注意看管 合影 攝影師提前半小時(shí)到位 座次按照會(huì)務(wù)禮儀將第一排座位名單貼于椅背上 房間布置 消費(fèi)品撤掉 水果洗后擺放 溫馨提示卡擺放 會(huì)場(chǎng)布置前臺(tái)接待用餐安排專(zhuān)家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜 房牌號(hào) 簽到表 統(tǒng)一登記發(fā)放 為簡(jiǎn)化流程 制作只需客戶打鉤的表格 會(huì)議議程注意每人發(fā)放一份 引導(dǎo)專(zhuān)家于報(bào)到處題詞 用餐安排 1 會(huì)議當(dāng)日午餐我方人員 需提前 11 00 分批吃飯客戶 商務(wù)簡(jiǎn)餐2 答謝晚宴 會(huì)場(chǎng)布置前臺(tái)接待用餐安排專(zhuān)家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜 會(huì)場(chǎng)布置前臺(tái)接待用餐安排專(zhuān)家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜 會(huì)議進(jìn)行 嘉賓入場(chǎng) 投影歡迎詞并播放歡迎音樂(lè) 開(kāi)幕致辭及嘉賓介紹 一般為公司領(lǐng)導(dǎo) 大會(huì)主席致辭 內(nèi)容需提前溝通 可以擬草稿 茶歇時(shí)間 各區(qū)域推廣人員積極參與促進(jìn)客情 第一講者授課 內(nèi)容需提前溝通 注意講課時(shí)間 自由討論 安排專(zhuān)人遞送話筒 預(yù)先安排提問(wèn)或發(fā)言者 會(huì)場(chǎng)布置前臺(tái)接待用餐安排專(zhuān)家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜 答謝晚宴 公司人員分散坐于客戶中間 會(huì)場(chǎng)布置前臺(tái)接待用餐安排專(zhuān)家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜 六 會(huì)后跟進(jìn) 會(huì)后跟進(jìn) 限期完成各參會(huì)客戶的跟進(jìn)