企業(yè)聲像檔案規(guī)范化管理初探.doc

最新【精品】范文 參考文獻 專業(yè)論文企業(yè)聲像檔案規(guī)范化管理初探企業(yè)聲像檔案規(guī)范化管理初探 【摘要】隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展及辦公條件的改善, 企業(yè)在各類活動與工作中形成了大量的聲像檔案。這些聲像檔案能夠生動、形象、直觀地反映企業(yè)的現(xiàn)狀和原貌, 具有文字檔案無法取代的優(yōu)勢和特點, 是企業(yè)檔案的有機組成部分, 在各項工作中發(fā)揮著重要的作用, 加強企業(yè)聲像檔案管理刻不容緩。本文分析了聲像檔案管理存在的問題，并探討提出了加強聲像檔案管理工作的對策。 【關鍵詞】 聲像檔案 規(guī)范管理 對策 中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號： 一、前言 聲像檔案是一項新型檔案種類，它在企業(yè)參與市場競爭、施工生產(chǎn)、科技開發(fā)、涉外經(jīng)營和黨的建設、思想政治工作等方面的重要作用已經(jīng)逐漸顯露，人們對聲像檔案先進性和優(yōu)越性的認識正在不斷深化。但是，由于對聲像檔案先進性和優(yōu)越性的宣傳和教育不及時、不到位，一部分人員對聲像檔案的認識還很模糊。因此，要加強對聲像檔案先進性和優(yōu)越性的宣傳教育，全面提升各級管理者對聲像檔案的認識。，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案管理工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。聲像檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面： 1、聲像檔案歸檔不及時 完整的聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。一方面，企業(yè)會產(chǎn)生大量珍貴的照片、錄音、錄像等，由于未作及時歸檔，使它們失去了應有的保存價值和利用價值；另一方面，由于沒有統(tǒng)一的歸檔要求和控制措施，致使在企業(yè)重大活動中形成的不少有價值的聲像檔案，雖然被各類報刊刊登、電視臺播放，或印成畫冊等，但在企業(yè)檔案室（館）卻找不齊、找不到這些原始檔案。 2、檔案意識不強 由于對企業(yè)聲像檔案缺乏了解，對其重要性認識不足，相當一部分企業(yè)聲像檔案分散保管或個人保存，一些部門或者個人手中保存的聲像檔案，只為自己使用方便而不愿意移交到企業(yè)檔案管理部門。一些企業(yè)的檔案管理人員還是停留在平面檔案管理的認知上，沒有聲像檔案的意識，不理解聲像檔案的真正含義，不明白聲像檔案的涵蓋內(nèi)容，造成檔案管理范圍的缺失。聲像檔案管理工作意識的淡薄和工作制度的空缺，一些企業(yè)雖然配備相應的硬件設備，但由于聲像檔案的記錄工作處于松散狀態(tài)，無相對固定的專兼職人員，工作無計劃、無要求。“實用思想”嚴重、用一時做一時，“領導意識”濃厚，推一下動一下，造成企業(yè)發(fā)展歷程的聲像記錄工作過于盲目，失去大量原始素材的記錄時機，造成原始素材缺失。 3、企業(yè)檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環(huán)境和條件有很高的要求。由于企業(yè)聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設備因素等影響，使得聲像檔案保管環(huán)境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質(zhì)量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。 4、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重眾所周知，各單位組織重大活動，召開重要會議，都要安排專人錄音攝像，形成了許多有價值的聲像檔案，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因，主要是從活動籌備到結(jié)束，都沒有制定相應的歸檔要求和控制措施，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或下落不明，造成聲像檔案的流失。 5、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡 從了解的情況來看，大中型企業(yè)聲像檔案管理設備齊全、管理規(guī)范的單位占極少數(shù)；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案無集中統(tǒng)一管理的單位占絕大多數(shù)。歸檔不科學，利用價值缺失當前，企業(yè)聲像檔案資料系統(tǒng)、科學的管理理論還不完善，標準還不統(tǒng)一。從事檔案管理的人員缺乏聲像管理工作所需的專業(yè)知識，還是停留在平面檔案管理認識上，造成聲像檔案的管理缺乏系統(tǒng)性、科學性。平時有檔案，用時難查詢，造成利用價值缺失。 二、加強聲像檔案管理工作的對策 1、制定辦法，狠抓制度落實 要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很有必要。各單位要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室均統(tǒng)一管理，杜絕歸為己有，防止分散流失。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用要作出明確規(guī)定，屬于永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交。同時，要制定有效的配套措施，狠抓落實，確保有關制度落到實處。 2、提高檔案意識 搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至企業(yè)全體人員的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證加大聲像檔案重要性的宣傳力度，力爭使無論從企事業(yè)單位的負責人到聲像檔案的采集保管人員都能提高自己的收集和保護聲像檔案意識。意識決定行動，有了保護聲像檔案的意識，聲像檔案的相關工作就會開展的相對順利。 3、加強企業(yè)聲像檔案基礎知識培訓，不斷提高工作人員的業(yè)務素質(zhì) 由于在實際工作中，企業(yè)聲像檔案形成人員和管理人員中兼職人員為數(shù)較多，而在這部分人員中多數(shù)文化程度不高，專業(yè)性不強，基本上屬于自學自悟，所掌握的業(yè)務技能非常有限，專業(yè)知識及聲像檔案形成技能普遍較底，經(jīng)過檔案業(yè)務培訓的人員數(shù)量更少。要想使企業(yè)聲像檔案工作有所發(fā)展，關鍵還是在于人才的培養(yǎng)。因此，企業(yè)必須重視聲像檔案人才的培養(yǎng)和培訓。一要結(jié)合企業(yè)聲像檔案工作實際，選派優(yōu)秀人員到專業(yè)部門系統(tǒng)學習相關知識，學習與聲像檔案有關 的內(nèi)容，使其學有所用，用有所為，有更強的針對性。二要學習掌握新知識、新技術，努力學好攝影技術、攝像技術、計算機技術等，發(fā)揮新技術、新知識在企業(yè)聲像檔案管理中的作用。三要鼓勵企業(yè)聲像檔案形成和管理人員在職學習，提高學歷層次，逐步打造一支高素質(zhì)的企業(yè)聲像檔案管理隊伍 。 4、明確管理責任 指定專人對聲像檔案進行管理，只有做到了專人專管 ，才能保證檔案管理工作的持續(xù)性和完整性。因為聲像檔案具有較強時效性，歸檔也具有一定特殊性。所以將照片和底片同時歸檔，并輔以文字說明。如不及時歸檔，一段時間后攝影人員很難回憶起照片和底片所反映內(nèi)容的全部要素，從而導致珍貴的影像資料失去了其應有的價值。對一些老照片的保管，更要本著認真負責的態(tài)度進行翻拍保存，按照數(shù)據(jù)化的形式進行保存?？傊哉J真負責的態(tài)度去管理聲像檔案是一個行之有效的方式。 5、結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管 從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。因此，應結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。 三、結(jié)論 聲像檔案管理是一項系統(tǒng)工程,營造好的客觀環(huán)境是做好聲像檔案工作的基礎，檔案工作者的主觀努力則是提高聲像檔案管理水平的關鍵。只要上下齊心，共同努力，就能夠開拓聲像檔案管理工作的新局面，為企業(yè)改革、發(fā)展與穩(wěn)定做出貢獻。通過各種形式的宣傳教育，使人們從理論上全面理解聲像檔案工作的特點和在實際工作中所發(fā)揮的不可替代的作用，造成領導者樂于支持，形成者樂于合作，利用者樂于使用的良好局面，使聲像檔案