淺談項(xiàng)目管理軟件與IT業(yè)界項(xiàng)目經(jīng)理人的關(guān)系.docx

淺談項(xiàng)目管理軟件與IT業(yè)界項(xiàng)目經(jīng)理人的關(guān)系隨著IT行業(yè)的發(fā)展，IT行業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目拓展和投資比比皆是。為了提高項(xiàng)目管理水平，贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，特別是在加入WTO后在國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)上擁有與國(guó)際接軌的項(xiàng)目管理人才，越來(lái)越多的業(yè)界人士正通過(guò)不同的方式參加項(xiàng)目管理培訓(xùn)并力爭(zhēng)獲得世界上最權(quán)威的職業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理（PMP）資格認(rèn)證。同時(shí)，大部分的IT行業(yè)項(xiàng)目管理人士正嘗試使用項(xiàng)目管理軟件對(duì)自己的項(xiàng)目進(jìn)行輔助管理，為了方便大家的使用，現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目管理作一簡(jiǎn)要介紹。 目前市場(chǎng)上項(xiàng)目管理軟件種類較多，具有代表性的為微軟項(xiàng)目管理軟件2000，但大多以美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）的項(xiàng)目管理理論為基礎(chǔ)，在使用過(guò)程中要注意以下內(nèi)容：一、 項(xiàng)目管理軟件特征1 預(yù)算及成本控制大部分項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)都可以用來(lái)獲得項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時(shí)、加班或一次性來(lái)計(jì)算，也可以具體明確到期支付日；對(duì)于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對(duì)各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會(huì)計(jì)和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來(lái)運(yùn)行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來(lái)幫助計(jì)算項(xiàng)目成本，在項(xiàng)目過(guò)程中跟蹤費(fèi)用。項(xiàng)目過(guò)程中，隨時(shí)可以就單個(gè)資源、團(tuán)隊(duì)資源或整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對(duì)比分析，在計(jì)劃和匯報(bào)工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時(shí)顯示并打印出每項(xiàng)任務(wù)、每種資源（人員、機(jī)器等）或整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用情況。2 日程表日程表程序主要用來(lái)對(duì)項(xiàng)目中各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源確定工作時(shí)間?？梢杂眠@些日程表計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。大部分系統(tǒng)軟件都對(duì)基本工作時(shí)間設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值，比如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時(shí)的午餐時(shí)間。對(duì)于各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時(shí)間，按非工作時(shí)間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時(shí)、天、周）。匯報(bào)工作進(jìn)程時(shí)要用到這些日程表，它通常可以根據(jù)每個(gè)單項(xiàng)資源按天、周或月打印出來(lái)，或者將整個(gè)項(xiàng)目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項(xiàng)目日程表。3 電子郵件一些項(xiàng)目管理軟件程序的共同特征是可以通過(guò)電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信息。這一功能使得用戶不必通過(guò)打印機(jī)或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過(guò)電子郵件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以了解重大變化，比如最新的項(xiàng)目計(jì)劃或進(jìn)度計(jì)劃，可以掌握當(dāng)前的項(xiàng)目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。 4圖形對(duì)于有大量活動(dòng)事項(xiàng)的項(xiàng)目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯(cuò)的工作。當(dāng)前項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)最突出的特點(diǎn)是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準(zhǔn)計(jì)劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動(dòng)會(huì)反映出這些改變。項(xiàng)目管理軟件可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來(lái)，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個(gè)命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來(lái)回轉(zhuǎn)換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：. 進(jìn)行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過(guò)圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過(guò)擴(kuò)展活動(dòng)持續(xù)顯示功能來(lái)改變活動(dòng)持續(xù)時(shí)間。. 定制格式，例如圖形大小、標(biāo)題、顏色、字型以及文件布局。. 顯示任務(wù)或成本的基準(zhǔn)對(duì)照表。. 突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動(dòng)的延緩。. 放大或縮小顯示圖像。5 轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料許多項(xiàng)目管理軟件包允許用戶從其他應(yīng)用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫(kù)程序中獲得信息。為項(xiàng)目管理軟件輸入信息的過(guò)程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時(shí)轉(zhuǎn)入某個(gè)電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機(jī)器的成本信息重新鍵入項(xiàng)目管理軟件程序，而且這樣還可能會(huì)輸入相互沖突或錯(cuò)誤的資料。同樣地，常常也要把你的項(xiàng)目管理軟件的一些信息輸入到這些應(yīng)用程序中去。發(fā)出信息的過(guò)程叫做轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對(duì)某一承包商的進(jìn)度計(jì)劃報(bào)告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。絕大部分項(xiàng)目管理軟件程序允許把標(biāo)準(zhǔn)ASC碼中的信息文件從Windows Clipboard轉(zhuǎn)出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統(tǒng)中。6 處理多個(gè)項(xiàng)目及子項(xiàng)目有些項(xiàng)目規(guī)模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項(xiàng)目。另一種情況是經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)管理好幾個(gè)項(xiàng)目，而且，團(tuán)隊(duì)成員也同時(shí)為多個(gè)項(xiàng)目工作，在多個(gè)項(xiàng)目中分派工作時(shí)間。在這種情況下，大部分項(xiàng)目管理軟件程序能提供幫助。它們通常可以將多個(gè)項(xiàng)目?jī)?chǔ)存在不同文件里，這些文件相互連接。項(xiàng)目管理軟件也能在同一個(gè)文件中儲(chǔ)存多個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)處理幾百個(gè)甚至幾千個(gè)項(xiàng)目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。 7制作報(bào)表項(xiàng)目管理軟件包在最初應(yīng)用時(shí)，一般只有少數(shù)報(bào)表，通常是列表總結(jié)進(jìn)度計(jì)劃、資源或預(yù)算。今天，決大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件包都有非常廣泛的報(bào)表功能。下面列出一些可制作的報(bào)表表內(nèi)容： . 項(xiàng)目全面匯報(bào)報(bào)表。. 項(xiàng)目主要階段（里程碑）報(bào)表。. 一定時(shí)期內(nèi)的各種信息，例如這一時(shí)期內(nèi)完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開(kāi)始的任務(wù)。. 財(cái)務(wù)報(bào)表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算、超支情況、累計(jì)預(yù)算成本、實(shí)際成本以及承付款項(xiàng)。 . 成本/進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則（c/scsc）報(bào)表。通常美國(guó)國(guó)防部進(jìn)行國(guó)防項(xiàng)目時(shí)要求使用這個(gè)報(bào)表。 . 對(duì)項(xiàng)目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報(bào)表。. 定制的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、交叉報(bào)表、變量基準(zhǔn)對(duì)比表。8 資源管理目前的項(xiàng)目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時(shí)間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過(guò)時(shí)率、資源的收益方法和文本說(shuō)明。每種資源都可以配以一個(gè)代碼和一份成員個(gè)人的計(jì)劃日程表。對(duì)每種資源加以約束，比如它可被利用的時(shí)間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個(gè)資源，并保持對(duì)每項(xiàng)資源的備注和說(shuō)明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項(xiàng)目處理數(shù)以千計(jì)的資源。 9計(jì)劃在所有項(xiàng)目管理軟件包中，用戶都能界定需要進(jìn)行的活動(dòng)。正如軟件通常能維護(hù)資源清單，它也能維護(hù)一個(gè)活動(dòng)或任務(wù)清單。用戶對(duì)每項(xiàng)任務(wù)選取一個(gè)標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評(píng)價(jià)，以及預(yù)計(jì)工期（包括按各種計(jì)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的樂(lè)觀、最可能及悲觀估計(jì)），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負(fù)責(zé)人。通常，項(xiàng)目管理軟件中的項(xiàng)目會(huì)有幾千個(gè)相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進(jìn)行計(jì)劃工作。10項(xiàng)目監(jiān)督及跟蹤項(xiàng)目管理的一項(xiàng)基本工作是對(duì)工作進(jìn)程、實(shí)際費(fèi)用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。大部分項(xiàng)目管理軟件包允許用戶確定一個(gè)基準(zhǔn)計(jì)劃，并就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準(zhǔn)計(jì)劃里的相應(yīng)部分進(jìn)行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動(dòng)，如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費(fèi)用、所用的時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入或花費(fèi)的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費(fèi)用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報(bào)告格式。11進(jìn)度安排在實(shí)際工作中，項(xiàng)目規(guī)模往往比較大，人工進(jìn)行進(jìn)度安排活動(dòng)就顯得極為復(fù)雜了。項(xiàng)目管理軟件包能為進(jìn)度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動(dòng)化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會(huì)自動(dòng)反映出來(lái)。此外，用戶還能調(diào)度重復(fù)任務(wù)，制定進(jìn)度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進(jìn)行反向進(jìn)度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調(diào)度占用時(shí)間，調(diào)度任務(wù)，確定最晚開(kāi)始或盡早開(kāi)始時(shí)間，明確任務(wù)必須開(kāi)始或必須結(jié)束日期，或者是最早、最晚日期。 12保密項(xiàng)目管理軟件一個(gè)相對(duì)新穎的特點(diǎn)是安全性。一些系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目管理包自身、單個(gè)項(xiàng)目文件、項(xiàng)目文件中的基本信息（例如工資）均設(shè)有口令密碼。13排序及篩選利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來(lái)瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務(wù)名稱。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來(lái)就可以了。14假設(shè)分析項(xiàng)目管理軟件一個(gè)非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設(shè)分析。用戶可以利用這一特點(diǎn)來(lái)探討各種情形的效果。在某一項(xiàng)目的一些節(jié)點(diǎn)上，用戶可以向系統(tǒng)詢問(wèn)：如果拖延一周，會(huì)有什么結(jié)果？系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出延遲對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響，并顯示出結(jié)果。例如，某個(gè)建筑項(xiàng)目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結(jié)果，承包商只要把這一變化輸入計(jì)算機(jī)，所有的相關(guān)費(fèi)用成本就能顯示出來(lái)。幾乎可以對(duì)項(xiàng)目中所有變量（人員、工資率、成本）進(jìn)行測(cè)試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項(xiàng)目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項(xiàng)目的各種風(fēng)險(xiǎn)。1 CA-SuperProjectComputer Associates International公司的CA-SuperProject是一個(gè)常用的軟件，特別是在那些管理公司網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理人員、在Unix或Windows環(huán)境下的工作人員以及需要高性能程序的人中更受歡迎。這個(gè)軟件包能支持多達(dá)160，000多個(gè)任務(wù)的大型項(xiàng)目。許多評(píng)論人員因?yàn)樗诖笮晚?xiàng)目及小型項(xiàng)目?jī)煞矫娴膬?yōu)異表現(xiàn)而予以高度評(píng)價(jià)。CA-SuperProject能創(chuàng)建及合并多個(gè)項(xiàng)目文件，為網(wǎng)絡(luò)工作者提供多層密碼入口，進(jìn)行計(jì)劃審評(píng)法（PERT）的概率分析。而且，這一程序包含一個(gè)資源平衡算法，在必要時(shí)，可以保證重要工作的優(yōu)先性。它的主要缺點(diǎn)是用戶界面不如其他一些程序友好，應(yīng)當(dāng)在將來(lái)的版本中進(jìn)一步解決。2 Microsoft Project毫不意外，作為微軟家庭一員的Microsoft Project，已經(jīng)占領(lǐng)了項(xiàng)目管理軟件包市場(chǎng)的大量份額。Microsoft Project的主要優(yōu)點(diǎn)是它與微軟其他產(chǎn)品（Access、Excel、PowerPoint、Word）很相似，菜單欄幾乎一樣，用戶的工具欄如出一轍。另外，用戶可以在應(yīng)用文件之間輕易地來(lái)回移動(dòng)信息資料，例如，可以把Excel資源表中的成本信息輕易地移到Microsoft Project中，Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過(guò)拖入或連接，輕易地移入Word文件中。日常用語(yǔ)（Tips of the day）、提示卡以及大量幫助范例大大簡(jiǎn)化了程序的應(yīng)用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設(shè)備的功能很強(qiáng)大。現(xiàn)在，還包含應(yīng)用文件的視象（Visual Basic fot Applications），便于高級(jí)用戶設(shè)計(jì)接口或自動(dòng)處理重復(fù)性工作。Microsoft Project的缺點(diǎn)是它的關(guān)鍵路徑處理，用戶不太容易查看，并且它也不如其他一些軟件包能處理多個(gè)項(xiàng)目及子項(xiàng)目。3 Project SchedulerScitor公司的Project Scheduler軟件是一個(gè)易于操作、基于Windows的項(xiàng)目管理軟件包，它獲得電腦雜志的編輯選擇獎(jiǎng)（Editos Choice Award）。Project Scheduler具備傳統(tǒng)項(xiàng)目管理軟件的所有特征，圖形界面設(shè)計(jì)完好，報(bào)表功能強(qiáng)大，制圖方面也是如此。比如甘特圖，能用各種顏色把關(guān)鍵任務(wù)、正或負(fù)的時(shí)差、已完成的任務(wù)以及正在進(jìn)行的任務(wù)區(qū)別開(kāi)來(lái)。任務(wù)之間建立圖式連接極為方便，任務(wù)工時(shí)的修改也很容易。資源的優(yōu)先設(shè)置及資源的平衡算法非常實(shí)用。對(duì)多個(gè)項(xiàng)目及大型項(xiàng)目的操作處理也比較簡(jiǎn)單，與外部數(shù)據(jù)庫(kù)的連接也不同一般。該軟件美中不足的地方是聯(lián)機(jī)幫助和文件編制以及電子郵件功能有限。無(wú)論如何，這些將會(huì)在將來(lái)的版本中得到改進(jìn)。4 SureTrak Project ManagerSure Trak Project Manager是Primavera Systems公司的產(chǎn)品。該公司也生產(chǎn)一種叫做Project Planner的優(yōu)質(zhì)尖端項(xiàng)目管理軟件包。Sure Trak Project Manager是一個(gè)高度視覺(jué)導(dǎo)向的程序，具有優(yōu)異的放縮、壓縮及拖入功能。它的基本結(jié)構(gòu)，比如柱形、圖表、色彩和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)便于調(diào)整，定制模板也容易創(chuàng)建。它的工作分析結(jié)構(gòu)功能優(yōu)異，便于使用。重復(fù)活動(dòng)處理簡(jiǎn)便，活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)圖可以分區(qū)段儲(chǔ)存在磁盤(pán)里，并可裝入其他程序。聯(lián)機(jī)幫助及文件編制是Sure Trak Project Manager的不足之處，這會(huì)在將來(lái)版本里改進(jìn)。5 Time Line電腦雜志的編輯選擇獎(jiǎng)的另一位得主是Symantec公司的Time Line軟件。盡管這個(gè)軟件在初學(xué)者使用時(shí)略微有些困難，但Time Line是有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理的首選。它的報(bào)表功能以及與SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的連接功能都很突出。日程表、電子郵件的功能，排序和篩選能力以及多項(xiàng)目處理都是精心設(shè)計(jì)的。另外，它還有一個(gè)叫做Co-Pilot的功能，這是一個(gè)很有用的推出式幫助設(shè)施，用戶界面很好，極易操作。然而，許多評(píng)論人員認(rèn)為Time Line最適于大型項(xiàng)目以及多任務(wù)項(xiàng)目，但不如其他軟件包便于初學(xué)者使用。6 High-End Project Management Software如果上面討論的基于個(gè)人電腦的軟件包不能管理大型或企業(yè)規(guī)模型的項(xiàng)目，人們就會(huì)想到High-End Project Management Software的軟件包。這些系統(tǒng)軟件包括Lucas Management Systems的Artemis、Welcome Software Technology的Open Plan、Primavera的Project Planner以及PSDI的Project/2。這些軟件能在一個(gè)頒布式數(shù)據(jù)環(huán)境下共享資料，便于處理多任務(wù)項(xiàng)目，連接其他商業(yè)信息系統(tǒng)，比如會(huì)計(jì)、采購(gòu)、而且通常對(duì)進(jìn)度計(jì)劃及資源配置有非常完善的算法。這些系統(tǒng)軟件的成本普遍從數(shù)千到7.5萬(wàn)美元，預(yù)計(jì)這些系統(tǒng)的價(jià)格會(huì)降低，而同時(shí)基于個(gè)人電腦的系統(tǒng)功能將不斷增強(qiáng)。三、 選擇項(xiàng)目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)下面是購(gòu)買項(xiàng)目管理軟件包時(shí)應(yīng)考慮的一些因素。根據(jù)你個(gè)人的需要，下面的某些因素相對(duì)其他人而言，可能對(duì)你會(huì)更重要或不十分重要。1 容量這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預(yù)計(jì)進(jìn)行的項(xiàng)目數(shù)量、預(yù)計(jì)需要的資源數(shù)以及預(yù)計(jì)同時(shí)管理的項(xiàng)目數(shù)量。2 文件編制和聯(lián)機(jī)幫助功能各個(gè)項(xiàng)目管理軟件包的文件編制和聯(lián)機(jī)幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊(cè)的可讀性、用戶手冊(cè)里概念的邏輯表達(dá)、手冊(cè)和聯(lián)機(jī)幫助的詳細(xì)程度，舉例說(shuō)明的數(shù)量、質(zhì)量、對(duì)高級(jí)性能的說(shuō)明水平。3 操作簡(jiǎn)易性這一點(diǎn)通常不論選擇在哪種軟件包時(shí)都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的觀看和感覺(jué)效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡(jiǎn)易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡(jiǎn)易性、報(bào)表繪制的簡(jiǎn)易性、打印輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。4 可利用的功