會議召開技巧【強烈推薦】

柯尼卡美能達石龍工場 會議召開技巧 日期： 2010.02.20 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 課 程 描 述 1. 會議的準備階段 2. 會議主持技巧 3. 與會者的行為責任 4. 會議的決策 5. 會議成功的六大要決 6. 幾種不良的開會方式 7. 總結 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 1、召開會議的思考向度 2、召開會議前的準備工作 3、決定會議的功能 產(chǎn)出與角色任務 會議的目的： 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 從量上來看 ， 會議的支出會增加企業(yè)的營運成本 從質(zhì)上來看 ， 有效率的會議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時間 、 金錢 ， 以及增加效率 評估會議的價值 ， 要同時兼顧 “ 會議是否有效 ” 以及 “ 會議開支是否控制在最低程度 ” 會議的價值 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 通常的會議有 5至 9人參加，這樣的規(guī)模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。 會議規(guī)模 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 資訊傳達與監(jiān)督員工 達成決議與解決問題 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固主管地位 開會的常見原因 ； 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 1、主席的會前準備工作 2、議事工作人員的會前準備工作、提案人的會前準備工作 3、引言人的會前準備工作 4、備詢?nèi)藛T的會前準備工作 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 確認自己在會前收到的議程表 。 對自己負責的議題有充分的了解 ， 并有充分的資料提供給其他與會者 。 除非已被指定對某議題發(fā)表演講 ， 否則有義務在會中主動提出建設性的意見 。 努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點 ，他們的興趣所在 ， 是否有權威在背后支持這些觀點 找出可能存在的你的反對者 ， 并預先與其協(xié)商 、折中 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： 組織會議場所 選擇視聽設備 提供書寫工具 對于大型會議 會議用品的準備 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 一對一會議 （ 3） （ 1） （ 2） 會議的準備階段： 安排座位 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的準備階段： （ 3） （ 2） （ 1） 大型會議 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 主持會議的技巧： 1、 會議主持的角色 2、會議主持的影響力 3、會議主持的職責 4、會議主持的開場白 如何當好主持人： 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 主持會議的技巧： * 營造和諧氣氛 * 照議程進行 * 正確總結討論內(nèi)容 * 引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 * 幫助與會者厘清不假思索的想法 * 尊重少數(shù)人的意見 ， 避免會中意見一面倒的情況 * 減少與議題無關的爭辯與討論 * 保持中立態(tài)度 會議主持人的八大職責 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 要掌握會議節(jié)奏 和控制會議 主持會議的技巧： 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 與會者的責任 * 發(fā)言內(nèi)容要有組織 * 適時發(fā)言 * 一次只討論一個重點 * 口齒清晰 ， 陳述有力 * 一針見血 * 音量適當 * 解釋方式讓人易 * 口吻要自信 * 在要點處可稍加大音量 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 與會者的責任 1、 與會者的角色與職責 2、如何在會中發(fā)揮影響力 3、如何避免與化解會議沖突 4、何種行為是會議的破壞者 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 傾聽，其實真的不那簡單！ 與會者的責任 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的決策 * 提出動議 * 處理動議 * 修改動議 * 形成決議 會議是一群重要人物的聚集，他們的 每一個人單個來說什么事都做不了，但 聚在一起卻決定什么事都不做！ 弗雷德 .艾倫 喜劇演員 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議的決策： 目標聲明 資源需求聲明 會議記錄的運用 會議后立即行動計劃 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 會議成功的六大要領 現(xiàn)代的公司開會無處不在 ,很多的決定都要通過會議，開會能使人得到各方面的信息，了解團體的共同目標，了解其他同事的工作進度，能夠協(xié)調(diào)自己部門與其它部門的工作關系，有的問題不開會是根本不能解決的。會議既然如此重要，我們?nèi)绾伟褧h開得成功、圓滿？ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 一 .打破開會的誤區(qū) 1.開會的意義不大 (1) 開會是一個組織存在的表現(xiàn) (2) 開會是一種群體溝通方式 (3) 會議也是一個集思廣益的場所 2. “人們都厭惡開會” (1) 開會能使人得到各方面的信息 (2) 并非人人都厭惡開會 3. “成天開會，時間和精力都浪費在會議中了” (1) 開會必然要花一些時間 (2) 覺得沒時間開會，可能是自己對自己的時間管理不善 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 一 .打破開會的誤區(qū) 4. “開會時自己可以干點自己的私活” (1) 這是得不償失的事情 (2) 這樣做危險性較高 5. “只有開會才能解決問題” (1) 并非只有開會才能解決問題 (2) 會議是個嚴肅的事情 6. “開多長時間的會，到時看情況才知道” (1) 這種會肯定惹人討厭 (2) 開會時間長短是完全可以預知的 (3) 預知不了會議時間的長短，是會議組織者 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 二 . 把會議降低到最少 1. 開會要計算成本 (1) 開會的成本是較高的 (2) 開會的效率損失 2. 何謂開會成功 (1) 有明確界定的目標 (2) 有會議就一定要有決定 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 二 .把會議降低到最少 3. 通常需要召開會議的理由 (1) 涉及多部門、多個人員的信息交換、討論和決策 (2) 需要整合各種不同的意見 (3) 涉及多部門、多個人的工作安排 4. 通常不用召開會議的理由 (1) 未準備好 (2) 可能不會有結果 (3) 沒有開會之必要或有其它替代方式 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 三 .成功會議的準備要領 1. 確定會議的目標 (1) 目標的形式 (2) 確定目標時的考慮因素 2. 確定會議的形式 (1) 例行會議 (2) 臨時召集特別會議 3. 確定會議的議程 (1) 考慮議程時的依據(jù) (2) 議程四大主要內(nèi)容 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 三 .成功會議的準備要領 4. 確定開會的時間 (1) 最好的時間 (2) 最差的時間 5. 選擇開會的地點 (1) 地點選擇要考慮的因素 (2) 選擇開會地點細節(jié) 6. 確定出席會議的人員 (1) 4-7人比較理想， 10人還勉強可以，超過 12人就太多 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 四 .有效控制會議過程的要領 1. 嚴格按事先的議程辦事 (1) 會議議程是會議取得成功的基礎 (2) 對偏離議程的情況應及時加以糾正 2. 及時、準確評估反饋 (1) 注意與會者的反饋信息 (2) 評估反饋信息，并做出適當反應 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 四 .有效控制會議過程的要領 3. 對付會議中可能的混亂 (1) 會議中出現(xiàn)混亂的跡象 (2) 摸清沖突的實質(zhì) (3) 即時加以解決 4. 應付開會中的一些行為特別的人 (1) 應付始終沉默的人 (2) 應付反對任何建議的人 (3) 應付脫離主題的人 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 五 .會議中達成決定的方法 1. 頭腦風暴法 (1) 獲取獨特的創(chuàng)意的方法 (2) 不要對他人的觀點提出反對 (3) 回頭再評估 2. 名義小組法 (1) 以小組的名義進行 (2) 背靠背，獨立思考 (3) 循環(huán)進行 3. 德爾菲法 (1) 小組成員可能從未見過面 (2) 需要多次循環(huán) (3) 以達成基本一致的結果 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 六 .與會所得最大化要領 1. 明確與會責任，才能與會有得 (1) 會議的成功，也有與會者的一半功勞 (2) 在會上貢獻自己的創(chuàng)意 (3) 盡可能多地獲取信息 2. 開放的心態(tài) (1) 不要事先抱有成見 (2) 仔細考慮他人的意見 (3) 主動參與 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 六 .與會所得最大化要領 3. 會前準備功夫 (1) 熟記通知 (2) 準備材料 (3) 心理準備 4. 積極的提問和表達意見 (1) 積極地傾聽 (2) 主動地提問 (3) 適當?shù)匕l(fā)言 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 六 .與會所得最大化要領 5. 會后想想 (1) 研究會上得到的與自己工作相關的信息 (2) 分析與會者的表現(xiàn)及其影響 (3) 考慮自己下一步工作 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向 企業(yè)花在開會上的時間越來越多 開會的頻率越來越高 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 不好意思，我遲到了！ 您是否想過，您遲到一分鐘就會擔擱每個人一分鐘！ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 身在操營心在漢，您是否一定要參加這樣的會議呢？ 怎么這么困呢？ 好多事等著我去做，什么時候開完呢？ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 會議不是時事評論會，會議場所不是社交場所！你是否在浪費時間！ 昨天的 NBA， 公牛勝了還是母牛勝了？ 星期天有空嗎？ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 您是否懂得如何，獲得別人的意見呢？ 是否碰到為了一件事而爭論不休呢？ 這樣的會議，有阻礙嗎？ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 高效的會議是有一定的程序的 作為會議主持者，你的任務是要以最快的速度達成會議的目的 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 為了開會而開會，您如何保證會議的效率呢 按照計劃，今天開會，時間 2H， 現(xiàn)在開始啰！ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 幾種不良的開會方式 高效的會議 =70%的準備 +10%的會議討論+20%會后確認？ 70%的會議前的準備 10%的會議中討論 20%的會后跟蹤 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 總結：會議聯(lián)絡的重要性： 開會的原因 ,會議可能的難點 會議重點討論的內(nèi)容 . 會議要達成的共識 . 參加的人員 ,及必要準備的資料 . 時間 ,地點 ,及相關安排 會議前的聯(lián)絡非常重要 ,要想使你的會議 是高效的 ,你必須在會議前做很多的工作 . 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 總結：高效會議的特點： 10分鐘分議； 30分鐘會議； 達到了預期的效果； 大家都很輕松，達成了共識； 結果不錯！ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 總結：非高效會議的特點： 如果你的會議時間超過了 60分鐘：請問自己幾個問題？ 有人遲到了嗎？ 開會前你準備好了嗎？ 與會者帶齊你需要的資料了嗎？ 你是否控制好時間呢？ 大家是否圍繞會議議題討論呢？ 高效會議的技巧 柯尼卡美能達石龍工場 總結：非高效會議的特點： 如果你的會議時間超過了 120分鐘：請問