會(huì)議召開技巧【強(qiáng)烈推薦】

柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議召開技巧 日期： 2010.02.20 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 課 程 描 述 1. 會(huì)議的準(zhǔn)備階段 2. 會(huì)議主持技巧 3. 與會(huì)者的行為責(zé)任 4. 會(huì)議的決策 5. 會(huì)議成功的六大要決 6. 幾種不良的開會(huì)方式 7. 總結(jié) 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 1、召開會(huì)議的思考向度 2、召開會(huì)議前的準(zhǔn)備工作 3、決定會(huì)議的功能 產(chǎn)出與角色任務(wù) 會(huì)議的目的： 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 從量上來(lái)看 ， 會(huì)議的支出會(huì)增加企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本 從質(zhì)上來(lái)看 ， 有效率的會(huì)議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時(shí)間 、 金錢 ， 以及增加效率 評(píng)估會(huì)議的價(jià)值 ， 要同時(shí)兼顧 “ 會(huì)議是否有效 ” 以及 “ 會(huì)議開支是否控制在最低程度 ” 會(huì)議的價(jià)值 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 通常的會(huì)議有 5至 9人參加，這樣的規(guī)模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。 會(huì)議規(guī)模 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 資訊傳達(dá)與監(jiān)督員工 達(dá)成決議與解決問題 開發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣 鞏固主管地位 開會(huì)的常見原因 ； 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 1、主席的會(huì)前準(zhǔn)備工作 2、議事工作人員的會(huì)前準(zhǔn)備工作、提案人的會(huì)前準(zhǔn)備工作 3、引言人的會(huì)前準(zhǔn)備工作 4、備詢?nèi)藛T的會(huì)前準(zhǔn)備工作 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 確認(rèn)自己在會(huì)前收到的議程表 。 對(duì)自己負(fù)責(zé)的議題有充分的了解 ， 并有充分的資料提供給其他與會(huì)者 。 除非已被指定對(duì)某議題發(fā)表演講 ， 否則有義務(wù)在會(huì)中主動(dòng)提出建設(shè)性的意見 。 努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn) ，他們的興趣所在 ， 是否有權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn) 找出可能存在的你的反對(duì)者 ， 并預(yù)先與其協(xié)商 、折中 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 組織會(huì)議場(chǎng)所 選擇視聽設(shè)備 提供書寫工具 對(duì)于大型會(huì)議 會(huì)議用品的準(zhǔn)備 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 一對(duì)一會(huì)議 （ 3） （ 1） （ 2） 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： 安排座位 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的準(zhǔn)備階段： （ 3） （ 2） （ 1） 大型會(huì)議 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 主持會(huì)議的技巧： 1、 會(huì)議主持的角色 2、會(huì)議主持的影響力 3、會(huì)議主持的職責(zé) 4、會(huì)議主持的開場(chǎng)白 如何當(dāng)好主持人： 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 主持會(huì)議的技巧： * 營(yíng)造和諧氣氛 * 照議程進(jìn)行 * 正確總結(jié)討論內(nèi)容 * 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 * 幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法 * 尊重少數(shù)人的意見 ， 避免會(huì)中意見一面倒的情況 * 減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯與討論 * 保持中立態(tài)度 會(huì)議主持人的八大職責(zé) 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 要掌握會(huì)議節(jié)奏 和控制會(huì)議 主持會(huì)議的技巧： 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 與會(huì)者的責(zé)任 * 發(fā)言內(nèi)容要有組織 * 適時(shí)發(fā)言 * 一次只討論一個(gè)重點(diǎn) * 口齒清晰 ， 陳述有力 * 一針見血 * 音量適當(dāng) * 解釋方式讓人易 * 口吻要自信 * 在要點(diǎn)處可稍加大音量 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 與會(huì)者的責(zé)任 1、 與會(huì)者的角色與職責(zé) 2、如何在會(huì)中發(fā)揮影響力 3、如何避免與化解會(huì)議沖突 4、何種行為是會(huì)議的破壞者 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 傾聽，其實(shí)真的不那簡(jiǎn)單！ 與會(huì)者的責(zé)任 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的決策 * 提出動(dòng)議 * 處理動(dòng)議 * 修改動(dòng)議 * 形成決議 會(huì)議是一群重要人物的聚集，他們的 每一個(gè)人單個(gè)來(lái)說(shuō)什么事都做不了，但 聚在一起卻決定什么事都不做！ 弗雷德 .艾倫 喜劇演員 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議的決策： 目標(biāo)聲明 資源需求聲明 會(huì)議記錄的運(yùn)用 會(huì)議后立即行動(dòng)計(jì)劃 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 會(huì)議成功的六大要領(lǐng) 現(xiàn)代的公司開會(huì)無(wú)處不在 ,很多的決定都要通過(guò)會(huì)議，開會(huì)能使人得到各方面的信息，了解團(tuán)體的共同目標(biāo)，了解其他同事的工作進(jìn)度，能夠協(xié)調(diào)自己部門與其它部門的工作關(guān)系，有的問題不開會(huì)是根本不能解決的。會(huì)議既然如此重要，我們?nèi)绾伟褧?huì)議開得成功、圓滿？ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 一 .打破開會(huì)的誤區(qū) 1.開會(huì)的意義不大 (1) 開會(huì)是一個(gè)組織存在的表現(xiàn) (2) 開會(huì)是一種群體溝通方式 (3) 會(huì)議也是一個(gè)集思廣益的場(chǎng)所 2. “人們都厭惡開會(huì)” (1) 開會(huì)能使人得到各方面的信息 (2) 并非人人都厭惡開會(huì) 3. “成天開會(huì)，時(shí)間和精力都浪費(fèi)在會(huì)議中了” (1) 開會(huì)必然要花一些時(shí)間 (2) 覺得沒時(shí)間開會(huì)，可能是自己對(duì)自己的時(shí)間管理不善 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 一 .打破開會(huì)的誤區(qū) 4. “開會(huì)時(shí)自己可以干點(diǎn)自己的私活” (1) 這是得不償失的事情 (2) 這樣做危險(xiǎn)性較高 5. “只有開會(huì)才能解決問題” (1) 并非只有開會(huì)才能解決問題 (2) 會(huì)議是個(gè)嚴(yán)肅的事情 6. “開多長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)，到時(shí)看情況才知道” (1) 這種會(huì)肯定惹人討厭 (2) 開會(huì)時(shí)間長(zhǎng)短是完全可以預(yù)知的 (3) 預(yù)知不了會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短，是會(huì)議組織者 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 二 . 把會(huì)議降低到最少 1. 開會(huì)要計(jì)算成本 (1) 開會(huì)的成本是較高的 (2) 開會(huì)的效率損失 2. 何謂開會(huì)成功 (1) 有明確界定的目標(biāo) (2) 有會(huì)議就一定要有決定 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 二 .把會(huì)議降低到最少 3. 通常需要召開會(huì)議的理由 (1) 涉及多部門、多個(gè)人員的信息交換、討論和決策 (2) 需要整合各種不同的意見 (3) 涉及多部門、多個(gè)人的工作安排 4. 通常不用召開會(huì)議的理由 (1) 未準(zhǔn)備好 (2) 可能不會(huì)有結(jié)果 (3) 沒有開會(huì)之必要或有其它替代方式 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 三 .成功會(huì)議的準(zhǔn)備要領(lǐng) 1. 確定會(huì)議的目標(biāo) (1) 目標(biāo)的形式 (2) 確定目標(biāo)時(shí)的考慮因素 2. 確定會(huì)議的形式 (1) 例行會(huì)議 (2) 臨時(shí)召集特別會(huì)議 3. 確定會(huì)議的議程 (1) 考慮議程時(shí)的依據(jù) (2) 議程四大主要內(nèi)容 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 三 .成功會(huì)議的準(zhǔn)備要領(lǐng) 4. 確定開會(huì)的時(shí)間 (1) 最好的時(shí)間 (2) 最差的時(shí)間 5. 選擇開會(huì)的地點(diǎn) (1) 地點(diǎn)選擇要考慮的因素 (2) 選擇開會(huì)地點(diǎn)細(xì)節(jié) 6. 確定出席會(huì)議的人員 (1) 4-7人比較理想， 10人還勉強(qiáng)可以，超過(guò) 12人就太多 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 四 .有效控制會(huì)議過(guò)程的要領(lǐng) 1. 嚴(yán)格按事先的議程辦事 (1) 會(huì)議議程是會(huì)議取得成功的基礎(chǔ) (2) 對(duì)偏離議程的情況應(yīng)及時(shí)加以糾正 2. 及時(shí)、準(zhǔn)確評(píng)估反饋 (1) 注意與會(huì)者的反饋信息 (2) 評(píng)估反饋信息，并做出適當(dāng)反應(yīng) 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 四 .有效控制會(huì)議過(guò)程的要領(lǐng) 3. 對(duì)付會(huì)議中可能的混亂 (1) 會(huì)議中出現(xiàn)混亂的跡象 (2) 摸清沖突的實(shí)質(zhì) (3) 即時(shí)加以解決 4. 應(yīng)付開會(huì)中的一些行為特別的人 (1) 應(yīng)付始終沉默的人 (2) 應(yīng)付反對(duì)任何建議的人 (3) 應(yīng)付脫離主題的人 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 五 .會(huì)議中達(dá)成決定的方法 1. 頭腦風(fēng)暴法 (1) 獲取獨(dú)特的創(chuàng)意的方法 (2) 不要對(duì)他人的觀點(diǎn)提出反對(duì) (3) 回頭再評(píng)估 2. 名義小組法 (1) 以小組的名義進(jìn)行 (2) 背靠背，獨(dú)立思考 (3) 循環(huán)進(jìn)行 3. 德爾菲法 (1) 小組成員可能從未見過(guò)面 (2) 需要多次循環(huán) (3) 以達(dá)成基本一致的結(jié)果 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 六 .與會(huì)所得最大化要領(lǐng) 1. 明確與會(huì)責(zé)任，才能與會(huì)有得 (1) 會(huì)議的成功，也有與會(huì)者的一半功勞 (2) 在會(huì)上貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意 (3) 盡可能多地獲取信息 2. 開放的心態(tài) (1) 不要事先抱有成見 (2) 仔細(xì)考慮他人的意見 (3) 主動(dòng)參與 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 六 .與會(huì)所得最大化要領(lǐng) 3. 會(huì)前準(zhǔn)備功夫 (1) 熟記通知 (2) 準(zhǔn)備材料 (3) 心理準(zhǔn)備 4. 積極的提問和表達(dá)意見 (1) 積極地傾聽 (2) 主動(dòng)地提問 (3) 適當(dāng)?shù)匕l(fā)言 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 六 .與會(huì)所得最大化要領(lǐng) 5. 會(huì)后想想 (1) 研究會(huì)上得到的與自己工作相關(guān)的信息 (2) 分析與會(huì)者的表現(xiàn)及其影響 (3) 考慮自己下一步工作 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其基本走向 企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多 開會(huì)的頻率越來(lái)越高 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 不好意思，我遲到了！ 您是否想過(guò)，您遲到一分鐘就會(huì)擔(dān)擱每個(gè)人一分鐘！ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 身在操營(yíng)心在漢，您是否一定要參加這樣的會(huì)議呢？ 怎么這么困呢？ 好多事等著我去做，什么時(shí)候開完呢？ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 會(huì)議不是時(shí)事評(píng)論會(huì)，會(huì)議場(chǎng)所不是社交場(chǎng)所！你是否在浪費(fèi)時(shí)間！ 昨天的 NBA， 公牛勝了還是母牛勝了？ 星期天有空嗎？ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 您是否懂得如何，獲得別人的意見呢？ 是否碰到為了一件事而爭(zhēng)論不休呢？ 這樣的會(huì)議，有阻礙嗎？ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 高效的會(huì)議是有一定的程序的 作為會(huì)議主持者，你的任務(wù)是要以最快的速度達(dá)成會(huì)議的目的 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 為了開會(huì)而開會(huì)，您如何保證會(huì)議的效率呢 按照計(jì)劃，今天開會(huì)，時(shí)間 2H， 現(xiàn)在開始啰！ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 幾種不良的開會(huì)方式 高效的會(huì)議 =70%的準(zhǔn)備 +10%的會(huì)議討論+20%會(huì)后確認(rèn)？ 70%的會(huì)議前的準(zhǔn)備 10%的會(huì)議中討論 20%的會(huì)后跟蹤 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 總結(jié)：會(huì)議聯(lián)絡(luò)的重要性： 開會(huì)的原因 ,會(huì)議可能的難點(diǎn) 會(huì)議重點(diǎn)討論的內(nèi)容 . 會(huì)議要達(dá)成的共識(shí) . 參加的人員 ,及必要準(zhǔn)備的資料 . 時(shí)間 ,地點(diǎn) ,及相關(guān)安排 會(huì)議前的聯(lián)絡(luò)非常重要 ,要想使你的會(huì)議 是高效的 ,你必須在會(huì)議前做很多的工作 . 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 總結(jié)：高效會(huì)議的特點(diǎn)： 10分鐘分議； 30分鐘會(huì)議； 達(dá)到了預(yù)期的效果； 大家都很輕松，達(dá)成了共識(shí)； 結(jié)果不錯(cuò)！ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 總結(jié)：非高效會(huì)議的特點(diǎn)： 如果你的會(huì)議時(shí)間超過(guò)了 60分鐘：請(qǐng)問自己幾個(gè)問題？ 有人遲到了嗎？ 開會(huì)前你準(zhǔn)備好了嗎？ 與會(huì)者帶齊你需要的資料了嗎？ 你是否控制好時(shí)間呢？ 大家是否圍繞會(huì)議議題討論呢？ 高效會(huì)議的技巧 柯尼卡美能達(dá)石龍工場(chǎng) 總結(jié)：非高效會(huì)議的特點(diǎn)： 如果你的會(huì)議時(shí)間超過(guò)了 120分鐘：請(qǐng)問