行檔案管理工作指引.doc

辦 公 檔 案 管 理 工 作 指 引 簡 介編 制 本 手 冊 主 要 目 的 是 給 予 物 業(yè) 管 理 公 司 各 級 員 工 工 作 中 參 考 ， 尤 其 是 指 導(dǎo) 物 業(yè) 管 理 公 司 辦 公 文 件 及 檔 案 管 理 。 本 手 冊 內(nèi) 容 基 于 物 業(yè) 管 理 公 司 環(huán) 境 條 件 不 同 ， 故 實 際 施 行 細 節(jié) 可 允 許 作 部 分 變 動 ， 但 由 公 司 指 示 而 定 。 本 手 冊 內(nèi) 容 主 要 分 四 大 部 分 ： 一 . 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 管 理 制 度 二 . 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 保 管 三 . 物 業(yè) 管 理 公 司 日 常 規(guī) 范 文 本 四 . 物 業(yè) 管 理 公 司 發(fā) 函 及 通 告 規(guī) 定 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 管 理 制 度 一、 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 管 理 規(guī) 定 ： 1. 公 司 各 物 業(yè) 項 目 的 檔 案 資 料 規(guī) 定 由 物 業(yè) 管 理 公 司 主 管 (包 括 代 理 主 管 )負 責(zé) 監(jiān) 督 保 管 ， 由 文 員 專 職 文 件 存 檔 、 注 記 工 作 。 2. 有 關(guān) 物 業(yè) 管 理 公 司 驗 收 檔 案 、 圖 則 、 業(yè) 主 及 住 戶 資 料 、 管 理 制 度 、 合 約 及 附 件 設(shè) 備 設(shè) 施 檔 案 及 保 養(yǎng) 制 度 、 財 務(wù) 報 告 、 員 工 人 事 資 料 等 檔 案 要 求 集 中 存 檔 ， 文 件 柜 要 求 上 鎖 ， 未 經(jīng) 主 管 許 可 ， 他 人 不 得 動 用 。 3. 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 資 料 必 須 按 公 司 規(guī) 定 要 求 存 檔 ， 做 到 圖 有 袋 、 文 有 夾 ， 報 告 類 文 件 編 目 錄 索 引 ， 檔 案 類 文 件 有 存 檔 文 件 清 單 及 編 號 目 錄 。 4. 物 業(yè) 管 理 公 司檔 案 目 錄 及 存 檔 文 件 清 單 每 季 度 上 報 公 司 備 案 。 5. 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 在 歷 任 主 管 調(diào) 職 、 離 任 時 應(yīng) 向 公 司 或 接 任 者 辦 理 移 交 手 續(xù) ， 經(jīng) 確 認后 方 可 離 任 。 6. 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 日 常 需 經(jīng) 常 使 用 部 分 應(yīng) 復(fù) 印 備 份 ， 原 件 存 放 在 檔 案 中 不 得 隨 意 使 用 。 7. 因 工 作 需 要 借 閱 、 復(fù) 印 專 管 部 分 檔 案 資 料 的 ， 需 經(jīng) 主 管 書 面 確 認 ，如 有 違 反 的 作 泄 密 處 理 。 8. 公 司 將 定 期 巡 查 上 述 規(guī) 定 所 提 及 之 要 求 落 實 情 況 ， 對 不 符 合 要 求 的 保 管 責(zé) 任 人 將 作 適 當(dāng) 處 分 。 9. 公司檔 案 資 料 因 保 管 不 當(dāng) 而 導(dǎo) 致 遺 失 、 泄 密 的 ， 對 公 司 管 理 有 重 大 影 響 及 損 害 公 司 利 益 的 ， 公 司 將 視 情 節(jié) 輕 重 追 究 當(dāng) 事 人 責(zé) 任 ， 并 保 留 追 究 其 法 律 責(zé) 任 的 權(quán) 利 。 二 . 物 業(yè) 管 理 公 司 管 理 保 密 規(guī) 定 ： 1. 在 工 作 范 圍 獲 有 關(guān) 的 公 司 內(nèi) 部 資 料 ， 業(yè) 主 、 用 戶 單 元 和 物 業(yè) 管 理 處 員 工 個 人 資 料 及 其 內(nèi) 所 載 有 的 通 訊 地 址 、 聯(lián) 系 電 話 、 購 /租 合 約 及 金 額 、 特 別 條 款 、 公 司 及 公 司 內(nèi) 部 情 況 、 業(yè) 主 及 用 戶 個 人 情 況 等 均 屬 工 作 保 密 范圍 。 2. 業(yè) 主 、用 戶 及 員 工 資 料 統(tǒng) 一 存 放 在 辦 公 室 文 件 柜 中， 由 專 人 負 責(zé) 注 記 及 存 檔 等 工 作 ， 由 公 司 主 管 每 周 審 核 ， 其 他 工 作 人 員 未 經(jīng) 許 可 禁 止 查 閱 。 3. 公 司 物 業(yè) 管 理 處 文 件 柜 備 用 鑰 匙 由 主 管 保 管 ， 主 管 及 秘 書 因 需 告 假 時 ，經(jīng) 指 定 的 授 權(quán) 人 士 ， 方 可 代 為 執(zhí) 行 以 上 事 務(wù) 。 4. 因 工 作 所 需 而 放 置 于 辦 公 室 、 監(jiān) 控 中 心 、 大 堂 接 待 處 的 業(yè) 主 及 業(yè) 戶 聯(lián) 系 電 話 、 員 工 個 人 聯(lián) 系 電 話 、 地 址 等 ， 必 須 隱 蔽 放 置 ， 不 得 張 貼 于 顯 眼 處 ， 不 得 外 泄 。 5. 公 司 制 定 的 各 類 規(guī) 章 制 度 及 工 作 指 引 ，由 公司統(tǒng) 一 保 管， 高 級 管 理 員 以 上 級 別 人 員 可 借 閱 ( 須 辦 理 借 閱 手 續(xù) )，每 次 限 時 一 周 。實 行 借 閱 目 的 為 指 引 員 工 工 作 及 員 工 培 訓(xùn) ， 嚴 禁 任 何 形 式 的 抄 襲 及 復(fù) 印 。 6. 發(fā) 布 的 各 類 通 知 通 告 ， 應(yīng) 限 定 時 效 ， 過 時 收 回 。 7. 員 工 應(yīng) 具 有 維 護 他 人 陰 私 權(quán) 利 的 法 律 意 識 ， 主 動 為 公 司 及 業(yè) 戶 保 守 秘 密 ， 對 于 任 何 人 士 不 正 常 的 打 探 行 為 ， 應(yīng) 堅 決 拒 絕 并 向 公 司 報 告 。 8. 員 工 因 執(zhí) 行 保 密 規(guī) 定 不 當(dāng) ， 致 使 公 司 、 業(yè) 主 、 業(yè) 戶 或 管 理 員 工 利 益 受 不 良 侵 害 的，公 司 將 按 員 工 守 則 有 關(guān) 規(guī) 定 從 重 處 罰， 并 由 當(dāng) 事 人 個 人 承 擔(dān) 導(dǎo) 致 的 全 部 法 律 責(zé) 任 。 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 管 理 一 . 公 司 檔 案 資 料： 1、 公 司 驗 收 檔 案 ： 1) 大 樓 土 建 、 設(shè) 備 安 裝 竣 工 資 料 (圖 紙 、 設(shè) 備 資 料 ) ； 2) 大 樓 設(shè) 施 設(shè) 備 之 質(zhì) 檢 、 消 防 、 勞 動 局 、 技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局、公 安 及 音 像 管 理 等 部 門 驗 收 合 格 文 件 ； 3) 大 樓 機 電 設(shè) 備 保 養(yǎng) 合 約 ； 4) 大 樓 公 共 區(qū) 域 設(shè) 施 設(shè) 備 驗 收 記 錄 (管 理 公 司) ； 5) 大 樓 公 共 區(qū) 域 設(shè) 施 設(shè) 備 移 交 記 錄 (發(fā) 展 商 、 承 包 商 與 管 理 公 司 ) ； 6) 單 元 驗 收 及 移 交 記 錄 (承 包 商 、 業(yè) 主 與 管 理 公 司 ) ； 2、 公 司二 次 裝 修 檔 案： 1) 用 戶 單 元 二 次 裝 修 圖 則 及 審 批 手 續(xù) ； 2) 二 次 裝 修 期 間 管 理 處 監(jiān) 督 檢 查 資 料 ； 3、 業(yè) 戶 資 料 ： 1) 大 樓 入 伙 情 況 記 錄 ； 2) 大 樓 業(yè) 主 ( 租 戶 )情 況 登 記 (包 括 名 稱 、 單 元 號 、 聯(lián) 系 人 、 建 筑 面 積 、 交 接 單 、 入 伙 時 間 或 租 用 期 限 等 ) ； 4、 公 司 管 理 文 本 匯 編 ： 1) 管 理 合 同 、 管 理 公 約 、 用 戶 手 冊 等 統(tǒng) 一 裝 訂 成 冊 ； 2) 公 司 各 類 管 理 規(guī) 章 制 度 及 裝 修 規(guī) 定 等 ； 3) 公 司 各 項 管 理 分 包 合 約 ； 5、 公 司 設(shè) 備 維 修 保 養(yǎng) 類 ： 1) 各 類 設(shè) 施 設(shè) 備 要 有 專 門 的 維 修 保 養(yǎng) 制 度 及 應(yīng) 急 措 施 ； 2) 各 類 設(shè) 施 設(shè) 備 有 獨 立 的 維 修 檔 案 ，及 日 常 巡 檢 維 修 記 錄； 3) 主 要 部 位 如 變 配 電 間 、 監(jiān) 控 中 心 、 電 梯 機 房 等 應(yīng) 有 工 作 日 記 、 交 接 班 記 錄 、 巡 視 記 錄 及 人 員 進 出 記 錄 ； 4) 物 業(yè) 管 理 處 有 用 戶 維 修 報 修 單 ， 維 修 后 應(yīng) 有 回 訪 記 錄 ； 6、 公 司 設(shè) 施 設(shè) 備 檢 測 類 ： 1) 變 配 電 間 要 有 供 電 部 門 定 期 電 氣 測 試 報 告 記 錄 ； 2) 電 梯 要 有 技 術(shù) 質(zhì) 量 測 檢 局 合 格 證 書 及 年 檢 報 告 ； 3) 生 活 水 箱 要 定 期 清 洗 消 毒 并 存 記 錄 ， 清 洗 后 要 有 衛(wèi) 生 部 門 水 質(zhì) 檢 測 報 告 ， 清 洗 工 作 應(yīng) 有 有 效 體 檢 證 明 ； 4) 避 雷 系 統(tǒng) 應(yīng) 有 定 期 檢 測 報 告 ； 5) 應(yīng) 有 定 期 沉 降 檢 測 報 告 ； 6) 消 防 泵 、 管 道 應(yīng) 有 定 期 試 機 及 換 水 記 錄 ， 煙 感 及 溫 感 探 頭 應(yīng) 有 定 期 測 試 工 作 記 錄 ； 7) 其 它 設(shè) 施 設(shè) 備 檢 測 記 錄 資 料 ； 7、 公 司 下 屬 物 業(yè) 管 理 處 運 作 類 ： 1) 公 司 物 業(yè) 管 理 處 正 式 文 件 應(yīng) 用 電 腦 打 印 操 作 ， 并 有 規(guī) 定 的 電 腦 檔 號 及 存 檔 目 錄 記 錄 ； 2) 公 司 管 理 費 收 繳 情 況 ； 3) 公 司 管 理 費 財 務(wù) 報 告 ； 4) 公 司 物 業(yè) 管 理 處 運 作 報 告 ； 公 司 物 業(yè) 管 理 處 會 議 記 錄 (包 括 內(nèi) 部 會 議 及 與 發(fā) 展 商 或 業(yè) 主 委 員 會 的 會 議)* 公 司 物 業(yè) 管 理 處 值 班 記 錄 * 保 安 值 班 記 錄 * 設(shè) 備 值 班 與 巡 檢 記 錄 * 管 理 工 作 計 劃 與 報 告 * 工 程 設(shè) 備 管 理 計 劃 與 報 告* 公 司 物 業(yè) 管 理 處 往 來 信 函 * 用 戶 報 修 與 投 訴 處 理 記 錄 * 承 包 商 維 修 或 保 養(yǎng) 工 作 情 況 記 錄 二 . 物 業(yè) 管 理 公 司 檔 案 存 檔 要 求 資 料 內(nèi) 容 文 檔 名 稱 存 檔 要 求 目 錄 索 引 1. 土建設(shè)備安裝竣工資 料 物業(yè)管理公司竣工圖則資料 圖紙檔案盒(藍色)數(shù)量：按類建立每張圖紙名稱索引 2. 大樓設(shè)施設(shè)備質(zhì)檢、 消防等部門驗收文件 物業(yè)管理公司審驗文件 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本 按設(shè)施設(shè)備單項設(shè)索引3. 機電設(shè)備保養(yǎng)合約 物業(yè)管理公司設(shè)備保養(yǎng)合約 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本 按設(shè)施設(shè)備單項設(shè)索引 4. 公共區(qū)域設(shè)備設(shè)備驗收記錄 物業(yè)管理公司公共區(qū)域驗收記錄 圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定 按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引 5.公共區(qū)域設(shè)備移交記錄 物業(yè)管理公司公共區(qū)域移交記錄 圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定 按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引 6.單元驗收及移交記錄 物業(yè)管理公司單元驗收移交記錄 圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定 按單元設(shè)目錄索引 7.用戶單元二次裝修圖 則及審批手續(xù) 物業(yè)管理公司二次裝修審批記錄 圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定按單元設(shè)目錄索引 8.二次裝修監(jiān)督檢查資料 物業(yè)管理公司二次裝修監(jiān)督記錄 圖紙檔案盒數(shù)量：按量而定 按單元設(shè)目錄索引 9.入伙情況記錄 物業(yè)管理公司入伙情況記錄 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本按月作報表不作索引 10.大樓業(yè)主、住戶及租 戶情況記錄 物業(yè)管理公司業(yè)主、用戶情況記錄 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本 按順序存檔不作索引 11.管理合約、用戶手冊 匯編 物業(yè)管理公司管理文本匯編 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本 按文本分類索引 12.管理規(guī)章制度及裝修 規(guī)定 物業(yè)管理公司規(guī)章制 度匯編 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本按文本分類索引 13.管理分包合約 物業(yè)管理公司管理分包合約 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本 同上 14.設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)制 度及應(yīng)急措施 物業(yè)管理公司維修保養(yǎng)制度 易事快A4文件夾(黑色3寸) 數(shù)量：集中一本 同上 15.設(shè)施設(shè)備維修檔案 物業(yè)管理公司