采購系統(tǒng)教育訓練-PUR(3).ppt

采購管理系統(tǒng)教育訓練 PUR DSC WHATTIME HOWMUCH HOWMANY 講師 神州數(shù)碼易飛管理系統(tǒng) 采購系統(tǒng)教育訓練 PUR 講師 前言 系統(tǒng)架構 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 日常異動作業(yè)程序及報表管理 批次作業(yè) 異常管理報表7 期初上線及信息搜集8 測驗及問卷 課程大綱 壹 前言 一 教育訓練課程之目的二 系統(tǒng)功能及效益 二 教育訓練課程之目的 了解系統(tǒng)之效益及功能 了解信息搜集及整理重點 熟悉系統(tǒng)之操作方式 了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序 了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序 供應廠商價格管理 提供料件之請購 采購 進退貨管理 提供四種采購預計進貨報表 供應廠商進貨評核 一 系統(tǒng)功能 三 系統(tǒng)功能及效益介紹 提高料件采購流程之效率與正確性 降低生產停工待料之異常發(fā)生 加強供應廠商之評核管理提升采購質量 采購異常管理有助于降低成本 二 系統(tǒng)效益 課程大綱 前言 系統(tǒng)架構 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 日常異動作業(yè)程序及報表管理 批次作業(yè) 異常管理報表 期初上線及信息搜集 測驗及問卷 一 系統(tǒng)主畫面二 系統(tǒng)功能圖三 系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四 采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之關聯(lián) 系統(tǒng)架構 一 系統(tǒng)主畫面 基本信息創(chuàng)建采購人員 廠商創(chuàng)建與列表 單據性質設置品號廠商管理品號廠商信息及異動信息登錄價格異動管理核價單創(chuàng)建日常異動處理采購單創(chuàng)建 采購變更 進貨及退貨作業(yè)采購進度管理預計進貨表 采購交貨狀況表收料驗退管理進貨明細表 進貨統(tǒng)計表 品號歷史記錄表 驗退明細表異常管理采購價格異常表 廠商進貨異常表廠商評核廠商交貨 質量評等 廠商ABC分析表批次作業(yè)采購已交量重計 統(tǒng)計信息更新 采購指定結案廠商信息查詢應付帳款 應付票據 采購明細 進退貨明細 商品計價 進貨統(tǒng)計 每月統(tǒng)計 二 系統(tǒng)功能圖 基本信息規(guī)劃 日常異動登錄 應付票據管理 信息創(chuàng)建與核對 期初余額導入 應付帳款管理 采購人員 廠商 單據性質 未結案采購單 品號廠商信息輸入 基本信息列表 請購單創(chuàng)建 采購單創(chuàng)建 進貨 驗收單 驗退件退回 退貨單創(chuàng)建 請購單憑證 采購單憑證 進貨單憑證 驗退單憑證 退貨單憑證 三 系統(tǒng)主作業(yè)程序 四 與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性 采購系統(tǒng) 存貨管理系統(tǒng) 物料需求計劃 工令管理系統(tǒng) 應付賬款系統(tǒng) 自動分錄系統(tǒng) 批次需求計劃 產品結構系統(tǒng) 基本信息系統(tǒng) 進口貿易系統(tǒng) 課程大綱 前言 系統(tǒng)架構 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 日常異動作業(yè)程序及報表管理 批次作業(yè) 異常管理報表7 期初上線及信息搜集8 測驗及問卷 3 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 1 前序作業(yè)2 采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建 1 廠別信息創(chuàng)建作業(yè)2 庫別信息創(chuàng)建作業(yè)1 部門信息創(chuàng)建作業(yè)3 幣別匯率創(chuàng)建作業(yè)4 編碼原則設置作業(yè)4 職務類別設置作業(yè)2 交易對象分類設置作業(yè)6 注記 簽核信息設置作業(yè)7 程序注記 簽核信息創(chuàng)建作業(yè) 1 前序作業(yè) 基本信息管理信息系統(tǒng) 3 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 1 前序作業(yè)2 采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建 一 供應廠商信息字段說明二 品號廠商信息創(chuàng)建字段說明三 單據性質之設置建議及信息字段說明 2 采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建 一 供應廠商信息字段說明 采購廠商 托工廠商 生產線之編碼原則應分開設定 有類別廠商評核需求者 同類廠商編號應歸納同區(qū)間 廠商有加工亦有采購供貨者 為區(qū)分應付帳款科目之管理應區(qū)別編號 一 廠商編號注意事項 XXXX 1 國內廠商2 國外廠商3 托外廠商 1 五金2 電子3 包材4 印刷9 其他 序號 01 99 廠商編號范例參考 10碼 核準狀況 已核準 尚待核準 不準交易 允許分批交貨 如 Y 一張采購單可分多筆進貨單進貨 隨貨附發(fā)票 如 Y 進貨單輸入時 發(fā)票號碼不可空白 最近交易日期 由最近一次進貨單回寫 單價管制 可設置 單價超限率 以控管采購之單價 二 供應廠商信息字段說明 ABC等級 可透過廠商ABC分析表更新 交貨評等 可透過廠商交貨 質量評等作業(yè)更新 質量評等 可透過廠商交貨 質量評等作業(yè)更新以上三字段亦可由人工自行輸入與維護 加工費用 加工費用之明細科目 自動分錄系統(tǒng)使用 應付帳款 應付帳款之明細科目 自動分錄系統(tǒng)使用 應付票據 應付票據之明細科目 自動分錄系統(tǒng)使用 二 供應廠商信息字段說明 二 供應廠商信息字段說明 付款條件 可開窗選擇在基本信息管理系統(tǒng)中建立的付款條件 結帳日 驗收后1個月逢30日 以上兩個字段均為票據管理系統(tǒng)之資金預估及應付系統(tǒng)所需求之信息 例如 驗收日期為2001 07 05 則結帳日期為 2001 08 30 結帳 應付憑單 進貨單 退貨單 結帳作業(yè)之概念 整批結帳 進貨單 退貨單 應付憑單 一對一 進貨單 應付憑單 應付憑單 結帳作業(yè)之概念 直接結帳 二 品號廠商之價格管理 品號廠商信息 甲廠商 A品號100元B品號200元 采購單 進貨單 1 2 一 單價默認來源 品號廠商信息 采購單 進貨單 更新核價 Y 當單據核準時 該單據之新單價將保存于品號廠商檔中 二 更新商品計價 現(xiàn)行單價制 品號廠商檔 優(yōu)點 保留變更記錄 統(tǒng)一議價 單價權限 Y 優(yōu)點 采購權限彈性化 將來可追加比較差異分析表 采購單 進貨單 輸入及更改權限管制 核價單 三 標準單價制 報價日期 生效日期 失效日期 核價日期4 14 256 10生效日期4 15 17 1失效日期6 305 31單價元10099105 采購日期采購單價4 105 208 10 100元99元105元 分量計價 數(shù)量PC單價0 1005元101 500PCS4 8元501 以上4 5元 單頭信息單身信息101以上單身信息501以上 1 由品號廠商信息中直接輸入及維護2 由更新核價的核價單更新 三 單據性質之設置建議及信息字段說明 廠別區(qū)分 系統(tǒng)性質代碼 2碼 序號 單據編號原則參考 單別代號 不可重復 請以數(shù)字組合編碼 單據性質 請購單進貨單核價單退貨單采購單 編碼方式 碼號共有11碼 年碼數(shù)及流水數(shù)的位數(shù)可自行設置1 日編 YYMMDD999992 月編 YYMM99999993 流水號 999999999994 手動編號 在異動作業(yè)中自行輸入編號 單據憑證輸入完成后 是否馬上進行庫存帳務之更新 庫存之增減 或者承認單據生效性 單據如果輸入完成還須第二人審查核準后 才可更新庫存者 應設為 N 確認 憑證核準 交易異動時點 自動確認 憑證每輸完一張是否馬上打印出來 多人或多機共用打印機時應設置為批次打印 自動打印 針對料件廠商異動單據 如采購單 收料單及料件廠商異動單之性質單別才有效用 核對采購 針對收料單是否一定要輸入采購單才可辦理收料 目的乃避免無采單之收料發(fā)生 更新核價 單別單據名稱自動自動核對更新直接確認打印采單核價結帳 3101核價單NNNYN3201請購單NNNNN3301采購單NNNNN3302服務性采購NNNNN3401進貨單 采 NNYNN3402緊急進貨單NYNNN3403服務進貨單NNNNN3405贈品進貨單NNNNN3501退貨單NNNNN 單別示范 為配合信息的管理請將采購單之編碼方式設為自動編號 緊急進貨單 為緊急采購之需求 尚未有正式采單 但已有非正式之通知收料者 服務進貨單 費用類的進貨 請款時記錄 若服務性商品必須要采購行為 可另辟服務采購單 若進貨商品贈品部份不計費 另外倉庫管理數(shù)量 則可設贈品進貨單 或從庫存系統(tǒng)做其他入庫 說明 課程大綱 前言 系統(tǒng)架構 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 日常異動作業(yè)程序及報表管理 批次作業(yè) 異常管理報表 期初上線及信息搜集 測驗及問卷 一 采購核價作業(yè)程序二 請購作業(yè)程序及信息字段說明三 采購作業(yè)程序及信息字段說明四 采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五 進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明六 驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七 退貨單作業(yè)程序及信息字段說明 四 日常異動作業(yè)程序及報表管理 作業(yè) 不同顏色表示不同單位之權責 人工作業(yè) 審查 核對 品檢 流程遵循方向 憑證單據及報表 顏色表單據類別 作業(yè)程序符號定義說明 品號廠商異動 核價單 核價單確認 更新品號廠商信息 書面核準或計算機核準 一 采購核價作業(yè)程序 核準 核價單創(chuàng)建作業(yè) 1 單據若為更新核價者將更新品號廠商資料 2 若采購商品有分量計價的需求 則直接由核價單來更新品號廠商信息 1 內部需求之憑證2 審查內容為 品號 數(shù)量及需求日期之合理性 需求來源正確性 MRP LRP 再補貨建議表 BOM自動請購 其他 二 請購作業(yè)程序 一 請購作業(yè)之目的 1 計劃采購時所遺漏的需求 2 超耗用料之額外零星需求 3 非正常需求之其它需求 如客戶之額外訂單或代購品 二 一般請購作業(yè)之時機 請購單信息創(chuàng)建 主管核準請購單 請購單 采購詢價確認 請購生成采購單 采購單創(chuàng)建 書面核準或計算機確認 1 請購明細表2 請購狀況表3 料品別已請未購明細表4 廠商別已請未購列表 二 請購作業(yè)程序 需求部門 于基本信息管理系統(tǒng)進行輸入 需求日期 系統(tǒng)默認 由品號信息創(chuàng)建之前置天數(shù)推算而得 采購單別單號 由請購更新后生成 Q 想一想 前置時間在何系統(tǒng)定呢 一 請購單創(chuàng)建之字段說明 采購人員 由品號信息中設置 供應廠商 即主要供應廠商 采購單價 即品號廠商單價 采購碼 該請購已生成采購單則系統(tǒng)自行更新 二 請購信息維護字段說明 當采購人員收到請購信息時 必須針對此請購信息進行審查 選擇廠商 確定單價 數(shù)量及交期 當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單 如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定 鎖定碼之意義 將已經鎖定完成之請購信息依廠商別產生采購單 更新后請 1 查詢采購單信息創(chuàng)建作業(yè) 您將可看到采購單據之完整信息 2 請查詢請購單信息創(chuàng)建將會看到采購單號 三 請購信息更新 1 請購明細表2 請購狀況表3 品號廠商已請未購明細表4 廠商別已請未購列表 四 請購管理報表說明 采購單信息創(chuàng)建 采購單進度追蹤 采購單 采購單確認 需求確認 核準 廠商預計進料表品號預計進料表工令預計進料表采購預計進料表廠商采購交貨狀況表 采購需求 書面或計算機 1 現(xiàn)有庫存可用量2 品號庫存狀況表 三 采購作業(yè)程序 參考單別 參考單號 參考序號 來源單號 輸入時可為訂單 工令單號或其他備注之有意義單號 已交數(shù)量 由進貨單及退貨單所更新 無須輸入 采購單價 1 為品號廠商之單價2 最近進價3 標準進價 一 采購單信息創(chuàng)建之字段說明 對于逾期未交之采購件采購人員應定期檢視交貨之需求性 逾期未交者確定要交貨時 應以變更交期方式更改采購單據 如果確定不交貨時 應要指定結案 避免收料單位又進行收料作業(yè) 您可透過采購預計進料表協(xié)助進行指定結案作業(yè) 指定結案 應定期運行本作業(yè) 采購計劃發(fā)放 請購信息更新 MRP采購發(fā)放 采購單創(chuàng)建作業(yè) Q 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng) 二 采購單信息來源 訂單轉采購單復制作業(yè) 采購變更信息創(chuàng)建 采單進度追蹤 采購變更單 采購變更確認 變更CFM 變更核準 采購單 廠商預計進料表品號預計進料表工令預計進料表采購預計進料表廠商采購交貨狀況表 四 采購變更作業(yè)程序 1 直接更改采購單2 透過采購變更單處理 3 將原采購單指定結案 另開一張新的采購單 一 采單變更處理之方式 1 采購變更單之單據特性同原采購單別 2 未確認之采單直接從采單更改 無須新增采購變更單 3 已確定之采購單且已經發(fā)出采購者 應保留變更信息且藉由采購變更通知單通知相關單位處理變更事宜 二 采單變更處理之特性 進貨單創(chuàng)建 進貨記錄 進貨單 進貨單確認 到貨檢驗 進料檢驗貨 廠商采購收料表料件歷史進貨記錄廠商進料明細表廠商進料匯總表 采購單 取回 驗退 驗退件未退明細表 發(fā)票與送貨文件 五 進貨作業(yè)程序 N Y N Y 1 到貨登記 2 質量檢驗 3 貨款輸入 資材收料IQC采購或會計單位 權責 一 進貨單創(chuàng)建字段說明 1 三段式的收料作業(yè) 1 到貨日期 預交日逾期碼 Y 2 運行驗退件退回驗退碼 Y 3 結帳單確認結帳碼 Y 2 逾期碼驗退碼結帳碼 1 將納入存貨價值 2 不納入廠商之應付帳款 3 如 運費 3 進貨費用 扣款金額 1 不納入存貨價值 2 將納入廠商之應付帳款 3 如 損壞扣款 此收料單之應付帳款將無限期凍結 4 暫不付款碼 Y N 1 依供應廠商基本信息設置可以管制是否分批交貨 2 可設置料件之允超收率 超額數(shù)量禁止到貨 3 可設置收料單是否一定要有采購信息 4 提供提前交貨之預警 5 依供應廠商基本信息設置可以管制是否隨貨附發(fā)票 二 進貨單創(chuàng)建主要功能 進貨記錄 采購單 已交數(shù)量 進貨單 庫存數(shù)量 批號信息 三 收料單確認后對信息有何影響 廠商進貨統(tǒng)計表 廠商進貨明細表 品號歷史進貨記錄 廠商進貨匯總表 進料記錄管理報表 名詞定義 驗退 驗收前退貨 退貨 驗收后退貨 驗退件未退明細表 驗退件退回信息字段說明 驗退件退回明細表 六 驗退件退回作業(yè) 退貨單信息創(chuàng)建 采購進度追蹤 退貨單 退貨單確認 核準 不良檢驗 退貨單 廠商采購進貨表料件歷史進貨記錄廠商進貨明細表廠商進貨匯總表 1 決定是否沖銷已交貨2 是否要指定結案 七 退貨單作業(yè)程序 Y 一 退貨單創(chuàng)建字段說明 1 進貨單如進行核對采購管理者 采購單號務必輸入 2 若該品號進行批號管理者 批號欄位務必輸入 1 退貨單為應付帳款之減項 2 一般退貨品應輸入原采購單號 如果該采單已經結案 退貨品已經確定不再進貨者 采單應指定結案 3 如無采單者 退貨單價來自品號廠商信息 4 進行批號管理者 批號一定要輸入 二 退貨作業(yè)之注意事項 課程大綱 前言 系統(tǒng)架構 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 日常異動作業(yè)程序及報表管理 批次作業(yè) 異常管理報表 期初上線及信息搜集 測驗及問卷 一 采購已交量重計二 統(tǒng)計信息更新三 廠商交貨 質量評等四 廠商ABC分析表 五 批次作業(yè) 1 此為信息維護之程序 無須定期運行 當您通過廠商采購交貨狀況表發(fā)現(xiàn)您采購單之已交數(shù)量異常 而進貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且正確時 可運行本作業(yè) 2 造成異常之原因為 機器不正常DOWN機或關機造成數(shù)據庫更新不正常所導致 一 采購已交量重計作業(yè) 1 更新之時機 當該月份應付帳款已經結算完成后2 信息更新后您可于廠商信息查詢作業(yè)中查看統(tǒng)計結果 二 統(tǒng)計信息更新作業(yè) 1 本作業(yè)應先行運行后才可運行ABC分析 因為ABC分析表將會將此兩種評等顯示于報表中 以便參考 2 信息統(tǒng)計完成將更新 廠商基本信息 之 交貨評等 及 質量評等 字段 三 廠商交貨 質量評等作業(yè) AEFDOPHFGCLI 累計進貨百分比 廠商 進貨金額 A級B級C級 0 75 90 100 100 四 廠商ABC分析表 課程大綱 前言 系統(tǒng)架構 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 日常異動作業(yè)程序及報表管理 批次作業(yè) 異常管理報表7 期初上線及信息搜集8 測驗及問卷 1 采購價格異常表2 廠商收料異常表 六 異常管理報表 采購廠商非主要廠商 P 采購廠商不存在料件廠商 采購單