保證金辦理流程.doc

保證金辦理流程一、保證金分類從功能來說可以分為投標保證金、履約保證金和預付款保證金三類；從提交保證金的形式上來說可以分為電匯、匯票以及保函；保函又可以分為敞口保函和閉口保函。二、電匯保證金辦理流程1、接投標科通知2、復印招標文件中相關內容，電匯形式一般用于辦理投標保證金和履約保證金，預付款保證金一般為保函形式，不采用電匯形式；投標保證金電匯所需資料：招標文件封面、保證金匯入賬戶信息（名稱、開戶行、賬號）、保證金約定退還條件、保證金有效期、開標日期履約保證金電匯所需資料：招標文件封面、保證金匯入賬戶信息（名稱、開戶行、賬號）、保證金約定退還條件、保證金有效期、中標通知書3、填寫許繼電氣股份有限公司請款單（格式見下圖）此請款單為兩聯，一為存根，黑色印刷體；二為沖賬，綠色印刷體；填寫時兩聯中間放置“復寫紙”，填寫方法：請款單位：新能源水利； 請款人：填寫在財務處備案的相關人員名單，具體填寫該項目的營銷人員姓名，如果營銷人員非水利營銷人員，填寫朱磊；如遇相關請款人員欠款，具體再臨時協商； 用途：投標保證金或者履約保證金，以實際用途為準； 賬號、地點、匯入銀行按照招標文件提供的信息填寫；金額（小寫）：按照招標文件要求金額填寫，如果填寫金額不能頂格，在首個數字前填寫人民幣“￥”符號；金額（大寫）：按照招標文件要求金額填寫，如果填寫不能頂格，在空白的全部填寫“”符號；復核：由投標科主管簽字確認；經辦人：由經辦人簽字確認；9）單位負責人：由劉軍偉劉總簽字審核，如遇劉總出差，到韓春燕處加蓋劉軍偉劉總簽章，請款單兩聯均需蓋章；4、根據招標文件相關內容，填寫“新能源水利保證金臺賬”，并發(fā)送至許繼電氣財務處傅云霞郵箱，然后根據“新能源水利保證金臺賬信息管理”Excel表格規(guī)定內容填寫保證金相關信息；5、將“已復印的招標文件相關內容材料”和“已填寫的請款單”遞交至許繼電氣財務處傅云霞處，傅師傅在請款單上加蓋其個人簽章后，再將請款單遞交至許繼電氣財務處出納處即可辦理保證金；6、及時跟蹤，與出納聯系，將銀行電匯底單復印或傳真給我方；7、將電匯底單復印件（傳真件）交給投標科主管，由投標科主管交給相關人員掃描放入投標文件中。附：請款單填寫樣式三、匯票保證金辦理流程匯票保證金辦理流程前五項同電匯保證金辦理流程，6、及時跟蹤，與出納聯系，待財務處從銀行處取得匯票原件后，我部門經辦人前往財務處出納處簽字領取匯票原件；7、拿到匯票原件后交給投標科主管，由投標科主管交給相關人員掃描放入投標文件中。特別注意：匯票的付款有效期為一個月，收款方在一個月內持匯票原件到收款方銀行才能將款項入賬。匯票原件必須妥善保管，切勿丟失。如果收款方不入賬，待保證金期限到時，必須將原件拿回，銀行見票退款。若匯票丟失，我方需經過半年的法院司法程序并花費1500元左右才能將保證金退回我方賬戶。附：匯票樣式掃描件三、閉口保函保證金辦理流程閉口保函有明確的保函失效期，風險及資金占用較小，許繼電氣財務處規(guī)定，辦理閉口保函業(yè)務需在中國工商銀行辦理。1需要準備的材料：申請辦理銀行保函內部申請表，見下樣表：需要填寫處：（1）“申請出具保函單位名稱” ：許繼電氣股份有限公司；（2）“申請辦理銀行保函部門” ：許繼電氣股份有限公司新能源公司；（3）“合同（招標）幣種及金額（大小寫）” ：將合同金額按上述表格樣式填寫；（4）“保函幣種及金額” ：按招標文件中的要求填寫，招標文件中有關保函擔保金額都會有約定；（5）“保函種類” ：閉口保函根據功能一般有預付款保函和投標保函兩種； （6）“項目名稱” ：合同協議上的名稱；（7）“保函有效期” ：閉口保函都有明確的截止日期，若是投標保函，招標文件中對日期都有約定，若是預付款保函，招標文件中無明確日期時，可與業(yè)主方商議確定一個明確的截止日期；（8）“敞口保函預計到期退還保函正本承諾”：此項不填；（9）“申請部門主管領導”由劉軍偉劉總簽字審核，“申請部門會計主管”由研究所財務處杜丹丹杜科長簽字審核，“申請部門經辦人”由經辦人簽字確認。擔保業(yè)務申請書，見下樣表：需要填寫處：上述申請書中根據下述的1、公司名稱、合同編號；2、合同名稱；主要條款的1、保函種類；2、受益人全稱及地址按合同或招標文件上填寫；3、擔保金額；4、有效期，與申請辦理銀行保函內部申請表中的保函效期一致。落款處“申請人”為許繼電氣股份有限公司，“法定代表人/授權代理人”由馬保洲馬總簽字，日期為當天辦理日期，準備材料時直接打印即可。開立保函/備用信用證協議兩份（注：雙面打印，一份給資金管理中心辦保函人員留存、一份是由資金管理中心辦保函人員交給銀行。）見下：上面樣板中，標黃的部分按合同實際情況填寫，落款處“乙方法定代表人（授權代理人）”由馬保洲馬總簽字確認，“乙方（公章）”蓋許繼電氣行政章，其它不作改動。復印件： 投標保函：招標文件封皮、有關辦理保函條款頁、保函格式預付款保函：合同封皮、有合同金額頁、有買賣雙方簽字蓋章頁（復印件的章必須清晰，否則銀行不認可）、招標文件封皮、有關辦理保函條款頁、保函格式將以上復印件按上述順序裝訂好。2.閉口保函辦理流程：1帶齊申請辦理銀行保函內部申請表、擔保業(yè)務申請書、；開立保函/備用信用證協議、復印件；2申請辦理銀行保函內部申請表由劉總、杜科長簽字確認，然后到集團3樓常務副總辦公室找馬保洲馬總在擔保業(yè)務申請書和開立保函/備用信用證協議上簽字。3蓋章擔保業(yè)務申請書右下角落款處蓋公章開立保函/備用信用證協議最后頁乙方處蓋公章，另這兩份協議各自再蓋騎縫章。復印件蓋騎縫章。最后，將以上材料交給資金管理中心沈師傅。閉口保函樣例：四、敞口保函保證金辦理流程敞口保函沒有指定保函失效期，或效期不明確（例交貨后多少月），自動展期，見索即付，風險及資金占用較大。1.需要準備的材料需要填寫處：和閉口一樣，不同之處在于“保函效期”按招標文件約定填寫，“敞口保函預計到期退還保函正本承諾”中的“有效截止日期”與銷售員聯系確定，“合同簽訂人員”由該項目銷售員簽字。開立保函/備用信用證申請書兩份（注：一份給資金管理中心辦保函人員留存、一份是由資金管理中心辦保函人員交給銀行。）見下：需要填寫處：左頁標黃部分按合同實際情況填寫，右頁落款處“聯系人”由經辦人、銷售員簽字，日期為當天辦理日期。“有權簽字人”找馬保洲馬總簽字。復印件： 履約保函：合同封皮、有合同金額頁、有買賣雙方簽字蓋章頁（復印件的章必須清晰，否則銀行不認可）、招標文件封皮、有關辦理保函條款頁、保函格式將以上復印件按上述順序裝訂好。2.敞口保函辦理流程：1帶齊申請辦理銀行保函內部申請表、開立保函/備用信用證申請書、復印件；2申請辦理銀行保函內部申請表由劉總、杜科長簽字確認，然后到集團3樓常務副總辦公室找馬保洲馬總在開立保函/備用信用證申請書上簽字。3蓋章開