實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理.doc

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理是工商行政管理工作的基礎(chǔ)保障和迫切需要張家口市橋東區(qū)工商局辦公室 趙 欣 隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。工商行政管理部門負(fù)責(zé)企業(yè)注冊登記及市場監(jiān)管工作，保存著積累多年、數(shù)量巨大的企業(yè)開業(yè)、變更、注銷、年檢檔案資料及行政處罰案卷，同時，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。在日常的企業(yè)注冊登記、企業(yè)監(jiān)督管理、違章違法案件查處等工作中，經(jīng)常需要查閱企業(yè)的原始檔案資料。同時，公檢法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等單位以及社會各界也經(jīng)常到工商部門查閱企業(yè)檔案的原始資料。為了實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案電子化管理。一、檔案資料電子化管理的概念及意義。檔案電子化管理就是通過電腦將檔案的每頁資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在以下幾方面的問題：1、一份文書檔案、企業(yè)檔案、案件檔案的查詢，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過查詢?nèi)藛T的反復(fù)翻看，對于不斷增加的企業(yè)檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來說，人工管理檔案是一種浪費(fèi)人力和不安全的解決方法。2、工商管理部門面對的來自公安、檢查院、法院等單位的查詢用戶，檔案檢索調(diào)檔，手續(xù)煩瑣且費(fèi)時費(fèi)力。對于工商局來說，它所面對的查詢用戶主要是來自公安、檢查、法院的辦公人員以及律師，常此以來的查詢方法不僅手續(xù)煩瑣，而且費(fèi)時費(fèi)力，這些都是查詢?nèi)藛T所深深感受到的。在解決了檔案數(shù)字化以后，可將處理過的信息檔案掛接到網(wǎng)上，通過授權(quán)用戶權(quán)限的方式，將信息共享，這樣會使雙方的煩瑣都大大的減少。3、檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復(fù)的查詢、翻看和復(fù)印，面對每天的大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件。工商企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的建立，具有以下幾方面意義1、實(shí)行文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、基建檔案多門類、多載體的集中統(tǒng)一管理。2、應(yīng)用于工商行政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。3、完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。 4、大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。 5、查閱檔案時不使用原件，加強(qiáng)了對檔案的日常管理。 6、通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來的通信障礙。7、對社會的有償服務(wù)也取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，幾年內(nèi)即可收回投資。二、實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理的軟、硬件的配備。1、實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理必須夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立起綜合檔案室?guī)旆?、閱覽室，設(shè)立專業(yè)的管理人員，并協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的歸檔、使用。2、購買密集架，配置專用于檔案管理和數(shù)據(jù)存儲的電腦。以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、觸摸屏等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。并配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度自動記錄儀、滅火器材等必要設(shè)施。3、開發(fā)適合本單位實(shí)際的文書檔案管理軟件。4、購買工商業(yè)務(wù)檔案電子化系統(tǒng)。三、實(shí)行檔案集中管理的意義。目前在工作中，各部門分別管理檔案，遇到了很多問題。經(jīng)常發(fā)生因管理?xiàng)l件受限、管理不善、無專業(yè)管理人員而導(dǎo)致檔案丟失、裝訂不規(guī)范屢次大規(guī)模重新整理等諸多事件。將文書檔案、企業(yè)檔案、案件業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、基建檔案集中統(tǒng)一管理。由各部門移交至局檔案室進(jìn)行統(tǒng)一存放，分類使用，既解決了方便快捷查詢問題，減輕人員負(fù)擔(dān)的問題；又實(shí)現(xiàn)了所有檔案的統(tǒng)一歸檔、安全存放和專業(yè)規(guī)范管理。四、檔案電子化管理需要注意的問題。（一）注重資料的平時收集。 資料的平時收集管理是檔案齊全性、準(zhǔn)確性、原始性的根本保證。1、明確綜合檔案室、業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的工作職責(zé)。建立文書、資料的歸檔制度，檔案管理人員的歸檔職責(zé)，使平時的收集工作落實(shí)到人，多渠道地把應(yīng)該歸檔的檔案全部收集起來，調(diào)整、補(bǔ)充現(xiàn)有檔案信息。2、是各部門在規(guī)定時間進(jìn)行整理、立卷，并定期向綜合檔案室移交，保證各類檔案信息能及時更新，充分反映其現(xiàn)實(shí)情況。3、明確歸檔的質(zhì)量要求。歸檔要求是保證歸檔質(zhì)量的重要措施和關(guān)鍵。收集文書檔案、業(yè)務(wù)檔案歸檔案卷的質(zhì)量要求是：歸檔的文件應(yīng)齊全完整；遵循材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以及平常注重歸檔資料的行文規(guī)范，保證入室檔案的質(zhì)量。 4、及時對采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動化的電子掃描等方法，進(jìn)行輸入、校對、管理。對能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。 （二）多級權(quán)限劃分。要對每一檔案都設(shè)定權(quán)限。從對檔案的操作角度設(shè)定無權(quán)限、查看權(quán)、修改權(quán)，從瀏覽權(quán)限按原件內(nèi)容的不同，設(shè)定查詢?nèi)藛T是否可以查看、打印某些原件。系統(tǒng)要有高度嚴(yán)格的安全性及保密性。并要滿足工商企業(yè)管理部門對外查詢服務(wù)需要，提供通過局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)對工商檔案條目信息的查詢，甚至包括對原件的查閱，同時，針對查詢的具體要求，還要限制檔案頁僅被查看，而不能打印或存盤。 （三）明確綜合檔案室與業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的業(yè)務(wù)流程。制定嚴(yán)格的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和移交程序，凡不按標(biāo)準(zhǔn)整理或規(guī)定程序進(jìn)行移交檔案的，綜合檔案室拒絕接受移交，并要求相關(guān)