（工商管理專業(yè)論文）撫順石油化工公司辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究.pdf

摘要 隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術(shù)的進步，企業(yè)陽j 的競爭將更加激烈。持續(xù)地 鞏閻和發(fā)展撫順石油化二公司的競爭力，在激烈的國內(nèi)外市場競爭剃快速發(fā)展的 環(huán)境變化。p 保持優(yōu)勢地位，是擾順石油化 公司發(fā)展的首要問題。運用現(xiàn)代計算 機、嘲絡(luò)技術(shù)建造公司現(xiàn)代化管理甲臺，加強和提高企、l k 的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力 _ ；f i 決策能力，提商企業(yè)的信息化管理水平，加快公刊向現(xiàn)代化介業(yè)轉(zhuǎn)化的進程， 已成為擾順石油化j ：公司下一步發(fā)展的戰(zhàn)略日標之。 本文從擾順石油化l ：公司管理辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀入手，對企業(yè)管理辦公、 e 務(wù) 存在的問題進行了系統(tǒng)分析，指m 了建設(shè)和應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的必要性；針對 擾順石油化工公司的行、f k 特點，結(jié)合公司未來發(fā)展的需要，塒辦公自動化系統(tǒng)的 建設(shè)f _ 1 標和信息需求進行了清晰界定：運用企業(yè)規(guī)劃法和u c 矩陣，確定了辦公 管理過程和數(shù)據(jù)類，結(jié)合模塊式設(shè)計方法，完成了對辦公自動化系統(tǒng)的緯構(gòu)、功 能的規(guī)劃；最后，制定了前劃準備、質(zhì)量保證和人員培訓(xùn)等有效措施，確保方案 的j 1 _ 頁利進行。 i 于較多地考慮了撫順石油化工公司的企業(yè)特點和信息化發(fā)展現(xiàn)狀，使得 本文規(guī)劃出的辦公自動化系統(tǒng)更能符合企、l k 的實際需求，確保實施后的辦公自動 化系統(tǒng)達到提高管理人員計算機辦公水平，規(guī)范部門的辦公流程，降低工作強度， 提高工作效率，提高公司管理水平的目的。 關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；規(guī)劃：辦公自動化系統(tǒng) a b s t r a c t w i t ht h e d e v e l o p m e n t o f m a r k e t e c o n o m y a n d p r o g r e s s o fi n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y , c o m p e t i t i o nb e t w e e ne n t e r p r i s e sb e c o m e s m o r ea n dn l o r es e v e r e i ti st h e p r i n c i p a lp r o b l e m f o rt h e d e v e l o p m e n t o ff u s h u np e t r o c h e m i c a l c o m p a n y ( h e r e i n a f t e ra b b r e v i a t e da s “f p c ”) t oc o n s o l i d a t ea n dd e v e l o pt h ec o m p e t e n c y o ff p c c o n t i n u o u s l ya n dk e e pp r e p o n d e r a n t s t a t u si nt h es e v e r ed o m e s t i ca n do v e r s e a sm a r k e t c o m p e t i t i o na n di nr a p i de n v i r o n m e n tc h a n g e o n eo fs t r a t e g i ca i m sf o rt h e n e x t s t e o ff p cd e v e l o p m e n ti st oc o n s t r u c tm o d e r n i z e d a d m i n i s t r a t i o np l a t f o r mw i t h c o m p u t e l a n dn e t w o r kt e c h n o l o g y , i n t e n s i f ya n di m p r o v e t h ec a p a b i l i t yo f m e e t i n g a n e m e r g e n c y , i n n o v a t i n ga n dd e c i s i o n - m a k i n g , e n h a n c et h ei n f o r m a t i o na d m i n i s t r a t i o n l e v e la n d e x p e d i t e t h et e n d e n c y o f c o n v e a i n g f p ct om o d e r n i z e de n t e r p r i s e t h et e x tt h a ts t a r t i n gw i t ht h es t a t u sq u ao ff p co f f i c ea d m i n i s t r a t i o ns y s t e m ， s y s t e m a t i c a l l ya n a l y z e sp r o b l e m se x i s t e di ne n t e r p r i s ea d m i n i s t r a t i n go f f i c i a l w o r k a n dp o i n t so u tt h e n e c e s s i t yo fc o n s t r u c t i n ga n da p p l y i n g0 a ( o f f i c ea u t o m a t i o m s y s t e m ；c o m b i n i n gt h ed e m a n df o rf u t u r ed e v e l o p m e n to f f p c ，c o n f i n e sc l e a r l y t h ec o n s t r u c t i n ga i ma n di n f o r m a t i o nr e q u i r e m e n tf o ro a s y s t e mi na l l u s i o nt of p c c h a r a c t e r i s t i c ；c o n f i r m st h eo f f i c ea d m i n i s t r a t i o np r o c e s sa n dd a t ac l a s sw i t h b u s i n e s ss y s t e m p l a n n i n g ( b s p ) a n d u cm a t r i x ；f i n i s h e st h el a y o u to f s t r u c t u r ea n d f l m c t i o no fo as y s t e mw i t ht h em e t h o do fm o d u l ed e s i g mi nt h ee n d ，t a k e s e f l b c t i v em e a s u r e so ft h ep r e p a r a t i o ni na d v a n c e ，q u a l i t yg u a r a n t e ea n dt r a i n i n ge t e t o i n s u r et h e p r o j e c tp r o c e e d e ds u c c e s s f u l l yb ya n a l y z i n gt h ep r o b l e m so c c u r r e d i n o p e r a t i o n t h a tc o n s i d e r i n gm o r ee n t e r p r i s ec h a r a c t e r i s t i co ff p ca n dt h ed e v e l o p i n gs t a t u s q u oo fi n f o r m a t i o nm a k e so as y s t e mm e e tw i t hp r a c t i c a lr e q u i r e m e n tb e t t e r , e n s u r e t og e tt ot h ea i mo f i m p r o v i n go f f i c el e v e lw i t hc o m p u t e rf o rm a n a g e r s ，s t a n d a r d i z e t h eo f f i c ef l o wo fd e p a r t m e n t ，r e d u c e w o r k i n gi n t e n s i o n a n d i m p r o v ew o r k i n g e f f i c i e n c ya n da d m i n i s t r a t i o nl e v e lf o rf p c a f t e r i th a sb e e n p u ti np r a c t i c e k e yw o r d s ：i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y ：p l a n n i n g ：o a ( o f f i c ea u t o m a t i o n ) s y s t e m 大連理工大學(xué)m b a 學(xué)位論文 原創(chuàng)聲明 本人鄭重盧明：所呈交的學(xué)位論文，是本人在導(dǎo)師的指導(dǎo)下丌展研究工作 所取得的成果。除文。 ，特別加以標注和致謝的地方外，論文。 i 不包含任何其他 個人或集體已經(jīng)發(fā)表或撰寫過的研究成果，也不包含為數(shù)得大連理工大學(xué)或其 他教何機構(gòu)的學(xué)位或證書而產(chǎn)生的成果( 如學(xué)位論文等) 。對本文的研究做出 霞要負獻的個人和集體均已赴文中以明確乃式標明，本人完全意諺 到本聲明的 法律后果，并愿為此承擔切法律責任。 學(xué)位論文作者( 簽字) ：一b i 灰乏j r 1 期：2 0 0 5 年4 月2 0 目 撫順_ l 油化i 。公- d 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究 1 引言 1 1 題提 1 9 9 9 年底，按照中國石油集團公司的戰(zhàn)略決策，原撫順右化重組分立為撫 順于i 油化t 公司( 未上市企業(yè)) 和撫順石化公司( 上市企業(yè)) 。撫順石油化工公 r d 為原公r d 的存續(xù)公司，l 叫 主體業(yè)務(wù)部分組成。兒年來，公司以建市現(xiàn)代企業(yè) 制度為力。向，努力建立面i 柚市場、尋求利潤最大化的管理體制和運行機制，依靠 科技進步和制度創(chuàng)新，實現(xiàn)產(chǎn)品和產(chǎn)業(yè)升級，擺脫了重組之初的虧損局【f i ，已經(jīng) 初步建成了個具有集閉化、集約化、專、j p 化、系列化、多，l 化經(jīng)營格局和較強 競爭力的人型企、1 k 集幽。公司現(xiàn)有資產(chǎn)5 1 億元，傘民職工2 2 萬人，足我國h 麗最大的白油化工貴金屬催化劑生產(chǎn)基地，巾國石油集團公司一級企業(yè)。從今年 丌始的【r | 年內(nèi)，公司將連續(xù)投資4 5 5 0 億元，進行6 個重點項i = = j 建設(shè)( 兩臺1 3 5 力千瓦發(fā)電機組、1 0 萬噸丙烯腈、9 萬噸腈綸、4 萬噸固體氰化鈉及8 萬噸c 。 綜合利用) 。到2 0 1 0 年，總資產(chǎn)將達到1 0 0 億元，主營業(yè)務(wù)收入將達到1 0 0 億元， 并基本完成公刊制改造。 但是，撫順石油化1 公司信息化建設(shè)的步伐遠沒有跟h “業(yè)化的發(fā)展速度， 剛絡(luò)設(shè)施建設(shè)尚處于起步階段。行、l k 內(nèi)的先進企業(yè)有的已成功應(yīng)用e r p 系統(tǒng)，擾 順石油化公司的信息化工作卻處于落后地位。中國石油天然氣集團公司連續(xù)兩 次利 食業(yè)信息化作會議，要求各地區(qū)公司加快信息化建設(shè)步伐。公刊決策層 已充分認識到加快信息化建設(shè)勢在必行，對分散于各的計算機管理部門進行了 整合，設(shè)立了信息技術(shù)中心，負責傘公司信息化建設(shè)的規(guī)劃和管理，立即著手規(guī) 劃和建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，并以此為起點，形成公司未來信息化建發(fā)總體框架。 所以，抓緊規(guī)劃建設(shè)好辦公自動化系統(tǒng)，為將米的信息化建設(shè)積累經(jīng)驗，并以此 推動公司辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程再造，很有必要。 1 2 辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)綜述 在網(wǎng)絡(luò)時代咀，企、l k 的管理重點已從物流、資會流逐漸向信息流跨越，信 息技術(shù)i 卜越來越多地應(yīng)用于辦公管理領(lǐng)域。辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機 網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的種新擬的辦公方式，是當前新技術(shù)革命巾一個非常活躍和 具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域。辦公自動化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求， 解決人們之間信息交換與共享的問題。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時 問、地點協(xié)同工作。通過o a 系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加 快捷和方便，從而極大地提高辦公效率、擴展辦公手段。“ 辦公自動化( o f f i c ea u t o m a t i o i l ，簡稱0 a ) 是2 0 世紀7 ( ) 年代中期發(fā)達【i j 撫順j 油化丁公r _ 辦公 動化系統(tǒng)胤曳研究 家迅速發(fā)展起米的一j 綜合性技術(shù)。我h 的( ) a 經(jīng)過從2 0 世紀8 0 年代末至今1 0 多年的發(fā)展，已從最初提供面向譯機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今滅可提供面向應(yīng) 用的人型f 辦剛下作產(chǎn)品。 n 內(nèi)實現(xiàn)辦公自動化應(yīng)用軟件在短短1 0 多年時間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)j 力r 二個發(fā)展 階段，實現(xiàn)r 蹦次革命性的飛躍。 第f eo a ：從2 0 世紀8 0 年代。期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦 公套件為豐要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電予化，完成了辦公信息載體從 原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的l i 躍。 第：代0 a ：從2 ( ) 世紀9 0 年代中期，j ：始，隨著以l o t u sn o t e s 為代表的1 作流群件技術(shù)的i 上，以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第 次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同_ 作技術(shù)為主要特 征，實現(xiàn)了工作流程自動化，收發(fā)義從：f 工方式柚l ：作流自動化方式的飛躍。 第：代( ) a ：隨著2 i 世紀知t 經(jīng)濟時代的來臨，知識成為經(jīng)濟增長和社會 發(fā)展及食業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企、【k 與政 府信息化建設(shè)的核心。對知以前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化 系統(tǒng)丌始提升到以知以管理為核心的第蘭代辦公自動化系統(tǒng)。與l j l 兩代相比，第 二：i 代o a 是集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。它把現(xiàn)有的“決 策支持系統(tǒng)”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”，并以知識管理為核心，提供了豐富的學(xué) 習功能與知識萸享機制，確保使用者能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習、向中位 蜆有知漢學(xué)習，使員工從辦公自動化系統(tǒng)中的被動地位轉(zhuǎn)向主動，從而在提升每 個員1 創(chuàng)造能力的過程中，人大提高氽業(yè)與機關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。u j 以說， 笫三代0 a 是一個幫助用戶從“如何做”轉(zhuǎn)到“知道如何做”的過程。 隨著以計剪機技術(shù)、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在氽事 業(yè)睢位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著越來越重要的作崩。在新的世紀里，辦公自動 化系統(tǒng)將會得到更加快速的發(fā)展以及更加有效的應(yīng)用?！? 撫順油化丁公j 辦公自動化系統(tǒng)圳劃研究 2 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃的背景 2 1 撫順石油化工公司簡介 擾順石油化工公司是中幽石油天然7 i 集團公刊卜屬的子公州，為h 有獨資公 i d 。公r 1 j 地處遼寧。省撫順r ，機關(guān)位子市巾心。公司下轄1 0 家生產(chǎn)企、f t 和8 家 爭業(yè)公司。1 8 家直屬咂位遍布存擾順市四個區(qū)( 組織結(jié)構(gòu)如圖21 所示) ，最遠 趴離4 ( ) 公罩?，F(xiàn)有全民資產(chǎn)5 l 億元，集體企業(yè)資產(chǎn)7 億元，全民職工2 2 九人， 集體職工1 8 萬人。 公i d 主營業(yè)務(wù)包括制造d i ：! - f 。、生廣服務(wù)、1 l 程技術(shù)服務(wù)板塊，主要從舛煉化 產(chǎn)品延伸加h 精細化 _ 、上程施：r 、檢維修以及供廊水電汽等業(yè)務(wù)，有主要生 產(chǎn)：裝置： 9 套。 套屬單位 石油挺順石油化工公 公司機關(guān)機關(guān)附屬機構(gòu) 淵雕俐淵脞俐鯽巨 雛 糊雕俐雅 驄雕惻驄雕惻駙眺俐駙| i | l 圖2 - 1 撫順石油化工公司組織結(jié)構(gòu)圖 fg u r e2 - 1o r 6 a nz a to ns t r u c t u r ec h a r to f f p c 隨著撫順石油化二r ：公司的快速發(fā)展，迫切需要建立一套能覆蓋公司兩級機關(guān) 部門| | 勺、商起一i 的辦公自動化系統(tǒng)，以將整個公司的辦公資源整合起來，形成高 效的協(xié)同辦公網(wǎng)絡(luò)，為實現(xiàn)提升企、世辦公效率和管理水平創(chuàng)造條件。 2 2 撫順石油化工公司辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀 腮管重組后的擾順石化公刊只保留了公州、廠( 專業(yè)公司) 、生產(chǎn)年r j 三個 審計都一紀委監(jiān)察部一 心鞭翹張都一吊騅h吲贏鏨 撫順汕化f ：公一“辦公亡j 功化系統(tǒng)崩劃糾f 究 管矬層而，山t 二公刊的所屬單位較多，加上近幾年規(guī)模的t j , - 丈和業(yè)務(wù)延伸，原有 的辦公方式所帶來的問題h 益突出。公司一直延用著單純的手一i 辦公、紙張辦公、 電話辦公等方式，而公司機關(guān)總f i l ；7 人部分直屬單位距離較遠，文件的上傳卜達 r 用了人量的人力物力，更何況及時性較差；管理部門與執(zhí)行單位之間，部】 j 與 公刊決策層之n u t 要以紙張文件、報表或存儲軟盤進行信息溝通，信息傳遞遲緩， 事后匯集的情況很普遍；部門之間聯(lián)系薄弱，各自為政地收集、整理信息，形成 個個信息孤島，信息共享率低，增加了很多無渭的重復(fù)勞動( 如圖2 - 2 所示) 。 圖2 - 2 辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀示意圖 f ig u r e2 - 2s t a t u sq u oc h a r to f f p co f f i c es y s t e m 2 3 撫順石油化一1 ：公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃 撫順石化公司信息化工作在今后五年內(nèi)的總體思路為：緊密圍繞公司發(fā)艘戰(zhàn) 略和總體目標，! 輕持統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)一標準、歸口管理、分級負責、網(wǎng)絡(luò)共用、信 息共享的方針，在信息化的建設(shè)和實施中把握企業(yè)的實際情況，長遠規(guī)劃，逐步 實施，總女丁高騖遠，不貪大求洋，加快信息基本設(shè)施和信息資源的建設(shè)和應(yīng)用。 公司汁劃在2 0 0 4 2 0 0 5 年建設(shè)和完善信息網(wǎng)絡(luò)和計算機硬件設(shè)施，建成公司的 辦公自動化系統(tǒng)，加大其開發(fā)力度與應(yīng)用進程，推進無紙化辦公的實施。在此基 礎(chǔ)l ：，質(zhì)二年要進一步丌發(fā)企業(yè)電f 商務(wù)系統(tǒng)，健全公司核心網(wǎng)站，”展電予信 息發(fā)向、信息檢索等方面的應(yīng)用。建立、健全國內(nèi)外石油化 ：市場信息數(shù)據(jù)庫， ，i ：發(fā)產(chǎn)品綜合查詢系統(tǒng)，建立綜合統(tǒng)計查詢系統(tǒng)。2 0 0 8 年實現(xiàn)企k 資源計劃( e r p ) 系統(tǒng)成功上線運行( 如圖2 3 所示) 。借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進管理理念， 進 j ：管理創(chuàng)新和流程優(yōu)化，實現(xiàn)主要業(yè)務(wù)流程的電予化，做劍人力、物力、財力 的優(yōu)化配置和信息資源的高效利用，充分發(fā)揮信息化的綜合效能，提高企、【k 的管 理效率，為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供現(xiàn)代化管理手段。 2 4 辦公f 1 動化系統(tǒng)規(guī)劃的乍1 標和原則 2 41 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃的目標 撫順石油化工公刊辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)的總體目標是：適應(yīng)小斷變化的 擾順石油化r 公叫辦公自動化系統(tǒng)煳劃石j f 究 圈2 3 撫順石油化工公司信恩化建設(shè)總體規(guī)劃 f i g u r e2 - 3 t h ew h o l ep r o g r a n l n i n go ff p ci n f o r m a t i o ns t r u c t u r e 辦公需求，解決人們之間信息交換與共享的問題：對整個公司的辦公資源進行整 合，形成高效的協(xié)同辦公和移動辦公網(wǎng)絡(luò)；提高管理人員計算機辦公水甲，規(guī)范 部門的辦公流程，降低工作強度；提卅企業(yè)辦公效率和管理水平。建立健全擾順 石化公司行政辦公管理體制，進而形成統(tǒng)。標準辦公管理規(guī)范和安全體系框架。 具體地說，通過擾順石油化r 公到的辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，將實現(xiàn)以卜- 目椿： ( 1 ) 規(guī)劃實施第二代辦公自動化系統(tǒng) 建立一套能覆蓋公司各職能部門和二級單位的、高起點的辦公自動化系統(tǒng)， 為實現(xiàn)提升企業(yè)行政辦公效率和業(yè)務(wù)管理水甲創(chuàng)造條件。 實現(xiàn)工作流稗自動化，即實現(xiàn)收發(fā)文從傳統(tǒng)的手l 方式l 柚工作流自動化方 撫順i 【油化t 公d 辦公自動化系統(tǒng)舭劃研究 式的i l 躍。 通過o a 系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快挺和方便。 實現(xiàn)各職能部門f 常辦公事務(wù)處理科學(xué)化、自動化，提高各職能部門本身及 部門之間協(xié)作的辦公效率。 ( 2 ) 規(guī)劃實施第三代辦公自動化系統(tǒng) 第二代辦公自動化系統(tǒng)以工作流為巾心，而第三代辦公自動化系統(tǒng)以知_ l j 管 理為核心。使員一i2 從辦公自動化系統(tǒng)巾的被動地位轉(zhuǎn)向卡動，以便在提升每個員 1 創(chuàng)造能力的過程中，人大提高企業(yè)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力?！?。 2 4 2 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃的原則 ( 1 ) 實用性原則 辦公自動化系統(tǒng)必須保證實用，符合撫順右油化工公詞管理、決策等各項業(yè) 務(wù)羽i 職能要求。 ( 2 ) 先進性及成熟性原則 辦公自動化系統(tǒng)必須適合擾順石油化工公司自身發(fā)展的特點及網(wǎng)絡(luò)通信技 術(shù)的發(fā)展趨勢，系統(tǒng)甲臺應(yīng)具有先進件，采用成熟可靠的技術(shù)。 ( 3 ) 可靠性原則 辦公自動化系統(tǒng)必須可靠，系統(tǒng)關(guān)鍵部位必須是高可靠性設(shè)備，重要的環(huán)1 ， 采用先進的高可靠性技術(shù)。 ( i ) 丌放性及安全性原則 撫順石油化工公司業(yè)務(wù)范圍廣，所以系統(tǒng)開放性要好，建立完善的安全防范 措施，從硬件、軟件以及行政管理等方面嚴格管理，杜絕非法入侵和泄密，存必 要時采用物理隔離的方法。 ( 5 ) 標準化原則 系統(tǒng)平臺選型，應(yīng)符合國際網(wǎng)絡(luò)標準及工業(yè)標準，使系統(tǒng)的硬件環(huán)境、軟件 環(huán)境相互間依賴減至最小，使其各自發(fā)揮自身優(yōu)勢。 ( 6 ) 町擴充性原則 隨省擾順石油化l 公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，系統(tǒng)的擴充是必然的，因而在系統(tǒng)設(shè)計 時要充分考慮到將來擴充的可行性。 6 撫順“油化丁公r d 辦公自動化系統(tǒng)捌劃研究 ( 7 ) 可維= f i 性、易管理性原則 系統(tǒng)、i t 臺應(yīng)該具備安裝方便、配置方便、使用方便等特點，同時要求臺較強 的網(wǎng)絡(luò)管琿于段，能夠合理地配置和調(diào)整系統(tǒng)負載、監(jiān)視系統(tǒng)狀態(tài)。 ( 8 ) 1 ，約性原則 辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)慮充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)，采用分布實施、分階 段投入的方法，追求盡ir j 能高的性能價格比。 2 5 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃方法選擇 食業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃是根據(jù)企業(yè)管琿的h 標、內(nèi)容、規(guī)模、盹質(zhì)等具體情況，從系 統(tǒng)學(xué)的觀點山發(fā)，運用系統(tǒng)工程的方法，按照系統(tǒng)發(fā)展的規(guī)律，清晰地了解組織 的信息需求，為企業(yè)建立起現(xiàn)代的信息系統(tǒng)。 2 51 系統(tǒng)規(guī)劃方法的比較分析 用于管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃方法很多，主要有關(guān)鍵成功因素法( c r i t i c a l s u c c e s sf a c l o t s ，c s f ) ，戰(zhàn)略目標集轉(zhuǎn)換法( s t r a t e g ys e tt r a n s f o r m a t i o n ，s s l l ) 和企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法( b u s i n e s ss y s t e mp a r m i n g ，b s p ) 。下血對三種規(guī)劃島法進 jj ：簡要分析，從而找出適合丁辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)劃方法。1 ( 1 ) 關(guān)鍵成功兇素法( c s f ) 關(guān)鍵成功因素法( c r f l ic a ls u c c e s sf a c t o r ，簡稱c s f ) ，義稱戰(zhàn)略分析法， 它認為存?zhèn)€企、i k 中，都存在著對完成企、世目標起父鍵作用的岡紊，稱之為天鍵 成功p ；j i 索。如果這些滅鍵成功因素能夠被有效地管理，企業(yè)的整體目標就能實現(xiàn)。 關(guān)鍵成功岡素法分析的豐要方法是通過對高級管理者的調(diào)查，r 解他們的工 作目標以及關(guān)鍵成功岡素，這些人員的關(guān)鍵成功因素被匯總、分析之后，提煉出 整個企業(yè)的關(guān)鍵成功因素，使之為實現(xiàn)這螳關(guān)鍵成功因素提供信息。 關(guān)鍵成功因素法的有利之處是它要分析的數(shù)據(jù)少，只需詢問商層管理者，并 且問題只集。卜r 少量的關(guān)鍵成功因素。不足之處是在分析和處理過程中沒有一個 特定的嚴格規(guī)則用j ：決定怎樣把個人的成功因素集中上升為個企、l p 的關(guān)鍵成 功洲素，其次，在被訪問者之間常常分不清個人與企、j k 的關(guān)鍵成功因素，時個人 來說很重要的兇素可能對組織并不重要。另外，這種方法明顯傾向于高層管琿者 的意見，因為他們通常是唯一的被訪問的那部分人，最后，由十環(huán)境和管理者變 動相當快，按此方法規(guī)劃的信息系統(tǒng)必須進行相應(yīng)的調(diào)整?！? ( 2 ) 戰(zhàn)略日標集轉(zhuǎn)換法( s s t ) w i 】li $ t mk n gr1 9 7 8 年提山，他把整個戰(zhàn)略目標看作個“信息集合”， 撫順缸油化【公c d 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究 i l i 使命、h 標、戰(zhàn)略和其它戰(zhàn)略變量( 如管理的復(fù)雜性、改革刊慣以及重要的環(huán) 境約束) 等組成。管理信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃過程足把組織的戰(zhàn)略h 標轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾?信息系統(tǒng)戰(zhàn)略的過程。此方法的第一步是識別或構(gòu)造組織的戰(zhàn)略集，可以采用以 f 步驟： 描繪組織各類人員結(jié)構(gòu)，如賣主、經(jīng)理、雇員、供應(yīng)商、順客、貸款人、 政府代理人、地區(qū)社團及競爭者等； 識別每類人員的目標； 對f 干唾類人員識別其使命及戰(zhàn)略； 當白i 織戰(zhàn)略初步彭 別后，廊立即送審和修改。 接卜米是將紺織戰(zhàn)略集轉(zhuǎn)化成管理信息系統(tǒng)戰(zhàn)略。這個轉(zhuǎn)化的過程包括對組 織戰(zhàn)略集的每個元素t 別對麻的管理信息系統(tǒng)戰(zhàn)略約束，然后提冉整個管理信息 系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。最后，選出個方案報審( 如圖2 - 4 所示) 。”1 一l 一八廠曩 名擴戶1 標影1 到 艘略廠11系統(tǒng)j f 發(fā)f 甏毀j j 一竺j ( 3 ) 食業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法( b s p ) k 系統(tǒng)規(guī)劃法( 如圖25 所示p ) 是一種對金j k 管理信息系統(tǒng)進行規(guī)劃沒i i 的綿構(gòu)化方法，它由美圍i b m 公司在2 0 世紀6 0 年代末創(chuàng)造并逐步發(fā)展起來的。 圖2 - 5 企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法( b s p ) 步驟 f i g u f e2 - 5b u s i r e s ss y s t e mp i a n n i n g b s p 尹 撫順油化t 公j 辦公白動化系統(tǒng)枷茸j 研究 b s p 法主要基于用信息支持企、k 運行的思想，是把企 l kh 標轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)戰(zhàn)略 的令過程，它通過研究整個企業(yè)，包括食業(yè)的機構(gòu)設(shè)置、部f j 職能、j p 務(wù)流程水 r 解個食業(yè)的信息需求。 企h k 系統(tǒng)規(guī)劃法是通過全面淵查、分析食業(yè)信息需求、制定信息系統(tǒng)總體，方 案的種方法( 如圖25 所示) 。氽業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法的優(yōu)點在于它綜合全面地考慮了 個企業(yè)的管理過程及所需信息，從信息處理的角度幫助企、f k 確定應(yīng)浚做什么。 該規(guī)劃法的缺點足需要搜集和分析的資料量十分大，而日化費高。企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃 法特別適用十氽業(yè)新創(chuàng)立或者做重大變動時進行信息系統(tǒng)建設(shè)?！? ( 4 ) 種系統(tǒng)規(guī)劃方法的比較( 如表21 所示) b s p ( 企業(yè)系統(tǒng)計劃法) 雖然首先強調(diào)f 1 標，但它沒有明顯的目標導(dǎo)引過程。 它通過諺 別企業(yè)“過程”引出了系統(tǒng)目標，企業(yè)目標到系統(tǒng)目標的轉(zhuǎn)換是通過企 、l k 過程數(shù)據(jù)類等的矩陣分析得到的。由丁數(shù)據(jù)類也是在企業(yè)過程基礎(chǔ)上歸納出 的，所以我們說口 別企業(yè)過程是b s p 戰(zhàn)略。 瞵p 法優(yōu)點在于利用。e ；f l 幫助信息系統(tǒng)獨市丁企、l k 的組織結(jié)構(gòu)，也就是能夠 使信息系統(tǒng)具有對環(huán)境變化的適應(yīng)性。即使將米企業(yè)的組織機構(gòu)或管理體制發(fā)生 變化，信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系小會受到人的沖擊。b s p 法還能綜合全【自j 地考慮個 紕織對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的使用及不足。b s p 法的爿一個優(yōu)點是靠許多經(jīng)理和用戶的參與 米幫助組織內(nèi)產(chǎn)生致意見。通過要求眾多的經(jīng)理去考慮信息，b s p 法從信息處 理的角度幫助組織確定應(yīng)該做仆么。b s p 法的缺點是它需要搜集和分析的數(shù)據(jù)大 得j 涼人。 表2 1 三種規(guī)劃方法比較 t a b1e2 - 1t h ec o n t r a s to ft h r e el a y o u tm e t h o d s ( ： 法的有利之處是它要分析的數(shù)據(jù)比 b s p 法少。c s f 法一個獨特之處是它 撫順石油化1 公川辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究 考慮了糾織與管理者必須適應(yīng)的環(huán)境變化。這種方法明確要求管理者觀察環(huán)境， 并h 考慮對環(huán)境變化如何形成列信息的要求。c s f 法尤其適用于f 島層管| i ! i ! 部門以 及i ) s s ( 決策支持系統(tǒng)) 利e s s ( 高級經(jīng)理支持系統(tǒng)) 的”發(fā)( 規(guī)劃) 1 作。這種 方法的1 i 足之處征j 二分析和處碑過程不夠科學(xué)，沒有一個特定的嚴格烈則用于決 定怎樣把個人的c s f 集中上升為一個公司的c s f 。其次，在訪問者之間常常就個 人( ：s i f 與組織c s f 產(chǎn)生混亂。這種方法難以應(yīng)付環(huán)境變化或者管理者的變動的沖 擊。出于環(huán)境和管理者的變動相當快，信息系統(tǒng)必須相應(yīng)地進行調(diào)整。用c s f 法 去丌發(fā)系統(tǒng)無法緩和這一矛盾。 c s f ( 關(guān)鍵成功闐素法) 能抓住主要矛盾，使目標的識別突出重點。由f 經(jīng) 理們比較熟悉這利- 方法，用這種方法所確定的h 標，經(jīng)理們樂 1 努力去實現(xiàn)。該 方法最有利 二確定企業(yè)的管理目標。 s s t ( 戰(zhàn)略e i 標轉(zhuǎn)化集法) 從另一個角度識別管理同標，它反映了各種人的 要求，而f i 給 n 了按這種要求的分層，然后轉(zhuǎn)化為信息目標的結(jié)構(gòu)化方法。它能 保證目標比較仝曲f ，疏漏較少，但它在突出重點方面不如前者?！眆 2 5 ，2 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃方法確定 針劃撫順石化公司辦公自動化管理信息系統(tǒng)的實際情況，其管理活動同h 寸表 現(xiàn)為二利，不同的層次：戰(zhàn)略計劃層、管理控制層利操作控制層，岡而其管理信息 系統(tǒng)必須能夠覆篇這三個層次，侮個層次中又包括許多管理過程和大量信息，這 顯然刁i 能通過調(diào)金幾個關(guān)鍵成功因素來完成系統(tǒng)的建設(shè)，而b s p 法恰恰擅長于綜 合倉i 百i 地考慮一個介業(yè)的管理過程及所需信息，從信息處理的角度幫助企業(yè)確定 應(yīng)該做什么?；鵢 _ j ：以上原因，最終選定用氽業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法來完成擾順石油化工公 司辦公自動化管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃。 實現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法的主要步驟如下： ( 1 ) 定義氽業(yè)日標 確定各級管理的統(tǒng)一目標，各個部門的目標要服從總體目標。通過對企業(yè)管 理目標的定義，界定信息系統(tǒng)的目標。 ( 2 ) 識別企業(yè)過氍 以別企業(yè)管理過程是b s p 方法的核心。企業(yè)過程定義為邏輯 ：梢關(guān)的一組決 策和活動的集合。對企業(yè)的管理過程進一步分解即到了企業(yè)過程層次。一項過程 層次仟務(wù)可分解為若一r 個執(zhí)行過程，每個執(zhí)行過程都是相對的一項功能。執(zhí)行過 程確定后，患檢查過程的j 卜i 確性和完整性，并塒過程進行匯總分析分組。最后得 l 葉j 系統(tǒng)功能。 0 擾順油化_ ：r = 公”j 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究 ( ： ) 定義數(shù)據(jù)類 數(shù)捌類是邏輯e 相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。個系統(tǒng)中存在著許多數(shù)據(jù)類，呵以用實 體法或功能法進行分類。 ( 4 ) 定義信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 即是劃分子系統(tǒng)，b s p 法將過程和數(shù)據(jù)類作為定義氽業(yè)信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)的 壯礎(chǔ)。存過程和數(shù)據(jù)類確定后，用9 長功能數(shù)據(jù)表( 也稱u c 矩陣) _ 束表達過 程和數(shù)據(jù)類的關(guān)系。矩陣的行表示數(shù)據(jù)類，列表示過程，并用字母u ( u s e ) 和 c ( c r e a t e ) 米表示過程和數(shù)據(jù)類的使用和產(chǎn)，h 通過調(diào)整矩i 咋的行列，將u 和c 最密集的地方框起來( 在表中勾劃出主要系統(tǒng)的方框) ，并給它們起名字，即得 到f 系統(tǒng)。 撫順t 瑚化t 公t d 辦公自z 力化系統(tǒng)枷劃研究 3 系統(tǒng)的需求分析及業(yè)務(wù)規(guī)范化設(shè)計 3 1 辦公h 動化系統(tǒng)的需求分析 需求分析工作是系統(tǒng)設(shè)計的出發(fā)點和依據(jù)。概括地說，辦公自動化系統(tǒng)的 需求分析就是要根據(jù)企業(yè)的具體情況，明確企業(yè)需要什么樣的辦公自動化系統(tǒng)、 需要什么樣的功能和性能、為什么需要、以及各種需求的緊迫程度如何。只有需 求明確廠，按需求建曲：起來的辦公自動化系統(tǒng)j 唷可能達到預(yù)期的目的、取得預(yù) 定的效益?！?3 1 1 辦公流程工作流應(yīng)用的需求分析 撫順石油化工公刮的辦公、f k 務(wù)中，有大量工作需要一組人員通過工作轉(zhuǎn)交 ( 交億) ，以流稆! 的形式協(xié)作完成。辦公管理系統(tǒng)的公文審批，由發(fā)起者( 如文 什起草人) 發(fā)起流程，經(jīng)過本部門及其他部門的處理( 如簽署、會簽) 、領(lǐng)導(dǎo)批 _ ，最終到達流程的終點( 發(fā)出文件、歸檔入庫) ；上級下發(fā)文件辦理，山發(fā)起 者( 如文件接收人) 發(fā)起流程，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示，山相關(guān)奉部門閱辦，最終到達流 程的終點( 歸檔入庫) 。因此，存玎發(fā)0 a 系統(tǒng)時，應(yīng)充分考慮 ：作流應(yīng)用的需求。 31 2 協(xié)同辦工和移動辦公的需求分析 在撫順石油化工公司的r 常辦公中，辦公人員經(jīng)常需要為某一項工作花費大 最的時問進行討論和交流意見，有時甚至要召”多次協(xié)調(diào)會議，才能做出決策， 牽扯了大最的精力。公司的所有人型建設(shè)項目，均設(shè)有項日經(jīng)理辦公室，其人員 “j 生產(chǎn)廠和公司生產(chǎn)、建發(fā)、安全、技術(shù)、財務(wù)等部門的管理人員兼職組成。他 們f 既要負責建毆項目管理，又要兼顧本職工作，由于時間和地域的限制，使他們 經(jīng)常疲于奔波，顧此失彼。兇此，借助刪絡(luò)技術(shù)，使人們可以隨時隨地互相溝通、 參加到彌同工作中去，提高工作效率，已成為撫順石油化工公司辦公管理的迫切 需要。 傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)限定了辦公人員只能在辦公室罩j 。能訪問和利用信息。但 是，作為個規(guī)模人、業(yè)務(wù)廠泛的大型公司，撫順石油化工公司的領(lǐng)導(dǎo)和營銷、 采購人員經(jīng)常公出在外地，傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)就無法使他們異地l ：作。而“移動辦 公”就足提供辦公人員存辦公室以外的辦公于段，他可以遠程撥號或髓錄到l 出籌 地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公系統(tǒng)，有效地解決這個 問題。 3 1 3 系統(tǒng)安全的需求分析 撫順“汕化t 公一d 辦公自動化系統(tǒng)州zr n 究 撫順石油化工公司屬于高科技石油化上企、阮與f h 場聯(lián)系緊密，l 司行競爭激 烈。辦公系統(tǒng)所處理的信息，有很多涉及到企業(yè)的機密，這就要求系統(tǒng)既要滿足 不司部門辦公人員之間的協(xié)同工作，又要嚴格控制其權(quán)限，甚至他存不同的時刻 對辦公信息的處理權(quán)限也是不同的。 另外，存網(wǎng)絡(luò)安傘問題同益突出的今天，辦公自動化系統(tǒng)的安全性還包括要 實現(xiàn)傳輸：f ) i j 密和有效防止來自互聯(lián)網(wǎng)的非法侵入，以確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安傘。因 此安個性能成為辦公系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。這些于段既要足夠強大，難 以被攻破，義必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。 31 4 其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的需求分析 在此之前，擾順石油化t 公刮已經(jīng)應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，如財務(wù)信息管理系統(tǒng)、 i t - i 。：經(jīng)營信息管理系統(tǒng)、計劃統(tǒng)計系統(tǒng)、物資采購管理系統(tǒng)、建設(shè)項i = = | 管理系統(tǒng) 等等，各自獨市運行，相對封閉，形成一個個信息孤島，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。 訓(xùn)此辦公系統(tǒng)必須能夠充分集成公司已經(jīng)投用的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，使它們與辦 公系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享、互相聯(lián)系，不再是獨市的應(yīng)用系統(tǒng)。 此外，撫順石油化i _ = 公司的辦公自動化系統(tǒng)必須能夠與i n t e r n el 相連接， 包括電子郵件、w e b 發(fā)布等等，這不儀溝通了企業(yè)內(nèi)外的信息、對外宜傳了企業(yè) 譯位，而| 還可以進步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。 3 2 辦公、l k 務(wù)規(guī)范化設(shè)計 辦公自動化系統(tǒng)運作機制將是對擾順石油化t 公司傳統(tǒng)辦公模式的一種變 革，足對原有的一些工作方式、工作手段、i 作途徑的變革，其實質(zhì)是建市一種 新型的辦公= 作機制。 結(jié)合辦公自動化系統(tǒng)的實施，整理和規(guī)范化撫順石油化i 公司的辦公流稃， 分析辦公信息如何更合理有效地流轉(zhuǎn)，將大大減少小必要的中間環(huán)柑，有利于改 善辦公效率，提高撫順石油化工公司的管理水平。避免將信息技術(shù)應(yīng)用在企、i k 陳 j 【| 的、現(xiàn)柏的管理流程上，沒有改變原有的工作方式，而只是在原來的基礎(chǔ)上用 計算機代替己有的手丁操作，即“穿新鞋走老路”的做法。 3 2 1 辦公工作機制規(guī)范化 改變企、i k 傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企、【k 內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文什管 蹦、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、 答發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。要求辦公人員的t 作方 撫順矗汕化i 公一i j 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究 式必須要適應(yīng)丁作機制的轉(zhuǎn)換，要接受新生事物，具備基本技能，放棄和改變 自己習慣了的傳統(tǒng)1 作方式。 企、l k 決策嶄、產(chǎn)品”發(fā)者、r 盯場產(chǎn)品營銷和f b 場服務(wù)人員，要改變傳統(tǒng)的 集巾辦公窀的辦公方式，擴人辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角 落通過列絡(luò)連接隨時辦公( 如圖3 1 所示) 。 圖3 1 現(xiàn)代辦公手段 f i g u t e3 1 m o d e r n o f f i c em e a n s 3 2 2 收發(fā)文件程序規(guī)范化 擾順石油化丁公司原有的收發(fā)文件程序一直延用手工、紙張辦公方式，由 人：1 ：傳遞( 如圖32 所示) ，人j ：催辦，浪費了很多時間與精力；由于過度依賴 二紙張，文件只能依次往返于各部門，關(guān)鍵業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)常常岡為人力的因素延誤， 審批過程效率低f ，表單延誤、遺失等造成無形的管理黑洞。 辦公自動化系統(tǒng)的實施，提供r 先進的計算機網(wǎng)絡(luò)辦公手段，撫順石油化 i ：公司收發(fā)文件程序應(yīng)擯棄原有的煩瑣流程，除了采用電子化流轉(zhuǎn)方式外，文 件會簽不再經(jīng)部門問依次流轉(zhuǎn)，而是山文秘同時發(fā)往有關(guān)部門會簽，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批 后發(fā)和( 如圖3 - 3 所示) ，極大地改善了公文的傳遞效率。 4 撫j i r 兜4 i 汕化t 公t l ：j 辦公自動化系統(tǒng)蜆劃礎(chǔ)f 究 圖3 2 公司原有的收發(fā)文件程序 f ig u i e3 - 2f p o0 r i g in a ip r o g r a mo fr e c e i v i n ga n dd is p a t c h in gd o c u m e n t 圖3 - 3 改進后的收發(fā)文件程序 f i g u t e3 - 3l m p r o v e dp r o g r a mo fr e c e i v in ga n dd is p a t c h i n gd o c u m e n t 5 撫順“_ ； l 化t 公j 辦公臼功化系統(tǒng)規(guī)劃研究 3 23 信息加工處理程序規(guī)范化 聰盼，擾順石油化工公司部fj 之間各自為政地收集、整理信息，形成一個個 信息孤島，信息共亨率低，信息傳遞遲緩，增加了很多無謂的重復(fù)勞動( 如圖 34 所卅i ) 。山于食業(yè)信息化程度低，缺乏充分的市場信息資源，致使所需的信 息收集不及時、4 i 準確、不全面，缺少針對性的市場競爭情報，導(dǎo)致決策失誤， 造成企業(yè)產(chǎn)品落后，沒有市場競爭力等被動局面。 圖3 - 4 現(xiàn)有處理程序形成信息孤島 f ig u r e3 - 4p r o c e s s i n gp r o g r a m r le x ；s t e n c ef o r m in g “ir l f o r i l a t io ns i a n d 通過辦公自動化系統(tǒng)的實施，要將信息加工處理程序更加規(guī)范化。信息管理 部門的信息收集人員收集到的r h 場發(fā)展動態(tài)、產(chǎn)品創(chuàng)新與需求預(yù)測、技術(shù)發(fā)展趨 勢、新技術(shù)新成果與相關(guān)的競爭情報等重要信息資料，以及市場服務(wù)人員從用戶 那里搜集的刈產(chǎn)品質(zhì)量、性能的反應(yīng)提供給產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)計劃部門，n i 其分析 后提供給企、l k 決策者，使食業(yè)不斷完善和更新產(chǎn)品，迅速對r h 場需求變化做出反 應(yīng)( 如圖3 5 所示) 。 32 4 形成以o a 為中心的辦公信息集成平臺 譙建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)之前，撫順石油化工公司以部門為界限已經(jīng)陸續(xù)建寸： r ，卜產(chǎn)、機動、采購、財務(wù)、計劃統(tǒng)計等專、i k 辦公網(wǎng)絡(luò)，各個系統(tǒng)之問基本小存 存信息共享。致使哇 傘局性的信息缺乏統(tǒng)計，而細節(jié)性的信息無法收集，例如 銷售部門無法掌握某產(chǎn)品的真正成本、最新庫存和客j 1 i 的信用情況，因此在顧客 要求折扣時猶豫不決，導(dǎo)致利潤流失的事情就很常見。通過辦公自動化系統(tǒng)的實 施，借助系統(tǒng)具備的數(shù)據(jù)接u 功能，把公司原有的生產(chǎn)、機動、采購、財務(wù)、訃 劃統(tǒng)計等刈企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到i ：作流系統(tǒng) 。 ，彤成信息集成平臺( 如罔36 所示) ，使員工按照所擁有的權(quán)限獲取有效信 擾順1 1 油化i 公rd 辦公自動化系統(tǒng)規(guī)劃研究 打破單獨部門之間的界限，提高公司響應(yīng)客戶需求和市場變化的反應(yīng)速度。 圖3 5 改進后的信息加工處理程序 f g u r e3 - 5i m p r o v e dl n f o r m a t i o np r o c e s s i n gp r o g r a m 3 2 5 由傳統(tǒng)的職能管理逐步向流程管理改進 l ：_ 前，撫順石油化上公司的管理方式屬于傳統(tǒng)的職能管理( 如圖3 7 所一：) 。 也就是說每一項工作只指定了由哪個部門來負責，具體j 二作中由該部門的領(lǐng)導(dǎo)柬 分配作。而信息化t 程要求管琿模式由這些傳統(tǒng)的以能管理向“流程管理”改 撫順油化t 公d 辦公陽動化系統(tǒng)刪劃斜究 進，其h 的是縮短信息溝通的渠道和時間，提高對顧客和市場的反應(yīng)速度。撫順 i 油化工公司的信息化建設(shè)總體胤劃中已經(jīng)確定，最遲在2 0 0 8 年，e r p 系統(tǒng)要 成功i ：線運行。巾 時，公r 日將面臨真m 意義上的、l k 務(wù)流程再造和企業(yè)改制。雖然 辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)利應(yīng)劇j 3 涉及到辦公領(lǐng)域，但是通過其實施，促使員j 二的 r 作方式和思想方法的轉(zhuǎn)變，為公r d 未來實施大艦?zāi)５臉I(yè)務(wù)流程冉造打好基礎(chǔ)， 意義將非常重大。 從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾?，既是打破原來的一項任?wù)m個 部門一下管到底的方式，將公司的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式逐漸向基1 ：項目或任務(wù)的 “扁i 嚴式管理”模式轉(zhuǎn)化，提倡和推廣以項目為中心的管理方式。員工借助充分集 成后的0 a 平臺，以一項任務(wù)為中心，卡h 互協(xié)作，信息公享，使普通員 與管理 層之叫的距離在物理空間一卜- 縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，建立“扁平化” 的基于項h 的新型細織( 如圖3 8 所示) ，提高企業(yè)團隊化協(xié)作能力，最大限度 地釋放人的創(chuàng)造力，降低管理費用和運行成本，提高組織的運轉(zhuǎn)效率及對