《合理分配時間》PPT課件.ppt

保險禮品網(wǎng) 時間管理 保險禮品網(wǎng) 小故事 有兩個人到非洲考察 迷路了 忽然一只兇猛的獅子朝他們跑過來 其中一人馬上從旅行袋中拿出運(yùn)動鞋穿上 另外一個人便搖搖頭說 沒用 你怎么跑也跑不過獅子 同伴說 嗨 你當(dāng)然不知道 在這個緊要的關(guān)頭最重要的是我要比你跑的快 保險禮品網(wǎng) 故事的啟示 在現(xiàn)代商業(yè)社會必須與時間競爭 保險禮品網(wǎng) 案例 美國一位著名的大學(xué)教授 曾經(jīng)向數(shù)百人提出這樣的問題 如果今天是你生命的最后一天 你會做什么 結(jié)果很多人回答的是沒有多讀書 沒有好好的約束自己 沒有嘗試新的事物 沒有多花點時間與家人相處等等 保險禮品網(wǎng) 故事啟示 爭取時間重要合理分配時間更重要 爭取時間重要合理分配時間更重要 保險禮品網(wǎng) 思考 1 希望有更多的時間想做什么 2 想在哪一方面花少一點的時間 3 希望看到哪些現(xiàn)在自己身上還沒有出現(xiàn)的改變 4 通過對時間管理的學(xué)習(xí)你最想得到的是什么 保險禮品網(wǎng) 案例 曾有一家顧問公司對100名經(jīng)理人做過一次調(diào)查 結(jié)果表明 僅有一人認(rèn)為有足夠的時間 10人認(rèn)為需要有10 的額外時間 40人認(rèn)為需要有25 的額外時間 其余的人認(rèn)為需要多于50 的額外時間 保險禮品網(wǎng) 時間的分配 工作或?qū)W習(xí)時間休閑時間家庭時間個人時間思考時間 保險禮品網(wǎng) 時間的運(yùn)用 大塊時間首要時間零碎時間固定時間 安靜時間彈性時間交通時間 保險禮品網(wǎng) 時間管理的定義與目的 時間管理是在日常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧 引導(dǎo)并安排管理自己及個人的生活 合理有效的利用可以支配的時間 時間管理的目的就是將時間投入與你的目標(biāo)相關(guān)的工作 達(dá)到 三效 即效果 效率 效能 保險禮品網(wǎng) 時間管理的 三效 關(guān)系 效果 效能 效率 確定的期待結(jié)果 以最小的代價或花費(fèi)獲得最佳的期待結(jié)果 以最小的代價或花費(fèi)獲得結(jié)果 保險禮品網(wǎng) 時間管理優(yōu)先矩陣圖 緊急不緊急 重要不重要 緊急不緊急 重要不重要 保險禮品網(wǎng) 時間管理重要性與緊迫性示意圖 緊急不緊急 重要不重要 保險禮品網(wǎng) 如何區(qū)分事情的輕重緩急 保險禮品網(wǎng) 時間管理的80 20法則 優(yōu)先順序決策的必要性運(yùn)用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序 保險禮品網(wǎng) 決策 對優(yōu)先執(zhí)行任務(wù)的種類與規(guī)模做出選擇及設(shè)定優(yōu)先順序 保險禮品網(wǎng) 設(shè)定優(yōu)先順序的好處 只做重要而且是必要的任務(wù)每一次只集中在一件事情上 保險禮品網(wǎng) 80 20時間原則 在一個特定的組群或團(tuán)隊內(nèi) 這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值 保險禮品網(wǎng) 80 20時間原則 投入造成產(chǎn)出 保險禮品網(wǎng) 運(yùn)用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序 C任務(wù) A任務(wù) B任務(wù) 65 20 15 15 20 65 由功能有效的達(dá)成角度觀之 占所有任務(wù)的百分比 目的達(dá)成 占所有任務(wù)組合的百分比 保險禮品網(wǎng) 浪費(fèi)時間的外在因素及解決方法 電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法 保險禮品網(wǎng) 電話干擾的解決方法 浪費(fèi)時間的原因 1 害怕冒犯別人2 希望保持消息靈通3 享受社交的樂趣 保險禮品網(wǎng) 電話干擾的解決方法 阻絕干擾1 處理2 轉(zhuǎn)接3 暫緩4 速辦5 清凈時間 保險禮品網(wǎng) 運(yùn)用電話節(jié)省時間 暗示他談話即將結(jié)束提到有時間限制 保險禮品網(wǎng) 突然造訪的不速之客 1 解決方法延后處理把訪客轉(zhuǎn)交給別人另外安排時間2 回答問題簡明扼要長話短說 保險禮品網(wǎng) 條理不清的原因及解決方法 1 不知道事情的重要性2 沒有系統(tǒng)3 自我膨脹4 害怕失去控制5 害怕忘東西6 允許外來干擾7 拖拖拉拉 優(yōu)柔寡斷8 沒有目標(biāo) 沒有優(yōu)先次序 沒有日計劃9 沒有授權(quán)10 沒有過濾 保險禮品網(wǎng) 條理不清的解決方法 寫下工作日志利用整合系統(tǒng)來記錄不要自我膨脹利用工作計劃表來提供控制利用聯(lián)絡(luò)日志來幫助記憶過濾干擾先處理棘手的 重要的 強(qiáng)迫自己定期限安排好工作計劃學(xué)會授權(quán)要學(xué)會過濾 保險禮品網(wǎng) 管理時間 對每一個有成就的人來說時間是您最重要的資產(chǎn)管理時間就是管理你自己 保險禮品網(wǎng) 什么情況下有必要開會 需要聽取多方面的意見 獲得別人的支持需要開會 需要聽取不同意見 達(dá)成共識 共同完成某項工作需要開會傳遞會議的內(nèi)容復(fù)雜但是很重要 要求所有的人都要正確理解的需要開會身體語言和口頭表達(dá)在傳遞信息中起著重要的作用 可以激勵士氣匯報項目的進(jìn)度 協(xié)調(diào)多方的合作需要開會 保險禮品網(wǎng) 什么情況下沒必要開會 傳遞一般信息給許多人 你可以用電子郵件分發(fā)已經(jīng)有例會了 可以安排在例會上討論資料未收集齊備或決定作用的人無法參加 不用開會你是決策人 讓其他人來參加會把事情復(fù)雜化 并拖延時間 保險禮品網(wǎng) 運(yùn)用時間的規(guī)劃 有效率的個人效管理有效率的個人時間的管理善用時間的良好習(xí)慣 保險禮品網(wǎng) 日計劃的步驟 寫下任務(wù)估計做事的時間長短留些緩沖的時間給未預(yù)見的事情 60 40規(guī)則 確定優(yōu)先順序 簡化及授權(quán)追蹤與檢討 保險禮品網(wǎng) 我的人生目標(biāo) 快樂充實的度過生命的每一天 年目標(biāo) 積攢工作經(jīng)驗 資金月目標(biāo) 找到20個潛在客戶 人際網(wǎng)周目標(biāo) 熟悉工作角色及新產(chǎn)品日目標(biāo) 書城 上網(wǎng)查閱 見客戶 保險禮品網(wǎng) 日計劃的好處 你可以對第二天有較好的心理準(zhǔn)備集中到重要事情上借著任務(wù)整合 合理的達(dá)成你想要得目標(biāo)你可以控制你的人生目標(biāo)或年度目標(biāo)的進(jìn)度 保險禮品網(wǎng) 有效率的個人的管理 每個人都想成功 美國一位名人說過 成功是什么 成功就是逐步實現(xiàn)預(yù)先決定好的計劃 成功等于目標(biāo) 你把你的目標(biāo)實現(xiàn)了 你就成功了 保險禮品網(wǎng) 成功就是實現(xiàn)預(yù)先決定好的目標(biāo)或者計劃 保險禮品網(wǎng) 個人效率管理 高效率結(jié)果 保險禮品網(wǎng) 不會管理時間就不能管理一切 保險禮品網(wǎng) 時間管理之記事本使用篇 保險禮品網(wǎng) 時間管理之記事本使用篇 必備用品執(zhí)行注意事項年度營業(yè)進(jìn)度表 要有預(yù)算及實際業(yè)績月歷橫線紙空白紙 保險禮品網(wǎng) 必備用品 記事本 B5 26孔 塑料軟尺年歷 去年 今年 明年 月歷 1 12月 橫線紙 B5 26孔 空白紙 B5 26孔 無孔 塑膠分隔頁 B5 26孔 塑膠資料 B5 26孔 名片頁 B5 26孔 紅 藍(lán) 黑筆紅 黃 綠熒光筆修正紙 盡量不用修正液 文具袋 軟袋較佳 保險禮品網(wǎng) 記事本 保險禮品網(wǎng) 記事本 B5 26孔 保險禮品網(wǎng) 塑料軟尺 保險禮品網(wǎng) 保險禮品網(wǎng) 年歷 去年 今年 明年 保險禮品網(wǎng) 月歷 1 12月 保險禮品網(wǎng) 月歷 1 12月 保險禮品網(wǎng) 橫線紙 B5 26孔 保險禮品網(wǎng) 空白紙 B5 26孔 無孔 保險禮品網(wǎng) 塑膠分隔頁 B5 26孔 保險禮品網(wǎng) 塑膠資料 B5 26孔 保險禮品網(wǎng) 各式文具 保險禮品網(wǎng) 橫線紙執(zhí)行注意事項 待辦事項匯總表前方空兩格 完成ok 日期 月 日 事項說明負(fù)責(zé)人或部門完成日期不同事項要空一格過期事項用熒光筆標(biāo)注完成事項在前一格注明 ok 劃一橫線劃掉一律使用右側(cè)半面書寫 左側(cè)不使用一頁使用完畢后 翻到背面可繼續(xù)使用 保險禮品網(wǎng) 橫線紙執(zhí)行注意事項 保險禮品網(wǎng) 橫線紙執(zhí)行注意事項 部門事項明細(xì)表右上角先注明部門 職務(wù) 姓名前面空兩格日期 月 日 事項說明完成日期不同事項要空一格過期事項用熒光筆標(biāo)注完成事項在前一格注明 ok 并劃一橫線劃掉處理過程 注明日期溝通方式寫在事項下方空格一頁使用完畢后 翻到背后可以繼續(xù)使用 保險禮品網(wǎng) 橫線紙執(zhí)行注意事項 保險禮品網(wǎng) 橫線紙執(zhí)行注意事項 會議記錄表在右上方注明日期 時間 地點 會議名稱 參加人員前方空2格項次