檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范最新供參考版.doc

檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范文檔屬性文檔名稱檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范文檔用途規(guī)范檔案數(shù)字化工作，規(guī)范數(shù)字化部和技術(shù)部對接工作標(biāo)準(zhǔn)。版本號V1文檔號JS121006001制訂日期2015年7月8日制訂人XXX XXX修訂日期修訂人修訂日期修訂人修訂章節(jié)簡述文檔目錄一、操作流程2二、檔案調(diào)卷2三、整理及著錄2四、拆卷3五、檔案掃描4六、影像處理4七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢5八、檔案裝卷5九、完整歸還5十、數(shù)據(jù)備份6八、數(shù)據(jù)掛接6一、操作流程檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷 著錄 拆卷 掃描 處理 質(zhì)檢 裝卷 歸還 備份 掛接。沒有特殊要求的情況下，務(wù)必安此流程進(jìn)行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。二、檔案調(diào)卷這個(gè)過程我方要指定一個(gè)專門的負(fù)責(zé)人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。要求：1，我方指定專人負(fù)責(zé)。2，填寫檔案交接登記表（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。三、整理及著錄檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:（一），使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用檔案目錄模板文檔（文檔號為JS121006002）。如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對有無錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。并修改成與檔案目錄模板類似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下：1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。2，著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng)給組長，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時(shí)向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。3，如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時(shí)反應(yīng)給組長，由組長與客戶協(xié)商解決。4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡體字。5, 如遇到無題名的檔案,及時(shí)記錄下來，反應(yīng)給客戶協(xié)商解決。6，關(guān)于順頁；整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時(shí)反饋。沒有問題時(shí)，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。7，關(guān)于分卷問題；檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-30025-12、0025-13；如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個(gè)分卷對應(yīng)一個(gè)目錄）。8，關(guān)于補(bǔ)卷問題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時(shí)，卷號要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號為準(zhǔn)。如0025-1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時(shí)當(dāng)保持不變。9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（ ,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。以上問題出現(xiàn)時(shí)，及時(shí)反饋給組長，由組長和客戶協(xié)調(diào)。四、拆卷拆卷時(shí)要對照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時(shí)檢查檔案紙質(zhì)目錄，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識。1，按順序進(jìn)行拆卷，“年度 保管期限 案卷號 盒號”。拆卷過程中注意保護(hù)檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時(shí)保持檔案的原貌。2，頁碼檢查，頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規(guī)格白紙進(jìn)行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫當(dāng)前頁碼。若發(fā)現(xiàn)缺頁、殘頁等問題及時(shí)做好記錄，并反饋給組長。3，拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。4，將案卷內(nèi)頁一頁頁分開，對特殊頁做出標(biāo)識提醒掃描人員注意。5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點(diǎn)處理。6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對問題進(jìn)行處理；7，破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描（裱糊、壓平或進(jìn)行托紙掃描）；五、檔案掃描檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：1導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；2通過檔案數(shù)字化加工軟件生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；3開始掃描檔案；掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：1，掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為“灰度”。2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3, 認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案掃描登記表（附件二），登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）六、影像處理影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。影像處理時(shí)，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。具體操作細(xì)節(jié)如下：1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。2，發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，處理時(shí)要保留文件編號與文件頁碼。3，大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。4. 若處理時(shí)誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時(shí)反應(yīng)給組長，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5. 處理過程中遇到問題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并匯報(bào)給組長登記。 6. 處理工作完成時(shí)，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報(bào)轉(zhuǎn)交給組長，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢1，逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁檢查每個(gè)影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。如果出現(xiàn)以上問題要填寫數(shù)據(jù)質(zhì)檢表并及時(shí)修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長。組長按數(shù)據(jù)質(zhì)檢表二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。八、檔案裝卷1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實(shí)體相符；2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號與盒面各項(xiàng)是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確；3，裝卷時(shí)一定要再次順頁，若裝卷時(shí)除拆卷、掃描人員反應(yīng)的問題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時(shí)要及時(shí)向轉(zhuǎn)交人員問詢，反應(yīng)給組長及時(shí)解決；4，裝卷時(shí)一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則；九、完整歸還歸還時(shí)由檔案交接負(fù)責(zé)人完成，檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶，并填寫檔案交接登記表（附件一），檔案交接登記表必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。十、數(shù)據(jù)備份掃描期間組長要備份不同價(jià)段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗(yàn)收合格后，進(jìn)行三種備份1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。2，將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤上備份。3，將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。十一、數(shù)據(jù)掛接1，由組長通過ADPS生成掛接數(shù)據(jù)。2，將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器