材料采購管理制度1

精品文檔 采購管理制度一、采購流程生產(chǎn)科：根據(jù)生產(chǎn)計劃，填寫申購單（材料備品備件輔料)行政后勤科：根據(jù)計劃，填寫申購單（辦公用品、勞保用品、其它物品）庫管：查詢庫存物資，確認(rèn)是否需要采購物資數(shù)量。審批：申購部門-辦公室主任-總經(jīng)理簽字采購：根據(jù)審批后的申購單進(jìn)行采購，詢價（至少三家廠商進(jìn)行對比）驗收貨物：庫管根據(jù)規(guī)格型號、材質(zhì)、生產(chǎn)廠商，供貨單對申購單。（生產(chǎn)、技術(shù)質(zhì)檢、庫管三方驗收）入庫：來料貨物驗收完成后，進(jìn)行入庫入帳，按規(guī)定存放。按先入后出進(jìn)行發(fā)放物資材料。 為了規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為，加強材料，物資管理，保證車間生產(chǎn)材料，物資的供應(yīng)，結(jié)合本公司的實際情況，制定本辦法。1 、 請購部門的劃分： 生產(chǎn)科，辦公室2 、范圍： 2.1與生產(chǎn)、設(shè)備維修有關(guān)的對外采購的材料，輔料 2.2對外采購使用的辦公用品，工具，機械設(shè)備及設(shè)備配件3、權(quán)責(zé)： 3.1需求的部門：負(fù)責(zé)材料，設(shè)備及配件，工具，辦公用品等申購及驗收。 3.2采購部：負(fù)責(zé)采購作業(yè)執(zhí)行及貨品采購的費用報銷申請。 3.3庫房：負(fù)責(zé)數(shù)量點收及貨品驗收合格后辦理入庫手續(xù)。 3.4財務(wù)部：負(fù)責(zé)費用報銷原始憑證的核實審核和付款工作。 3.5總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對采購物料計劃訂單及費用報銷批準(zhǔn)工作。4、.采購流程： 4.1請購：4.1.1. 主材料，輔料，工具，設(shè)備及配件采購：請購經(jīng)辦人員應(yīng)依數(shù)量管理基準(zhǔn)，用料預(yù)算，參酌庫存情況開立“請購單”，并注明材料的品名，規(guī)格，數(shù)量，需求日期及注意事項，經(jīng)申購部門負(fù)責(zé)人審核后依請購審批權(quán)限呈核并編號（由各部門編訂） 4.1.4請購審批權(quán)限：A主材料，輔料，工具，設(shè)備及配件 請購金額預(yù)估在1000元 以下者，由申購部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人審批。 請購金額預(yù)估在1000元以上者，由總經(jīng)理核決。 B.辦公性用品 請購金額預(yù)估在1000元以下者，由辦公室負(fù)責(zé)人審批。 請購金額預(yù)估在1000元以上者，由總經(jīng)理核決。 4.2采購：4.2.1 經(jīng)審批簽字的請購單交辦公室安排采購。采購人員在接到采購?fù)ㄖ?，及時聯(lián)系各廠商、供應(yīng)商報價，原則上同種物料需三家比價（針對各物料臨時到場尋找，比價的，在采購前加以說明），填寫“采購單”，詳填最新有效報價，“訂購廠商”“付款條件”與“報價有效期限”經(jīng)主管審核，采購單最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購（授權(quán)代批除外）。 大宗材料由公司辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦理，總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價，必要時由總經(jīng)理或指派專人協(xié)助辦理采購作業(yè)。 4.2.2采購作業(yè)方式 ： 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購。 A、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購。較為有利的可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 B、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且耗量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商議定長期供貨價格，呈準(zhǔn)后由請購部門按實提出請購。 4.2.3采購審批權(quán)限： 采購類別 審批限額采購審批權(quán)限備注統(tǒng)購材料不論金額多寡副總經(jīng)理-總經(jīng)理財產(chǎn)支出（包括購置的器材） 1000 元以下生產(chǎn)科、辦公室直接核決財產(chǎn)支出（包括購置的器材） 1000元以上申購部門負(fù)責(zé)人、辦公室-總經(jīng)理4.3訂購： 4.3.1采購員依批準(zhǔn)后的采購單，填寫采購訂單發(fā)供應(yīng)商回簽，如供應(yīng)商不能回簽又已送貨的由采購員在訂購單上注明“有效”字樣，產(chǎn)品包裝上要求供應(yīng)商標(biāo)明（廠商，訂單號，規(guī)格型號，數(shù)量，顏色）。4.4采購后的驗收及入庫 4.4.1材料，輔料到達(dá)工地時，庫管員必須依“采購單”的內(nèi)容，并核對供應(yīng)商送來的材料名稱，規(guī)格，數(shù)量和送貨清單及發(fā)票（原則上要求索要發(fā)票，對總金額300元以下沒有發(fā)票的材料要求有效收據(jù)及清單），并點收數(shù)量無誤后在供應(yīng)商送貨單上簽名驗收，并通知生產(chǎn)、技術(shù)人員驗收來料品質(zhì)，審核無誤后填制入庫單，庫管員及經(jīng)手人簽字生效。 4.4.2如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時，應(yīng)即時通知采購處理，并通知生產(chǎn)科負(fù)責(zé)人，原則上非“采購單”上所核準(zhǔn)的材料不予接受，如果采購要求收下該等材料時，庫管員應(yīng)告知生產(chǎn)科負(fù)責(zé)人，并于單據(jù)上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。 4.4.3 所有材料必須在每次驗收入庫完畢后開具入庫單。入庫單一式三聯(lián)，存根聯(lián)由保管留存，記帳聯(lián)由經(jīng)手人或?qū)Ｈ诉B同發(fā)票送交財務(wù)，一聯(lián)由報銷人留存。 4.4.4 入庫單的填開必須正確完整，若是月結(jié)或月底統(tǒng)一開發(fā)票的，應(yīng)在入庫單上注明。對貨到要賒欠賬款的材料，可根據(jù)合同辦理估價入庫，并在入庫單上注明“暫估入庫”，采購員簽字后遞交財務(wù)部門。 4.4.5機器及設(shè)備配件到達(dá)生產(chǎn)車間（維修地點）時，由管理負(fù)責(zé)人驗收;工具、辦公用品由申購使用者驗收，驗收合格后方可辦理簽收入庫。 4.4.6對驗收不合格的，應(yīng)通知采購，采購應(yīng)及時以電話或書面形式知會供應(yīng)商，將處理情況反饋給生產(chǎn)科，有關(guān)扣款情況通知財務(wù)部。 4.4.7對數(shù)量短缺的物料，庫管按實數(shù)入庫并及時通知采購員處理。 4.4.8數(shù)量超出采購單，應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)科負(fù)責(zé)人核示才能依照實收數(shù)量辦理入庫，否則僅依訂貨數(shù)付款。 4.4.9因質(zhì)量等原因而發(fā)生的退回產(chǎn)品，清點數(shù)量后辦理退庫手續(xù)。4.4.10入庫材料保管應(yīng)當(dāng)天記入臺帳.月底將收付存報表，材料耗用匯總表報生產(chǎn)科負(fù)責(zé)人及公司財務(wù)。5、 領(lǐng)料 5.1班組領(lǐng)用材料時，由班組長或預(yù)先指定的領(lǐng)用經(jīng)辦人員填寫“領(lǐng)料單”，經(jīng)生產(chǎn)科負(fù)責(zé)人核簽后，向庫管員辦理領(lǐng)料。嚴(yán)禁采購人員將所購材料直接交班組使用。 5.2領(lǐng)用工具類材料時領(lǐng)用人應(yīng)填寫“工具領(lǐng)用記錄”并簽字。6、 采購費用報銷細(xì)則： 6.1 采購員應(yīng)按照4.4條款規(guī)定辦妥收料手續(xù)，并將發(fā)票或收據(jù)于2日內(nèi)交生產(chǎn)科負(fù)責(zé)人在背面簽字確認(rèn)。 6.2采購員填寫費用報銷單時將“請購單”、“采購單”、“供方送貨單”、“入庫單”、“發(fā)票或收款收據(jù)”等憑據(jù)加貼在后，采購需將貨品實際賣方的電話、聯(lián)系人填寫在“發(fā)票或收款收據(jù)”背面，齊全后交主管審核。 6.3主管審核費用報銷單憑證的完整性和真實性，無缺漏，無誤簽名，交回采購員。 6.4財務(wù)會計重點審核費用報銷單憑證的完整性和真實性，應(yīng)提供的資料無缺漏，同時需對憑證中發(fā)生的貨品數(shù)量，金額進(jìn)行重新核算證實，無誤簽名，整理好統(tǒng)一交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 6.5總經(jīng)理批后的費用報銷單，生產(chǎn)科需填寫“生產(chǎn)、維修（材料、設(shè)備）支付申請表”申請轉(zhuǎn)賬支付?？偨痤~1000元以下，需要現(xiàn)金直接支付的，采購員在費用報銷單報銷人處簽名到出納處辦理。 6.6對于預(yù)付款項，經(jīng)辦人填寫“生產(chǎn)、維修（材料。設(shè)備）支付申請表”，經(jīng)生產(chǎn)科同意后，由財務(wù)根據(jù)合同審核后，報總經(jīng)理簽字審批。 6.7采購員需要借支現(xiàn)金購買材料的，憑審批后的“采購單”申請，借支審批程序按財務(wù)制度。財務(wù)在“采購單”上加蓋“暫借款”章以示區(qū)別。采購?fù)瓿珊蟛少弳T應(yīng)在一周報銷充賬6.8材料費用不報銷的 無材料入庫單、材料入庫單與清單不符 采購清單無日期，無材料規(guī)格不報銷 材料費用不分項目統(tǒng)計 押金及定金條 材料加工費無加工明細(xì)，加工明細(xì)無加工方簽字蓋章和采購經(jīng)辦人簽字 材料運費必須包括起始地、運輸內(nèi)容、運輸時間、對應(yīng)材料入庫單號、經(jīng)辦人和運輸人簽字、運輸人聯(lián)系電話，缺一均不報銷。物流提付費用與當(dāng)?shù)厮拓涃M一并報銷，并須注明對應(yīng)材料入庫單號、經(jīng)辦人和運輸人簽字、運輸人聯(lián)系電話，不再使用支付單報銷。 超過500元的材料采購無供應(yīng)商名稱和聯(lián)系電話的不報銷。 報銷日期距采購日期超過2個月不報銷。(賒購以及分期付款采購的報銷時間暫無限制) 附表：材料領(lǐng)料單 共 頁 第 頁時間品名規(guī)格單位請領(lǐng)數(shù)量實發(fā)數(shù)量備注領(lǐng)料人庫管員 主管 生產(chǎn)、維修（材料、設(shè)備）支付審批表項目名稱: 編號:收款單位開戶行開戶賬號材料名稱合同金額結(jié)算金額支付類別1.預(yù)付款 2.進(jìn)度款 3.結(jié)清尾款 4.保證金 上期累計已付款金額及比例剩余款材料經(jīng)辦人簽字驗收人簽字供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)科審批意見辦公室審批意見財務(wù)負(fù)責(zé)人審核意見總經(jīng)理審核意見備注注:本表須附有關(guān)支付依據(jù)資料,不能替代收款收據(jù)或發(fā)票 即時清結(jié)的商品不用此表請購單 年 月 日 編號請購部門第一聯(lián)：留底聯(lián)材料名稱品名規(guī)格單位請購量用途到貨期限日期數(shù)量備注：核準(zhǔn)： 主管： 審核： 經(jīng)辦： 請購單 年 月 日 編號請購部門第二聯(lián)：記賬聯(lián)材料名稱品名規(guī)格單位請購量用途到貨期限日期數(shù)量備注：核準(zhǔn)： 主管： 審核： 經(jīng)辦：采購申請單 年 月 日編號請購單編號第一聯(lián)：留底聯(lián)序號材料名稱品牌規(guī)格供應(yīng)商單位數(shù)量金額付款條件備注核準(zhǔn)： 審核： 采購：采購申請單 年 月 日編號請購單編號第