如何簽訂ER項目的合同.doc

如何簽訂ERP項目的合同很早以前便與朋友們聊到過該如何簽訂ERP項目的合同，對于這個行業(yè)來說基本上是由咨詢公司，簽約方的確也很難周全的防止咨詢公司在ERP的合同中埋下隱患。即使有萬般防備也常感覺買的不如賣的精。也曾聽朋友這樣說過：合同的事情交給法律顧問就好了，可實質上呢？法律顧問對于管理和ERP技術方面知之甚少，也很難發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題。本文將針對國內的常見ERP合同內容對咨詢公司可能設下的圈套做一個淺顯的分析，并幫助讀者防范類似的問題。一、常見合同的內容常見的ERP制式合同一般包括以下內容：1、 合同的名稱及項目雙方這部分是每個合同都必須有部分，包括合同的簽約雙方、簽約地等基本資料。2、 關于產品與服務的版權說明通常ERP項目分為軟件合同與實施服務合同兩類（系統(tǒng)維護合同不在此列）。對于代理的ERP產品來說某些公司也會提供一份三方合同，即軟件商、咨詢服務商和客戶三方的合同。合同中約定軟件公司提供什么產品，咨詢服務商提供什么。3、 關于軟件/實施服務的使用限制本部分主要介紹軟件的使用范圍和服務的范圍，如服務地點、服務的主要內容等。4、 合同的費用及分類通常ERP合同包括軟件使用費（LICENSE，一般按并發(fā)用戶計算），實施費用（如培訓、調研等內容，一般按人天計算）、二次開發(fā)費用5、 付款方式及交付地點在付款方式中常見的有系統(tǒng)安裝、基礎調研、培訓與軟件調試、二次開發(fā)完成、工程驗收等“里程碑”來作為付款的依據(jù)。完成某個里程碑以后支付一定的款項。為了防止咨詢費用超過企業(yè)預算，很多咨詢公司也提出另一種的費用計算方法：在人天的基礎上設置一個上限。由于不可預知的原因導致項目超時，咨詢費用不再增加。6、 驗收標準驗收的標準一般作為一個附件來解釋，附件的內容通常都比較詳細和具體。7、 產品升級及后續(xù)服務的說明由于ERP產品是需要在企業(yè)內長期使用的，一般的ERP咨詢公司也會提供ERP升級服務和后續(xù)的支持服務。通常在簽訂合同的過程中也會約定未來的支持服務的內容。大多數(shù)公司都提供類似套餐服務某個服務水平的服務費用多少。這樣能讓客戶估算出未來維護系統(tǒng)的成本。8、 雙方的權責在ERP合同中一般規(guī)定甲方需要事先準備好硬件條件等內容，如因為硬件問題而導致項目拖延則應該承擔相應的責任等。而對乙方的要求則一般是按照某某標準按時按量的完成ERP實施工作。9、 違約的責任10、 合同的生效、變更及中止11、 補充內容看過這類的制式合同，你能從中看出什么問題嗎？或許很難，因為細節(jié)的東西需要反復的推敲。二、合同中常見的陷阱及其預防1、承諾與合同通常ERP咨詢項目的銷售過程中售前顧問都會拿出一大堆的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，告訴用戶：根據(jù)某某某協(xié)會統(tǒng)計ERP項目實施完畢之后，企業(yè)的庫存積壓率會下降多少個百分點、生產效率會提高多少多少，銷售的反應速度又會提高多少多少。但在合同中咨詢公司會注明這些嗎？不會的，絕對不會因為各種因素，這些數(shù)據(jù)只能作為參考。對了，這就帶來了ERP項目的第一個陷阱：不承諾效果。的確，ERP項目是企業(yè)內部的事情，諸如人事調動、流程修改等等，都不能直接的產生效率即使是將這些結果數(shù)字化也很難分清楚，什么是通過實施ERP產生的，什么是企業(yè)流程優(yōu)化而產生的。作為顧問公司來說，成功了，自然是他們的功勞，可以大肆宣傳，失敗了就是企業(yè)內部的問題。他們只需要到時間收錢就好了。然而這樣的承諾，企業(yè)能接受嗎？當然，售前活動中誤導用戶是很正常的，不誤導你，你又怎么會心甘情愿的簽合同呢。所以在簽訂合同之前，企業(yè)應該明確：1) 上ERP的目的是什么？2) 咨詢公司能做什么3) 咨詢公司做了這些步驟以后能達到什么樣的效果。有了這樣的壓力，咨詢公司才不會在實施的過程中敷衍了事，把所有的責任都推卸給客戶。不過需要注意的是：在這個承諾一般需要對企業(yè)進行詳細的調研以后才能做出，也就是說，一般是在合同的補充附件中給予規(guī)定。相對于紙寫筆載的東西，咨詢顧問的口頭承諾常常是沒有邊際的，只要是客戶想要的功能，售前顧問與銷售都能信手拈來，只有客戶開心了才會簽合同。而這種承諾更危險的地方在于：跟不同的人可能有不同的承諾。在企業(yè)內部常常會造成混亂，這也就要求企業(yè)在簽訂合同之前能有一個內部統(tǒng)一口徑的過程。2、項目建議與合同的差異在選擇ERP項目的過程中企業(yè)通常會收到咨詢公司提交的ERP項目建議，這份建議初步的提出ERP項目的實施步驟、項目范圍、時間及人員安排等計劃。這并不是最終合同內容，但通常能讓企業(yè)知道如果選擇了我們，我們會做什么，如何去做。但很多情況下項目建議是不具備法律效益的，合同中只會簡單的介紹一下：我們將參照項目建議的內容去做。在這提到一個細節(jié)：很多咨詢公司在項目建議中羅列很多很多功能，但在合同中并不見得會完全實現(xiàn)。因為實現(xiàn)太多的功能就意味著成本的增加。比如本人曾見到過某香港咨詢公司在代理國外的產品時，項目建議中將ERP的功能大肆吹捧，諸如生產計劃可以計劃到工位（通常情況下只能計劃到車間/工作中心），但在合同中只注明了生產制造模塊而這一功能則是需要附加的模塊才能達到的。更有甚者，大部分的ERP軟件（如BAAN/ORACLE等）購買軟件的時候是按并發(fā)用戶計算的。也就是軟件只計算同時使用系統(tǒng)的人數(shù)，而不考慮使用哪些功能，但少數(shù)軟件則是按并發(fā)用戶、模塊等多個條件計算，計算方法比較復雜。在報價的過程中咨詢公司故意的誤導客戶，讓客戶以為自己只需要花很少的錢就能賣到想要的功能。對于企業(yè)來說，必須注明ERP項目建議具有與合同同等的法律效益，ERP項目建議中所提到的內容均能在未來的ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)。3、顧問以次充好咨詢顧問的工資是比較高的，咨詢公司的人力資源也有一定的限度，他們往往希望派最廉價的顧問來為客戶服務。而在ERP的合同中，企業(yè)常常會關注ERP軟件的功能，而忽視對顧問的要求。在提交ERP項目建議的過程中，部分咨詢公司也會同時提交ERP顧問的簡介資料但顧問的簡歷往往有摻假的成分。本人也曾見過某咨詢公司提交給客戶的顧問資料中將只有兩個月某ERP產品經驗的“顧問”吹噓成3年五個項目經驗高級顧問。同樣的，沒有某個行業(yè)經驗的顧問也會吹噓成具有該行業(yè)或項目經驗。但問題的關鍵還不在于此，更多的是高級顧問只在項目中掛有一個頭銜。而實際的工作則是由毫無經驗的顧問進行?；蛘唔椖康恼{研與系統(tǒng)分析階段由高級顧問去做，后期的培訓以各種理由將高級顧問調離，用中低級顧問替代，這樣的情形對于用戶來說毫無辦法。當然，咨詢公司在項目的進行中也有可能會遭遇人才流動。所以在簽訂項目合同的時候，企業(yè)有必要在合同中注明： 所有的顧問必須經過考核與認可后才能上崗，對于顧問的更換必須經過企業(yè)的同意。 由于顧問的能力問題導致的項目拖延，咨詢公司必須承擔相應的責任 考慮到企業(yè)未來的內部培訓需要，咨詢公司提供的文檔必須以電子文檔和紙張的形式提供4、二次開發(fā)中的貓膩提起二次開發(fā)，很多有經驗的咨詢公司都不愿意進行太多的二次開發(fā)。因為二次開發(fā)的過程中難免會遇到一些麻煩。更重要的是，如果二次開發(fā)的技術不到位，甚至可能對原有的系統(tǒng)造成沖擊。而開發(fā)過程中的不確定因素也會使得項目成本大增。在實際的運作中一個ERP項目不進行二次開發(fā)幾乎是不可能的，這也就要求企業(yè)在選擇功能最適合的軟件的同時要注意，對二次開發(fā)的控制。咨詢公司最常見的手段是：在ERP合同中只注明二次開發(fā)的人/天數(shù)（一個人工作一天的費用），而將具體的開發(fā)費用拖到合同完成以后。以還未做深入評估為由拖延開發(fā)的時間。待到合同簽訂用戶已支付定金之后，以各種借口增加二次開發(fā)的時間。畢竟評估一個開發(fā)過程需要多長的時間是由咨詢公司決定的。對于某些難度大的或者是咨詢公司不想做的項目他們可以把開發(fā)的時間加得很大企業(yè)基于成本的考慮，不得不取消某些計劃中的需求。曾有ERP銷售人員這樣對我說：“二次開發(fā)是制約用戶強有力的手段之一，要么他們精簡流程，要么支付更多的費用，兩樣我都喜歡”解決這個問題最好的方法是：在合同簽訂之前就需要確定二次開發(fā)的大致范圍，并與咨詢公司確定開發(fā)費用的范圍。同時企業(yè)內部整理需要開發(fā)的內容。并盡量的合并某些不必要的功能，以降低成本。5、失敗后的賠償通常咨詢公司是不愿意提到賠償字樣的，即使是有賠償，那也是客戶未按期付款需要賠償，不小心被發(fā)現(xiàn)了也以“失誤”來掩蓋。正如前文所提到的，ERP實施的成果難以判斷，責任的歸屬難以判斷，最終賠償?shù)膯栴}也容易帶來很多麻煩。這和普通商品的買賣不同，質量不好就退貨。但這樣對于用戶來說很合理嗎？在與朋友的溝通過程中我常建議他們：1) 按照項目建議和企業(yè)的實際情況制定ERP系統(tǒng)的實施目標2) 按照咨詢公司提出的建議劃分權責作為企業(yè)必須做哪些工作，作為咨詢公司必須保證哪些3) 如果因為咨詢公司的原因導致項目延誤甚至是項目中止，咨詢公司需要進行相應的補償6、沒有標準的ERP說到ERP，其實是個完全沒有標準的概念而已，各家公司執(zhí)行的標準都不同。具個很簡單的例子：對于MRP的算法，考慮的因素不同，甚至是相同的參數(shù)先后順序不同都會使得MRP計算的結果不同。在實際的應用中你會發(fā)現(xiàn)，不管參數(shù)設置得如何詳細總會發(fā)現(xiàn)通過系統(tǒng)計算排出的計劃與原有的計劃相差甚遠。更不要說采購單、銷售單、生產定單等等單據(jù)與流程中考慮的細節(jié)。國內的ERP供應商尤其是以財務軟件起家的ERP廠商便會在合同中鉆這樣的空子：指明產品將按照財務軟件的標準來進行。而真正到了某些功能完全不能滿足企業(yè)需求時，這一條