辦公文秘_秘書與寫作培訓(xùn)課件

秘書與寫作,彭芬上篇秘書概述第一章秘書人員與秘書機(jī)構(gòu)第二章秘書綜合素質(zhì)第三章秘書人人際第四章秘書禮儀,中篇秘書實(shí)務(wù)第五章秘書辦事第六章秘書辦會(huì)第七章秘書辦文下篇秘書寫作,第一章秘書人員與秘書機(jī)構(gòu),通過(guò)對(duì)秘書工作主客體的基本認(rèn)識(shí)。掌握秘書、秘書部門和秘書的工作。理解秘書分類的意義，理解秘書在社會(huì)各行業(yè)中的廣泛的覆蓋面，為具體掌握秘書各項(xiàng)實(shí)務(wù)做理論準(zhǔn)備。,第三節(jié)秘書工作,第二節(jié)秘書部門,第一節(jié)秘書,第一節(jié)秘書,一、秘書的定義,二、秘書的分類,三、秘書分類的意義,本節(jié)點(diǎn)睛,社會(huì)對(duì)秘書的偏見(jiàn)和誤解,小劉的困惑小劉畢業(yè)后在市委機(jī)關(guān)工作，雖只是一名普通的文秘工作人員，工作辛苦，生活清苦，但在一般人看來(lái)，這仍是一份不錯(cuò)的“差使”。因?yàn)槟軌蛟凇笆形啄X機(jī)關(guān)”工作，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)是可望而不可及的。他也常因此而自豪，但也有感到尷尬的時(shí)候。比如，過(guò)節(jié)回家，與親朋好友聊天時(shí)，或因工作關(guān)系與其他部門的人打交道時(shí)，談起工作單位，當(dāng)說(shuō)起自己在市委辦公室工作時(shí)，聽(tīng)到的第一句話大多是“好”或“有前途”之類，但接下來(lái)多問(wèn)“在給誰(shuí)當(dāng)秘書？”每當(dāng)此時(shí)，小劉總不好意思地回答：“慚愧，我不是哪位領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書，只是市委辦公室的一名普通工作人員?！甭?tīng)了這樣的回答，不知是不是小劉過(guò)于敏感，總覺(jué)得他們的態(tài)度多少都因?yàn)樗皇悄澄活I(lǐng)導(dǎo)的專職秘書而發(fā)生了變化，或失望、或遺憾，甚或看輕。,原以在“市委首腦機(jī)關(guān)”工作為榮的小劉，經(jīng)過(guò)多次這樣的尷尬之后，不免產(chǎn)生了幾許困惑：秘書僅指領(lǐng)導(dǎo)的“專職秘書”（或稱貼身秘書）嗎？,秘書作為一門有著悠久歷史的職業(yè)，在現(xiàn)實(shí)生活中起著越來(lái)越重要的作用，被稱為現(xiàn)代社會(huì)的“第361行”。,一、秘書的定義,關(guān)于“秘書”一詞的涵義，古今有所不同，下面看三種不同的定義。,（一）秘書定義的演變,古代文獻(xiàn)記載，“秘書”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。且由于“秘書”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說(shuō)的官署和官職稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書令”等。,1,在古代秘書人員中，最典型的應(yīng)該屬司馬遷了。司馬遷可以說(shuō)是我國(guó)第一位專業(yè)秘書人員，上官婉兒是武則天身邊的貼身秘書，擔(dān)任女官一職，官職相當(dāng)于明代的司筆太監(jiān)，負(fù)責(zé)起草詔書，,全書30余萬(wàn)字，共收錄60位古代高級(jí)秘書人物，其中秦漢、三國(guó)、兩晉南北朝時(shí)期的秘書人物22位，隋唐五代時(shí)期的秘書人物26位，宋元明清時(shí)期的秘書人物12位。另外在附錄部分收錄了與古代高級(jí)秘書人物有關(guān)的文章4篇。,現(xiàn)代意義的秘書，開始于孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國(guó)臨時(shí)政府。由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職務(wù)的人。這時(shí)的“秘書”，主要是政務(wù)秘書，還不能等同于今天的職業(yè)秘書。,2,南京臨時(shí)政府的秘書工作,孫中山先生為總統(tǒng)的南京臨時(shí)政府總統(tǒng)府，正式設(shè)置秘書處作為政府日常辦事機(jī)構(gòu)。各部委設(shè)承政廳，置秘書長(zhǎng)一人，承總長(zhǎng)之命，總理廳務(wù)并掌管機(jī)要文書，處理內(nèi)外事務(wù)。承政廳設(shè)篡輯處、文牘處、收發(fā)處、監(jiān)印處、庶務(wù)處、會(huì)計(jì)處，各置秘書一人，掌其事。(內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分工合作)南京臨時(shí)政府的秘書工作，首開了我國(guó)具有現(xiàn)代意義的秘書工作之先河。它對(duì)古代秘書性工作的改革，體現(xiàn)了反封建的民主思想，其形成的諸多改革成果，具有時(shí)代的創(chuàng)新性和民本性，并為后世所沿襲。,陳布雷才華出眾，二十歲就在報(bào)界享有盛譽(yù)，在國(guó)共兩黨通力合作會(huì)師北伐后，蔣介石很需要身邊有個(gè)筆桿子。享有聲望的陳布雷就成了最理想的人選。北伐剛到南昌，蔣介石就派邵力子去上海邀請(qǐng)陳布雷去南京會(huì)晤談。為延攬人才，蔣介石表現(xiàn)出謙遜的姿態(tài)，陳布雷為蔣介石的“禮賢下士”所感動(dòng)，不久即為他起草了激情四射、文采飛揚(yáng)的告黃浦同學(xué)書，從此陳布雷就成了國(guó)民黨的“領(lǐng)袖文膽”和“總裁智囊”，先后任國(guó)民黨宣傳部部長(zhǎng)、國(guó)防最高委員會(huì)秘書長(zhǎng)等職，長(zhǎng)期為蔣介石代擬文字，充當(dāng)蔣介石的“文膽”二十余年，素有“國(guó)民黨第一只筆”之稱。,毛澤東同志擔(dān)任過(guò)黨中央第一任秘書。鄧小平同志24歲即任中央秘書長(zhǎng)，先后四次擔(dān)任中央及部隊(duì)的秘書長(zhǎng)。王若飛、蔡和森、張?zhí)?、吳玉章、李維漢、林育南、胡喬木、及大作家郭沫若、茅盾等都在不同時(shí)期從事過(guò)中央或各種機(jī)構(gòu)的秘書工作。,當(dāng)代“秘書”定義的探討，是從20世紀(jì)80年代開展秘書學(xué)研究開始的。,3,當(dāng)代“秘書”定義：王千弓先生認(rèn)為“是社會(huì)主義國(guó)家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來(lái)信來(lái)訪、會(huì)務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項(xiàng)。在黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡(jiǎn)稱為秘書。”,王千弓,袁維國(guó)先生認(rèn)為“秘書主要指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來(lái)訪、組織會(huì)議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等。”,張家儀認(rèn)為“秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或附著個(gè)人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。秘書從事的工作也就是秘書職業(yè)。所以，秘書決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱?！?侯玉珍老師認(rèn)為現(xiàn)代秘書的涵義是：“直接協(xié)助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部以及私人，撰制掌管文件、輔助決策，處理日常事務(wù)的執(zhí)行和承辦人員?！?侯玉珍,（二）秘書的定義,據(jù)此，對(duì)秘書作如下定義：所謂秘書，在我國(guó)現(xiàn)代主要是指為黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。,目前秘書在各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。,（三）秘書的崗位范疇,文秘、秘書長(zhǎng)、辦公室主任、文書、行政助理SecretaryAdministrativeAssistantOfficeCoordinatorExecutiveAssistantTheSecretaryofStateChiefCabinetSecretary,二、秘書的分類,從研究如何作好秘書工作的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)秘書做出不同的分類,(一)從秘書服務(wù)對(duì)象的性質(zhì)來(lái)劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。1、公務(wù)秘書公務(wù)秘書是指為黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體、國(guó)營(yíng)（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國(guó)家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國(guó)家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機(jī)關(guān)或單位。（1）集體秘書。指為整個(gè)機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)班子整體服務(wù)而不是為某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的的秘書。我國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的秘書，大都屬于集體秘書。（2）專職秘書。指專門為某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者、專家服務(wù)的秘書（有時(shí)也稱為某某領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜业乃饺嗣貢?。專職秘書服?wù)的對(duì)象雖然是某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜遥詫儆趪?guó)家干部編制的工作人員，同樣是從國(guó)家或所在單位（集體）領(lǐng)取工薪（這與私人出資聘用的私人秘書不同）。,2、私人秘書（非公務(wù)秘書）私人秘書是指由私人出資聘請(qǐng)并為聘請(qǐng)者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團(tuán)體秘書、專業(yè)戶或個(gè)體戶秘書以及其他個(gè)人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國(guó)家編制的工作人員，其工薪由聘用者支付。,(二)按照秘書人員所從事的行業(yè)來(lái)劃分，可分為政務(wù)秘書商務(wù)秘書司法秘書醫(yī)務(wù)秘書教學(xué)秘書等。,商務(wù)秘書：主要指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營(yíng)者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動(dòng)的秘書人員。教學(xué)秘書：主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級(jí)機(jī)構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還可以分為教學(xué)秘書和教務(wù)秘書兩類。教學(xué)秘書主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實(shí)施工作，協(xié)助對(duì)教學(xué)工作進(jìn)度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)秘書的主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各個(gè)部門的工作，主管教學(xué)后勤保證工作，保證教學(xué)任務(wù)的完成。,司法秘書：指就職于法院、企業(yè)、社團(tuán)律師或律師事務(wù)所。負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問(wèn)當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其他事務(wù)等。醫(yī)務(wù)秘書：這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī)務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系和對(duì)外的聯(lián)絡(luò)溝通。政務(wù)秘書：主要在黨、政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。,(三)按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分1、行政秘書：指負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)日常行政管理工作以及總務(wù)后勤事務(wù)的秘書人員。2、文字秘書:指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說(shuō)的機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。3、機(jī)要秘書:指在黨、政、軍機(jī)關(guān)從事機(jī)密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機(jī)要秘書通常包括譯電員、機(jī)要保密員等。4、信訪秘書:指辦理人民群眾來(lái)信來(lái)訪工作的秘書人員。其職責(zé)是通過(guò)辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實(shí)。5、通訊秘書：指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（如電話總機(jī)、電傳、傳真等）的秘書人員。6、生活秘書：指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。,鏈接：周總理秘書分類,周恩來(lái)的秘書們（部分）趙煒周恩來(lái)的生活秘書越茂峰周恩來(lái)的機(jī)要秘書張永池周恩來(lái)的貼身秘書趙行杰周恩來(lái)的警衛(wèi)秘書李越然周恩來(lái)的俄文秘書雷英夫周恩來(lái)的軍事秘書馬列周恩來(lái)的外事秘書錢嘉東周恩來(lái)的外事秘書韋明周恩來(lái)的文教秘書李巖周恩來(lái)的經(jīng)濟(jì)秘書顧明周恩來(lái)的工業(yè)秘書楊純周恩來(lái)的農(nóng)業(yè)秘書周研森周恩來(lái)的行政秘書,三、秘書的層次按秘書承擔(dān)職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重，在縱向上分為三個(gè)層次1、高級(jí)秘書：指秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機(jī)關(guān)、單位不同（在中央機(jī)關(guān)或地方機(jī)關(guān)),但都是領(lǐng)導(dǎo)者的重要助手，日常行政工作的負(fù)責(zé)人，有的人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。如政府的秘書長(zhǎng)，同時(shí)也是政府的領(lǐng)導(dǎo)成員之一。其職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況、研究政策、掌握機(jī)要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。,國(guó)務(wù)院秘書長(zhǎng),楊晶，男，蒙古族，1953年12月生，內(nèi)蒙古準(zhǔn)格爾旗人，1970年12月參加工作，1976年8月加入中國(guó)共產(chǎn)黨，中央黨校研究生學(xué)歷?，F(xiàn)任中共中央書記處書記，國(guó)務(wù)委員、國(guó)務(wù)院黨組成員兼國(guó)務(wù)院秘書長(zhǎng)、機(jī)關(guān)黨組書記，中央國(guó)家機(jī)關(guān)工委書記，國(guó)家行政學(xué)院院長(zhǎng)。,2、中級(jí)秘書：指辦公廳（室）主任以下及下屬的秘書處長(zhǎng)或秘書科長(zhǎng)、秘書股長(zhǎng)、文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。,3、初級(jí)秘書：指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事操作性、服務(wù)性工作的秘書，如打字、印校、速記、接待、應(yīng)對(duì)電話、文件收發(fā)保管和其它事務(wù)工作是其主要任務(wù)。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。,高級(jí)秘書,官員秘書：是以秘書命名的官員。如英國(guó)、印度、巴基斯坦等國(guó)的內(nèi)閣部長(zhǎng)亦稱為秘書，即外交秘書、國(guó)防秘書等。其擁有法定的專門職權(quán)，屬國(guó)家高級(jí)官員，只是對(duì)政府首腦而言，帶有一定的輔助性質(zhì)。我國(guó)和其他國(guó)家高級(jí)官員和企業(yè)首腦身邊，設(shè)有助理或特別助理，也是政府和企業(yè)首腦身邊的官員秘書。有些大型組織設(shè)有秘書長(zhǎng)。也屬于官員秘書。,高級(jí)秘書,秘書部門負(fù)責(zé)人：各級(jí)政府辦公廳（室）、企事業(yè)單位的辦公室的負(fù)責(zé)人，即辦公廳（室）主任、秘書處長(zhǎng)、秘書科長(zhǎng)等。秘書部門負(fù)責(zé)人是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的高級(jí)助手，是機(jī)關(guān)日常事務(wù)的具體組織者、設(shè)計(jì)者和推動(dòng)者，是各種公務(wù)往來(lái)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)者。,高級(jí)秘書,領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書：各國(guó)政界要員、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)者，一般都配有專門為自己公務(wù)服務(wù)的秘書。這類秘書直接對(duì)其特定領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，工作圍繞特定領(lǐng)導(dǎo)人展開并直接由特定領(lǐng)導(dǎo)人指揮。,中級(jí)秘書的特點(diǎn),辦文辦會(huì)辦事,初級(jí)秘書,指從事操作性、服務(wù)性工作的秘書，如打字、速記、接待、應(yīng)對(duì)電話等工作是其主要任務(wù),特點(diǎn)工作內(nèi)容一般是操作性的日常事務(wù)要有熟練的辦公技巧要有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神,國(guó)外秘書人員，根據(jù)各人承擔(dān)責(zé)任大小和資歷條件等方面的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國(guó)，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級(jí)、執(zhí)行級(jí)、文書級(jí)、助理文書級(jí)四個(gè)層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見(jiàn)習(xí)秘書、初級(jí)秘書、中級(jí)秘書、高級(jí)秘書四個(gè)層次。,美國(guó)秘書的兩種類型：第一，根據(jù)秘書為之服務(wù)的管理人員的級(jí)別高低進(jìn)行分類，簡(jiǎn)稱“LS類”。按這種標(biāo)準(zhǔn)分類，從低到高共有四個(gè)級(jí)別，即LS-1級(jí)、LS-2級(jí)、LS-3級(jí)、LS-4級(jí)。第二，根據(jù)秘書所承擔(dān)的職責(zé)的大小進(jìn)行分類，簡(jiǎn)稱“LR類”。共有兩個(gè)級(jí)別，“LR-1級(jí)秘書”是較低一級(jí)的秘書，其職責(zé)是根據(jù)管理人員總的指示精神，獨(dú)立完成按程序安排的辦公室日常工作，多是干服務(wù)性事務(wù)?！癓R-2級(jí)秘書”則不同，除完成“LR-1級(jí)秘書”的工作外，還要憑自己的知識(shí)、技能、判斷能力去主動(dòng)完成一些復(fù)雜的工作。,其他分類，我國(guó)一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助理和襄理兩級(jí)。在各國(guó)使館中，通常將介于參贊和隨員之間的外交人員分為一等秘書，二等秘書和三等秘書，也就是人們常說(shuō)的一秘、二秘、三秘。,四、秘書分類的意義,由于秘書的社會(huì)覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富，通過(guò)對(duì)秘書進(jìn)行科學(xué)的分類準(zhǔn)確充分地認(rèn)識(shí)秘書這門職業(yè)顯得尤為重要（見(jiàn)圖1-1）。,圖1-1秘書分類的意義,五、秘書的角色定位（一）秘書的角色意識(shí),上司工作的助手上司的腦筋企業(yè)的信息樞紐決策（決定）的督辦員上司信息的資料庫(kù)上司公關(guān)活動(dòng)的組織者和隨員,（二）.秘書角色錯(cuò)位的幾種表現(xiàn),（3）在普通職員面前行為失范，見(jiàn)表1-6。,案例分析（一）,背景信息思考問(wèn)題分析提示討論評(píng)點(diǎn),【背景信息】,花園公司陳副總經(jīng)理因一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作，與李總經(jīng)理有產(chǎn)生了爭(zhēng)執(zhí)。王秘書正在他們旁邊。王秘書知道，總經(jīng)理是一位有能力、有魅力、辦事雷厲風(fēng)行的人，但不太注意工作方法，傷了不少人，對(duì)此，職員頗有意見(jiàn)。副總經(jīng)理考慮問(wèn)題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心別人，但決斷能力差些。這樣，總經(jīng)理與副總經(jīng)理因工作意見(jiàn)不同，存在一些分歧。有一天，陳副總經(jīng)理在與王秘書外出乘車中，埋怨李總經(jīng)理主觀武斷，不尊重他個(gè)人意見(jiàn)，導(dǎo)致決策失誤，給公司經(jīng)營(yíng)造成了損失。今天，副總經(jīng)理談起他與總經(jīng)理的分歧，分明是想爭(zhēng)得秘書對(duì)他個(gè)人的支持。從心底里講，王秘書的個(gè)人感情也更傾向于副總經(jīng)理。,【思考問(wèn)題】,面對(duì)副總經(jīng)理的抱怨，王秘書應(yīng)該怎么辦？,秘書行為的可能選擇,保持沉默。保持中立，轉(zhuǎn)移話題。積極介入，正面支持。積極介入，反面批駁。積極介入，適當(dāng)引導(dǎo)。,行為效果分析,定位準(zhǔn)確，但是屬于消極行為，沒(méi)有任何實(shí)際效果，是一個(gè)不稱職的秘書。定位準(zhǔn)確，能在一定程度上緩解暫時(shí)矛盾，但不能從根本上消除矛盾，不是一個(gè)優(yōu)秀的秘書。和定位錯(cuò)誤，認(rèn)識(shí)不清，行為不當(dāng)，不僅不能消除原有矛盾，還火上澆油，使矛盾更加尖銳更加擴(kuò)大化，是必須棄用的秘書。定位準(zhǔn)確，方法得當(dāng)，效果顯著。,秘書角色認(rèn)知,作為秘書，從認(rèn)識(shí)上講，應(yīng)該明確其角色身份擺正自身位置:秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)的人員。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，其對(duì)象是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)階層，應(yīng)理解為整體的服務(wù)，而決非是具體某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，不僅表現(xiàn)在工作上的關(guān)系協(xié)調(diào)，同時(shí)也表現(xiàn)在生活上的關(guān)系協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)有分歧有矛盾，是工作中的正?，F(xiàn)象。關(guān)鍵在于，秘書的責(zé)任在與疏導(dǎo)或者緩和各種矛盾。,一、概述,六、秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部工作系統(tǒng),七、秘書機(jī)構(gòu)的地位和職能,八、秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能,第二節(jié)秘書機(jī)構(gòu),秘書機(jī)構(gòu)是秘書發(fā)揮職能和作用的舞臺(tái)。作為現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員從事秘書工作的地方。,一、秘書機(jī)構(gòu)概述,私人秘書在我國(guó)秘書中所占比重仍然很小，所以，對(duì)秘書的職業(yè)探討，基本以公務(wù)秘書為主要對(duì)象，秘書機(jī)構(gòu)是公務(wù)秘書工作的組織形式。,（一）含義,秘書機(jī)構(gòu)又稱秘書部門，是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合機(jī)構(gòu)。是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的地方。且有廣義和狹義之分。,廣義：秘書機(jī)構(gòu)是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。它不僅指各級(jí)負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），還包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門。狹義：秘書機(jī)構(gòu)指直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，即各級(jí)辦公廳（室）中的秘書、文書、機(jī)要等部門。,（二）秘書部門與職能部門的區(qū)別,秘書部門作為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。,1、秘書部門地位和功能與職能部門的不同點(diǎn),表1-2秘書部門與職能部門的區(qū)別,2、秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)：,綜合性（活動(dòng)內(nèi)容）附屬性（位置）輔助性（活動(dòng)性質(zhì)),（三）秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則,秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級(jí)各類組織體制改革的需要，因此必須滿足以下原則（見(jiàn)圖1-2）。,圖1-2秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則,（四）秘書機(jī)構(gòu)的名稱,（一）辦公室或辦公廳黨政機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)廣義：機(jī)關(guān)、單位或首長(zhǎng)名稱+辦公室（廳）狹義：辦公室,（二）秘書處、秘書局、秘書科、秘書室社會(huì)團(tuán)體以及臨時(shí)性的秘書機(jī)構(gòu)命名為“秘書處”辦公廳或辦公室的下設(shè)機(jī)構(gòu)“秘書局”、“秘書科”、“秘書室”,（三）以秘書機(jī)構(gòu)承擔(dān)的具體職能命名信訪辦公室、保密局、政策研究室,（四）企事業(yè)秘書機(jī)構(gòu)除稱做“辦公室”外，還有稱做“行政部”或“綜合部”、“綜合辦公室”，其部門負(fù)責(zé)人稱做“行政總監(jiān)”、“行政助理”、“行政部部長(zhǎng)”、“綜合辦主任”等。,練一練,下面是互聯(lián)網(wǎng)上看到的大同煤礦集團(tuán)公司機(jī)關(guān)設(shè)置的機(jī)構(gòu)董事會(huì)秘書處董事會(huì)財(cái)務(wù)審計(jì)室董會(huì)法律事務(wù)部黨委辦公室組織部宣傳部紀(jì)委(監(jiān)察)工會(huì)團(tuán)委信訪處總經(jīng)理辦公室人事部勞資部生產(chǎn)技術(shù)部財(cái)務(wù)部企劃部通風(fēng)處安全管理監(jiān)察部非煤產(chǎn)業(yè)部請(qǐng)指出這些機(jī)構(gòu)中哪些屬于秘書機(jī)構(gòu)。,董事會(huì)秘書處黨委辦公室信訪處總經(jīng)理辦公室,二、行政機(jī)關(guān)的秘書部門,行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)構(gòu)。,行政機(jī)關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級(jí)機(jī)關(guān)之下，下圖為各級(jí)政府機(jī)構(gòu)設(shè)置（見(jiàn)圖1-3）。,圖1-3各級(jí)政府機(jī)構(gòu)設(shè)置,在我國(guó)，行政機(jī)關(guān)的秘書部門的級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。省部級(jí)以上行政機(jī)關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級(jí)以下（包括地級(jí)）一般稱“辦公室”。秘書部門的負(fù)責(zé)人稱辦公廳（室）主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長(zhǎng)。,三、臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu),臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)是指各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工作需要時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，主要是為解決臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織的重要活動(dòng)或會(huì)議等所成立的為臨時(shí)性領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)。如設(shè)立的“第十八屆大連國(guó)際服裝節(jié)籌備組”。,四、秘書機(jī)構(gòu)的地位和職能,（一）秘書機(jī)構(gòu)的地位有人說(shuō)，只要開個(gè)公司，至少有三個(gè)人：一個(gè)經(jīng)理、一個(gè)會(huì)計(jì)、一個(gè)秘書兼出納。這多少說(shuō)出了秘書部門的地位和職能。承上啟下聯(lián)系左右溝通各方上情下達(dá)下情上呈決策層，執(zhí)行層與管理層之間的樞紐吸收外界信息以及解釋企業(yè)信息的門戶本企業(yè)上下級(jí)之間溝通本單位與上、下級(jí)單位、本系統(tǒng)同級(jí)單位以及其他社會(huì)組織之間的溝通秘書部門是來(lái)自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)工作指揮、聯(lián)系的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。,這段話可以說(shuō)是對(duì)秘書部門地位的形象概括。其地位可從以下三方面考慮（見(jiàn)圖1-6）。,圖1-6秘書部門的地位,（二）秘書機(jī)構(gòu)的職能,秘書部門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部惟一的綜合性部門，與各個(gè)職能部門相比較，秘書部門的職能可總結(jié)為以下兩點(diǎn)。,輔助管理秘書工作的本質(zhì)是通過(guò)“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)中樞的決策與管理進(jìn)程。秘書工作是組織管理工作的一部分，是以輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的形式來(lái)體現(xiàn)職能。,1,因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)（見(jiàn)圖1-7）。,圖1-7輔助管理的職能的體現(xiàn),綜合服務(wù)秘書部門綜合服務(wù)的職能主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面（見(jiàn)圖1-8）。,圖1-8秘書輔助管理和綜合服務(wù)職能的體現(xiàn),2,秘書部門與其他職能部門的關(guān)系：職能部門的工作責(zé)任、工作任務(wù)是比較集中、明確的，而秘書部門的工作任務(wù)則具有內(nèi)容雜、變化大、彈性強(qiáng)等特點(diǎn)。職能部門主抓的工作，秘書部門要協(xié)助配合；職能部門分不清主抓的工作，秘書部門要協(xié)調(diào)溝通；職能部門不能主抓的工作，秘書部門要作出安排自己承擔(dān)。秘書部門所承擔(dān)的機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)：秘書部門處理日常行政事務(wù)特別是在處理日常事務(wù)過(guò)程中，每天“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，從早晨開始的分送信函、報(bào)刊、文件，到下班前檢查門窗、電源、落實(shí)值班，大大小小、林林總總。,第三節(jié)秘書工作,一、秘書工作概述,二、秘書工作的內(nèi)容,三、秘書工作的基本屬性和特點(diǎn),四、秘書工作的作用,本節(jié)點(diǎn)睛,案例：協(xié)助服務(wù)與秘書工作范圍,畢業(yè)于名牌大學(xué)的蘇云躊躇滿志地踏上了外企秘書的工作崗位，今天是她上班的第一天，一路上蘇云想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進(jìn)行電腦操作；用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對(duì)外活動(dòng)她興沖沖地趕到辦公室報(bào)到，老外經(jīng)理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說(shuō)，“請(qǐng)?zhí)K小姐先把辦公室收拾一下?！碧K云一愣，但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來(lái)。將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過(guò)的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對(duì)辦公室的地面進(jìn)行除塵。,這一切做完以后，蘇云對(duì)經(jīng)理說(shuō)：“辦公室收拾好了，請(qǐng)問(wèn)經(jīng)理，還有什么吩咐？”蘇云心想，這下該讓我起草文件了吧?？墒菦](méi)想到，經(jīng)理頭也不抬地說(shuō)，“請(qǐng)幫我倒杯水?！庇谑翘K云泡了一杯熱的茶水端了過(guò)去，“對(duì)不起，我要的是白開水”，經(jīng)理?yè)]了揮手說(shuō)，蘇云趕忙又去換了一杯熱的白開水?！皩?duì)不起，蘇小姐，我要的是冷水”，經(jīng)理有點(diǎn)不耐煩地說(shuō)，她只好去換第三杯水，這才讓經(jīng)理滿意。這以后，經(jīng)理又吩咐她去做了很多的瑣事：寄信、購(gòu)買打印紙、煮咖啡等等，一整天就這樣匆匆過(guò)去了。,第一天的工作經(jīng)歷，讓蘇云很失落，苦讀了四年大學(xué)，為了提高英語(yǔ)水平，熟練操作電腦，甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，為的就是能獲得體面的外企秘書職業(yè)，沒(méi)想竟然要像傭人那樣為別人打掃衛(wèi)生、端茶倒水、跑腿，這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來(lái)干，蘇云的心里充滿了困惑。,問(wèn)題：,秘書人員究竟應(yīng)做哪些工作？,一、秘書工作概述,秘書工作是以為領(lǐng)導(dǎo)者的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事方面從事參謀性、助理性的工作。秘書工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”。,以“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”為線索，可以使我們對(duì)秘書整體工作有綱舉目張的認(rèn)識(shí)（見(jiàn)圖1-10）。,圖1-10秘書工作,二、秘書工作的主要內(nèi)容,（一）事務(wù)辦理事務(wù)辦理是秘書工作的重要內(nèi)容，包括日常事務(wù)、臨時(shí)交辦事務(wù)及突發(fā)事務(wù)。一般機(jī)關(guān)全局性的、跨部門的公務(wù)及整體性的活動(dòng)的具體組織、安排和操辦，都是秘書工作的內(nèi)容。,秘書和秘書部門承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)層與被領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門之間、本機(jī)關(guān)和外部有關(guān)公眾及本機(jī)關(guān)與上、下級(jí)機(jī)關(guān)中介溝通的任務(wù)（見(jiàn)圖1-7）。,（二）中介溝通,圖1-7中介溝通,文書工作包括根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖的文件撰擬、修改、印制、校對(duì)、裝訂、寄發(fā)等發(fā)文工作；登記、分揀、擬辦、傳閱、辦理等收文工作；整理、立卷、歸檔、保管、利用等文書檔案的處理工作（見(jiàn)圖1-8）。,（三）文書工作,圖1-8文書工作,秘書信息工作，是圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和組織管理需要開展的對(duì)各種相關(guān)信息的收集、處理、傳遞、貯存提供利用、反饋等一系列目的明確、真實(shí)可靠、及時(shí)全面的信息服務(wù)（見(jiàn)圖1-9）。,（四）信息工作,圖1-9信息工作,秘書參謀輔助主要指秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者提供近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)中為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀獻(xiàn)策、提供參考方案及有關(guān)依據(jù)；在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的工作實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行為中的不足、疏漏、失誤，及時(shí)提出拾遺補(bǔ)闕、糾正錯(cuò)誤的建議和規(guī)勸（見(jiàn)圖1-10）。,（五）參謀輔助,圖1-10參謀輔助,秘書工作中的會(huì)務(wù)操辦指的是會(huì)前的大量籌備工作，會(huì)議期間的大量事務(wù)服務(wù)，會(huì)后的落實(shí)工作、整理工作和信息反饋工作等（見(jiàn)圖1-11）。,（六）會(huì)務(wù)操辦,圖1-11會(huì)務(wù)操辦,秘書綜合協(xié)調(diào)，主要是指通過(guò)自身的職能活動(dòng)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者維護(hù)組織內(nèi)外的各種關(guān)系和諧一致，緩解或化解各種矛盾和沖突，以實(shí)現(xiàn)組織有序運(yùn)轉(zhuǎn)。,（七）綜合協(xié)調(diào),督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍。秘書主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展督促檢查工作。秘書隨同領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行督促檢查，辦理具體事務(wù)；或者在領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)后，代表領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和有關(guān)政策原則進(jìn)行督促檢查。,（八）督促檢查,三、秘書工作的基本屬性和主要特點(diǎn),（一）秘書工作的基本屬性秘書作為一門職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同，包括以下三點(diǎn)（見(jiàn)圖1-11）。,圖1-11秘書工作的特點(diǎn),機(jī)要性：顧名思義是指工作的機(jī)密性和重要性。秘書部門是最貼近領(lǐng)導(dǎo)中樞的部分，秘書工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、上司進(jìn)行管理決策和公務(wù)活動(dòng)，所以在秘書工作中，有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容屬領(lǐng)導(dǎo)、上司的工作范圍，因?yàn)楣ぷ餍枰?，秘書必須了解和掌握這些工作內(nèi)容，甚至在必要的時(shí)候，代替領(lǐng)導(dǎo)、上司臨時(shí)實(shí)施管理和開展公務(wù)活動(dòng)，這是秘書工作的機(jī)要性所在。,輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：一是所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開;二是現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議或共同研究問(wèn)題，甚至有機(jī)會(huì)提出解決問(wèn)題的方案，但秘書參加會(huì)議的主要責(zé)任是辦理會(huì)議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無(wú)表決權(quán)，更無(wú)決定權(quán)；三是現(xiàn)代秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。,綜合性：秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，因此秘書工作的內(nèi)容和活動(dòng)方式必然涉及領(lǐng)導(dǎo)工作的各個(gè)方面，具有鮮明的綜合性。秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個(gè)方面。,秘書工作特性是在秘書工作實(shí)踐中形成的。它是一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的系統(tǒng)，全面地反映了秘書工作特征（見(jiàn)圖1-12）。,（二）秘書工作的主要特征,圖1-12秘書工作的特征,1.角色意識(shí)多重性角色意識(shí)多重性指的是秘書作為從事秘書工作的主體，在開展各項(xiàng)具體秘書工作中，往往要扮演多種角色，具有多重角色意識(shí)。,（二）秘書工作的主要特征,2.公共事務(wù)操辦性秘書工作的公共事務(wù)操辦性是對(duì)其工作內(nèi)容、性質(zhì)又一個(gè)側(cè)面特征的概括。秘書一切職能活動(dòng)都有公共事務(wù)操辦性特征。,3.職能活動(dòng)中介性秘書職能活動(dòng)中介性的主要體現(xiàn)（見(jiàn)圖1-13）。,圖1-13秘書職能活動(dòng)中介,4.作息邊界模糊性是秘書工作在時(shí)間要素上的特征，指的是秘書工作不像一般工作那樣工作作息時(shí)間有明確的規(guī)定并嚴(yán)格地按規(guī)定的作息時(shí)間執(zhí)行。秘書工作作息邊界模糊性的具體表現(xiàn)（見(jiàn)圖1-14）。,圖1-14工作作息邊界模糊性的具體表現(xiàn),5.主輔運(yùn)作協(xié)同性秘書工作中的最本質(zhì)的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系。主輔運(yùn)作協(xié)同性特征，反映了秘書工作關(guān)系狀態(tài)中的特殊性。主輔運(yùn)作協(xié)同性的體現(xiàn)（見(jiàn)圖1-15）。,圖1-15主輔運(yùn)作協(xié)同性的體現(xiàn),6.工作績(jī)效隱透性工作績(jī)效隱透性是秘書工作的績(jī)效特征。秘書工作辦文、辦會(huì)、辦事的績(jī)效和價(jià)值是隱透于領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的績(jī)效和價(jià)值之中的。秘書工作績(jī)效隱透性的具體體現(xiàn)（見(jiàn)圖1-16）。,圖1-16工作績(jī)效隱透性的具體體現(xiàn),案例分析（三）,【背景信息】一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來(lái)的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信。信的內(nèi)容大致是這樣：我沒(méi)有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！經(jīng)理命令秘書立即將信打印寄走。,案例分析（三）,【思考問(wèn)題】對(duì)于經(jīng)理的命令，秘書應(yīng)該如何處理？,秘書面對(duì)這種情況有以下五種選擇：堅(jiān)決執(zhí)行經(jīng)理命令，立即回到自己的辦公室，將信打印寄走。提醒經(jīng)理。如果將信寄走，對(duì)公司和經(jīng)理本人都非常不利。秘書想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司的利益，哪怕是得罪了經(jīng)理也值得，于是對(duì)經(jīng)理這樣說(shuō)：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕了算啦！”,案例分析（三）,勸阻經(jīng)理。秘書不僅沒(méi)有退下去打印，反而前進(jìn)一步，向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給人家