簽約的禮儀范文.doc

簽約的禮儀范文 經(jīng)過長期洽談之后南方某某地的一家公司終于同美國的一家跨國公司談妥了一筆大生意雙方在達成合約之后決定正式為此而舉行一次簽字儀式 因為當時雙方的洽談在我國舉行故此簽字儀式便由中方負責在儀式正式舉行的那一天讓中方出乎意料的是美方差點要在正式簽字之前“臨場變卦” 原來中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國國旗時誤以中國的傳統(tǒng)作法“以左為上”代替了目前所通行的國際慣例“以右為上”將中方國旗擺到了簽字桌的右側(cè)而將美方國旗擺到了簽字桌的左側(cè)結(jié)果讓美方人員惱火不已他們甚至因此而拒絕進入簽字廳這場風波經(jīng)過調(diào)解雖然乎息了但它卻給了人們一個教訓：在商務(wù)交往中對于簽約的禮儀不可不知 簽約即合同的簽署它在商務(wù)交往中被視為一項標志著有關(guān)各方的相互關(guān)系取得了更大的進展以及為消除彼此之間的誤會或抵觸而達成了一致性見解的重大的成果因此它極受商界人士的重視 在商務(wù)交往的實踐中盡管君子協(xié)定、口頭承諾、“說話算數(shù)”在一定程度上有著作用但是更有效的取信于人、讓交往對象心安理得的則是“口說無憑立此為據(jù)”的文字性合同 商務(wù)合同是指有關(guān)各方之間在進行某種商務(wù)合作時為了確定各自的權(quán)利和義務(wù)而正式依法訂立的、并且經(jīng)過公證的、必須共同遵守的條文在許多情況下合同又被叫作合約而在另外一些時候人們所說的合約則是指條文比較簡單的合同在商務(wù)往來中帶有先決條件的合同如等待律師審查、有待正式簽字、需要落實許可證的合同被叫做準合同嚴格地說準合同是合同的前身也是最終達成合同的一個步驟 為了某某事在一般場合商界人士往往將合同、合約與準合同混為一談統(tǒng)統(tǒng)把它們都叫做合同這樣做雖不甚精確但也有助于大家“刪繁就簡”減少麻煩 根據(jù)儀式禮儀的規(guī)定：對簽署合同這一類稱得上有關(guān)各方的關(guān)系發(fā)展史上“里程碑”式的重大事件應(yīng)當嚴格地依照規(guī)范來講究禮儀應(yīng)用禮儀為鄭重起見在具體簽署合同之際往往會依例舉行一系列的程式化的活動此即所謂簽約的儀式在具體操作時它又分為草擬階段與簽署階段等兩大部分 在現(xiàn)實生活中商界人士所接觸到的商務(wù)合同的種類繁多常見的就有購銷合同、借貸合同、租賃合同、協(xié)作合同、加工合同、基建合同、倉保合同、保險合同、貨運合同、責任合同等等以下先來介紹一下合同的草擬的正規(guī)作法 從格式上講合同的寫作有一定之規(guī)它的首要要求是目的要明確內(nèi)容要具體用詞要標準數(shù)據(jù)要精確項目要完整書面要整潔違犯了上述各項要求中的任何一點都有可能會給自己帶來滅頂之災(zāi) 從具體的寫法上來說合同大體上有條款式與表格式兩類所謂條款式合同指的是以條款形式出現(xiàn)的合同所謂表格式合同則是指以表格形式出現(xiàn)的合同 條款式合同與表格式合同在寫法上都有各自的具體規(guī)范對此在實踐中只能夠遵守不可以明知故犯一般來說標的、費用與期限被稱作合同內(nèi)容的三大要素在任何一項合同中都應(yīng)當三者齊備缺一不可如果從具體的條款撰寫上來講則一項合同至少需要具備標的、數(shù)量或質(zhì)量、價款或酬金、履約的期限與地點及其方式違約責任等等五大基本內(nèi)容對于這種規(guī)范商界人士必須自覺地遵照執(zhí)行 在草擬合同時除了在格式上要標準、規(guī)范之外同時還必須注意遵守法律、符合常識、顧及對手等四個方面的關(guān)鍵問題 首先草擬合同必須遵守法律在商務(wù)交往中所有正式的合同都具有法律約束力它一旦訂立任何一方都不可擅自變更或解除因此商務(wù)人員必須熟悉國家的有關(guān)法律與法規(guī)以便充分地運用法律來維護自身的正當權(quán)益 從操作中的實際狀況來看商務(wù)人員在擬定合同時必須遵守的有關(guān)法律、法規(guī)主要涉及商品生產(chǎn)、技術(shù)管理、外匯管制、稅收政策以及商檢科目等五個方面 在草擬涉外商務(wù)合同時還必須遵循我國法律與國際條法遵循我國法律是國家主權(quán)原則的體現(xiàn)也是為了不損害我國的社會公共利益遵循國際條法則是為了在對外交往中更好地與國際社會接軌在國際經(jīng)濟合作中少走彎路 其次草擬合同必須符合慣例在草擬合同時必須優(yōu)先遵守法律、法規(guī)尤其是必須優(yōu)先遵守我國的法律、法規(guī)遇上有關(guān)法律、法規(guī)尚未規(guī)定的則可采用舉世公認的國際慣例 所謂商務(wù)交往中的國際慣例是指那些為國際社會所普遍接受的、約定俗成的常規(guī)作法例如在商務(wù)交往中政治與經(jīng)濟應(yīng)當分開不允許借商務(wù)往來之便干涉他國的內(nèi)部事務(wù)或是伺機影響他方的內(nèi)政 又如買方在簽署合同后應(yīng)當按照合同規(guī)定的期限向銀行開立信用證開立信用證應(yīng)填寫申請書當銀行同意接受后將依交易金額收取一定比例的開證費并根據(jù)客戶的資信收取一定數(shù)額的押金然后按進口方的要求向出口方開出信用證信用證一經(jīng)開出對方往往會要求進行某種程度的改動只要確系開證時疏漏之處方可同意修改反之是不宜貿(mào)然應(yīng)允的 一般而言國際慣例是維系商務(wù)交往正?；囊淮蠡陨探缛耸吭诓輸M合同時是應(yīng)當以它來協(xié)調(diào)自己的行動的對此不甚了了而貿(mào)然行事必定會吃大虧 再次草擬合同必須合乎常識在草擬合同時上屆人士有必要使合同的一切條款合乎常識堅決不要犯常識性錯誤 商界人士在草擬合同時應(yīng)當具備的常識是指與其業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)技術(shù)方面的基礎(chǔ)知識他們包括商品知識、金融知識、運輸知識、保險知識和商業(yè)知識等等 商品知識其實是一個整體性的概念它包括產(chǎn)品的生產(chǎn)過程和管理以及產(chǎn)品本身的一切知識金融知識是指與貨幣的發(fā)行、流通、回籠有關(guān)的一切知識具體來說它主要是指貨幣、匯率、信貸等知識運輸知識包括運輸具體方式的選擇、運輸中商品形態(tài)的具體要求、運輸?shù)奶厥鈼l件以及運輸?shù)呢熑畏降鹊戎R它們與倉儲一樣都必須考慮的商業(yè)知識是指與商品流通各環(huán)節(jié)有關(guān)的知識它對合同的草擬也有一定的幫助 具備上述各方面的常識將有助于商業(yè)人士在工作中得心應(yīng)手并且更好地為交往對象所敬重在商務(wù)交往中沒有知識就等于沒有實力對此大家是都明白的 最后草擬合同必須顧及對手正式合同的一大特征是由關(guān)各方面必須協(xié)商一致把自己的意志強加于他方強迫他人與自己訂立“城下之盟”那么合同即使勉強簽署事后亦必不斷地發(fā)生糾紛那樣對有關(guān)各方都不會有好處 因此商務(wù)人員在草擬合同的具體條款時既要“以我為中心”優(yōu)先考慮自己的切身利益又要替他方多多著想要顧及對方的體面并且盡可能照顧他方的利益這是促使合同為對方所接受的最佳途徑 在進行與合同有關(guān)的談判時在具體條款上商務(wù)人員不僅要講原則性也要講靈活性在堅持根本利益的前提下靈活地變通適當?shù)刈尣奖取熬右谎择嗰R難追”“閉著眼睛走到黑”恐怕獲利只會多而不會少 通常合同的成立生效需要履行一定的手續(xù)依照我國的有關(guān)法律規(guī)定：當事人就合同條款的書面形式達成協(xié)議并且簽字即為合同成立假如通過信件、電報、傳真、電傳達成了協(xié)議一方當事人要求簽訂確認書的則簽訂確認書時放為合同成立 這種規(guī)定實際上有雙重含義一方面我國只承認書面的合同另一方面唯有經(jīng)過有關(guān)當事人正式簽字合同才正式成立并生效由此可見簽字好比胎兒出世時的出生證使正式合同的一種不能缺少的“批準書” 儀式禮儀規(guī)定為了使有關(guān)各方重視合同、遵守合同在簽署合同時應(yīng)舉行鄭重其事的簽字儀式此即所謂簽約 在商務(wù)交往中人們在簽署合同之前通常會竭力作好以下幾個步驟的準備工作 第一要布置好簽字廳簽字廳有常設(shè)專用的也有臨時以會議廳、會客廳來代替的布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜 一間標準的簽字廳應(yīng)當室內(nèi)滿鋪地毯除了必要的簽字用桌椅外其他一切的陳設(shè)都不需要正規(guī)的簽字桌應(yīng)當為長桌其上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢 按照儀式禮儀的規(guī)范簽字桌應(yīng)當橫放于室內(nèi)在其后可擺放適量的座椅簽署雙邊性合同時可放置兩張座椅供簽字人就座簽署多邊合同時可以僅放一張座椅供各方簽字人簽字時輪流就座；也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅簽字人在就座時一般應(yīng)當面對正門 在簽字桌上循例應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時所用的文具 與外商簽署涉外商務(wù)合同時還需在簽字桌上插放有關(guān)各方面的國旗插放國旗時在其位置與順序上必須按照禮賓序列而行例如簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時有關(guān)各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方 第二要安排好簽字時的座次在正式簽署合同時各方代表對于禮遇均非常在意因而商務(wù)人員對于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題應(yīng)當認真對待 簽字時各方代表的座次是由主方代為先期排定的合乎禮遇的作法是：在簽署雙邊性合同時應(yīng)請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座主方簽字人則應(yīng)