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神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司,Digital China Management Systems Limited,采購管理系統(tǒng)培訓(xùn)（PUR）,課 程 大 綱,一、系統(tǒng)主畫面,二、與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián),四、日常交易,五、批處理,三、基本信息創(chuàng)建,六、管理報表,供應(yīng)商料件價格管理。 提供料件的請購、采購、進退貨管理。 3. 提供請購分購管理。 4. 提供詢價、核價管理。 5 提供四種采購預(yù)計進貨報表。 6 供應(yīng)商進貨評核。,前言系統(tǒng)功能,提高料件采購流程的效率與正確性。 降低生產(chǎn)停工待料的異常發(fā)生。 加強供應(yīng)商的評核管理提升采購質(zhì)量。 采購異常管理有助于降低成本。,前言系統(tǒng)效益,一、系統(tǒng)主畫面 二、系統(tǒng)功能圖 三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述 四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián),系統(tǒng)架構(gòu),系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)主畫面,系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)功能圖,基本信息錄入：采購人員信息 供應(yīng)商信息 采購單據(jù)性質(zhì) 供應(yīng)商料件管理：供應(yīng)商料件價格及交易信息錄入 價格交易管理：錄入詢價單 錄入核價單 日常交易處理：錄入請購單 錄入采購單 錄入采購變更單 錄入進貨單 錄入退貨單,系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)功能圖,采購進度管理：預(yù)計進貨表 采購明細表 收料驗退管理：進貨明細表 進貨統(tǒng)計表 料件歷史進貨記錄表 驗退件退回明細表 交 易 管 理：采購價格調(diào)幅表 采購價格異常表 供應(yīng)商供貨明細表 供 應(yīng) 商 評 估：供應(yīng)商評級 供應(yīng)商ABC分析表,系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)功能圖,批 處 理： 重新計算采購已交量 更新供應(yīng)商月統(tǒng)計信息 結(jié)束采購單,系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)主作業(yè)程序,基本信息規(guī)劃,采購人員、供應(yīng)商、單據(jù)性質(zhì),信息創(chuàng)建與核對,基本信息列表,期初余額導(dǎo)入,未結(jié)案采購單、品號供應(yīng)商信息輸入,錄入請購單,錄入采購單,錄入進貨單,錄入驗退單,錄入退貨單,日常交易登錄,應(yīng)付賬款管理,應(yīng)付票據(jù)管理,請購單憑證,采購單憑證,進貨單憑證,驗退單憑證,退貨單憑證,采購系統(tǒng),存貨管理,物料需求計劃,工單管理,應(yīng)付賬款,自動分錄,批次需求計劃,產(chǎn)品結(jié)構(gòu),基本信息,進口管理,系統(tǒng)架構(gòu)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性,1、前序作業(yè) 2、采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明,錄入工廠信息 錄入倉庫信息 錄入部門信息 錄入幣種匯率 設(shè)置編碼原則 錄入職務(wù)類別 錄入交易對象分類 錄入頁腳/簽核 錄入程序頁腳/簽核,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明前序作業(yè),基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,一、供應(yīng)商信息字段說明 二、供應(yīng)商料件價格管理 三、設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)建議及信息字段說明,一、錄入供應(yīng)商信息字段說明,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,.采購供應(yīng)商、委外供應(yīng)商商的編碼原則 應(yīng)分開設(shè)定。 .有類別廠商評核需求者，同類廠商編號 應(yīng)歸納同區(qū)間。 .供應(yīng)商有加工亦有采購供貨者，為區(qū)分 應(yīng)付帳款科目的管理應(yīng)區(qū)別編號。,供應(yīng)商編碼注意事項,X X XX,1.供應(yīng)商 2.國外廠商 3.委外廠商,1.五金 2.電子 3.包材 4.印刷 9.其他,序號： 01-99,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,供應(yīng)商編碼范例參考（最大10碼）,可以在編碼原則中先對供應(yīng)商進行編碼，也可直接輸入,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,可變更核準(zhǔn)狀況: 已核準(zhǔn).尚待核準(zhǔn).不準(zhǔn)交易,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,供應(yīng)商信息字段說明,供應(yīng)商分類開窗：錄入交易對象中的供應(yīng)商分類信息,供應(yīng)商信息字段說明,如“Y”,一張采購單可分多筆 進貨單進貨,由最近一次進貨單回寫,可空白,將來日期推算時為不存在日期則視為月底. * 例:進貨后_1_個月逢_30_日結(jié)賬. 表示:驗收日為060305 則結(jié)賬日期為060430,供應(yīng)商信息字段說明,ABC等級:可通過供應(yīng)商ABC分析表更新 交貨評等:可通過供應(yīng)商評級作業(yè)更新 質(zhì)量評等:可通過供應(yīng)商評級作業(yè)更新 以上三字段亦可由人工自行輸入與維護,供應(yīng)商信息字段說明,可開窗選擇在基本信息管理 系統(tǒng)中建立的付款條件,加工費用:加工費用的明細科目 應(yīng)付帳款:應(yīng)付帳款的明細科目 應(yīng)付票據(jù):應(yīng)付票據(jù)的明細科目 以上三字段為自動分錄系統(tǒng)使用,供應(yīng)商信息字段說明,結(jié)帳,應(yīng)付憑單,進貨單,退貨單,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,結(jié)帳作業(yè)的概念整批結(jié)帳,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購基礎(chǔ)信息,結(jié)帳作業(yè)的概念直接結(jié)帳,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,錄入供應(yīng)商料件價格,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,單價默認來源,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,更新商品計價（現(xiàn)行單價制）,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,更新商品計價（標(biāo)準(zhǔn)單價制）,核價日期/生效日期/失效日期,核價日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 單價 元 100 99 105,采購日期 采購單價 4/10 100元 5/20 99元 8/10 105元,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,數(shù)量 PC 單價 0-100 5.0元 101-500 4.8元 501-以上 4.5元,單頭信息 單身信息 101 以上 單身信息 501 以上,1.由“錄入供應(yīng)商料件價格”中直接輸入及維護 2.由更新核價的單據(jù)更新單身的分量計價信息,分量計價,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明價格管理,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),單別代號： 不可重復(fù)，請以數(shù)字組合編碼。 2. 單據(jù)性質(zhì) : 請購單 進貨單 核價單 退貨單 采購單 詢價單,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),3.編碼方式： 碼號共有11碼,年碼數(shù)及流水?dāng)?shù)的位 數(shù)可自行設(shè)置 (1).日 編:YYMMDD99999 (2).月 編:YYMM9999999 (3).流水號:99999999999 (4).手動編號:在交易作業(yè)中自行輸入編號,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),4. 品號輸入方式：, 用品號輸入 用條碼輸入,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),5.自動審核： 單據(jù)憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存賬 更新(庫存的增減)或者確認單據(jù)生效性. 單據(jù)如果輸入完成還須其他人審查核準(zhǔn)后， 才可更新庫存的，應(yīng)設(shè)為【N】,審核 = 憑證核準(zhǔn) 交易時點,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),6.自動打?。?憑證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多 機共用打印機時應(yīng)設(shè)置為批次打印。 7.直接結(jié)帳： 針對進貨單和退貨單，此字段勾選以后就必須 輸入應(yīng)付憑單單別，此進（退）貨單審核后就 自動生成一張應(yīng)付憑單。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),8.更新核價： 針對料件供應(yīng)商交易單據(jù)，如采購單、 進貨單、詢價單及核價單的性質(zhì)單別才 有效用。 9.核對采購： 針對進（退）貨單是否一定要輸入采購 單才可處理，目的是避免無采單的收退 料發(fā)生。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),10.進價控制： 請購單、采購單、進（退）貨單等單據(jù)中只有單據(jù)性質(zhì)和品號都做單價控制，程序才進行售價控管。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),11. 限定單別輸入用戶： 勾選后此種單別只提供此用戶開窗選定， 但也可通過單頭toolbar增加,3101 請購單 N N N N N 3201 核價單 N N N Y N 3301 采購單 N N N N N 3302 服務(wù)性采購 N N N N N 3401 進貨單(采) N N Y N N 3402 緊急進貨單 N Y N N N 3403 服務(wù)進貨單 N N N N N 3405 贈品進貨單 N N N N N 3501 退貨單 N N N N N,單別 單據(jù)名稱 自動 自動 核對 更新 直接 確認 打印 采單 核價 結(jié)帳,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),單別示范,為配合信息的管理請將采購單的編碼方式設(shè)為自動編號 1.緊急進貨單：為緊急采購的需求，尚未有正式采購單， 但已有非正式的通知收料者。 2.服務(wù)進貨單:費用類的進貨(請款時記錄)若服務(wù)性商品 必須要采購行為，可另辟服務(wù)采購單.若進貨商品贈品 部份不計費，另外倉庫管理數(shù)量，則可設(shè)贈品進貨單， 或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明單據(jù)性質(zhì),說明：,一、采購核價作業(yè)程序 二、請購作業(yè)程序及信息字段說明 三、采購作業(yè)程序及信息字段說明 四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明 五、進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明 六、驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明 七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明,日常交易作業(yè)程序及報表管理,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購核價作業(yè)程序,1.單據(jù)若為更新核價者將更新供應(yīng)商料件 信息。 2.若采購商品有分量計價的需求，則直接 由核價單來更新供應(yīng)商料件。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入核價單作業(yè),勾選分量計價后可打開子單身輸入 分量計價的信息,分量計價更新品號供應(yīng)商信息的核價單,應(yīng)與一般數(shù)量的核價單分開打單. .分量計價的核價單(更新核價) *.核價單單身的數(shù)量不輸入,單價將更新品號供應(yīng)商信息的單頭單價. *.核價單身開窗的分量計價將更新品號供應(yīng)商信息的單身分量計價信息. .一般數(shù)量的核價單(無分量計價管理需求或通用更新核價) *.核價單單身的數(shù)量及單價輸入.,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入詢價單作業(yè),勾選的項目才會更新供應(yīng)商料件價格,1.內(nèi)部需求的憑證 2.審查內(nèi)容為 .品號、數(shù)量及需求日期的合理性 .需求來源正確性 (MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動請購,其他),日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,請購作業(yè)的目的,1.計劃采購時所遺漏的需求。 2.超耗用料的額外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,一般請購作業(yè)的時機,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,可按采購預(yù)交貨日分別生成采購單,1.請購部門：基本信息管理系統(tǒng)進行錄入 2.請購人員：基本信息管理系統(tǒng)進行錄入 3.需求日期：系統(tǒng)默認，由錄入品號信息的前置 天數(shù)推算而得,Q:想一想！ 前置時間在哪個系統(tǒng)設(shè)定呢?,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,錄入請購單的字段說明,需求日期=單據(jù)日期+固定前置天數(shù)+(采購單位換算為庫存單位后的數(shù)量)/批量*變動前置天數(shù).,4.參考供應(yīng)商:即品號主要供應(yīng)商 5.結(jié)束碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,錄入請購單的字段說明,1.鎖定碼的意義: 當(dāng)采購人員收到請購信息時，必須針對此請購信息進行審查，選擇廠商、確定單價、數(shù)量及交期，當(dāng)信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,維護請購信息,維護請購信息的字段說明,2.請購分購：即一筆請購向多個供應(yīng)商購買 單身可輸入 單頭：采購總數(shù)量、總金額 單身：采購數(shù)量、采購比率,日常交易作業(yè)程序及報表管理,維護請購信息,維護請購信息的字段說明,單身數(shù)量加總,將完成的請購信息依供應(yīng)商分別產(chǎn)生采購單，更新后請: 1.查詢錄入采購單作業(yè)，您將可看到采購單 據(jù)的完整信息。 2.請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,從請購單生成采購單,若置為Y，則當(dāng)采購數(shù)量合計=請購數(shù)量時，才將請購單單身置為結(jié)束.,1.請購明細表 2.請購狀況表 3.品號供應(yīng)商已請購未采購明細表 4.廠商別已請未購列表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,請購作業(yè)程序,請購管理報表說明,1.現(xiàn)有庫存可用量 2.品號庫存狀況表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購作業(yè)程序,1.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:輸 入時可為訂單、工單單號或其他備注之有意 義單號。 2.已交數(shù)量：由進貨單及退貨單更新，無須輸入。 3.采購單價：1.供應(yīng)商料件價格 2.最近進價 3.標(biāo)準(zhǔn)進價。（可由設(shè)置公用參數(shù)作設(shè)定）,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購作業(yè)程序,錄入采購單的字段說明,4.結(jié)束采購單作業(yè)：應(yīng)定期運行本作業(yè) 對于過期未交的采購件采購人員應(yīng)定期檢查交 貨的需求性，過期未交者確定要交貨時，應(yīng)以 變更交期方式更改采購單據(jù)，如果確定不交貨 時，應(yīng)要指定結(jié)案，避免收料單位又進行收料 作業(yè)，您可透過采購預(yù)計進料表協(xié)助進行指定 結(jié)束作業(yè)。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購作業(yè)程序,結(jié)束采購單說明,.已交數(shù)量=訂單數(shù)量時,顯示 已結(jié)束. .已交數(shù)量.透過指定結(jié)束作業(yè)更新時,可顯示 指定結(jié)束. 此欄位只做顯示，不可手動修改,定價順序： 1.供應(yīng)商料件價格 2.最近進價 3.標(biāo)準(zhǔn)進價,Q: 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng)?,錄入采購單,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購單信息來源,MRP采購計劃發(fā)放,LRP采購計劃發(fā)放,從請購單生成采購單,從訂單自動轉(zhuǎn)成采購單,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購變更作業(yè)程序,直接更改采購單。 通過錄入采購變更單處理。 將原采購單指定結(jié)案,另開一張新的采購單。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購變更處理的方式,1.采購變更單的單據(jù)特性同原采購單別。 2.未確認的采單直接從采單更改，無須新 增采購變更單。 3.已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者，應(yīng) 保留變更信息且應(yīng)由采購變更通知單通 知相關(guān)單位處理變更事宜。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,采購變更處理的特性,表示此訂單單身所有為 未結(jié)束 狀態(tài)的序號信息, 其狀態(tài)要變更為 指定結(jié)束 .若是只改變某序號的數(shù)量或單筆信息,則本選項不選擇.由單身選擇需結(jié)束的訂單序號指定結(jié)束. 若整張結(jié)束,則單身不可輸入.,發(fā)票與送貨文件,錄入進貨單,進貨記錄,進貨單,進貨單確認,到貨檢查,進貨檢驗,供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表 料件歷史進貨記錄 供應(yīng)商進貨明細表 供應(yīng)商進貨匯總表,采購單,取回,驗退件未退 明細表,N,Y,Y,驗退,N,日常交易作業(yè)程序及報表管理,進貨作業(yè)程序,(1).到貨登記 (2).質(zhì)量檢驗 (3).貨款輸入,資材收料 IQC 采購或會計單位,權(quán) 責(zé),日常交易作業(yè)程序及報表管理,三段式進貨說明,(1). 到貨日期預(yù)交貨日 超期碼=Y (2). 運行驗退件退回 驗退碼=Y (3). 結(jié)賬單確認 結(jié)賬碼=Y,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入進貨單字段說明,(1).將納入存貨價值 (2).不納入供應(yīng)商之應(yīng)付帳款 (3).如:運費,扣款金額,(1).不納入存貨價值 (2).將納入供應(yīng)商之應(yīng)付帳款 (3).如:損壞扣款,進貨費用,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入進貨單字段說明,日常交易作業(yè)程序及報表管理,錄入進貨單字段說明,暫不付款：表示本進貨單,暫時不可生成應(yīng)付賬款.,發(fā)票信息更改：錄入發(fā)票信息 輸入貨款：輸入或修改貨款 本功能提供給進貨單結(jié)賬前,對于進貨單金額如果還需要調(diào)整時,可透過本功能更改進貨金額,單價,進貨費用及扣款金額等金額相關(guān)字段.,如果發(fā)票信息里選擇隨貨付發(fā)票，則發(fā)票號碼必須輸入,日常交易作業(yè)程序及報表管理,進貨單審核后對信息有何影響,檢驗結(jié)果，系統(tǒng)自動判斷檢驗狀態(tài)（除了免檢和特采）,供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表 供應(yīng)商供貨明細表 料件歷史進貨記錄表 料件歷史進貨匯總表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,進料記錄管理報表,名詞定義： 驗退：驗收前退貨 退貨：驗收后退貨 退貨單信息字段說明 驗退件退回明細表 . 驗退件未退明細表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,退回驗退件作業(yè),日常交易作業(yè)程序及報表管理,退貨單作業(yè)程序,進貨單如進行核對采購單管理的，退回單一般也應(yīng)核對采購單。 若該品號進行批號管理的，批號欄位務(wù)必輸入。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,退貨單錄入字段說明,退貨單為應(yīng)付帳款的減項。 一般退貨品應(yīng)輸入原采購單號。如果該采購單未經(jīng)結(jié)案，退貨品已經(jīng)確定不再進貨的，采購單應(yīng)指定結(jié)案。 如無采購單的，退貨單價來自品號供應(yīng)商信息。,日常交易作業(yè)程序及報表管理,退貨作業(yè)的注意事項,退貨：有實物退回 折讓：只扣款，不退回實物，數(shù)量不可輸入,日常交易作業(yè)程序及報表管理,其他管理報表,采購業(yè)務(wù)執(zhí)行跟蹤報表： 料件預(yù)計進貨表 工單預(yù)計進貨表 采購預(yù)計進貨表 供應(yīng)商料件交貨排程表 供應(yīng)商采購交貨狀況表,日常交易作業(yè)程序及報表管理,其他管理報表,供應(yīng)商統(tǒng)計、分析表： 供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表 供應(yīng)商ABC分析表 采購預(yù)計進貨表 供應(yīng)商供貨異常表,日常交易作