辦公室6S管理實(shí)施方法與技巧ppt課件

辦公室6S管理 實(shí)施方法與技巧,主講,課程大綱,辦公室6S管理能給我們帶來什么好處 推行辦公室6S管理的二十大要項(xiàng) 行動(dòng)起來做辦公室6S管理,模塊一 辦公室6S管理 能給我們帶來什么好處,規(guī)范 高效,細(xì)致 專業(yè),模塊二 推行辦公室6S管理 的二十大要項(xiàng),一、公獨(dú)明確 二、公私區(qū)分 三、有名有家 四、OA機(jī)定位 五、柜架管理 六、資料歸位 七、文件管理 八、電腦文件 九、表格管理 十、桌面整潔,十一、桌底狀態(tài) 十二、抽屜狀態(tài) 十三、物品定位 十四、線束整理 十五、開關(guān)標(biāo)識(shí) 十六、空調(diào)狀態(tài) 十七、張貼管理 十八、看板管理 十九、會(huì)議管理 二十、安全消防,1、公用的工具（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置； 2、清理不要物； 3、明確管理責(zé)任人；,一、共獨(dú)明確,二、“公私區(qū)分”,1、清理不要物 2、私人用品和辦公用品分開放置； 3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個(gè)抽屜； 4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層； 5、標(biāo)識(shí)明確：辦公用品、常用資料、私人物品 6、不可出現(xiàn)“雜物”標(biāo)識(shí),三.有名有家,1、清理不要物； 2、公用的工具（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng) 一定位在各部門都方便使用的位置； 3、明確管理責(zé)任人；,四、OA設(shè)備管理,1、清理不要物； 2、各文件、物品必須分層、分類管理 標(biāo)準(zhǔn)類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī) 范、參考資料、事務(wù)管理類、品質(zhì)管理類、生產(chǎn) 計(jì)劃類、報(bào)告類、人事管理、檔案類、工藝文 件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格 3、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪 層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層， 4、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按使用的頻率決定置 于哪層？一般為使用頻率高的置于中間拿取方便 的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次； 5、標(biāo)識(shí)明確； 6、定期清掃，保持干凈無塵。,五、柜架管理,1、清理過期的資料； 2、每?jī)?cè)資料都需要有明確的標(biāo)識(shí)； 資料名稱 定位標(biāo)識(shí) 管理者標(biāo)識(shí) 3、每次使用過的資料都必須按指定 的位置歸回原處； 4、保持資料干凈整齊。,六、資料物品歸位,七、文件管理,1、建立文件目錄文檔 2、個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識(shí)清楚個(gè)人文件不做要求 3、公司文件要進(jìn)行文件分類并標(biāo)識(shí)清楚 4、公司文件保密與不保密的文件要用標(biāo)識(shí)區(qū)分清楚并區(qū)分管理,八.電腦文件6S,1、建立電腦文件目錄文檔 2、個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識(shí)清楚個(gè)人文件不做要求 3、公司文件要進(jìn)行文件分類并標(biāo)識(shí)清楚（思路見后） 4、公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識(shí)區(qū)分清楚 5、常用文件的快捷方式 6、離開時(shí)鎖住屏幕,C盤,我的文檔,私人文件,*文件,品質(zhì)文件,培訓(xùn)文件,6S文件,*文件,效率文件,電腦文件分類 （例）：,九、空白表單管理,1、部門內(nèi)有多種表格時(shí)，需分類管理； 2、為了方便查找，建議用不同顏色分開； 3、為了防止急用時(shí)沒有的現(xiàn)象，建議有復(fù)印提示 4、定期清理不用、過期的表格。,1、清理不要物； 2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、 筆筒、臺(tái)歷、茶杯，并要求定位； 3、工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長(zhǎng)時(shí)間（0.5H以上）離開時(shí)，文件、資料必須 歸位； 4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中” 4、保持桌面清潔,十、桌面整潔,1、清理不要物（包括私人鞋物）； 2、文件資料/產(chǎn)品等不可直接置于桌底； 3、離開座位時(shí)，椅子要推近桌子； 4、保持地面干凈。,十一、桌底狀態(tài),1、不要物的清理 2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分抽屜放置； 3、一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí)，想辦法將物品固定，避免來回開關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng) ； 4、標(biāo)識(shí)清楚； 5、定期清理，保持干凈無塵。,十二、抽屜狀態(tài),十三、物品定位(隱形定位法),說明：需定位的地面物品：碎紙機(jī)、衣架、書架、茶幾 地面復(fù)印機(jī)柜式空調(diào)梯子等易移動(dòng)物品； 定位線寬2CM左右，兩邊長(zhǎng)12CM,隔實(shí)物1CM貼附, 以免磨損，當(dāng)物品靠墻時(shí)，只需定外側(cè)； 目的：提醒歸位,1cm,12cm,1、電源線不可直接拖在地上。 2、繞成大概1520CM長(zhǎng)，用扎帶或套紐固定兩端； 3、或?qū)⒕€束嵌入套管，露出部分用扎帶固定；（不可給其他操作、動(dòng)作造成障礙） 4、插頭標(biāo)識(shí)清楚 5、電源排插應(yīng)固定。,十四、線束整理,十五、開關(guān)標(biāo)識(shí),1、保持干凈 2、功能完好 3、控制區(qū)域/功能明確,十六、空調(diào)狀態(tài),1、明確管理責(zé)任人 2、運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)目視管理 3、確保功能完好,1、清理過期的張貼物； 2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域； 3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置 上，不可隨處有張貼現(xiàn)象； 4、工作臺(tái)需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要 求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過2張A4紙位置), 玻璃窗上不宜張貼通知/資料； 5、明示標(biāo)識(shí)崗位、職責(zé) 6、保持張貼物的清潔。,十七、張貼管理,十八、看板管理,內(nèi)容： 通告/公告欄 學(xué)習(xí)園地(初期可以展示6S基礎(chǔ)知識(shí)) 人員去向管理 輪值管理 6S責(zé)任區(qū)域布局圖 6S日常點(diǎn)檢表(可以先空著),十九、會(huì)議室,1、“不要物”清理 2、會(huì)議室標(biāo)識(shí) 3、使用狀態(tài)標(biāo)識(shí) 4、預(yù)約管理 5、會(huì)議要求, 會(huì)議室懸掛物 如：公司方針、環(huán)境方針、產(chǎn)品介紹