采購部管理制度.doc

1采購部管理制度2一、物資采購管理制度1、物資采購應遵循的原則（1）物資采購必須認真貫徹計劃采購的原則，嚴禁無審批采購和無計劃采購。（2）物資采購必須符合計劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質量和數量要求，按生產進度及時組織進貨。（3）采購的物資質量應符合國家標準，行業(yè)標準或雙方簽定的合同標準。（4）采購物資的價格應符合貨比三家，質優(yōu)價廉的原則。（5）采購物資的渠道，應貫徹先近后遠，先廠家，后供應商的原則，杜絕假貨、劣貨的購進。2、物資采購計劃的編制、審批（1）各車間日常物資需要在每月25號前編制出下月采購計劃，經倉庫保管簽字后報生產部審核。（2）車間每周五向生產部報下周急需物資計劃，周、月計劃要填寫清楚：規(guī)格、型號、數量、需要日期。（3）由各車間到倉庫核對，經倉庫保管員簽字后，報生產部，由生產部審核后，以物資申請單的形式報生產總監(jiān)批準，轉采購部（生產總監(jiān)不在時，于26號報采購部）。（4）屬于辦公用品通訊器材，由各部門報行政總監(jiān)審批后，轉采購部。（5）各部門所需的物品，由各分管總監(jiān)審批后轉采購部。（6）因無計劃而影響生產由計劃提報單位負責，有計劃而未及時進3貨的由采購部負責。（7）屬追加計劃，使用單位應在使用前3日（省外一周）提報追加計劃。（緊急情況方可使用）3、備品備件及原材料的采購（1）采購部接到各部門經總監(jiān)簽字后的采購單，先分類歸總，報倉庫一份，再進行報價、比價，按計劃的急緩進行采購。（2）對長期使用的大宗原材料，可適當采用定期招標的辦法，通過供應商之間的競爭確定供貨商，或者通過供應商檔案選前三家報價，進行比價采購，以達降低采購成本之目的。4、物資的入庫驗收及票據管理：（1）所有物資必須辦理入庫手續(xù)后方可領用，嚴禁不入庫，直接領用，或不入庫直接使用。（2）采購的物品到公司后，由倉庫管理員通知計劃需用部門負責人和采購員共同驗收，檢驗合格者按手續(xù)入庫，計劃需用部門負責人簽字，不合格者由采購員負責退回原供應商。（3）建立規(guī)范的入庫驗收單票據，由倉庫保管員逐欄填寫清楚，品名、規(guī)格、型號、數量、進貨日期、含稅價格、收貨人、供貨單位一式三份，倉庫、供應商和采購統計各一份。（4）采購的物品經驗收準確無誤后方可入庫，票實物不復的要進行退貨處理。（5）所有物資的入賬發(fā)票都附有物資入庫驗收單。（6）原材料進廠過磅后，由地磅通知質量部取樣化驗，并一式四份，4報生產使用單位，采購部、生產部、質量部（自留）各一份。5、采購物資的合同管理：（1）公司確定的長期供貨商，大宗物資及單項采購5000元以上的物資設備，必須簽定正式的購貨合同。（2）合同的內容及格式，必須符合經濟合同法及公司的有關規(guī)定。簽署人具備相應的職責和法律資格，并經生產總監(jiān)或相關的總監(jiān)審批后，方可蓋章生效。（3）正式合同一式四份，雙方簽字生效后，供、需雙方各留一份，檔案室、財務各一份存檔，所有合同管理部門均應安排專人兼職，搞好合同管理。（4）按規(guī)定應簽而未簽的合同，給公司造成損失的追欠當事人的責任。二、采購部罰則1、接到審批單后，要先急后緩進貨，超出規(guī)定時間(省內三天，省外一周)一次扣20元，影響生產一次扣100元。2、有進貨計劃出現漏進、忘進審請單的貨物，一次扣10元。3、出現進的貨物的規(guī)格、型號和申請單不符，一次扣20元，數量不符，一次扣10元。4、開車外出購物，完成任務不及時返回，或不請示私自他用，發(fā)現一次扣50元。5、每月2025號開稅票，領導批準的，300元以下的除外，出現一家未開，扣10元。56、每月30號前開服務車養(yǎng)路費，超期一次，自己負擔1%7、進的備品備件價格未經比價就采購，進的價格偏高，又找不出原因所在一次扣50元。8、服務車維修費用同等情況下，高出其它維修點一次扣20元。9、駐港發(fā)貨，除下雨或貨車晚到外，保證車到裝貨，每月出現一車裝不上貨扣20元。10、每月20號結帳開據硫礦、硫磺、液硫稅務發(fā)票，28號前全部交到公司，生產總監(jiān)特批的除外，若一處發(fā)票未到扣10元。11、每月30號前未交生產部市場信息調查報告扣20元，信息誤差大扣10元，不詳細扣5元。12、每月進的硫礦不低于4500噸(無特殊情況)每低100噸扣10元。13、每月進的硫磺不低于36003900噸(無特殊情況)每低100噸扣10元。14、對原材料的每批拉到多少噸，什么時候交款，去多少車，今天拉多少，實來多少，要心中有數，出現一次調度失誤扣20元。15、若出現質量部化驗和港口化驗的質量有較大誤差時，應及時聯系供應商解決，因通知不及時超出合同時限一次從50元扣起，上不封頂。16、每一批原材料當天進貨前必須通知磅房，否則扣10元。17、出差制度1)采購員出差住宿費不能超過50元/天。62)采購部長出差住宿費不能超過60元/天。3)出差電話費(出市)每天補助1520元。4)出差火食補助費每天25元，以上三條超出者自付。5)所有住宿費、招待費一律開稅票否則不予報銷。6)出差者手機早6：00-晚21：00點必須開通，否則按手機制度處理。18、建立完善的供應商帳目管理，賬目有誤一次罰5元。19、原材料價格調整后，及時通知相關部門，通知不及時一次罰5元。20、原材料的帳目做到清晰、準確否則一次罰10元。21、每月20號復印加油明細表，找張總簽字送往指定加油站，否則一次罰5元。22、月末與供應商對帳，漏對一家一次罰5元，如帳目不符及時查對核實，否則一次罰10元。23、對于帳物的記錄，做到日事日畢，否則發(fā)現一次罰5元。24、與各部門之間合作做到相互尊重，如發(fā)現爭吵一次罰10元。25、承擔打字復印工作做熱情不拖沓。26、每月10號前打印供應商余額明細表，報生產總監(jiān)、采購部長各一份，否則一次罰10元。27、建立所有備品備件的價格表，每天將價格填入表內，一次未填罰2元。28、對所有開來的稅票要和入庫單詳細核對價格，審查出差錯一次扣10元。729、原材料采購員出差時，早點名后提報原材料余額款項及原材料每批的到廠數量，否則扣10元。30、學習考試得分在90分以上，每次獎勵10元，低于60分每次罰10元。31、創(chuàng)新每提一條合理化建議被采納獎10元，每條創(chuàng)新被采納獎20元，若每月沒有合理化建議，也沒有創(chuàng)新罰10元。32、在工作中對公司做出突出貢獻，創(chuàng)造價值的，按價值的5%-10%以予獎勵。33、應參加學習考試者，不經領導批準，不參加考試者每次罰50元。34、泄露公司機密，在外搞第二產業(yè)，損害公司利益，輕則罰款，最低1000元，上不封頂，重則開除。35、為個人利益，幫助其它公司挖自己公司墻角，惡意破壞公司形象，做對公司不利的事，輕則罰款，最低1000元，上不封頂，重則開除。36、供應人員在購買物資時要質優(yōu)價廉，不吃回扣，若被查出吃回扣，輕則罰款，最低1000元，上不封頂，重則開除。37、每天早上點名后到采購部分配工作，否則扣2元/次.三、采購部及各類人員工作職責（一）采購部工作職責1、制定原材料的戰(zhàn)略采購計劃（1）每種原材料選擇23家供應商。（2）與供應商簽訂長年協議，不管市場怎樣變化，都定期從供應商處購貨，讓其感到我們在其眼中重要性和穩(wěn)定性。8（3）與供應商之間要有信譽度，讓其非常希望和我們合作。（4）在與供應商定價前，充分了解市場，能爭則爭，但不能太過刻克，要放長線約大魚，為以后的合作鋪路。（5）在與各供應商合作期間，要抓大放小，互惠互利，合氣生財。2、建立供應商管理機制（1）對每個供應商所有資料建立詳細檔案。（2）通過與供應商之間的合作，定期對每個供應商的貨物品質、交貨期限、價格、服務、信譽等方面進行分析，確定與哪個供應合作對我們比較有利，然后評出最佳合作伙伴。（3）多與供應商聯系或定期與供應商會面，一來多了解信息，二來增加雙方友誼。（4）建立供應商往來明細帳，龍耀與建龍分清記帳，做到帳目準確無誤。3、供應市場制定分析、評估。（1）隨時關注國際與國內相關形式，便于掌握市場動向。（2）對供應市場每月進行分析，什么時候是供方市場，什么時候是需方市場，應采取什么措施應對。（3）定期到港口或原料所在地進行考察和調研，掌握第一手資料。4、實施采購計劃（1）加快采購資金周轉率（2）提高采購成本降低率（3）提高供貨及時性（4）減小原料供應警戒線與差額比率（5）降低運輸成本5、制定帳物管理辦法（1）依據公司現狀制訂符合公司要求的原材料帳物管理辦法（2）根據各車間所報計劃制定備品備件帳管理辦法，滿足生產需6、部門業(yè)務合作方法（1）與儲運室的合作方法A.每一批原材料到廠后，供應部人員要及時的把價格通知儲運工作人員。儲運人員輸入微機后，由供應統計審核。B.原材料供應商開具增值稅發(fā)票后，供應部審核后到儲運室核對入庫單。（2）與倉庫的合作方法A.貨物入廠后，采購員與倉庫人員會同計劃申報部門負責人進行驗收合格后，由倉庫人員入庫，并給供應部開具入庫單。B.備品備件開具增值稅發(fā)票后，先由供應部審核，再到倉庫核對入庫（3）與財務室的合作辦法：9A.給原材料供應商的付款和臨時購貨用現金，由供應部統計員書寫借款單后，由分管財務的副總簽字，再到財務室辦理。B.供應商收款后，開具收款收據。供應部統計員審查無誤后交：部門經理財務副總總經理簽字后，交到財務。C.供應商開具的發(fā)票核查無誤后，由部門經理財務副總總經理簽字。再交分管會計，現金帳的發(fā)票交出納員。D.給供應商憑發(fā)票掛帳的付款。供應商要開具相對應的收款收據。供應部統計員審查無誤后，由部門經理財務副總總經理簽字。以現金付款的到出納員處辦理，以支票或匯票形式付款的到分管會計處辦理（4）與生產合作方法：A.各車間所需材料及物資，需填寫物資購買申請單，由車間領導簽字后交到供應部，在填寫申請單時，要把名稱、規(guī)格、參數、型號、數量，哪里用，急不急，哪個車間都要清楚。B.供應部拿到申請單先查看倉庫有沒有，若沒有再購買。7、制定費用計算辦法：（1）根據目前公司狀況購原材料所需貨款每月在300萬-370萬。（2）購買原材料根據所定合同，提前申報付款額。（3）對備品備件供應商基本是先用貨后付款，付款時間每月15日報計劃，20日以前批復