6東軟集團(tuán)品牌傳播類供應(yīng)商管理制度.doc

東軟集團(tuán)品牌傳播類供應(yīng)商管理制度一、管理目標(biāo)和原則根據(jù)東軟集團(tuán)品牌傳播管理條例制定本制度，對品牌傳播類供應(yīng)商進(jìn)行管理，其目標(biāo)在于：1. 管理目標(biāo)： 努力整合外部資源，以東軟集團(tuán)品牌傳播供應(yīng)商目錄加強(qiáng)對外協(xié)資源管理，提高品牌傳播活動的效率； 獲取外協(xié)專業(yè)服務(wù)支持，提升東軟集團(tuán)品牌傳播策劃和執(zhí)行的專業(yè)化程度和水平。2. 管理原則： 長期性原則： 一般以一個財年為單位，確立東軟集團(tuán)品牌傳播類供應(yīng)商的框架合作關(guān)系，保持合作的穩(wěn)定和持久，提高對供應(yīng)商的管理效率； 在此期間，東軟集團(tuán)及控股公司進(jìn)行品牌傳播策劃或活動，可以在指定范圍內(nèi)選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商進(jìn)行合作。 競爭性原則： 所指定范圍內(nèi)的品牌傳播類供應(yīng)商，都是經(jīng)過嚴(yán)格評估、考核而確認(rèn)的； 在某一類型供應(yīng)商中，東軟集團(tuán)既可以排他性地指定一家合作伙伴，也可以指定多于一家形成競爭關(guān)系； 就重大品牌傳播項目，可以采取公開招標(biāo)方式，招標(biāo)范圍并不限于供應(yīng)商目錄內(nèi)指定的供應(yīng)商。 漸進(jìn)性原則： 對品牌傳播類供應(yīng)商的管理是一項積累性的工作，可從一兩類公司的評估認(rèn)定和管理開始，逐步向其它類型拓展； 東軟所有從事品牌推廣的專職人員，應(yīng)有意識地加強(qiáng)與外協(xié)公司的合作，積累外協(xié)公司資源，逐步完善東軟集團(tuán)品牌傳播類供應(yīng)商目錄。二、品牌傳播類供應(yīng)商的定義所謂品牌傳播類供應(yīng)商，是指東軟集團(tuán)和東軟控股公司之外的，協(xié)助東軟集團(tuán)及東軟控股公司實施品牌傳播計劃和項目的法人實體，它們是東軟控股公司品牌傳播職能部門的外協(xié)資源和合作機(jī)構(gòu)。品牌傳播類供應(yīng)商包括以下類型：1. 市場顧問公司：包括市場調(diào)查公司、媒體監(jiān)測公司、數(shù)據(jù)提供公司、戰(zhàn)略顧問公司、品牌咨詢公司等；2. 市場傳播公司：包括公共關(guān)系公司、廣告公司、活動代理公司等；3. 設(shè)計制作公司：包括平面設(shè)計、制作公司、印刷公司、音像制作公司、av效果公司、展覽公司等。4. 其它類公司：包括翻譯、撰稿、速記公司等。每一小類供應(yīng)商應(yīng)控制在5家以內(nèi)，以13家為宜。名單過大則會增加實際操作中的選擇難度，加大管理成本。三、東軟集團(tuán)品牌傳播供應(yīng)商目錄東軟集團(tuán)品牌傳播供應(yīng)商目錄簡稱“供應(yīng)商目錄”，是指經(jīng)過資質(zhì)認(rèn)定的，提供給東軟集團(tuán)和東軟控股公司，在品牌傳播策劃和實施活動中，可以選定合作的代理服務(wù)公司名錄。本制度確定，由bcc牽頭組織對品牌傳播類供應(yīng)商的評審，發(fā)布東軟品牌傳播方面的供應(yīng)商目錄。與東軟建立長期合作關(guān)系的品牌傳播類供應(yīng)商，應(yīng)參加bcc定期組織的東軟視覺識別系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)。目錄內(nèi)的供應(yīng)商由集團(tuán)進(jìn)行了品牌傳播的統(tǒng)一培訓(xùn)，從源頭確保了東軟視覺識別系統(tǒng)的嚴(yán)格執(zhí)行和品牌傳播信息的準(zhǔn)確。所以，供應(yīng)商目錄的編制原則如下： 由bcc負(fù)責(zé)牽頭進(jìn)行品牌傳播類供應(yīng)商評估和資質(zhì)認(rèn)定，對入選的供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)后，匯總確定供應(yīng)商目錄。 東軟控股公司市場策劃部、各大區(qū)可依據(jù)本制度統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，組織對區(qū)域品牌傳播類供應(yīng)商進(jìn)行評估，報經(jīng)bcc審批后列入供應(yīng)商目錄。 每財年開始之前，由bcc發(fā)布更新的供應(yīng)商目錄，原則上東軟集團(tuán)和東軟控股公司所有品牌傳播行動，均應(yīng)使用目錄內(nèi)供應(yīng)商。 如果某項活動使用的供應(yīng)商在目錄之外（包括重大項目通過招標(biāo)確定的供應(yīng)商），則使用部門或機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)東軟品牌傳播管理制度的要求和程序，將有關(guān)合作成果作為個案，單獨(dú)向bcc進(jìn)行確認(rèn)，并接受業(yè)務(wù)監(jiān)控。四、年度新供應(yīng)商遴選對于上一財年合作良好的供應(yīng)商，可不采取評估、篩選方法，而是直接基于上年的合作記錄以及東軟各方面的滿意程度，確定是否繼續(xù)沿用為東軟集團(tuán)目錄內(nèi)供應(yīng)商。具體方法在第五節(jié)“供應(yīng)商管理與使用”中描述。一年一度，bcc牽頭進(jìn)行東軟集團(tuán)新增品牌傳播類供應(yīng)商的遴選，工作時間定為新財年開始前的一個月內(nèi)，工作周期約一個月左右。本制度將年度供應(yīng)商遴選的流程分為四個階段：準(zhǔn)備階段、溝通階段、提案階段、總結(jié)培訓(xùn)階段。下面分別予以概述。1. 準(zhǔn)備階段：主要工作要 點周期 品牌傳播類供應(yīng)商名單匯總供應(yīng)商匯總的數(shù)量是最終所需供應(yīng)商數(shù)量的34倍，所需供應(yīng)商的數(shù)量根據(jù)品牌傳播的實際需要確定。供應(yīng)商名單的主要來源包括： 曾有過良好合作記錄的供應(yīng)商 業(yè)界享有較高知名度的供應(yīng)商 專業(yè)人士（如記者）的推薦35個工作日初步了解各供應(yīng)商的基本情況，剔除不符需要的公司 了解方法包括： 查找供應(yīng)商相關(guān)網(wǎng)站 向有關(guān)方面，例如供應(yīng)商的現(xiàn)有客戶確認(rèn)了解內(nèi)容包括： 是否向與東軟形成業(yè)務(wù)競爭關(guān)系的客戶提供服務(wù) 業(yè)內(nèi)的口碑、品牌形象、相關(guān)的資質(zhì)等成立供應(yīng)商評估小組評估小組應(yīng)有510人間，應(yīng)該是能夠較固定參加評審程序的人員。可以針對不同類型的供應(yīng)商組織特定的評估小組。評估小組成員由bcc和控股公司負(fù)責(zé)品牌傳播事務(wù)、行政辦公、對外采購審批（類似于一些企業(yè)的采購部）的部門人員參與，也可以外邀評審人員。確定bcc主任任評估小組組長，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排整個進(jìn)程。第一階段主要是匯總候選品牌傳播類供應(yīng)商名單，了解其口碑、相關(guān)資質(zhì)、業(yè)界品牌形象，并初步了解其是否向與東軟形成業(yè)務(wù)競爭關(guān)系的客戶提供服務(wù)。2. 溝通階段：主要工作要 點周期 向進(jìn)入篩選程序的公司發(fā)出邀請，征集書面答辯 通過電子郵件、電話或者傳真，對上一階段匯總的供應(yīng)商發(fā)出邀請，邀請它們針對東軟集團(tuán)提供公司簡介材料。邀請函應(yīng)至少在召開評估會之前3個工作日發(fā)出，發(fā)出后以電話方式進(jìn)行確認(rèn)。要求供應(yīng)商提供的內(nèi)容包括：供應(yīng)商基本情況、對東軟企業(yè)形象的認(rèn)識、對東軟基本業(yè)務(wù)及對行業(yè)的認(rèn)識、與東軟集團(tuán)合作的簡單設(shè)想。57個工作日針對書面答辯進(jìn)行評估組織評估小組成員對書面答辯進(jìn)行評估打分（見下面的評估表）。 統(tǒng)計評分結(jié)果，篩選出進(jìn)入下一階段的供應(yīng)商統(tǒng)計評分結(jié)果，按照分?jǐn)?shù)高低選出進(jìn)入提案階段的各類供應(yīng)商。選出的供應(yīng)商數(shù)量，為最終所需供應(yīng)商數(shù)量的12倍。對獲選供應(yīng)商，建議以電子郵件或傳真的方式通知。對未獲選供應(yīng)商，建議以電話方式給予委婉的通知，希望來年有機(jī)會合作。溝通階段實際上是書面答辯階段，目的考察供應(yīng)商實力、經(jīng)驗及信用程度，考察供應(yīng)商對合作的態(tài)度與誠意，更要考察供應(yīng)商對未來合作內(nèi)容的理解力。所以，向進(jìn)入篩選程序的公司發(fā)出征集書面答辯邀請時，邀請函可要求供應(yīng)商提供五個方面的內(nèi)容： 供應(yīng)商基本情況，包括：it服務(wù)經(jīng)驗、專業(yè)從業(yè)經(jīng)驗、公司主要人員資歷和素質(zhì)、公司組織架構(gòu)與管理能力、主要服務(wù)客戶、公司優(yōu)勢及成功案例、資質(zhì)或榮譽(yù)證書以及其它可證明供應(yīng)商業(yè)績的證書、營業(yè)執(zhí)照影印件； 對東軟集團(tuán)整體品牌形象的認(rèn)識：對東軟集團(tuán)背景情況的基本認(rèn)知、對東軟集團(tuán)目標(biāo)與定位、理念與文化的理解，對東軟外在品牌形象的分析； 對東軟集團(tuán)基本業(yè)務(wù)、對行業(yè)的認(rèn)識：對東軟集團(tuán)基本業(yè)務(wù)分布、客戶市場情況、行業(yè)發(fā)展趨勢和競爭態(tài)勢等情況的基本認(rèn)識； 與東軟集團(tuán)合作的初步設(shè)想以及其它補(bǔ)充說明。邀請函應(yīng)提供東軟集團(tuán)網(wǎng)址以備供應(yīng)商準(zhǔn)備文件時查詢。邀請函同時規(guī)定供應(yīng)商答辯文件提交截止時間、提交方式，注明提交聯(lián)系人及聯(lián)系方式。東軟集團(tuán)200x年品牌傳播類供應(yīng)商書面答辯評分表被評估供應(yīng)商：評分人：項 目細(xì) 目滿分得分供應(yīng)商基本情況（35%）it服務(wù)經(jīng)驗5專業(yè)從業(yè)經(jīng)驗5公司主要人員資歷及素質(zhì)5公司組織架構(gòu)與管理能力5主要客戶服務(wù)經(jīng)歷5公司優(yōu)勢及成功案例5資質(zhì)、榮譽(yù)及其它業(yè)績5對東軟集團(tuán)整體形象的認(rèn)識（20%）對東軟集團(tuán)背景的認(rèn)識5對東軟集團(tuán)目標(biāo)與定位、理念與文化的理解5對東軟集團(tuán)外在品牌形象的分析5對東軟集團(tuán)基本業(yè)務(wù)以及對行業(yè)的認(rèn)識（20%）對東軟集團(tuán)基本業(yè)務(wù)的初步認(rèn)識5對東軟集團(tuán)客戶市場情況的認(rèn)識5對行業(yè)整體發(fā)展趨勢的了解5對競爭對手的了解5與合資公司合作的簡單設(shè)想（20%）合作思路的相容性5合作設(shè)想的創(chuàng)造性5合作設(shè)想的可操作性5合作的服務(wù)模式（專業(yè)與便利）5綜合印象加分（05分）5合計（100%）100注：評分標(biāo)準(zhǔn)為5分制：5非常好、4比較好、3一般、2比較差、1很差。下面是一個評分表模板，可以參考它設(shè)計對供應(yīng)商書面答辯的評估打分表。 3提案階段：在邀請參加提案階段，應(yīng)通過書面（電子郵件、傳真、信件）通知的方式，委婉地邀請入圍供應(yīng)商參加提案征集，以增進(jìn)雙方的了解；同時公布提案階段的進(jìn)度安排，明確提交提案的時間安排、提交方式、聯(lián)系人。這一階段主要考察供應(yīng)商對東軟總體情況的理解能力、對市場信息的掌握程度、提案方案的專業(yè)性和創(chuàng)建性、服務(wù)團(tuán)隊的能力和配備的合理性、報價水平和付款方式等。所以，在提案征集要求中，應(yīng)明確提出以上要求，以便讓供應(yīng)商更好的完成提案內(nèi)容，使供應(yīng)商的能力在提案過程中充分展現(xiàn)。主要工作要 點周期 針對各類供應(yīng)商制定相應(yīng)的提案題目提案的題目是計劃執(zhí)行的推廣內(nèi)容，并不建議為模擬的品牌傳播項目。針對不同類別的供應(yīng)商應(yīng)有不同的提案要求。710個工作日召開提案征集溝通會委婉地邀請入圍供應(yīng)商參加提案征集，以增進(jìn)雙方的了解。為了使供應(yīng)商所獲得的信息一致，建議同一類的供應(yīng)商一起參加提案題目的公布，相關(guān)人員現(xiàn)場回答各家供應(yīng)商的問題，同時明確提交提案的時間安排、提交方式、聯(lián)系人。也可以通過電子郵件發(fā)放提案題目，并通過電話會議、電子郵件、傳真等方式進(jìn)行補(bǔ)充溝通。一般在提案提交日期的710個工作日公布提案題目?；厥仗岚?嚴(yán)格在截止日期之前回收提案，與招標(biāo)不同的是，逾期未交者應(yīng)予以催交，除非供應(yīng)商表示放棄。召開提案講稿會 集中時間召開供應(yīng)商講稿會，請各家供應(yīng)商以ppt形式講解提案，講稿時間一般限定為1小時。評估小組人員應(yīng)盡量參加每一個供應(yīng)商的提案講稿，對方案中不明確的地方進(jìn)行現(xiàn)場提問，評估表格應(yīng)現(xiàn)場填寫，然后交評估小組組長。 57個工作日根據(jù)評分結(jié)果確定年度供應(yīng)商統(tǒng)計評分結(jié)果，按照分?jǐn)?shù)高低確定本財年的宣傳供應(yīng)商，選出的供應(yīng)商數(shù)量為最終所需供應(yīng)商數(shù)量。通知參評供應(yīng)商對獲選供應(yīng)商，建議以電子郵件或傳真的方式通知。對未獲選供應(yīng)商，建議以電話方式給予委婉的通知，希望來年有機(jī)會合作。下面是一個評分表模板，可以參考它設(shè)計對供應(yīng)商提案答辯的評估打分表。但是，對不同類型的供應(yīng)商，考察的重點不同。提案重點考察的是市場顧問類公司、市場傳播類公司，且設(shè)計的提案題目和評估打分表的分項也各有側(cè)重： 市場顧問公司考察重點為：品牌知名度和信譽(yù)、服務(wù)專業(yè)性、數(shù)據(jù)或咨詢報告的權(quán)威性、已有客戶經(jīng)歷、項目執(zhí)行能力、收費(fèi)政策等。東軟集團(tuán)200x年品牌傳播類供應(yīng)商提案講稿評分表被評估供應(yīng)商：評分人：項 目細(xì) 目滿分得分對東軟總體情況的理解能力（15%）對東軟品牌形象的認(rèn)識與見解5對東軟業(yè)務(wù)定位、發(fā)展戰(zhàn)略及目標(biāo)的認(rèn)識與見解5對東軟主要產(chǎn)品與技術(shù)的了解5對東軟所在市場的了解（15%）對該市場需求（客戶）情況的了解5對該市場競爭對手、合作伙伴基本情況的了解5對東軟所在行業(yè)相關(guān)政策法規(guī)的了解5提案專業(yè)性評估（25%）提案內(nèi)容及結(jié)構(gòu)的完整性、規(guī)范性5提案的目標(biāo)設(shè)定及主題表現(xiàn)力，提案內(nèi)容對傳播任務(wù)的針對性5提案設(shè)計的創(chuàng)造性5具體方案的周到性和各組成部分的銜接、邏輯性5提案的可行性和預(yù)期效果5服務(wù)團(tuán)隊的能力和配備（15%）現(xiàn)場人員表現(xiàn)的溝通能力、團(tuán)隊合作文化5提案所表現(xiàn)的公司人員整體專業(yè)素養(yǎng)、經(jīng)驗及能力5為東軟定制的服務(wù)團(tuán)隊，結(jié)構(gòu)的合理性和執(zhí)行能力評估5報價與付款考察（15%）報價體現(xiàn)的總體價格水平與東軟預(yù)算的匹配5收費(fèi)政策和東軟的財務(wù)模式的匹配5墊款政策和付款方式的靈活性5其它（10%）提案反映出的敬業(yè)精神和與客戶合作意識5提案提交的時間（準(zhǔn)時、反應(yīng)速度）5綜合印象加分（05分）5合計（100%）100注：評分標(biāo)準(zhǔn)為5分制：5非常好、4比較好、3一般、2比較差、1很差。 公共關(guān)系公司考察重點為：（1）品牌知名度和信譽(yù)、服務(wù)的專業(yè)性、已有客戶經(jīng)歷；（2）公關(guān)策劃能力和創(chuàng)意水平、媒體關(guān)系和投放能力、撰稿能力、活動執(zhí)行能力；（3）客戶服務(wù)團(tuán)隊搭配、收費(fèi)政策等。所以，可要求提案答辯時，供應(yīng)商提供整體公關(guān)策略制定、公關(guān)事件的策劃、公關(guān)報道宣傳的步驟與主題策劃、具體執(zhí)行方案的制定、公關(guān)效果的保證等內(nèi)容。 廣告公司考察重點為：（1）品牌知名度和信譽(yù)、服務(wù)的專業(yè)性、已有客戶經(jīng)歷；（2）廣告文案、整體方案創(chuàng)意水平、媒體資源和發(fā)布能力、平面或影視設(shè)計能力；（3）客戶服務(wù)團(tuán)隊搭配、收費(fèi)政策等。所以，可要求提案答辯時，供應(yīng)商提供廣告策略、整體創(chuàng)意和設(shè)計方案、廣告組合方案、媒體采購計劃、具體執(zhí)行計劃和效果保證措施等內(nèi)容。 設(shè)計制作及其它類公司考察重點為：（1）品牌知名度和信譽(yù)、已有客戶經(jīng)歷；（2）單項（設(shè)計、制作、撰譯等服務(wù)項目）專業(yè)水準(zhǔn)和執(zhí)行能力；（3）收費(fèi)政策等。所以，并不適用于提案答辯的方式進(jìn)行遴選，可通過實地考察、或者較小額項目的試用來代替提案。 4總結(jié)培訓(xùn)階段：本階段，將新增供應(yīng)商和上年沿用的供應(yīng)商名錄進(jìn)行合并，制作東軟集團(tuán)品牌傳播類供應(yīng)商目錄，并正式發(fā)布。對開始有合作項目的供應(yīng)商，無論是長期合作還是短期項目，應(yīng)簽訂或續(xù)簽合作協(xié)議。對與東軟建立合作關(guān)系的新增品牌傳播類供應(yīng)商，應(yīng)參加bcc組織的東軟視覺識別系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，轉(zhuǎn)入供應(yīng)商管理與使用階段。本階段還要對整個評估、篩選工作作出系統(tǒng)總結(jié)，為以后的和地方的品牌傳播類供應(yīng)商評估積累資料與經(jīng)驗。五、供應(yīng)商管理與使用每財年初，由bcc組織對品牌傳播類供應(yīng)商的評審，其中包括：1. 對新增供應(yīng)商的評審，參照上述的評估規(guī)范執(zhí)行；2. 對上一財年使用的供應(yīng)商，應(yīng)在財年結(jié)束之前征求所有合作過的東軟控股公司和部門的意見，發(fā)放打分表。評分因素分為兩個方面：服務(wù)過程質(zhì)量和服務(wù)效果。本制度設(shè)計的參考表格如下：東軟集團(tuán)200x年品牌傳播類供應(yīng)商使用效果評估表被評估供應(yīng)商：評分人：項 目細(xì) 目滿分得分過程質(zhì)量評估（50%）提供服務(wù)的專業(yè)水準(zhǔn)10對東軟品牌和業(yè)務(wù)的熟悉程度、行業(yè)知識掌握程度10服務(wù)團(tuán)隊素質(zhì)和合理搭配程度10與東軟合作模式的相容性和合作融洽程度10對東軟服務(wù)需求的專指性和反應(yīng)速度10服務(wù)效果評估（50%）提供的服務(wù)是否滿足東軟品牌和業(yè)務(wù)拓展需求10相對雙方認(rèn)同的計劃和方案，執(zhí)行是否能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)10相對東軟的支付能力和實施效果，價格水準(zhǔn)的高低10服務(wù)的替代性：是否在東軟內(nèi)部和其它公司中難以尋找同水準(zhǔn)替代服務(wù)10是否給東軟帶來額外的增值服務(wù)10合計（100%）100注：1. 評分標(biāo)準(zhǔn)為10分制：10非常好、8比較好、6一般、4比較差、2很差。2. 每次評估，綜合得分在6分（不含）以上為合格供應(yīng)商，8分以上為優(yōu)秀（滿意的供應(yīng)商），6分以下的供應(yīng)商為不達(dá)標(biāo)。bcc組織對新增供應(yīng)商的視覺識別系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，發(fā)布東軟品牌傳播類供應(yīng)商目錄，目錄內(nèi)供應(yīng)商供東軟控股公司選擇使用。東軟控股公司在品牌傳播策劃和實施中涉及使用外協(xié)公司，原則上應(yīng)選擇目錄內(nèi)供應(yīng)商。下面舉三類供應(yīng)商的使用規(guī)則進(jìn)行說明，其它類供應(yīng)商的使用規(guī)則可參照執(zhí)行。例如：1. 廣告公司的使用：東軟控股公司廣告業(yè)務(wù)外包，原則上應(yīng)使用指定供應(yīng)商，以提高廣告發(fā)布效率的同時，實現(xiàn)廣告形象和用語的統(tǒng)一；如果不是經(jīng)培訓(xùn)過的指定供應(yīng)商設(shè)計、創(chuàng)意，或者創(chuàng)意文案與東軟視覺識別系統(tǒng)存在明顯差異，應(yīng)將設(shè)計文稿連同創(chuàng)意文案作為個案，送bcc品牌推廣部審核。2. 公共關(guān)系和市場活動公司的使用：東軟所有媒體公關(guān)項目和市場活動，可以利用bcc統(tǒng)一的服務(wù)平臺進(jìn)行策劃、組織實施，另一方面也鼓勵外請公共關(guān)系和市場活動類服務(wù)公司進(jìn)行策劃、實施。鑒于東軟集團(tuán)媒體、公關(guān)資源已經(jīng)整合，東軟集團(tuán)和東軟控股公司長期使用公共關(guān)系公司，簽訂三個月以上長期合約（retainer），必須使用bcc公布的供應(yīng)商目錄內(nèi)的公關(guān)公司。短期項目（project）原則上也應(yīng)如此，但可以通過短期項目嘗試新的公關(guān)公司。重大市場活動項目，經(jīng)bcc認(rèn)定，可采用招標(biāo)方式選定公關(guān)公司。3. 平面設(shè)計、制作公司的使用