辦公自動(dòng)化教學(xué)大綱第7章.ppt

辦公自動(dòng)化,play*,辦公自動(dòng)化 教學(xué)大綱,北京新海淀計(jì)算機(jī)學(xué)校,第七章,本章主要內(nèi)容如下： 圖表,圖表,圖表的功能 圖表的分類(lèi) 圖表的制作 圖表元素的選擇 圖表的美化 圖表的編輯,圖表的功能,圖表主要用來(lái)反映數(shù)據(jù)的直觀(guān)表現(xiàn)，使枯燥的數(shù)據(jù)更直觀(guān)化和形象化，通過(guò)圖表可以非常迅速地對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生總體上的認(rèn)識(shí)，這正是統(tǒng)計(jì)學(xué)中最常使用的數(shù)據(jù)分布的表現(xiàn)方式。,圖表的分類(lèi),標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型 自定義類(lèi)型,標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型,標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型包含柱形圖、餅圖、條形圖等14種；每一種里又包含許多子類(lèi)型。,自定義類(lèi)型,自定義類(lèi)型又可分為 內(nèi)部(程序自帶的模板） 自定義（自己制作并保存為模板）,圖表的制作,根據(jù)工具欄上的“插入圖表”按鈕制作 根據(jù)插入菜單- -圖表- 用快捷鍵制作 使用快捷按鈕制作 重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表 繪制含有隱藏單元格中的數(shù)據(jù)的圖表 繪制只含有數(shù)據(jù)區(qū)域中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的圖表,根據(jù)工具欄上的“插入圖表”按鈕制作,根據(jù)插入菜單- -圖表-,用快捷鍵制作,如果需要制作工作表的默認(rèn)圖表，使用圖表向?qū)е谱魈闊?，事?shí)上，只要把光標(biāo)定位到含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域內(nèi)，按F11或者alt+F1，就可以快速制作圖表，只不過(guò)此處的圖表是作為新工作表插入的。,使用快捷按鈕制作,除了使用快捷鍵制作圖表外，還可以使用快捷按鈕制作圖表，系統(tǒng)提供的該快捷按鈕不是默認(rèn)的顯示按鈕，需要自行添加 工具-自定義-命令-制作圖表-默認(rèn)圖表,小技巧點(diǎn)撥：改變坐標(biāo)軸的分類(lèi)次序,小技巧：重新設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表,當(dāng)使用快捷鍵及快捷按鈕制作圖表時(shí)，系統(tǒng)總是給出一個(gè)相同類(lèi)型的圖表，我們可以更改生成圖表的默認(rèn)類(lèi)型。 方法如下: 用鼠標(biāo)在已經(jīng)建立的圖表上右擊-圖表類(lèi)型- 在圖表類(lèi)型選項(xiàng)卡中選擇一種合適的圖表類(lèi)型，然后單擊“設(shè)置為默認(rèn)圖表”即可。,單擊查看步驟演示,繪制含有隱藏單元格中的數(shù)據(jù)的圖表,默認(rèn)制作圖表時(shí)，都是根據(jù)單元格顯示出來(lái)的數(shù)據(jù)生成圖表，而一旦某個(gè)區(qū)域中有某列（行）或某些列（行）被隱藏后，則生成的圖表不會(huì)顯示被隱藏的數(shù)據(jù)，如何讓生成的圖表也顯示出被隱藏的區(qū)域呢？ 方法一：根據(jù)工具菜單選項(xiàng)設(shè)置 方法二：拖拉列（行）標(biāo)號(hào)，使隱藏的列拖拉出來(lái)即可,單擊查看兩種方法的使用,方法一：根據(jù)工具菜單選項(xiàng)設(shè)置,在生成的圖表上單擊選中它-工具菜單選項(xiàng)圖表,把勾去掉即可,方法二： 拖拉列（行）標(biāo)號(hào)，使隱藏的列（行）拖拉出來(lái)即可,此法比較簡(jiǎn)單,繪制只含有數(shù)據(jù)區(qū)域中的部分?jǐn)?shù)據(jù)的圖表,如果不想把數(shù)據(jù)區(qū)域中的全部數(shù)據(jù)制作為圖表，則在制作圖表時(shí)用鼠標(biāo)只拖拉想制作為圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域即可 當(dāng)然制作時(shí)往往結(jié)合ctrl 或shift鍵選擇需要的區(qū)域。,小技巧點(diǎn)撥：自定義圖表工具欄,我們可以新建一個(gè)工具欄，把經(jīng)常用的圖表種類(lèi)放在里面，方便圖表的制作。,小技巧點(diǎn)撥：如何用互補(bǔ)色表現(xiàn)數(shù)據(jù)負(fù)值,當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)負(fù)值時(shí)，尤其是既有正數(shù)又有負(fù)數(shù)的區(qū)域內(nèi)制作的圖表，我們可以采用不同的顏色表示數(shù)據(jù)的正負(fù)數(shù)。 在圖表上右擊某個(gè)數(shù)據(jù)系列選中以互補(bǔ)色代表負(fù)值,如果不選中它，出現(xiàn)的顏色往往都是一樣的。,圖表元素的選擇,主要是如何選中圖表及圖表中的各個(gè)元素 我們可以使用以下三種方法 方法一：用鼠標(biāo)直接單擊選擇 方法二：通過(guò)圖表工具欄選擇 方法三：通過(guò)鍵盤(pán)上的方向鍵選擇,方法一：用鼠標(biāo)直接單擊選擇,這個(gè)方法比較簡(jiǎn)單，用鼠標(biāo)單擊選中需要的圖表及圖表元素即可； 缺點(diǎn)：當(dāng)一個(gè)圖表比較復(fù)雜時(shí)有時(shí)不容易選中想要的圖表元素。,方法二：通過(guò)圖表工具欄選擇,方法三：通過(guò)鍵盤(pán)上的方向鍵選擇,把鼠標(biāo)單擊定位到圖表的任意一個(gè)元素上： 按上下方向鍵（只選擇圖表中重要的元素） 按左右方向鍵（選擇圖表中所有的元素）,圖表的美化,圖表的美化主要包括： 美化圖表區(qū) 美化繪圖區(qū) 美化圖例 美化坐標(biāo)軸 美化背景墻 美化數(shù)據(jù)系列 ,不管美化哪一部分都應(yīng)該首先選中它,選中元素后調(diào)出格式對(duì)話(huà)框的方法,在選中的元素上右擊鼠標(biāo)格式 在選中的元素上雙擊 選中某元素后，單擊圖表工具欄上的圖表區(qū)格式按鈕。,選中的元素不同， 美化出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框往往不同,美化圖表區(qū),美化繪圖區(qū),美化圖例,美化坐標(biāo)軸,圖表的坐標(biāo)軸在默認(rèn)情況下為黑色線(xiàn)條顯示，其顏色和粗細(xì)可以自定義 選中坐標(biāo)軸-坐標(biāo)軸格式 切換到圖案選項(xiàng)卡上-,美化背景墻,美化數(shù)據(jù)系列,小技巧點(diǎn)撥：如何去除圖表中的美化效果,圖表被“涂脂抹粉”美化后，如何快速的去除“臉”上的胭脂？ 單擊“編輯”菜單-清除-格式,編輯圖表（數(shù)據(jù)方面）,為圖表增加新的數(shù)據(jù)行或列（給圖表增肥） 把現(xiàn)有的圖表刪除列或行的方法（給圖表瘦身） 數(shù)據(jù)更改,為圖表增加新的數(shù)據(jù)行或列（給圖表增肥）,有四種方法 方法一：右鍵通過(guò)源數(shù)據(jù)添加 方法二：選擇性粘貼實(shí)現(xiàn) 方法三：直接拖拉源數(shù)據(jù)法（很簡(jiǎn)單，建議使用該法） 方法四：填充數(shù)據(jù)法（拖拉選中數(shù)據(jù)，然后把數(shù)據(jù)拖拉到圖表區(qū)域內(nèi)）,把現(xiàn)有的圖表刪除列或行的方法（給圖表瘦身）,有四種方法 刪除源數(shù)據(jù) 刪除圖表中對(duì)應(yīng)的內(nèi)容 直接拖拉源數(shù)據(jù)（建議使用該方法） 清除系列法（選中圖表中的某個(gè)系列-編輯菜單-清除-系列）,數(shù)據(jù)更改,通過(guò)更改源數(shù)據(jù)進(jìn)而更改圖表顯示 通過(guò)更改圖表中相應(yīng)圖表的數(shù)據(jù)進(jìn)而更改源數(shù)據(jù) 通過(guò)窗體工具欄的滾動(dòng)條或微調(diào)項(xiàng)更改,不要搞錯(cuò)，是窗體，不是控件工具箱啊。,通過(guò)窗體工具欄的滾動(dòng)條或微調(diào)項(xiàng)更改,請(qǐng)看下面的演示,請(qǐng)看下面的最后結(jié)果,為圖表建立次坐標(biāo)軸,有時(shí)由于數(shù)據(jù)之間的差值過(guò)大，在建立好的圖表中幾乎無(wú)法看清楚數(shù)據(jù)小的項(xiàng)目，這主要是由坐標(biāo)軸設(shè)置引起的，可以通過(guò)為圖表建立次坐標(biāo)軸的方法來(lái)解決。 方法如下： 在原圖表中選中數(shù)值較小的數(shù)據(jù)系列在系列上右擊鼠標(biāo)-數(shù)據(jù)系列格式- 切換到“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡-選擇“次坐標(biāo)軸”確定即可,最好選擇數(shù)值較小的那列系列 當(dāng)數(shù)據(jù)類(lèi)型只有一種時(shí)不適合,圖表位置的更改,默認(rèn)情況下制作的圖表和數(shù)據(jù)都是放置在一個(gè)工作表內(nèi)，我們可以通過(guò)以下方法改變圖表的位置 方法一：在圖表上右擊鼠標(biāo)-位置- 方法二：復(fù)制粘貼法 在工作表上右擊鼠標(biāo)-復(fù)制，或者直接ctrl+c； 然后切換到其它工作表上粘貼即可,可以放入現(xiàn)有的工作表內(nèi)，也可以放置在一個(gè)新建工作表內(nèi),注意： 復(fù)制工作表后，工作表上會(huì)有浮動(dòng)的虛線(xiàn)顯示，如何去掉它啊？,自定義圖表類(lèi)型,將滿(mǎn)意的圖表設(shè)置成自定義圖表類(lèi)型，保存起來(lái)，以后再制作圖表時(shí)可以直接套用自定義的圖表類(lèi)型，擺脫了每次美化成自己想要的圖表的步驟。 方法如下 在自己美化好的圖表上右擊鼠標(biāo)-圖表類(lèi)型-切換到自定義類(lèi)型選項(xiàng)卡上 選擇“自定義”單選按鈕- 單擊“添加”-打開(kāi)了“添加自定義圖表類(lèi)型”對(duì)話(huà)框-輸入名字和簡(jiǎn)短的說(shuō)明-確定,單擊查看演示,單擊查看注意事項(xiàng),注意： 你美化的圖表當(dāng)定義成自定義的圖表后， 并不是所有美化的效果都會(huì)一個(gè)不少的套用到新建的圖表上 某些用圖片填充圖表的效果往往會(huì)丟失,知道以后怎樣套用你所自定義的圖表類(lèi)型嗎？,圖表的轉(zhuǎn)換（即轉(zhuǎn)換圖表的類(lèi)型）,如果一個(gè)圖表制作完畢，發(fā)現(xiàn)你選擇的圖表類(lèi)型并不能滿(mǎn)足需要，可以轉(zhuǎn)換圖表的類(lèi)型 步驟如下： 右擊你所建立的圖表-選擇圖表類(lèi)型 在標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型或自定義類(lèi)型選擇你想要的圖表類(lèi)型 確定即可,嘿嘿，Easy吧,創(chuàng)建混合（復(fù)合）圖表,混合圖表（有的書(shū)上稱(chēng)為復(fù)合圖表）是指由不同圖表類(lèi)型的系列組成的圖表，如可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示柱形圖和餅圖。方法如下： 單擊選中圖表上的某個(gè)系列-右擊鼠標(biāo)-圖表類(lèi)型-再?gòu)念?lèi)型里選中需要的圖表類(lèi)型即可 （其實(shí)可以直接在需要轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)系列上右擊鼠標(biāo)，不一定非得先單擊選中然后再右擊鼠標(biāo)-）,單擊查看變形的結(jié)果及注意事項(xiàng),柱形圖和餅圖的復(fù)合圖表,下圖為柱形圖、餅圖、折線(xiàn)圖的混合圖表,單擊查看注意事項(xiàng),注意： 并不是選中的數(shù)據(jù)序列能轉(zhuǎn)化為任意的圖表類(lèi)型 二維和三維往往不能混合使用,小技巧點(diǎn)撥： 快速調(diào)整圖表的三維視圖格式,當(dāng)三維圖表插入之后(此技巧針對(duì)是三維圖表） 單擊“圖表”設(shè)置三維視圖格式”菜單命令-打開(kāi)-設(shè)置三維視圖格式“ 對(duì)話(huà)框。 選擇“直角坐標(biāo)軸”復(fù)選框-并對(duì)圖表的上下仰角、左右轉(zhuǎn)角和透視系數(shù)等進(jìn)行設(shè)置 如果覺(jué)得這樣設(shè)置過(guò)于麻煩，可以直接在圖表中選擇相應(yīng)的部分拖動(dòng)調(diào)整，選擇圖表實(shí)體，移動(dòng)鼠標(biāo)指針到圖表“角點(diǎn)”（黑色的正方形小點(diǎn)）上，當(dāng)指針變成+字形狀時(shí)，按下左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以旋轉(zhuǎn)圖表了；如果按住“ctrl”鍵再執(zhí)行拖動(dòng)，就可以觀(guān)察到整個(gè)圖表的移動(dòng)形狀，調(diào)整合適后松開(kāi)鼠標(biāo)即可。,若是沒(méi)有使用三維圖表， 則圖表菜單中的“設(shè)置三維視圖格式”命令呈現(xiàn)灰色， 即不可用,小技巧點(diǎn)撥 在獨(dú)立的窗口中處理圖表,在某些情況下，可能希望在獨(dú)立的窗口中處理圖表，比如當(dāng)一個(gè)圖表比工作表窗口大，那么在獨(dú)立窗口中處理它將更容易、更靈活，方法如下： 在圖表上右擊鼠標(biāo)-圖表窗口，即可在一個(gè)獨(dú)立的窗口中處理圖表，當(dāng)然窗口的大小可以變大變小,單擊關(guān)閉按鈕, 單擊窗口的其它區(qū)域， 切換工作表等均可使之退出獨(dú)立窗口模式,小技巧點(diǎn)撥 利用編輯欄為圖表添加文字說(shuō)明,為了更好的讓別人理解所建立的圖表，需要對(duì)圖表進(jìn)行一些必要的說(shuō)明，普通做法是利用文本框來(lái)添加文字說(shuō)明，實(shí)際上可以通過(guò)下列步驟快速的為圖表添加文字說(shuō)明 選中圖表，在編輯欄直接輸入需要添加的文字說(shuō)明，完成后按回車(chē)（Enter）鍵即可在圖標(biāo)區(qū)添加一個(gè)你在編輯欄處輸入的文字，此時(shí)可以拖動(dòng)更改文字的位置、文本框的大小及格式等,小技巧點(diǎn)撥連接符在圖表之間的應(yīng)用,由于實(shí)際需要，希望在工作表中的多個(gè)圖表之間建立一種連線(xiàn)，用以表示它們之間的關(guān)系 可以使用繪圖工具欄上的自選圖形中的-連接符,當(dāng)然使用連接符除了在圖表之間連接外， 還可以在圖