企業(yè)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng).ppt

企業(yè)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)與提升,主講：寇克英,一、關(guān)于文秘工作,秘書工作的含義 秘書工作是一種社會職業(yè) 秘書工作是一種普遍性職業(yè) 秘書工作是一種以處理信息為主要工作內(nèi)容的腦力型職業(yè) 秘書工作是一種以領(lǐng)導(dǎo)工作為主要服務(wù)對象，以發(fā)揮參謀助手作用為主要服務(wù)形式的服務(wù)性職業(yè)。,秘書職業(yè)的演化,秘書是一個古老的職業(yè)，隨著文書的出現(xiàn)而產(chǎn)生。最早可以追溯到黃帝、堯舜時代。黃帝時設(shè)有史官，伴隨黃帝左右，專門記錄言行，以備忘、信守，倉頡、沮誦、孔甲等史官即是最早的文秘人員。 到清代，軍機處選用軍機章京有四個條件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力強；第三，字跡端正；第四，辦事敏捷，似文迅速，為人謹慎。 從世界各國情況看，秘書群體大致可分為三大群體：政府機關(guān)秘書；企業(yè)秘書；私人秘書。 企業(yè)上還根據(jù)文秘人員職責(zé)細分為行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高級文秘等，,辦公室文秘工作職責(zé),1）在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。 2）負責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。 3）做好各種會議的記錄及會務(wù)工作。 4）辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統(tǒng)計報表等事項的具體事宜。 5）做好單位印章管理，按規(guī)定開具介紹信。 6）做好來訪接待工作。 7）做好聯(lián)網(wǎng)微機管理工作，每天定時開機接收文件；做好信息收集及報送工作。 8）負責(zé)本單位辦公用品的采購和供應(yīng)工作。 9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理,二、文秘人員的職業(yè)特征,社會特征 ：首先，秘書角色的配角實質(zhì)決定了秘書在社會生活中具有遵從的特征。 其次，秘書角色的主角潛在決定了秘書在社會生活中具有影響的特征。 心理特征 ：個性心理特征應(yīng)具備：1）忠誠；2）謹慎；3）靈敏；意志特征：1）自覺性；2）堅韌性；3）自制力 認識特征 ：良好的觀察力；良好的記憶力；良好思維能力（發(fā)散性；敏捷性；邏輯性）； 人際關(guān)系特征：強制性特征；首屬性特征；,三、秘書的知能結(jié)構(gòu),秘書的人才觀 ： 第一個層面：本層次、本崗位所具備 知識和能力，而且要達到一定的精通程度。不論辦公、信訪、住處處理或接待、會議組織等方面都應(yīng)該是一流水平。這是專才的體現(xiàn)。 第二個層面：與此相關(guān)的某些知識和能力。 第三個層面：屬于本人天賦、才能及原有的知識基礎(chǔ)和積累所形成的知能走向。也就是秘書個人的特長和愛好的發(fā)揮。 一個秘書的知能結(jié)構(gòu)可以概括為：一知、二能、三養(yǎng)、四關(guān)、五技。一知，就是廣博的知識，其中包括基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和輔助知識。二能，指秘書應(yīng)該具備的能力。其中包括應(yīng)用寫作能力、聽知能力和口語表達能力；三養(yǎng)，指秘書的修養(yǎng)，包括政治理論修養(yǎng)、黨性修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)四關(guān)，指秘書具有正確處理人際關(guān)系的本領(lǐng)。五技指秘書具有掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的先進技術(shù)。,四、秘書的工作藝術(shù),1、實務(wù)工作的藝術(shù)： 原則：客觀性原則；自知性原則；創(chuàng)造性原則；靈活性原則。 實務(wù)工作的藝術(shù)：第一，通觀全局，統(tǒng)一籌劃。第二，抓主要矛盾，明確工作重點；第三，合理安排工作程序；第四，有機協(xié)調(diào)，綜合理事。 2、統(tǒng)籌時間的藝術(shù) ：第一，對自己的時間安排要有一個計劃，做到長計劃短安排。第二，把要做的工作按輕重緩急依次分類排隊；第三，根據(jù)工作任務(wù)的性質(zhì)使用時間；第四，找領(lǐng)導(dǎo)談話、請示匯報工作臺要建立事先約定時間的制度；第五，文章、講話要力求簡煉，少說空話套話；第六，珍惜人生有限時間，充分利用空余時間多讀一些好書。 3、運用語言的藝術(shù)：一是語言的份量；二是語言的邏輯性；三是語言的幽默感。 4、咨詢參政的藝術(shù)：一是正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是善于思考，培養(yǎng)預(yù)見能力；三是立足平時，認真做好積累資料工作； 5、信息處理的藝術(shù),五、秘書的事務(wù)管理工作系統(tǒng),1、秘書與通訊工作 2、會務(wù)工作 3、機關(guān)事務(wù)管理 4、秘書與旅行出差 5、秘書與社會交往 6）秘書與現(xiàn)代辦公,總結(jié)：,文秘人員的素質(zhì)和修養(yǎng)問題： 一是要具備較高的政治素質(zhì) 二是要具備較高的政策理論水平 三是要具備較強的綜合工作能力 四是要具備求真務(wù)實的思想品格 五是要有高度的法紀觀念 文秘人員的工作作風(fēng)和效率問題,快速（說干就干，一鼓作氣） 準確 細致 嚴謹（對一件事情了解：時間、地點、人物、事件（要求）、 原因、結(jié)果） 求實（切合實際） 勤奮（肯用功）,（二）工作效率,1、提高兩級想問題，靠前一級抓落實 2、想好了再說，干完了再歇 3、匯報工作要勤快，請示工作要有建議 4、大事多請示，小事自處理（不犯上） 5、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事要及時讓領(lǐng)導(dǎo)知道進展情況 6、領(lǐng)導(dǎo)交辦的事要件件有著落、事事有回音 7、大事不過夜，急事不耽誤，要事不遺漏 8、會內(nèi)事不要會外講，醞釀事不要提前講，上面的事不要 下去講，未公開的事不要到處講 9、領(lǐng)導(dǎo)氣話不要原本傳達，兩次請示要說明情況 10、提建議要爭取讓領(lǐng)導(dǎo)采納（窮盡外援，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，三條以上） 11、要隨時為領(lǐng)導(dǎo)減輕壓力，不要出難題（急領(lǐng)導(dǎo)所急想領(lǐng)導(dǎo)所想） 12、要有創(chuàng)新意識（不能按步就班，創(chuàng)新是發(fā)展的前提）,（三）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作落實問題,第一、要不斷強化抓落實的意識 第二、要樹立抓落實的權(quán)威； 第三、要建立健全必要的制度； 第四、要養(yǎng)成良好的抓落實習(xí)慣： 一是養(yǎng)成惜字如金、反復(fù)斟酌的習(xí)慣； 二是養(yǎng)成明示落實時間和結(jié)果的習(xí)慣； 三是養(yǎng)成認真研讀上級重要文件的習(xí)慣； 四是養(yǎng)成主動協(xié)調(diào)配合的習(xí)慣。 第五、要爭取領(lǐng)導(dǎo)信任： 一要處處為領(lǐng)導(dǎo)著想； 二要真正成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂； 三要有良好的應(yīng)急心理：1、要有居安思危思想2、要有敏銳的洞察力3、遇事要積極主動 四要注意言行得體 五要出于公心，不以權(quán)