應(yīng)付款管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理.ppt

應(yīng)付款管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理,7.4,日常處理是應(yīng)付款管理系統(tǒng)的重要組成部分，是經(jīng)常性的應(yīng)付業(yè)務(wù)處理工作。 日常業(yè)務(wù)主要完成企業(yè)日常的應(yīng)付及付款業(yè)務(wù)錄入、付款業(yè)務(wù)核銷、應(yīng)付并賬、匯兌損益等的處理，及時(shí)記錄應(yīng)付、付款業(yè)務(wù)的發(fā)生，為查詢和分析往來業(yè)務(wù)提供完整、正確的資料，加強(qiáng)對(duì)往來款項(xiàng)的監(jiān)督管理，提高工作效率。,一、應(yīng)付單據(jù)處理,應(yīng)付單據(jù)處理主要包括應(yīng)付單據(jù)的錄入、審核。 如果應(yīng)付款管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)集成使用，則發(fā)票由采購管理系統(tǒng)錄入，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以對(duì)這些單據(jù)進(jìn)行審核、棄審、查詢、核銷、制單等操作。此時(shí)應(yīng)付系統(tǒng)需要錄入的單據(jù)僅限于應(yīng)付單。如果沒有使用采購管理系統(tǒng)，則各類發(fā)票和應(yīng)付單均應(yīng)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)錄入。這里僅介紹應(yīng)付單的錄入與審核。,應(yīng)付單用于記錄采購業(yè)務(wù)之外所發(fā)生的各種其他應(yīng)付業(yè)務(wù)，例如核算所欠供應(yīng)商的購入固定資產(chǎn)款項(xiàng)、供應(yīng)商為企業(yè)代墊的費(fèi)用。應(yīng)付單表頭中的信息相當(dāng)于憑證中的一條分錄的信息，表頭科目應(yīng)該為核算所欠該供應(yīng)商款項(xiàng)的一個(gè)科目。表體中的一條記錄也相當(dāng)于憑證中的一條分錄。當(dāng)輸入了表體內(nèi)容后，表頭、表體中的金額合計(jì)應(yīng)借、貸方相等。,示例73：,2005年12月1日，供應(yīng)商百樂包裝為材料采購三部楊明亮代墊材料采購費(fèi)用2500元。由操作員李明錄入應(yīng)付單并審核。,操作步驟：,1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/應(yīng)付單據(jù)處理/應(yīng)付單據(jù)錄入”，系統(tǒng)彈出“單據(jù)類別”對(duì)話框。選擇單據(jù)名稱“應(yīng)付單”；單據(jù)類型“其他應(yīng)付單”；單據(jù)方向“正向”；單擊確認(rèn)按鈕，進(jìn)入應(yīng)付單錄入界面，如圖7-19所示。,2按示例要求錄入應(yīng)付單中有關(guān)欄目，點(diǎn)擊保存按鈕將其保存。應(yīng)付單保存后，工具欄出現(xiàn)審核、修改等按鈕。 3.確認(rèn)正確后，點(diǎn)擊審核按鈕對(duì)應(yīng)付單進(jìn)行審核，也可在“應(yīng)付單據(jù)審核”處進(jìn)行批審核。 4.審核完成后，系統(tǒng)會(huì)詢問是否要立即制單。若選擇是，則立即顯示當(dāng)前單據(jù)的憑證界面；如果不想立即制單，則可以在制單處理功能中集中處理，則選擇否，回到當(dāng)前單據(jù)卡片界面。,二、付款單據(jù)處理,付款單據(jù)處理主要是對(duì)結(jié)算單據(jù)進(jìn)行管理，包括付款單、收款單的錄入、審核。應(yīng)付款管理系統(tǒng)的付款單用來記錄企業(yè)所支付的款項(xiàng)，收款單用來記錄發(fā)生采購?fù)素洉r(shí)，企業(yè)所收到的供應(yīng)商退款。,付款單表頭欄目中，單據(jù)編碼、供應(yīng)商名稱、日期、結(jié)算方式、金額、幣種等欄目不能為空。表體欄目中的“款項(xiàng)類型”欄可根據(jù)業(yè)務(wù)情況通過下拉菜單選擇“應(yīng)付款”、“預(yù)付款”、“其他費(fèi)用”；“供應(yīng)商名稱”欄系統(tǒng)自動(dòng)帶入表頭供應(yīng)商，供應(yīng)商若與表頭不一致，可手工修改，系統(tǒng)默認(rèn)為代付款。,款項(xiàng)類型為應(yīng)付款、預(yù)付時(shí)，表體中對(duì)應(yīng)輸入的沖銷科目必須是應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目；款項(xiàng)類型為其他費(fèi)用時(shí)，表體中對(duì)應(yīng)輸入的沖銷科目不能是應(yīng)付款系統(tǒng)的受控科目。,示例7-4：,2005年1月15日，向供應(yīng)商重慶化工支付前欠材料款63000元，該采購業(yè)務(wù)西南辦事處業(yè)務(wù)員何亮辦理。,操作步驟：,1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/付款單據(jù)處理/付款單據(jù)錄入”，進(jìn)入收付款單錄入界面，如圖7-20所示。,2按示例要求錄入付款單中有關(guān)欄目，點(diǎn)擊保存按鈕將其保存。付款單保存后，工具欄出現(xiàn)復(fù)制、修改、刪除、審核、棄審、查審、核銷、登記等按鈕。 3.點(diǎn)擊審核按鈕對(duì)付款單進(jìn)行審核，審核后系統(tǒng)會(huì)詢問是否要立即制單。若選擇是，則立即顯示當(dāng)前結(jié)算單的憑證界面；如果不想立即制單，則可以在“制單處理”功能中集中處理。,友情提示：,1.若需新增收款單，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊切換按鈕，可使當(dāng)前的付款單的界面切換為收款單的界面。 2.若支付的款項(xiàng)中既有支付供應(yīng)商的貨款，又有提前支付的預(yù)付款，則在付款單表體記錄中，應(yīng)將兩筆款項(xiàng)分開記錄。,3.付款單錄入時(shí)，表體內(nèi)容可以不輸入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將表頭內(nèi)容帶入表體項(xiàng)目中。 4.付款單保存后，若其結(jié)算方式有票據(jù)管理標(biāo)識(shí)，且在選項(xiàng)中選擇登記支票簿，則票據(jù)號(hào)自動(dòng)登記支票簿，若選擇中沒有選擇登記支票簿，則可點(diǎn)擊登記按鈕，進(jìn)行登記支票登記簿功能。,三、核銷處理,核銷就是指確定收付款單與原始的發(fā)票、應(yīng)付單之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系的操作。核銷處理指日常進(jìn)行的付款核銷應(yīng)付款的工作。通過建立付款與應(yīng)付款的核銷記錄，加強(qiáng)往來款項(xiàng)的管理。系統(tǒng)提供兩種批量核銷方式：手工核銷、自動(dòng)核銷。,手工核銷是由操作員手工確定系統(tǒng)內(nèi)付款與應(yīng)付款的對(duì)應(yīng)關(guān)系，選擇進(jìn)行核銷。手工核銷時(shí)一次只能顯示一個(gè)供應(yīng)商的單據(jù)記錄，一次只能對(duì)一種收付款單類型進(jìn)行核銷。當(dāng)收付款單有代付處理時(shí)，只顯示當(dāng)前所選供應(yīng)商的記錄。若需要對(duì)代付款進(jìn)行處理，則需要在過濾條件中輸入該代付單位，進(jìn)行核銷。,自動(dòng)核銷是由系統(tǒng)自動(dòng)確定系統(tǒng)內(nèi)付款與應(yīng)付款的對(duì)應(yīng)關(guān)系，選擇進(jìn)行核銷。自動(dòng)核銷可對(duì)多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行核銷處理，自動(dòng)核銷允許在取消操作中可以按供應(yīng)商進(jìn)行分別取消核銷處理。 核銷時(shí)，付款單與藍(lán)字采購發(fā)票、藍(lán)字應(yīng)付單、收款單核銷；收款單與紅字采購發(fā)票、紅字應(yīng)付單，付款單核銷。若發(fā)票中同時(shí)存在紅藍(lán)記錄，則核銷時(shí)先進(jìn)行單據(jù)的內(nèi)部對(duì)沖。,示例7-5：,手工核銷供應(yīng)商“003 河北第三制藥”貨款3600元，2003年10月25日購貨入賬，2003年11月2日付款。,操作步驟：,1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/核銷處理/手工核銷”，進(jìn)入核銷過濾條件界面,如圖7-21所示。選擇供應(yīng)商“003 河北第三制藥”，點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕，進(jìn)入單據(jù)核銷界面。,2點(diǎn)擊過濾按鈕，核銷界面上邊列表顯示河北第三制藥可以核銷的付款單記錄，下邊列表顯示河北第三制藥符合核銷條件的對(duì)應(yīng)單據(jù)，如圖7-22所示。,3. 在下邊列表的“本次結(jié)算”欄輸入本次結(jié)算金額3600元，或者點(diǎn)擊全選按鈕，由系統(tǒng)自動(dòng)填入結(jié)算金額。點(diǎn)擊保存按鈕，完成本次核銷操作。,示例7-6：,自動(dòng)核銷本月收付款單據(jù)。,操作過程：,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/核銷處理/自動(dòng)核銷”，進(jìn)入核銷過濾條件界面； 輸入過濾條件(可以不輸入)，點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)核銷并顯示進(jìn)度條；核銷完畢，系統(tǒng)提供“自動(dòng)核銷報(bào)告”，如圖7-23所示。,友情提示：,1.單據(jù)批量核銷中不支持異幣種核銷處理，需要異幣種核銷的，必須到單據(jù)錄入中進(jìn)行單張單據(jù)核銷處理。 2.手工核銷保存時(shí)，若收付款單列表的本次結(jié)算金額合計(jì)不等于被核銷單據(jù)列表的本次結(jié)算金額合計(jì)，系統(tǒng)將提示用戶：結(jié)算金額不相等，不能保存。,四、轉(zhuǎn)賬處理,應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供了四種并賬、轉(zhuǎn)賬方法：,1.應(yīng)付沖應(yīng)付,應(yīng)付沖應(yīng)付是指將某一供應(yīng)商的應(yīng)付賬款轉(zhuǎn)入另一供應(yīng)商賬中，以解決應(yīng)付款業(yè)務(wù)在不同供應(yīng)商間入錯(cuò)戶或合并戶問題。,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/轉(zhuǎn)賬/應(yīng)付沖應(yīng)付”，進(jìn)入應(yīng)付沖應(yīng)付界面,如圖7-24所示；在貨款、其他預(yù)付款、預(yù)付款和合同結(jié)算單復(fù)選框中選擇需要處理的單據(jù)；輸入轉(zhuǎn)出戶、轉(zhuǎn)入戶、幣種等過濾條件，輸入完成后，單擊過濾按鈕，系統(tǒng)會(huì)將該轉(zhuǎn)出戶所有滿足條件的單據(jù)全部列出?？墒止ぽ斎牖螂p擊選擇“并賬金額”。輸入完有關(guān)信息后，按確認(rèn)按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地進(jìn)行轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入處理。,2.預(yù)付沖應(yīng)付,預(yù)付沖應(yīng)付可將預(yù)付供應(yīng)商款項(xiàng)和所欠供應(yīng)商的貨款進(jìn)行轉(zhuǎn)賬核銷處理。,操作要點(diǎn):,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/轉(zhuǎn)賬/預(yù)付沖應(yīng)付”，進(jìn)入預(yù)付沖應(yīng)付界面,如圖7-25所示；,可以直接點(diǎn)擊自動(dòng)轉(zhuǎn)賬按鈕，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行成批的預(yù)付沖應(yīng)付款工作，也可以進(jìn)行單個(gè)客戶的預(yù)收沖抵應(yīng)收款工作。系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)沖的原則是對(duì)有預(yù)付款和應(yīng)付款的供應(yīng)商進(jìn)行挨個(gè)對(duì)沖，藍(lán)字預(yù)付款沖銷藍(lán)字應(yīng)付款，紅字預(yù)付款沖銷紅字應(yīng)付款，兩者只能分開處理，不能同時(shí)進(jìn)行，要想進(jìn)行紅字預(yù)付款沖銷紅字應(yīng)付款時(shí)，應(yīng)選擇類型為收款單。當(dāng)該供應(yīng)商的預(yù)付款大于等于應(yīng)付款時(shí)，則該供應(yīng)商最終自動(dòng)沖銷的金額以應(yīng)付款總額為準(zhǔn)。當(dāng)該的預(yù)付款小于應(yīng)付款時(shí)，則該供應(yīng)商最終自動(dòng)沖銷的金額以預(yù)付款總額為準(zhǔn)。,3.應(yīng)付沖應(yīng)收,應(yīng)付沖應(yīng)收是用對(duì)某供應(yīng)商的應(yīng)付賬款，沖抵對(duì)某客戶的應(yīng)收賬款，以解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖抵。本功能中還可選擇“預(yù)付沖預(yù)收”，用預(yù)付供應(yīng)商的貨款沖抵預(yù)收客戶的貨款。,操作要點(diǎn):,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/轉(zhuǎn)賬/應(yīng)付沖應(yīng)收”，進(jìn)入應(yīng)付沖應(yīng)收界面,如圖7-26所示；如果需要用預(yù)付款沖抵預(yù)收款，可在界面下方選擇“預(yù)付沖預(yù)收”項(xiàng)。如果需要紅字應(yīng)付單沖銷紅字應(yīng)收單，則可以將“負(fù)單據(jù)”復(fù)選框選中。點(diǎn)擊“應(yīng)付款”頁簽，點(diǎn)擊過濾按鈕，系統(tǒng)會(huì)將該客戶所有滿足條件的應(yīng)付款的單據(jù)類型、單據(jù)編號(hào)、日期、金額等項(xiàng)目全部列出，在轉(zhuǎn)賬金額一欄里輸入每一筆應(yīng)付款的轉(zhuǎn)賬金額；,點(diǎn)擊“應(yīng)收款”頁簽，點(diǎn)擊過濾按鈕，系統(tǒng)會(huì)將該客戶所有滿足條件的應(yīng)收款的單據(jù)類型、單據(jù)編號(hào)、日期、金額等項(xiàng)目全部列出，在轉(zhuǎn)賬金額一欄里輸入每一筆應(yīng)收款的轉(zhuǎn)賬金額。輸入完有關(guān)應(yīng)付款和應(yīng)收款的信息后，按確認(rèn)按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地將兩者對(duì)沖。,4.紅票對(duì)沖,紅票對(duì)沖是指將同一供應(yīng)商的紅票和其藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行沖銷。系統(tǒng)提供了自動(dòng)沖銷和手工沖銷兩種處理方式。自動(dòng)對(duì)沖可同時(shí)對(duì)多個(gè)供應(yīng)商依據(jù)紅沖規(guī)則進(jìn)行紅票對(duì)沖，提高紅票對(duì)沖的效率。手工對(duì)沖一次可對(duì)一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行紅票對(duì)沖，可自行選擇紅票對(duì)沖的單據(jù)，提高紅票對(duì)沖的靈活性。,五、制單處理,制單即生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。系統(tǒng)對(duì)不同的單據(jù)類型或不同的業(yè)務(wù)處理提供實(shí)時(shí)制單的功能，此外，系統(tǒng)提供了一個(gè)統(tǒng)一制單的平臺(tái)，可以快速、成批生成憑證，并可依據(jù)規(guī)則進(jìn)行合并制單等處理。 制單類型包括發(fā)票制單和應(yīng)付單制單、合同結(jié)算單制單、收付款單制單、核銷制單、票據(jù)處理制單、并賬制單、現(xiàn)結(jié)制單、壞賬處理制單、轉(zhuǎn)賬制單、匯兌損益制單。,示例7-7：,2005年11月3日，操作員李明將2005年11月2日發(fā)生的收付款單據(jù)進(jìn)行制單。,操作步驟：,1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/制單處理”，系統(tǒng)彈出“制單查詢”對(duì)話框，在左邊制單類型中選中“收付款單制單”，記賬日期欄輸入“2005-11-03”，如圖7-27所示。,2.輸入完查詢條件，單擊確認(rèn)按鈕，系統(tǒng)會(huì)將日期小于等于當(dāng)前業(yè)務(wù)日期的所有未制單已經(jīng)記賬的單據(jù)全部列出。輸入制單日期“2005-11-03”，在“憑證類別”欄目處用下拉框設(shè)置“銀行付款憑證”為默認(rèn)的憑證類別，如圖7-28所示。,3.選擇要進(jìn)行制單的單據(jù)，在“選擇標(biāo)志”一欄雙擊，系統(tǒng)會(huì)在雙擊的欄目給出一個(gè)序號(hào)，表明要將該單據(jù)制單?？梢孕薷南到y(tǒng)所給出的序號(hào)。例如，系統(tǒng)給出的序號(hào)為1，可以改為2。相同序號(hào)的記錄會(huì)制成一張憑證。也可點(diǎn)擊合并按鈕，將所選單據(jù)合并生成一張憑證。這里可以點(diǎn)擊全選按鈕，選中所有收付款單。 4.選擇完所有的條件后，點(diǎn)擊制單按鈕，進(jìn)入填制憑證界面，如圖7-29所示。修改摘要內(nèi)容，金額由系統(tǒng)自動(dòng)生成，用鼠標(biāo)單擊保存按鈕，系統(tǒng)保存憑證后在憑證左上角顯示“已生成”字樣，并將當(dāng)前憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。,友情提示：,1.應(yīng)付款管理系統(tǒng)的控制科目在除存貨核算系統(tǒng)外的其他系統(tǒng)制單會(huì)造成應(yīng)付款管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)對(duì)賬不平。 2.在應(yīng)付款管理系統(tǒng)制單時(shí)，若要使用存貨核算系統(tǒng)的控制科目，則需要在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)中選擇可以使用存貨核算系統(tǒng)控制科目選項(xiàng)。 3.制單日期系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前業(yè)務(wù)日期。制單日期應(yīng)大于等于所選的單據(jù)的最大日期，但小于當(dāng)前業(yè)務(wù)日期，且輸入的制單日期應(yīng)該滿足總賬制單日期要求：即大于同月同憑證類別的日期。,六、取消操作,在應(yīng)付款管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤，系統(tǒng)提供了取消操作功能，使