學(xué)生工作部處2010年9月.ppt

學(xué)生工作部（處）2010年9月,2010級(jí)新生檔案整理培訓(xùn),一、檔案整理的重要性,二、檔案整理的時(shí)間安排,三、檔案整理要求,一、檔案整理的重要性,1.便于學(xué)校了解學(xué)生情況； 2.便于學(xué)生工作的順利開展； 3.學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)掛鉤（機(jī)關(guān)、 企事業(yè)單位根據(jù)檔案到達(dá)的時(shí)間 發(fā)放工資）。,二、檔案整理的時(shí)間安排,三、檔案整理要求,材料：華南師范大學(xué)學(xué)生登記表 華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄 學(xué)生檔案袋,時(shí)間：9.279.29（周一周三）,地點(diǎn)：石牌行政樓327 大學(xué)城行政樓A416,1.領(lǐng)取材料,2.收齊新生檔案,檔案來源： （1）學(xué)生上交 （2）學(xué)生工作處移交 （3）招生辦移交,3.編制學(xué)生檔案編號(hào),（1） 查閱院系代碼，見下表,各院系學(xué)生檔案代碼,（2）編制學(xué)生檔案編號(hào),編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)： 年級(jí)+院系代碼（A、B）+ 三位數(shù)字（001、002） 如:文學(xué)院代碼為A，2010級(jí)新生人數(shù)為363人，則檔案編號(hào)為10A001至10A363。,（3）除綜合班為Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代碼均為英文大寫字母，不要寫成英文小寫字母。,4.組織新生填寫華南師范大學(xué)學(xué)生登記表及華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄的基本信息。（見模板1）,5.材料核實(shí)、增減與登記,（1）核實(shí)新生中學(xué)階段的檔案材料，并登記 對(duì)照檔案袋里的資料，在檔案目錄相應(yīng)項(xiàng)目的“入學(xué)時(shí)”空格欄中打勾。若無相對(duì)應(yīng)內(nèi)容，在“其他材料”一欄中補(bǔ)充。,（2）檔案材料增加 入檔華南師范大學(xué)學(xué)生登記表，并登記。,（3）檔案材料分類處理 抽取新生團(tuán)員材料及黨員材料，登記整理完后，分別上交院系團(tuán)委和黨委統(tǒng)一處理。,6.補(bǔ)充、登記華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄上的相關(guān)信息（具體填寫規(guī)范見模板2）,（1）登記檔案編號(hào) 位置：華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄右上角“檔案編號(hào)”處,（2）登記新生檔案整理時(shí)間 位置：華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表左下角“入學(xué)整理時(shí)間”處,（3）輔導(dǎo)員簽名確認(rèn) 位置：華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表右下角“整理人簽名”處,模板2,華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄右上角“檔案編號(hào)”處,華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄頁(yè)腳處,7.粘貼華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄,位置：學(xué)生檔案袋正面（粘貼規(guī)范見模板3）,粘貼后正面,粘貼后背面,8.制作電子版新生檔案編號(hào)表,（1）下載表格模板 位置：關(guān)于做好2010級(jí)新生 檔案整理工作的通知附表（1個(gè)）,（2）填寫電子表格新生檔案編號(hào)表（具體填寫規(guī)范見模板4）。,模板4,9.檢查學(xué)生檔案與新生檔案編號(hào)表是否一致；,10.捆扎新生檔案； 方式：30份一捆,11.移交前與接收人預(yù)約 石牌/大學(xué)城校區(qū):蔡老師85215261 / 39310042,12.上交新生檔案編號(hào)表電子版,院系檔案上交前一天發(fā)送至學(xué)生事務(wù)管理科工作郵箱。,郵箱地址： 石牌 大學(xué)城,13.移交新生檔案及紙質(zhì)版新生檔案編表，輔導(dǎo)員、蔡老師簽字確認(rèn) 地址： 石牌桃李園檔案室（會(huì)議室隔壁） 大學(xué)城行政樓A416,14.注意事項(xiàng),（1）各院系副書記或2010級(jí)輔導(dǎo)員在整理過程中必須在場(chǎng)； （2）2010級(jí)新生不宜參加檔案整理，院系可安排非2010級(jí)素質(zhì)好的學(xué)生黨員若干名協(xié)助整理； （3）確保檔案材料沒有錯(cuò)裝；確保大學(xué)生登記表沒有漏裝； （4）新生無高中時(shí)代檔案，也做檔案袋，裝入大學(xué)