《商務流程培訓》PPT課件.ppt

新員工部門流程培訓,一、關注招投標網(wǎng)站，購買相關標書 二、標書制作 三、參加投標 四、參加開標 五、簽定合同 六、合同存檔 七、交貨 八、安裝驗收 九、回款,一、購買標書,二、標書制作,一、購買標書 1. 在購買標書時，必須正確填寫公司電話、傳真、聯(lián)系人、聯(lián)系人移動電話及公司郵箱。 2. 在購買標書時，必須記錄同一標段的其他廠家信息。 3. 在購買標書時，必須口頭確認標書遞交時間和地點及開標時間和地點等相關信息并記錄。 4. 在購買標書時，需支付標書費的，應及時索取正規(guī)發(fā)票。 二、閱讀招標文件 1. 在收到標書文件兩日內，應完整填寫投標信息表，并張貼于醒目地點。 2. 明確投標文件的組成部分及具體要求。 3. 閱讀技術條件書和需求表，須明白以下幾點： 1）設備的使用地點、數(shù)量、型號及交貨時間。 2）技術參數(shù)條款是否有特殊條款。 3）文件中需要澄清處（如數(shù)量，規(guī)格，配置，參數(shù)等）應做出標記。 4. 除標書制作人按以上要求閱讀招標文件外，還需至少與標書制作有關的一人閱讀標書。,三、制作投標文件 1、目錄的制作 根據(jù)招標文件的要求編寫目錄，在標書的制作過程中，根據(jù)投標文件需要進行適當調整。 2、商務文件的制作 1）必須按照招標文件的要求，在投標截止日期三天前收到廠家授權書。 2 ）應注意對資質文件的及時更新，如證書、業(yè)績表、用戶報告、資信證明等。 3 ）應及時編寫需提前完成的商務文件，如投標保證金、銀行資信證明、廠家授權書、授權價格、法人代表授權書等。 4 ）投標報價的制定必須由標書負責人完成，要做到合理、準確、完整、保密。,3、技術文件的制作 1 ）確定投標設備的制造廠家、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。 2 ）按招標文件的要求進行技術應答，凡涉及到數(shù)據(jù)的，必須做出具體響應。 3 ）需要提供準確的技術參數(shù)，產(chǎn)品說明書，檢驗報告等相關技術文件。 4 ）按招標文件的要求，及時提交由招標負責人確認的技術澄清文件給招標方，并及時查閱和詢問澄清回復文件。 5）根據(jù)投標的需要制作合理的技術方案和準確完整的圖紙。 4、投標文件的打印裝訂 1 ）投標文件的打印和裝訂必須滿足招標文件的要求； 2 ）投標文件在投標截止日期三日前打印完畢;打印的文件必須是透過檢查，完整準確的投標文件；打印前應檢查打印設備，確定紙張規(guī)格和打印份數(shù)； 3 ）裝訂文件需整潔、美觀，確保內容和目錄一致。, 標書格式要求 1）頁面設置 上邊距：2.5cm,下邊距2.0cm,左邊距、右邊距2.22cm。 2）封面 字體為仿宋加粗，行間距為25磅。 3）目錄 字體為仿宋加粗，行間距為2倍間距。 4）正文 標題1為四號宋體加粗，標題2為小四號宋體加粗，正文字體為五號宋體不加粗，行間距為 1.5倍行距，每一自然段前縮進兩個漢字字符。 正文的全部標題層次應整齊清晰，同時的層次應采用統(tǒng)一的字體表示。第一級為“一”，“二”，“三”等，第二級為“1.1”、“1.2”等，第三級為“1.1.1”，“1.1.2”等。,5、投標文件的檢查 投標文件的每一部分都必須保證經(jīng)過至少兩個人的檢查。 打印前檢查 確保所有投標文件的電子版本準確、完整，滿足投標文件的要求。 打印后檢查 1）打印出的文件與打印前檢查的文件是否一致；簽字蓋章是否準確無誤（如角簽、授權書、報價文件、貨物數(shù)量等）；內容和目錄是否一致；紙張規(guī)格及分數(shù)是否符合招標文件要求； 2）項目名稱、招標編號、設備名稱、投標人信息填寫是否準確；投標數(shù)量、單位、單價、總價等是否準確合理；投標有效期是否滿足投標文件的要求； 投標設備的制造廠家、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等是否滿足招標文件要求。,三、參加投標,四、參加開標,五、簽定合同,銷售合同的簽訂分兩種情況：1.與湖北省電力公司物流服務中心簽訂合同；2.與客戶直接簽訂合同。第一種情況是招標方委托湖北省電力公司物流服務中心代其進行招標，合同簽訂的對象為湖北省電力公司物流服務中心。首先要在鄂能商務網(wǎng)或其他相關網(wǎng)站看招標內容，根據(jù)招標內容制作標書參加投標，如果中標，一個月內湖北省電力公司物流服務中心會打電話通知我司拿中標通知，然后確定簽訂合同的日期。合同是與招標方，招標代理方一同簽訂。第二種情況是我司直接與客戶聯(lián)系，確定銷售關系，合同簽訂對象為客戶本身，公司可根據(jù)實際情況制定合同，與對方確認，雙方達成一致簽字蓋章后，合同即可生效。 簽訂合同時要寫清楚需方名稱，品名，規(guī)格，數(shù)量和價格等信息，若對產(chǎn)品有特殊要求應在備注欄標釋清楚，如顏色、型號、廠家等。根據(jù)合同內容的不同，產(chǎn)品的交貨方式，付款方式和質保期都不一樣，因此在填寫合同時要根據(jù)實際情況填寫，不可一概而論。關于17%增值稅的條款，在填寫合同是要先詢問部門經(jīng)理或者相關負責人，不可隨意填寫。 填寫合同時要寫明需方的單位信息，若對方?jīng)]有的可以向項目負責人要，單位信息最好以文本的形式傳真過來，與合同放置一起，以便日后查閱。合同填寫完后要交給部門經(jīng)理審核，確認無誤后才傳給需方。合同傳給需方后后一定要和對方確認合同是否收到，什么時候回傳等。,六、合同存檔,銷售合同簽訂后應給合同編排合同單號，如“HYDL20100523A”?！癏YDL”是赫巖電力產(chǎn)品部的縮寫，“20100523”代表簽訂合同的日期，“A” 代表當天簽訂合同的序號，“A” 代表第一份，“B”代表第二份，以此類推。拿到銷售合同后先將合同錄入到銷售合同一覽表中，同時更新銷售合同分表，項目控制進度一覽表，交付進度和調試進度表，貨款回收一覽表等表格。項目的各個進度都在表格里面應該有很直觀的體現(xiàn)，各個表格要實時更新。將每月需要交貨的項目，辦理驗收單的項目，收款的項目等單獨整理出來，與月中和月末交給部門經(jīng)理。有新的合同錄入后，應將更新的銷售合同分解表發(fā)給計財部。 合同的分解表格要準確并妥善保存。,七、交貨,下采購申請單 下采購申請單之前應先與客戶確認交貨時間，收貨人，接收地點，聯(lián)系方式等信息。下采購單時要對照合同和技術協(xié)議，寫完采購單要交與部門經(jīng)理審核簽字然后交到計財部等待審核。下單時間應根據(jù)客戶要求交貨時間，產(chǎn)品生產(chǎn)周期等因素來訂，時間要拿捏得當。 遞交付款申請 根據(jù)貨物廠家不一樣，貨款的交付方式也不一樣，因此寫申請前要查清楚各廠家的付款方式。付款申請要寫明項目名稱，合同號，產(chǎn)品名稱，型號規(guī)格，數(shù)量，制造廠家，貨物的交貨期等信息，如果不是長聯(lián)系廠家，應附上廠家付款信息，然后以郵件的形式發(fā)送給計財部，抄送給總經(jīng)理，等待審核。 確認發(fā)貨時間 下單后應及時與廠家聯(lián)系，掌握我們的生產(chǎn)進度。要知道哪些貨正在生產(chǎn)當中，哪些貨還在排產(chǎn)，準備什么時候生產(chǎn)，什么時候能夠生產(chǎn)完工，什么時候能發(fā)貨，哪些貨已經(jīng)送出，送到了什么地方，什么時候能夠到貨。 確認到貨時間 貨物出廠后要跟蹤貨物所在位置，提前一天通知收貨人，再次確認收貨地點。及時與客戶確認是否收到貨，收貨的具體時間。 物流簽收單 客戶確認收到貨后要與廠家聯(lián)系，要貨物的物流簽收單。該簽收單作為部門文件歸檔。,八、安裝驗收,九、回款,辦理驗收單 客戶安裝調試后，我司就可辦理驗收單。先按照合同做好驗收單，蓋上合同章，提醒部門同事辦理，若有其他在外出差同事，也可讓其幫忙辦理。 申請開票 驗收單辦好后，就可以聯(lián)系客戶看是否可以開票。開票信息應按照合同填寫，項目名稱，合同號，產(chǎn)品名稱，型號，數(shù)量，金額等。若非常聯(lián)系客戶應附上客戶開票信息等詳細內容。開票申請以