辦公文秘_秘書實(shí)務(wù)案例解析

秘書實(shí)務(wù)案例一 辦會(huì)案例一 會(huì)前準(zhǔn)備如何做【職業(yè)情景】波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議召開的時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚思考題：1、 假如你是劉小姐，對(duì)節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2、 假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？3、 向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？4、 召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？案例二 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密【職業(yè)情景】一次某地當(dāng)代表大會(huì)的開幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國(guó)際歌，雖得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評(píng)。事情發(fā)生的過(guò)程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國(guó)際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式進(jìn)行，于是把此一項(xiàng)目在開幕式的程序中刪掉了。后來(lái)大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國(guó)際歌此項(xiàng)程序，而對(duì)后來(lái)又被圈了回來(lái)一事，未家注意，因此對(duì)于在大會(huì)上宣布“奏國(guó)際歌”時(shí)無(wú)法奏出，一時(shí)形成了冷場(chǎng)。幸好會(huì)務(wù)組長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志捉，這一事故該給予批評(píng)，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到即使不久，這是好的，這一點(diǎn)值得表?yè)P(yáng)。思考題：本案例中，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問(wèn)題？案例三 “時(shí)裝秀”方案 【職業(yè)情景】某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下： 1會(huì)議名稱：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。 2參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。 3會(huì)議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。 4會(huì)議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。5會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。 展示會(huì)開幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。 時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。6會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。 簽到表、產(chǎn)品意見(jiàn)調(diào)查表。 服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。 訂貨意向書、購(gòu)銷合同7會(huì) 址：服裝集團(tuán)小禮堂。8會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)， 上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。 搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來(lái)賓圍繞 就座。 會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂(lè)資料。 足夠的椅子。 紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件) 10會(huì)務(wù)工作：安排提前來(lái)的外地來(lái)賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。 安排交通車接送來(lái)賓。 展示會(huì)后安排工作午餐。 思考題：小李的會(huì)議方案有無(wú)改進(jìn)的地方？ 案例四 請(qǐng)柬發(fā)出之后【職業(yè)情景】某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng) 柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。思考題：這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？案例五 會(huì)議方案制訂 【職業(yè)情景】中迅顯示器有限公司是我國(guó)主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產(chǎn)品30出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢(shì)頭，質(zhì)量管理也達(dá)到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，去年底，該公司又?jǐn)U建了1萬(wàn)平方米廠房，增加了3條國(guó)際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達(dá)到了100萬(wàn)臺(tái)。 產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國(guó)設(shè)有300多個(gè)代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時(shí)展示其即將推向市場(chǎng)的新產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)及性能，研究如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷售等問(wèn)題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定8月8日一10日在上海市召開一次全國(guó)代理商會(huì)議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠(yuǎn)景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測(cè)試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競(jìng)賽評(píng)比等事項(xiàng)做專題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗(yàn)，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會(huì)議期間，還要組織與會(huì)代表參觀企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場(chǎng)聯(lián)歡晚會(huì)，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個(gè)景點(diǎn)。 為保證會(huì)議的成功舉辦，公司還決定會(huì)議地點(diǎn)安排在上海國(guó)際會(huì)議中心，食宿也在上海國(guó)際會(huì)議中心。同時(shí)各部門抽調(diào)10人組成大會(huì)籌備處，由張副經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作包括準(zhǔn)備會(huì)議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì)議通知，接待，安排食宿，布置會(huì)場(chǎng)，聯(lián)系上海國(guó)際會(huì)議中心及旅游景點(diǎn)，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票，邀請(qǐng)新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì)，購(gòu)置禮品等?？偨?jīng)理還特別強(qiáng)調(diào)，要在保證會(huì)議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了10位同志成立了大會(huì)籌備處，并召開了會(huì)務(wù)工作會(huì)議，對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行了部署和分工。 思考題： 1為中迅顯示器有限公司代理商會(huì)議擬定一份會(huì)議方案。 2根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、層次和主題，會(huì)議籌備處應(yīng)具體劃分哪幾個(gè)小組展開準(zhǔn)備工作。 3以籌備處的名義提交一份本次會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案報(bào)總經(jīng)理審批。 4請(qǐng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容制作一份會(huì)議日程表(要有日期、時(shí)間、內(nèi)容安排、地點(diǎn)、參加入、負(fù)責(zé)人、備注等項(xiàng))。 5請(qǐng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容擬寫一份會(huì)議通知。 6制作一份會(huì)議簽到單。 案例六 會(huì)場(chǎng)布置【職業(yè)情景】 菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國(guó)有老企業(yè)，年產(chǎn)200萬(wàn)噸“龍”牌系列全價(jià)飼料，工藝設(shè)備先進(jìn)，技術(shù)力量雄厚，飼料產(chǎn)品系列配套，特別是公司采用國(guó)際先進(jìn)配方后，生產(chǎn)的“龍” 牌系列全價(jià)飼料含有畜禽生長(zhǎng)所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營(yíng)養(yǎng)素，具有營(yíng)養(yǎng)全、飼料省、長(zhǎng)得快、防疾病等特點(diǎn)，為不同品種、不同生長(zhǎng)階段的畜禽提供充足的營(yíng)養(yǎng)物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場(chǎng)試驗(yàn)飼養(yǎng)，外貿(mào)出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國(guó)前茅，產(chǎn)品還被認(rèn)定為全國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。 再過(guò)一個(gè)月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀(jì)念活動(dòng)，一方面回顧總結(jié)企業(yè)50年來(lái)走過(guò)的歷程，繼承和發(fā)揚(yáng)當(dāng)年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機(jī)遇。在系列紀(jì)念活動(dòng)中，安排了4次會(huì)議： (1)慶典大會(huì)。邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、新聞?dòng)浾?、有關(guān)專家、客戶代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據(jù)會(huì)議方案，主席臺(tái)將安排3位市領(lǐng)導(dǎo)、2位行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、2位專家、1位客戶代表、1位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理共11人就座。 (2)報(bào)告會(huì)。請(qǐng)2位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、新技術(shù)及國(guó)外發(fā)展現(xiàn)狀等。會(huì)議規(guī)模為100人。 (3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)。邀請(qǐng)研究院所、高等院校及行業(yè)機(jī)構(gòu)的專家、學(xué)者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略，請(qǐng)專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。 (4)勞動(dòng)模范座談會(huì)。擬邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)各級(jí)勞動(dòng)模范11人，與企業(yè)4位黨政領(lǐng)導(dǎo)及工會(huì)主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽(tīng)取勞模對(duì)企業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)和建議。 本著節(jié)儉辦會(huì)的原則，根據(jù)公司的安排，4次會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置均由公司秘書小武負(fù)責(zé)。 思考題：1、實(shí)訓(xùn)分小組進(jìn)行，每個(gè)小組確定一名負(fù)責(zé)人。 2、每個(gè)小組在四個(gè)會(huì)場(chǎng)中任選一個(gè)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行仿真布置。 要按真實(shí)會(huì)場(chǎng)布置的要求進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，并達(dá)到： 1布置慶典大會(huì)會(huì)場(chǎng)要熱烈、隆重。 2布置報(bào)告會(huì)會(huì)場(chǎng)要莊重、美觀。 3布置研討會(huì)會(huì)場(chǎng)要莊重、舒適。 4布置座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要輕松、和緩。 案例七 會(huì)務(wù)服務(wù)【職業(yè)情景 】濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司是一家由全民企業(yè)改制的股份制企業(yè)，公司經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚，主營(yíng)糖、酒、副食品、非酒精飲料、滋補(bǔ)品、糧油及制品、食用香精及添加劑，兼營(yíng)日用百貨、針紡織品、文化用品、五金、交電等。公司營(yíng)銷方式以調(diào)撥、批發(fā)為主，輔以零售、代購(gòu)、代 銷，薄利多銷為該公司的一大特色。 該公司目前已與國(guó)內(nèi)150多家廠商建立了直接的業(yè)務(wù)關(guān)系，以互惠互利為合作之本。各廠商通過(guò)商業(yè)糖酒批發(fā)公司反饋的信息，在管理和經(jīng)營(yíng)上都獲益匪淺，也使商業(yè)糖酒批發(fā)公司得到了更多的信賴，相互合作更加緊密。 適逢濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司投資興建的商業(yè)大廈竣工暨商場(chǎng)開業(yè)，為進(jìn)一步加強(qiáng)工商合作，濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司決定召開商品供貨商業(yè)務(wù)懇談會(huì)，邀請(qǐng)年供貨1000萬(wàn)元以上的30家企業(yè)老總蒞臨濱江市共謀發(fā)展，同時(shí)為濱江市商業(yè)大廈商場(chǎng)開業(yè)剪彩。剪彩后，30家廠商的老總還將舉行購(gòu)物簽名活動(dòng)。 在公司辦公室主任夏雨的精心準(zhǔn)備下，上午的業(yè)務(wù)懇談會(huì)議在友好、熱情的氣氛中開始。由于大家相互間都很熟悉，又有一段時(shí)間沒(méi)有見(jiàn)面，因此會(huì)議開始很長(zhǎng)一段時(shí)間大家都在相互問(wèn)好，談?wù)搶?duì)近期國(guó)家大事的看法。期間還有很多傳接電話。作為會(huì)議召集人的夏雨，很想控制會(huì)議的進(jìn)程，但她不知道怎樣說(shuō)。 事后，公司老總批評(píng)了辦公室主任夏雨，認(rèn)為本次會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。 思考題：1、模擬演示做好會(huì)議開始前的簽到工作。 2、模擬演示會(huì)間奉送茶水。 3、模擬演示會(huì)議記錄。 4、模擬演示正確處理會(huì)間找公司老總和會(huì)議代表的來(lái)電。 5、針對(duì)會(huì)議出現(xiàn)下列情況，模擬演示協(xié)助會(huì)議召集人控制會(huì)議進(jìn)程： (1)與會(huì)者偏離議程； (2)會(huì)議決定片面； (3)與會(huì)者沉默，沒(méi)有氣氛； (4)會(huì)議決定與現(xiàn)行政策或規(guī)定相抵觸。 案例八 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的安排【職業(yè)情景】 南方職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所以培養(yǎng)文秘類、計(jì)算機(jī)類和商貿(mào)旅游類為主要特色的全日制高等等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，學(xué)校占地10萬(wàn)平方米，建筑面積6萬(wàn)平方米，設(shè)有公關(guān)文秘、電腦文秘、涉外文秘、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子技術(shù)、電腦美術(shù)設(shè)計(jì)、幼兒教育、外資企業(yè)管理與服務(wù)等10個(gè)專業(yè)，在校生4 500余人，每年除有500名畢業(yè)生對(duì)口報(bào)考高職外，約有1000名畢業(yè)生走上就業(yè)崗位。為此，該校專門設(shè)立了就業(yè)辦公室，負(fù)責(zé)學(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)，搜集用人單位信息，向用人單位推薦應(yīng)屆畢業(yè)生。 又到了畢業(yè)生推薦的時(shí)節(jié)。由于南方職業(yè)技術(shù)學(xué)校近年來(lái)每年均向X X工業(yè)園區(qū)的外資企業(yè)輸送600多名畢業(yè)生，而且通過(guò)畢業(yè)生跟蹤調(diào)查，畢業(yè)生對(duì)就業(yè)去向普遍反映很好，用人單位也對(duì)該校畢業(yè)生多有青睞。為此，學(xué)校決定邀請(qǐng)X X工業(yè)園區(qū)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校會(huì)談，一方面征詢用人單位對(duì)人才培養(yǎng)的意見(jiàn)和建議，另一方面了解今年工業(yè)園區(qū)對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的需求，向工業(yè)園區(qū)推薦畢業(yè)生。 4月上旬，蘇州工業(yè)園區(qū)管委會(huì)主管人力資源的副主任、人力資源部經(jīng)理、辦公室主任和秘書共4人蒞臨南方職業(yè)技術(shù)學(xué)校，與學(xué)校校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)、就業(yè)辦主任及秘書在學(xué)校會(huì)議室舉行了會(huì)談。 會(huì)談期間，雙方領(lǐng)導(dǎo)分別介紹了各自的情況，并就今年7月中旬南方職業(yè)技術(shù)學(xué)校向X X工業(yè)園區(qū)5家外資企業(yè)輸送800名應(yīng)屆畢業(yè)生達(dá)成了意向。思考題：擬設(shè)職業(yè)情景，模擬演示會(huì)談的程序(標(biāo)明賓主雙方的座位安排與合影布置圖)和秘書做會(huì)議記錄。 案例九 簽字儀式【職業(yè)情景】 江海學(xué)院是一所省直屬重點(diǎn)職業(yè)學(xué)校，學(xué)校占地1000畝，設(shè)置中、高職15個(gè)系，開設(shè)35個(gè)專業(yè)，專任教師700多人，其中高級(jí)職稱教師占全體教師人數(shù)的30，現(xiàn)有在校生5000多人。江海學(xué)院原是專門以培養(yǎng)水利、漁業(yè)、海洋作業(yè)等專業(yè)人才為主的學(xué)校。為進(jìn)一步整合辦學(xué)資源，拓寬學(xué)校辦學(xué)空間，學(xué)校確定了“將學(xué)校建成一所省屬重點(diǎn)綜合性學(xué)校”的戰(zhàn)略目標(biāo)，在學(xué)校設(shè)施、師資、專業(yè)建設(shè)上投入了很大的資金。因?qū)W校坐落于全國(guó)知名的化工城，學(xué)校擬發(fā)展地方特色專業(yè)，利用現(xiàn)有資源，對(duì)學(xué)校的專業(yè)進(jìn)一步拓展，決定籌建化工系。 興華化工集團(tuán)是化工城中規(guī)模最大的一家國(guó)有企業(yè)，以前曾人選“全國(guó)十大化工企業(yè)”?，F(xiàn)有員工10000余人，企業(yè)每年產(chǎn)值近20個(gè)億。興華化工學(xué)校就是該企業(yè)直屬的一所中等專業(yè)學(xué)校，是國(guó)家級(jí)示范中專，學(xué)校的化工專業(yè)為示范性專業(yè)，辦學(xué)水平一流。這幾年來(lái)，很多地方的中專學(xué)校都已升格高職院?；虮桓咝：喜?，中等專業(yè)學(xué)校的辦學(xué)空間越來(lái)越狹窄，他們了解到江海學(xué)院正在籌建化工系，馬上與江海學(xué)院進(jìn)行了聯(lián)系。江海學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)分析，認(rèn)為合并興華化工學(xué)校對(duì)加快學(xué)校建設(shè)化工系有著積極的意義，學(xué)校在師資隊(duì)伍、實(shí)習(xí)基地建設(shè)、 專業(yè)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)拓展、學(xué)生就業(yè)上將更具實(shí)力，有利于加快學(xué)校向綜合性大學(xué)邁進(jìn)。隨后，雙方進(jìn)行了多輪的協(xié)商談判，最后達(dá)成了一致意向。 一個(gè)月后，興華化工學(xué)校師生員工喜氣洋洋，江海學(xué)院與興華化工集團(tuán)的簽字儀式在該校多功能廳隆重舉行。本次儀式由興華化工學(xué)校辦公室何主任負(fù)責(zé)籌備，參加的領(lǐng)導(dǎo)有興華化工集團(tuán)總經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理、辦公室主任、興華化工學(xué)校校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)，江海學(xué)院參加的有院長(zhǎng)、教學(xué)副院長(zhǎng)、學(xué)院辦公室主任、教務(wù)處處長(zhǎng)及化工系主任，同時(shí)還邀請(qǐng)了當(dāng)?shù)氐男侣劽襟w記者參加。簽字儀式上，大家舉杯慶祝，共同祝賀這次合作的成功。 思考題：1、草擬一份簽字儀式的準(zhǔn)備方案。 2、布置模擬簽字廳。 3、模擬演示簽字儀式。 4、參加實(shí)訓(xùn)的雙方須簡(jiǎn)單演示見(jiàn)面禮儀，在著裝上適當(dāng)修飾。 案例十 慶典活動(dòng) 【職業(yè)情景】 成功職業(yè)中學(xué)創(chuàng)建于1955年，原來(lái)是一所農(nóng)業(yè)類學(xué)校，起初只有200多名學(xué)生，20余名教職工和50萬(wàn)元固定資產(chǎn)。建校以來(lái)，學(xué)校歷經(jīng)3次撤并后，學(xué)校將培養(yǎng)第三產(chǎn)業(yè)的初中級(jí)技術(shù)人才作為辦學(xué)新的目標(biāo)，逐步減少“農(nóng)字號(hào)”專業(yè)，陸續(xù)開設(shè)了公共關(guān)系、文秘、禮儀服務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷、美容美發(fā)等新興專業(yè)。經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展，學(xué)校的文秘專業(yè)被評(píng)為省級(jí)示范性專業(yè)，學(xué)校被升格為國(guó)家級(jí)重點(diǎn)職業(yè)學(xué)校，目前學(xué)校擁有近3000名在校生、200余名專任教師，固定資產(chǎn)近億元。“成功”辦學(xué)走過(guò)了50年，是一部“成功人” 自力更生、開拓進(jìn)取、勵(lì)精圖治、艱苦創(chuàng)業(yè)的創(chuàng)業(yè)史。 今年是學(xué)校建校50周年，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)研究，決定舉辦50周年校慶活動(dòng)，并確定了“以成功人為榮，做成功者”的活動(dòng)宗旨。學(xué)校對(duì)內(nèi)增強(qiáng)全體師生員工對(duì)學(xué)校的自豪感和榮譽(yù)感，對(duì)外顯示學(xué)校的實(shí)力和發(fā)展前景。學(xué)校早在一年前就成立了校慶籌備委員會(huì)，下設(shè)秘書組、新聞組、接待組、信息組、聯(lián)絡(luò)組，每組的組長(zhǎng)都由學(xué)校的中層以上干部擔(dān)任，籌委會(huì)給予他們充分的權(quán)力和空間，自主設(shè)置校慶項(xiàng)目及相關(guān)事宜，重大項(xiàng)目須由校慶籌備委員會(huì)討論審核。 秘書組主要負(fù)責(zé)慶典儀式活動(dòng)的籌劃，制訂議程，擬定邀請(qǐng)重要來(lái)賓的名單，并撰寫相關(guān)文書，直接接受籌委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督。 新聞組負(fù)責(zé)慶典活動(dòng)新聞發(fā)布會(huì)的籌劃及新聞采訪活動(dòng)安排。 接待組的主要工作由該校的文秘教師負(fù)責(zé)籌劃，具體工作由文秘專業(yè)的學(xué)生承擔(dān)，要求統(tǒng)一著裝，負(fù)責(zé)迎接賓客、來(lái)賓簽到、贈(zèng)送紀(jì)念品、茶水服務(wù)、活動(dòng)迎導(dǎo)、參觀解說(shuō)，并要求在大門口列隊(duì)迎送客人。 信息組負(fù)責(zé)組織編寫校史、校友錄及學(xué)校宣傳冊(cè)。 聯(lián)絡(luò)組主要負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)各界校友，組織校友會(huì)。 對(duì)于50周年校慶，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)非常重視，制訂了一整套方案，專門拿出80萬(wàn)元經(jīng)費(fèi)用于籌劃慶典。在慶典儀式上安排了剪彩活動(dòng)，校慶日晚上還將舉行盛大的慶祝晚會(huì)。同時(shí)，為使校慶活動(dòng)更具學(xué)術(shù)氣氛，校慶期間還將舉行“學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)”和“職業(yè)教育學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)”，既體現(xiàn)隆重?zé)崃?，又讓人覺(jué)得意蘊(yùn)深刻，更能展現(xiàn)“成功人”氣度非凡。 思考題：1、 編制一份校慶活動(dòng)慶典儀式的程序。 2、模擬演示慶典儀式的大會(huì)場(chǎng)景。 3、重要領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓名單的單位、職務(wù)、姓名可由學(xué)生自己擬定。 4、校慶活動(dòng)慶典儀式的程序應(yīng)結(jié)合情景內(nèi)容，但不包括慶祝晚會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、學(xué)校戰(zhàn) 略研討會(huì)等內(nèi)容。完成后，由全班學(xué)生集體討論。 5、慶典儀式場(chǎng)景模擬由全班學(xué)生完成。案例十一 新聞發(fā)布會(huì) 【職業(yè)情景】 北國(guó)商品城坐落在經(jīng)濟(jì)強(qiáng)市M市繁華商業(yè)街上。該商城總投資2億元，總建筑面積20萬(wàn)平方米，擁有1000多間鋪位，是一個(gè)集物流、小商品批發(fā)、生活?yuàn)蕵?lè)、電子商務(wù)等各項(xiàng)功能為一體的大型批發(fā)市場(chǎng)，年交易額50億元以上，現(xiàn)已成為M市的采購(gòu)中心、物流中心、商貿(mào)中心。 為了進(jìn)一步打響北國(guó)商品城的品牌，商城邀請(qǐng)五圣瓤策劃公司進(jìn)行策劃設(shè)計(jì)。五圣髓策劃公司為其設(shè)計(jì)了“熱情、豪放、超越”的企業(yè)理念，并形成了系統(tǒng)的CI規(guī)劃體系，充分體現(xiàn)了商品城領(lǐng)導(dǎo)的高瞻遠(yuǎn)矚和策劃大手筆。 2004年12月25日，北國(guó)商品城在名都大酒店舉辦新聞發(fā)布會(huì)，向社會(huì)隆重推出CI識(shí)別系統(tǒng)。到會(huì)有市、局級(jí)主管商業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士、業(yè)主代表。在新聞發(fā)布會(huì)上，北國(guó)商品城的吳總經(jīng)理介紹了商城的情況及今后的經(jīng)營(yíng)規(guī)劃，公關(guān)部經(jīng)理孔麗小姐向與會(huì)人員宣讀了CI宣言，并展示了部分VI設(shè)計(jì)，M市程副市長(zhǎng)蒞臨到會(huì)祝賀，他對(duì)北國(guó)商品城所取得的成就充分地予以肯定，五圣CI策劃公司首席設(shè)計(jì)師張娜對(duì)設(shè)計(jì)意圖進(jìn)行了說(shuō)明。新聞發(fā)布會(huì)上，記者提問(wèn)十分活躍，就商城領(lǐng)導(dǎo)人和前景發(fā)展進(jìn)行了采訪。本次新聞發(fā)布會(huì)，由北國(guó)商品城行政部經(jīng)理洪瑤主持。 與會(huì)人員相信，隨著商城CI的導(dǎo)入，北國(guó)商品城將更具知名度，而且能為更多的業(yè)主帶來(lái)“錢景”，達(dá)到“共贏”的目的。 思考題：1、請(qǐng)列出該商城新聞發(fā)布會(huì)的程序。 2、根據(jù)職業(yè)情景提示的資料模擬演示新聞發(fā)布會(huì)的場(chǎng)景。 3、要求每位發(fā)言人都以相對(duì)應(yīng)身份角色的發(fā)言，每位記者都應(yīng)提問(wèn)。 4、新聞媒體的名稱由同學(xué)自擬，采訪用的話筒、身份牌由學(xué)生自行準(zhǔn)備。 5、發(fā)言材料及提問(wèn)根據(jù)情景材料設(shè)計(jì)，允許在此基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)难由旌蛿U(kuò)展。 6、將新聞發(fā)布會(huì)錄像，待實(shí)訓(xùn)結(jié)束后，在班里播放，進(jìn)行評(píng)價(jià)。 案例十二 協(xié)調(diào)工作切忌過(guò)分自信5月份是鮮花盛開的季節(jié)，某市的精神文明表彰大會(huì)選在5月上旬的一天召開。開幕這天上午，市政府禮堂主席臺(tái)上擺滿了鮮花，臺(tái)下參加大會(huì)的人員已坐滿了所有的坐椅，領(lǐng)導(dǎo)同志也到休息室等候，會(huì)場(chǎng)播放著悅耳的歌曲。這時(shí)距預(yù)定的大會(huì)開幕時(shí)間還有15分鐘。負(fù)責(zé)這次大會(huì)會(huì)務(wù)工作的室政府辦公室田主任習(xí)慣地在會(huì)場(chǎng)周圍巡視了一遍，檢查有無(wú)不足之處。一位記者走到他身邊提出建議，說(shuō)主席臺(tái)的背景兩側(cè)應(yīng)插上紅旗才顯得莊重。田主任一想：“有道理，我怎么原先就沒(méi)有考慮到呢！”于是他立即將全體會(huì)務(wù)人員調(diào)到主席臺(tái)上，要求重新不止主席臺(tái)，搬走部分鮮花，在主席臺(tái)背景兩側(cè)各插上3桿紅旗。當(dāng)場(chǎng)有同志告訴他，只剩15分鐘大會(huì)就要開幕了，恐怕來(lái)不及改動(dòng)。田主任卻自信地說(shuō)：“時(shí)間是夠用，干吧！”主席臺(tái)的紅色大幕被重新拉上了，只聽(tīng)見(jiàn)里面響起一陣雜亂的搬動(dòng)聲。然而，15分鐘已經(jīng)過(guò)去，主席臺(tái)并沒(méi)有像田主任估計(jì)的那樣在預(yù)定的大會(huì)開幕時(shí)間之前就重新布置好，大會(huì)被推遲了近20分鐘才開幕。市政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此很不滿意，批評(píng)了市政府辦公室主任。這件事在與會(huì)者中也造成了不良影響。思考題：1、 為什么大會(huì)會(huì)延遲開幕？2、 田主任的決定存在什么問(wèn)題？二 辦文案例一 文書處理 【職業(yè)情景】 中國(guó)維行保險(xiǎn)公司是一家全國(guó)性、綜合性保險(xiǎn)公司，經(jīng)營(yíng)范圍包括各類財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、人身保險(xiǎn)、信托業(yè)務(wù)等。公司總部設(shè)在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業(yè)區(qū)有限公司、中國(guó)遠(yuǎn)洋運(yùn)輸集團(tuán)公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團(tuán)公司等。 中國(guó)維行保險(xiǎn)有限公司在自身發(fā)展的歷程中，堅(jiān)持管理創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新的發(fā)展策略。十分注重學(xué)習(xí)、借鑒外國(guó)經(jīng)驗(yàn)，積極引進(jìn)技術(shù)人才和管理經(jīng)驗(yàn)，先后與國(guó)外多家知名保險(xiǎn)公司建立了合作關(guān)系。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)公司的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力，公司聘請(qǐng)了國(guó)外著名專業(yè)顧問(wèn)公司擔(dān)任專業(yè)管理顧問(wèn)，借以提高自身經(jīng)營(yíng)管理水平，中國(guó)維行保險(xiǎn)有限公司將繼續(xù)勇于開拓，提升公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力，力爭(zhēng)在兩年內(nèi)業(yè)務(wù)規(guī)模進(jìn)入世界500強(qiáng)，業(yè)務(wù)品質(zhì)進(jìn)入全球400優(yōu) 為響應(yīng)總公司號(hào)召，早日實(shí)現(xiàn)維行進(jìn)入“規(guī)模500強(qiáng)，品質(zhì)400優(yōu)”的目標(biāo)，該公司準(zhǔn)備開展“扎實(shí)基礎(chǔ)、提升品質(zhì)”的活動(dòng)，主要形式是主題演講會(huì)、合理化建議征文。各部門必須在近期內(nèi)上報(bào)活動(dòng)開展情況。按照活動(dòng)方案要求：演講會(huì)每月一個(gè)主題，全體員工必須參加，合理化建議活動(dòng)每月評(píng)選出三篇優(yōu)秀征文上報(bào)，定期上報(bào)活動(dòng)組織和進(jìn)行情況。 發(fā)文處理： 思考題：根據(jù)上述內(nèi)容，制發(fā)一份通知。發(fā)文工作分4個(gè)場(chǎng)景。 1、公司經(jīng)理將秘書劉某叫到辦公室，對(duì)她說(shuō)明了此次活動(dòng)的目的和要求，讓她們馬上寫一份通知。劉某將經(jīng)理的話記錄下來(lái)，回到自己的辦公室，開始擬寫通知。 要求演示領(lǐng)導(dǎo)交擬和秘書撰寫通知的過(guò)程，并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后，劉秘書將此通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文稿紙上，拿給經(jīng)理看，經(jīng)理經(jīng)審核簽字同意發(fā)出。 請(qǐng)演示領(lǐng)導(dǎo)審核簽字的過(guò)程。 3、劉秘書將此份通知編上發(fā)文字號(hào)，寫在發(fā)文稿紙相應(yīng)的欄目中，然后檢查拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數(shù)為30份。 請(qǐng)演示秘書編號(hào)印制文件的過(guò)程。 4、第二天上午，劉秘書將打印好的通知從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記表上填寫好有關(guān)內(nèi)容，再分別封好。 請(qǐng)演示秘書發(fā)文登記的過(guò)程。 案例二 郵件收進(jìn)的程序【職業(yè)情景】 沈小姐是某公司總經(jīng)理的秘書，一清早進(jìn)入辦公樓，就到公司租用的信箱中把郵件取了出來(lái)，用專用信貸裝好，提著走進(jìn)了自己的辦公室。略微整理了一下，就坐在自己的辦公桌前開始工作了。沈小姐數(shù)了下信件的數(shù)量，一共21件。她先把公函和私人信函分開，把有密級(jí)要求的、標(biāo)有“某某親啟的信件分開。然后她根據(jù)收件部門的名稱分類：有5封信是人事科的；7封信是銷售科的；1封是財(cái)務(wù)科的；1封寫著教育科的，但公司沒(méi)有這個(gè)部門，她把這封信歸到培訓(xùn)部去了；1封信上寫總經(jīng)理親啟；另2封是總經(jīng)理辦公室的；剩下的4份是報(bào)紙雜志。沈小姐拿出郵件登記簿，邊登記邊分檢。所有的來(lái)函和郵件都登記在冊(cè)了，也按部門分檢歸類了。接著沈小姐把總經(jīng)理親啟的那封信放在總經(jīng)理的辦公桌上，把其他信放在各個(gè)部門的專用信格里，留下了2份報(bào)紙，2封總經(jīng)理辦公室的信。在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信紙拆得幾乎與信封一樣大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十幾下，盡可能使信紙沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。把信封內(nèi)的信紙一一站開，蓋上日戳，再用回形針把信紙和信封一一別住。一封信寫名有三份附件，但沈小姐仔細(xì)檢查，只找到二分附件，她用紅筆在信紙上寫下：“缺少一份附件”，然后簽上了自己的姓名。她想，這封信讓總經(jīng)理來(lái)處理吧。另一封是對(duì)本公司提出業(yè)務(wù)方面意見(jiàn)的客戶來(lái)信，按照慣例，沈小姐決定立即復(fù)信。她寫到：郭思源先生：非常感謝您對(duì)我公司的關(guān)心。您所提到的服務(wù)質(zhì)量和態(tài)度問(wèn)題，我們正在研究改進(jìn)，希望在不久之后，您看到的將是新的面貌。希望我們繼續(xù)合作。再次向您致謝。敬請(qǐng)安好。 奇斯公司敬上 2000年5月6日擬寫復(fù)信搞，本已坐到電腦前的沈小姐想了一下，還是拿出了鋼筆，手寫謄抄了一遍，并寫好了信封，填好了發(fā)函登記。思考題：1.、沈小姐的收件程序是否正確？每一個(gè)細(xì)節(jié)是否都符合秘書的要求？2、“缺少一分附件”的那封信為什么要有總經(jīng)理自己處理？這封信有可能是什么內(nèi)容的信？3、沈小姐最后為什么不用電腦打信，而要手寫發(fā)出？案例三 誤拆信箋的處理【職業(yè)情景】 小王是某外資公司秘書。一次，他不小心誤拆了法國(guó)總經(jīng)理的私人信件。而且信里寫的是總經(jīng)理極其不愿他人知曉的隱私，這可如何是好呢？小王當(dāng)時(shí)想，事情既然已經(jīng)發(fā)生了，就要勇于面對(duì)，不可藏匿不交，更不可私自拆毀。誤拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毀則是道德甚至是法律問(wèn)題了。當(dāng)務(wù)之急是先解決問(wèn)題，然后再分析原因。于是他緊急采取了如下步驟：發(fā)現(xiàn)誤拆，當(dāng)即停止閱讀，并保證不把已看到的內(nèi)容告訴任何人。把信紙按原樣折疊好，放回信封。取一張便士貼，上面寫上：Sorry, opened by mistake, 并簽上自己的姓名。然后將這張便士貼粘在信封上。每天規(guī)定的稱頌郵件的時(shí)間里，把這封錯(cuò)誤開拆的信放在其他的郵件中間，一并送入總經(jīng)理室，如辦公室無(wú)人，當(dāng)面向總經(jīng)理道歉。若辦公室有其他人在，則過(guò)后道歉。通過(guò)這一方式，小王雖然受到了總經(jīng)理的嚴(yán)厲批評(píng)，但最后也得到了總經(jīng)理的諒解。事后，小王即使總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。小王承認(rèn)，發(fā)生誤拆信箋的事情，主觀上是自己工作不認(rèn)真、太大意所致，今后要增強(qiáng)工作的責(zé)任心，以避免類似事情的發(fā)生?？陀^上，是來(lái)信人沒(méi)有按照一定的規(guī)范表明私人信件。這需要學(xué)習(xí)識(shí)別哪些是沒(méi)有表明性質(zhì)的私人信件。小王得出如下經(jīng)驗(yàn)：一是留意哪些人經(jīng)常給總經(jīng)理寫私信，那么這些人的來(lái)信即便沒(méi)有標(biāo)明信件的性質(zhì)，也不會(huì)貿(mào)然誤拆。二是學(xué)會(huì)辨別公務(wù)信件和私人信件的差別。一般，公務(wù)信件是打印的，而私人信件是手寫的，公務(wù)信件的信封是白色的，私人信件的信封是多種顏色的，公務(wù)信封往往印有單位的名稱和地址，而私人信封往往是公開出售的。三是當(dāng)拿不準(zhǔn)是公務(wù)信件還是私人信件的時(shí)候，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)定奪。思考題：1、小王秘書的做法是否值得我們借鑒呢？為什么？2、請(qǐng)總結(jié)一下秘書該如何細(xì)致高效地處理郵件？案例四 信息工作【職業(yè)情景】 大華電通成立于1986年，總部設(shè)在臺(tái)灣桃園，初期以電腦外設(shè)產(chǎn)品為業(yè)務(wù)重心，后逐漸擴(kuò)展至多媒體與通訊領(lǐng)域。1997年股標(biāo)上市，2001年11月大華推出新品牌“BeQ”，立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快樂(lè)科技）”為己任，打造數(shù)字時(shí)尚領(lǐng)導(dǎo)品牌。 身為I T產(chǎn)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)得，BeQ在產(chǎn)品營(yíng)銷、制造、研發(fā)等各方面均達(dá)全球化規(guī)模，實(shí)現(xiàn)了臺(tái)灣研發(fā)、內(nèi)地行銷、全球運(yùn)籌。在歐洲、美洲、亞太各國(guó)及中國(guó)內(nèi)地設(shè)有分公司，從事行銷及客戶服務(wù)；在馬來(lái)西、墨西哥、中國(guó)北京及臺(tái)灣地區(qū)設(shè)有生產(chǎn)基地；擁有位于臺(tái)灣新竹及美國(guó)加州的通訊研發(fā)中心。位于北京的軟件研發(fā)中心，擁有1200位研發(fā)工程師和超過(guò)728項(xiàng)的專利。2001年，BeQ年?duì)I業(yè)額為20億美元。 鑒于大華電通信息技術(shù)有限公司在業(yè)務(wù)和生產(chǎn)方面的不斷發(fā)展，現(xiàn)公司決定在各大高校招聘銷售類、宣傳企劃類、運(yùn)籌管理類、軟件開發(fā)類專業(yè)的人才。招聘的信息資料工作分5個(gè)場(chǎng)景。 2008年2月18日星期一，人力資源部經(jīng)理梁勇讓秘書陳經(jīng)在公司網(wǎng)站上發(fā)一個(gè)招聘廣告。他告訴陳紅；請(qǐng)應(yīng)聘者將個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘意向、薪資要求、聯(lián)系方式及近照一張寄到本公司。聯(lián)系人是人力資資源部，電子郵箱是I,公司網(wǎng)站是。思考題：1、請(qǐng)代陳秘書擬寫一份網(wǎng)上招聘廣告。 2、在以上場(chǎng)景中，請(qǐng)4位學(xué)生登陸各大校園網(wǎng)站，扮演4名求職人員，從網(wǎng)絡(luò)上獲取個(gè)人簡(jiǎn)歷和專業(yè)資料，然后分別以應(yīng)聘銷售、宣傳企劃、運(yùn)籌管理、軟件開發(fā)4類職務(wù)，擬寫應(yīng)聘申請(qǐng)書及簡(jiǎn)歷。 3、2002年2月22日星期五8:30，陳秘書一上班，就打開電腦登陸公司網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)由網(wǎng)上傳來(lái)四類職務(wù)應(yīng)聘申請(qǐng)書及簡(jiǎn)歷若干份，他將收到的應(yīng)聘材料整理出4份來(lái)（即是以上4份），通過(guò)公司局域網(wǎng)發(fā)給六大事業(yè)部門。請(qǐng)演示秘書收集和整理信息的過(guò)程。 4、六大事業(yè)部即視訊部、儲(chǔ)存部、影視部、數(shù)字顯示部、無(wú)線通信部與寬帶網(wǎng)絡(luò)部，根據(jù)應(yīng)聘材料，經(jīng)過(guò)初步篩選，無(wú)線通信部確定一名宣傳企劃人才，寬帶網(wǎng)絡(luò)部確定一名軟件開發(fā)專業(yè)人才。無(wú)線通信部部長(zhǎng)王強(qiáng)和寬帶網(wǎng)絡(luò)部部長(zhǎng)薛東，分別將此信息形成初步意見(jiàn)，通過(guò)公司局域網(wǎng)發(fā)還給人力資源部。請(qǐng)演示信息反饋過(guò)程。 5、陳秘書通過(guò)局域網(wǎng)，在電腦上將初步意見(jiàn)整理完畢，附上兩位人才的個(gè)人資料，打印成書面文件上報(bào)給梁經(jīng)理審閱。請(qǐng)演示信息利用過(guò)程。 案例五 文件為何失蹤【職業(yè)情景】 大華公司總經(jīng)理指示行政部季主任：查一下去年給鍛接車間的“批復(fù)”件中規(guī)定他們今年減少生產(chǎn)WWll6組件的具體數(shù)字是多少。季主任吩咐文檔室查找，結(jié)果管文檔工作人員查追了去年所有文件也未找到，僅查到鍛接車間“要求減少生產(chǎn)wwH一6組件”的請(qǐng)示。經(jīng)工作人員回憶，當(dāng)時(shí)移交文書時(shí)，就曾提出過(guò)未見(jiàn)“批復(fù)”件，但時(shí)間一長(zhǎng)，也就不了了之。因該文件最后一直未能查到，有關(guān)人員，包括辦公室主任，都受到了應(yīng)有的處分。思考題： 上述文件失蹤問(wèn)題出在哪一環(huán)節(jié)? 案例六 文件的歸檔【職業(yè)情景】年初，某公司對(duì)上一年的歸檔文件進(jìn)行整理。負(fù)責(zé)整理工作的秘書發(fā)現(xiàn)不少部門拿復(fù)印件歸檔，且沒(méi)有蓋公章。經(jīng)過(guò)詢問(wèn)，部門人員說(shuō)當(dāng)時(shí)收的就是復(fù)印件。思考題：復(fù)印件有歸檔價(jià)值嗎？為什么？案例七 文件的保密【職業(yè)情景】某老客戶來(lái)公司找經(jīng)理，恰巧經(jīng)理不在辦公室，于是老客戶坐到經(jīng)理的電腦桌前上網(wǎng)。而電腦里有些機(jī)密文件還沒(méi)有放到特定的文件夾，而是放在電腦桌面上。思考題：作為秘書的你，應(yīng)該如何做好這些文件的保密工作又不至于得罪老客戶？三 辦事【職業(yè)情景】案例一 煮熟的鴨子為什么飛了皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書李麗聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一塊游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患眩偨?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽訂了一個(gè)合作意向書，有上千萬(wàn)元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴你詳細(xì)的情況。但這次談判確實(shí)非常順利。”李麗一邊說(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天 ，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同是，過(guò)了約定的時(shí)間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中國(guó)的代表打來(lái)電話說(shuō)：代表團(tuán)已于昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽訂了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十。皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她懊悔沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的是“羅浪斯公司是重樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？思考題：1、羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表的購(gòu)貨合同的？2、秘書與親朋好友談話或聊天時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合，對(duì)象暢所欲言？案例二 姜秘書錯(cuò)在哪里【職業(yè)情景】 某省茶葉進(jìn)出口公司羅經(jīng)理將與英國(guó)客商史密斯談一筆20萬(wàn)英鎊的茶葉出口合同。姜秘書做接待工作兼翻譯。史密斯一進(jìn)門，姜秘書馬上引進(jìn)會(huì)客室，羅經(jīng)理已等在那里了，經(jīng)過(guò)一番簡(jiǎn)單的介紹，他們發(fā)現(xiàn)史密斯粗通中文，能聽(tīng)懂不少中國(guó)話。羅經(jīng)理與史密斯寒暄的時(shí)候，姜秘書前去泡茶，他用手從茶葉罐中搓了一撮烏龍茶放在茶杯內(nèi)，然后沖上水，把 杯子放在史密斯的面前。羅經(jīng)理和史密斯都看到了這一切，史密斯疑惑地問(wèn)：“聽(tīng)說(shuō)你們中國(guó)在加工碧螺春時(shí)，姑娘們要用手沾著唾液把茶葉卷起來(lái)，是不是？”羅經(jīng)理還未答話，姜秘書立即反應(yīng)：“那種茶葉樣子特別好看，特別香呢！”羅經(jīng)理解釋說(shuō)：“不，不，不，幾十年前是這種情況，但現(xiàn)在茶葉的種植、采集、加工都嚴(yán)格按照國(guó)家出口標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不會(huì)再出現(xiàn)類似的情況?！笔访芩拐f(shuō)：“剛才那位小姐給我泡茶不是用手抓的嗎”羅經(jīng)理專題話題，引導(dǎo)史密斯到茶葉樣品桌前，雙方就和同事宜談了起來(lái)，在價(jià)格問(wèn)題上雙方爭(zhēng)執(zhí)不下，最后，羅經(jīng)理說(shuō)：“我按最低價(jià)打九折給你?！笔访芩钩了贾?，姜秘書接口：“我們已經(jīng)給你成本價(jià)了，你應(yīng)該接受了，你連茶都沒(méi)有喝一口，怎么知道茶葉的質(zhì)量呢？”史密斯聽(tīng)了，聳聳肩，說(shuō)了聲抱歉，拔腿就走望著史密斯的背影，羅經(jīng)理沖著姜秘書一頓責(zé)備：“好好的一大把生意，都讓你給攪了！”姜秘書茫然不知所措：“經(jīng)理，我不是一直在幫你嗎？怎么會(huì)是我的錯(cuò)？”思考題：1.合同沒(méi)有談成，真是姜秘書的錯(cuò)嗎？她錯(cuò)在哪里？2.作為秘書兼翻譯，姜秘書的角色意識(shí)應(yīng)該是怎樣的？案例三 秘書主動(dòng)性的體現(xiàn)【職業(yè)情景】 秘書工作歷來(lái)是“被動(dòng)的”，所謂“領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥，不叫干啥就別干啥”。很多老秘書的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就是“謹(jǐn)慎小心，別捅婁子”，“不求有功，但求無(wú)過(guò)”。辛辛苦苦幾十年，混個(gè)不大不小的前程。但是，幾乎所有發(fā)達(dá)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人、成功的企業(yè)家都要求自己的秘書要有主動(dòng)精神和主動(dòng)工作的能力。1997年1月28日新民晚報(bào)載：松下公司總經(jīng)理曾經(jīng)對(duì)秘書們這樣灌輸他們的分類標(biāo)準(zhǔn)：最好的員工是任何事情首先自己積極去做，有能將事情做成功的人；其次是積極去做，但失敗的人；第三是消極等待上級(jí)指令，但能完成任務(wù)者；最差的是消極等待命令卻又不能完成任務(wù)的人。這位總經(jīng)理感嘆，在中國(guó)有時(shí)往往是第三種人被認(rèn)為是最好的。許多員工缺乏創(chuàng)造精神，被動(dòng)等待上級(jí)指示。為適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)，公司總是把創(chuàng)造性的強(qiáng)弱列為員工、特別是管理人員的重要素質(zhì)之一。思考題：1、為什么我國(guó)傳統(tǒng)對(duì)秘書的要求是“領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥”、“領(lǐng)導(dǎo)不叫干啥就不干啥”？其深層次的原因是什么？2、西方發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)秘書的主動(dòng)性、參謀性要求是重要體現(xiàn)的？3、我國(guó)秘書工作怎樣在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮中體現(xiàn)出主動(dòng)性？各個(gè)層次的秘書的主動(dòng)性要點(diǎn)區(qū)別在哪里？案例四 電話“擋駕”的藝術(shù)【職業(yè)情景】 愛(ài)達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽(tīng)著對(duì)方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來(lái)的電話。第一次他來(lái)電時(shí)，丁秘書聽(tīng)著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要是。于是她說(shuō)：“很抱歉，經(jīng)理不在 。請(qǐng)你留下姓名、地址、回電號(hào)碼，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。”可對(duì)方非要找經(jīng)理不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報(bào)了經(jīng)理。經(jīng)理聽(tīng)后，告訴她，曾在一次交易會(huì)上見(jiàn)過(guò)此人，印象不佳，不想和他有生意上的來(lái)往。十天前，朱磊又來(lái)電話，丁秘書說(shuō)：“對(duì)不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告給經(jīng)理，目前他非常繁忙，尚未考慮與你聯(lián)系。”隨即主動(dòng)掛斷了電話?，F(xiàn)在，朱磊第三次來(lái)電，丁秘書應(yīng)該怎么辦？思考題：1、 假如你是丁秘書，你怎樣做？2、 秘書接聽(tīng)電話時(shí)，首先應(yīng)做些什么？3、 秘書怎樣審查來(lái)電？4、 秘書在電話中應(yīng)怎樣既作到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語(yǔ)行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方？案例五 秘書怎樣接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話【職業(yè)情景】 中外合資的榮成貿(mào)易有限公司楊珊瑚小姐是位剛畢業(yè)的涉外秘書專業(yè)的本科生，因總經(jīng)理秘書吳小姐即將升任公共關(guān)系部經(jīng)理，總經(jīng)理安排楊小姐跟隨吳小姐學(xué)習(xí)，有意讓其接任吳小姐的職務(wù)。但近一段時(shí)間，總經(jīng)理正好有事出差。由于有吳小姐的努力，公司的一切倒也井井有條。這一天，吳小姐代表公司外出協(xié)商一件事，楊珊瑚坐鎮(zhèn)辦公室。“滴鈴鈴，滴鈴鈴”，電話響了，下面是楊小姐與對(duì)方的一段談話：來(lái)電者：是榮成貿(mào)易有限公司嗎？楊小姐：是。來(lái)電者：你們老板在嗎？楊小姐：不在，我是他的秘書，有什么事請(qǐng)跟我講。來(lái)電者：你們的乳膠手套多少錢一打？楊小姐：1.8美元。來(lái)電者：1.6美元賣不賣？楊小姐：不行的，對(duì)不起。楊小姐說(shuō)完，“啪”掛上了電話。思考題：1、 仔細(xì)分析以上對(duì)話，你發(fā)現(xiàn)了什么問(wèn)題？2、 作為秘書應(yīng)怎樣接聽(tīng)有關(guān)業(yè)務(wù)的電話？3、 楊小姐還有可能接替吳小姐擔(dān)任總經(jīng)理秘書嗎？案例六 妙辭不速之客【職業(yè)情景】 胡秘書正在辦公室忙著，近來(lái)了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但胡秘書一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說(shuō)與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，結(jié)果名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部錢經(jīng)理。憑直覺(jué)胡秘書覺(jué)得對(duì)方是個(gè)推銷員，但仍然很熱情的請(qǐng)坐、端茶，然后問(wèn)道：“您是否和李總約在上午見(jiàn)面？“對(duì)方回答：“如果方便，我希望很快見(jiàn)到李總?！昂貢靼琢耍隙](méi)有約會(huì)。即使是李總親自約定的，也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約會(huì)時(shí)間?！澳?，很不湊巧，今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候。或者另約時(shí)間，可以嗎？”錢經(jīng)理馬上表示同意。胡秘書接著說(shuō)：“您看我怎么向李總匯報(bào)您的情況？”經(jīng)交談，胡秘書很快清楚了，來(lái)訪者是為雜志社編輯本市最新工商名錄做廣告、拉客戶的。這類事不是第一次遇到，胡秘書知道接待不可草率生硬，來(lái)訪者中不乏“無(wú)冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見(jiàn)”，胡秘書當(dāng)然不能“直言相告”。“錢先生，真對(duì)不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時(shí)間了。您看是否這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國(guó)工商名錄上，我公司已再冊(cè)，本市工商名錄上再登當(dāng)讓對(duì)本公司也有益，具體事項(xiàng)，我一定請(qǐng)示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！”“好，好?！弊焐线@么說(shuō)，錢先生已顯不悅了?！傲硗猓瑒偛趴茨蛠?lái)的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過(guò)她供職的公司正要做公共形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作她的聯(lián)系電話是，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂?，好！”錢先生的口氣變的和緩了?！板X先生，這資料您是否可以多留幾份給我，盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會(huì)上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以？”錢先生告退的微笑是真誠(chéng)的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒(méi)有完成任務(wù)的缺憾。胡秘書熱情地送他到電梯口。思考題：1、 胡秘書回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？2、 胡秘書的做法是否正確？沒(méi)有不當(dāng)之處？3、 胡秘書為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背秘書的職業(yè)道德原則？4、 秘書對(duì)于來(lái)到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴賓，都應(yīng)該有求必應(yīng)、引見(jiàn)給領(lǐng)導(dǎo)嗎？案例七 秘書擋駕【職業(yè)情景】 高登公司傅總經(jīng)理正在辦公室準(zhǔn)備下午董事會(huì)議的發(fā)言稿，這時(shí)，一位不速之客闖進(jìn)了辦公室的外間，聲稱有要事要見(jiàn)總經(jīng)理，談話不超過(guò)一個(gè)小時(shí)。白秘書連忙起生擋駕，但來(lái)人說(shuō)知道總經(jīng)理在公司。白秘書再用“總經(jīng)理不在”來(lái)敷衍來(lái)人已不可能。白秘書只得請(qǐng)示總經(jīng)理，安排見(jiàn)面一個(gè)多小時(shí)過(guò)去了，來(lái)人還沒(méi)有要走的意思。白秘書進(jìn)入會(huì)客室，對(duì)總經(jīng)理說(shuō)：“很抱歉，打斷你們的談話，總經(jīng)理，你的下一個(gè)約會(huì)時(shí)間到了”。然后，對(duì)來(lái)人說(shuō)：“對(duì)不起！”送走了這一位，白秘書遠(yuǎn)遠(yuǎn)看見(jiàn)走廊里走過(guò)來(lái)的是鐵城公司的劉經(jīng)理，白秘書不用猜就知道是來(lái)要帳的，但因?yàn)楣咀罱Y金周轉(zhuǎn)困難，傅總經(jīng)理不想見(jiàn)他。白秘書走出辦公室思考題：1、 白秘書對(duì)第一位來(lái)客的接待是否妥當(dāng)？2、 白秘書應(yīng)該怎樣對(duì)待鐵城公司的劉經(jīng)理？3、 秘書應(yīng)該怎樣為領(lǐng)導(dǎo)排除不必要的干擾，又不傷害客人的自尊和以后的業(yè)務(wù)往來(lái)？案例八 馮秘書該如何處理此事【職業(yè)情景】 立新公司與龍丹制衣廠已經(jīng)合作了近兩年，成交了近百萬(wàn)元的生意，雙方關(guān)系一直比較融洽。最近，因?yàn)橐慌M(jìn)口面料的質(zhì)量問(wèn)題，雙方有了摩擦。立新公司總經(jīng)理來(lái)了一封信，龍丹制衣廠的彭總經(jīng)理看了很生氣，隨即把秘書馮小姐叫近來(lái)，把那封信丟過(guò)去，說(shuō)：“給立新公司回封信，以后不和他們做生意了！”馮小姐怎么辦呢？她有四種選擇：1、 立即照辦。很快打好回信，讓彭總經(jīng)理簽字后馬上發(fā)出。2、 進(jìn)行勸阻，給彭總經(jīng)理講明厲害關(guān)系，勸他不要因?yàn)橐粫r(shí)氣憤作出錯(cuò)誤決定。3、 暫時(shí)不辦，估計(jì)彭總經(jīng)理改變注意，等待新的指示。4、 打好回信，不馬上送出去簽字，過(guò)了20分鐘，再去問(wèn)彭總經(jīng)理：這樣寫可以嗎？這信要不要發(fā)出去？思考題：馮小姐應(yīng)該采取哪一中做法？案例九 意外事故的處理【職業(yè)情景】 一家公司的員工在下班回家是遭遇車禍身亡，其家屬救濟(jì)親戚朋友沖進(jìn)公司，硬要拉經(jīng)理去向死者磕頭，經(jīng)理見(jiàn)勢(shì)，趕緊回避了。其家屬親朋不罷休，在公司里大吵大鬧，弄的公司一片混亂，正常工作無(wú)法開展。關(guān)鍵時(shí)刻秘書小仇挺身而出，冷靜地想死者家屬說(shuō)：“我們公司的員工，自然是我們的親人，他的不幸遇難，我們都很悲痛，我是經(jīng)理秘書，我一定代表經(jīng)理前來(lái)吊信，并參加治喪。與此次交通肇事有關(guān)單位的交涉及處理善后工作，我會(huì)想經(jīng)理請(qǐng)示并與有關(guān)部門協(xié)調(diào)，盡快給你們答復(fù)。”一席話，說(shuō)的對(duì)方啞口無(wú)言，雖然還有人蠻不講理的堅(jiān)持要領(lǐng)導(dǎo)出來(lái)，但許多人已不再胡攪蠻纏，一場(chǎng)風(fēng)波基本平息。思考題：1、 面對(duì)突發(fā)事件，作為秘書該如何應(yīng)對(duì)？2、 小仇秘書的做法，有哪些值得我們借鑒？3、 如果當(dāng)時(shí)小仇秘書不出面，后果會(huì)怎樣？案例十 閻秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù) 【職業(yè)情景】 飛燕實(shí)業(yè)總公司張總經(jīng)理與王副經(jīng)理，因?yàn)楣ぷ魃系姆制?，產(chǎn)生了誤解，最近一段時(shí)間，隔閡越來(lái)越大，矛盾也在加劇。總經(jīng)理辦公室閻秘書想方設(shè)法在其間協(xié)調(diào)，但收效甚微，分歧和矛盾依然存在，雙方都認(rèn)為，是對(duì)方故意給自己過(guò)不去。機(jī)會(huì)終于來(lái)了。一天，總經(jīng)理病了，住進(jìn)了醫(yī)院，閻秘書到醫(yī)院看望，把帶來(lái)的禮品放到床頭，然后對(duì)總經(jīng)理說(shuō)：“我是代表王副總經(jīng)理來(lái)的?？偨?jīng)理病了，王總聽(tīng)說(shuō)后，很關(guān)心，叫我同他一起來(lái)看望你，但在來(lái)醫(yī)院的路上被銷售部經(jīng)理叫去了，說(shuō)有急事，非要地去處理不可?！睆埧偮?tīng)后很感動(dòng)。過(guò)了一段時(shí)間，王副總經(jīng)理病了，住進(jìn)了同一家醫(yī)院，閻秘書到醫(yī)院看望，又買了禮品放到床頭，然后對(duì)王總說(shuō)：“我是受張總委托來(lái)的，張總原定下班后與我一起 來(lái)醫(yī)院看望你，臨時(shí)業(yè)務(wù)部經(jīng)理有急事，硬把他給拉走了。張總要 我轉(zhuǎn)達(dá)他對(duì)您的問(wèn)候，并祝您早日恢復(fù)健康，說(shuō)公司離不開您!”躺 在病床上的王總聽(tīng)后，感動(dòng)得熱淚盈眶，心想自己過(guò)去是錯(cuò)怪張總了。今后一定要配合張總積極工作。經(jīng)過(guò)閻秘書從中協(xié)調(diào)，縮短了兩位經(jīng)理之間的距離，驅(qū)散了籠 罩在他們心頭的烏云。王總出院