人事管理_公司公文處理實(shí)施細(xì)則

公文處理實(shí)施細(xì)則 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。第二條 各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國(guó)家機(jī)密。 公文種類第六條 公文種類主要有：(一)請(qǐng)示請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用請(qǐng)示。(二)報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用報(bào)告。(三)指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用指示。(四)布告、公告、通告對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用布告。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用公告。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用通告。(五)批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用批復(fù)。(六)通知傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用通知。(七)通報(bào)表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)。 (八)決定、決議對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用決定。經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用函。(十)會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會(huì)議紀(jì)要。 公文格式第七條 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)、主題詞等。(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(二)向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。(三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。(四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。(五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。第八條 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。通告等用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。第九條 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十二條 各單位一般不得越級(jí)行文。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。第十三條 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)；向下級(jí)單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 公文處理程序第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。(一)上級(jí)發(fā)來的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。 各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。(四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。(一)草擬公文的要求：1.要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。2.情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。3.引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。5.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：一，第二層為(一)，第三層為1，第四為(1)。7.不要濫用簡(jiǎn)稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱。(二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核的重點(diǎn)：1.是否需要行文。2.是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動(dòng)過大的，要重新抄正。(三)公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會(huì)、社團(tuán)的一般性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、粘頁(yè)。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁(yè)無空檔，可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明此頁(yè)無正文字樣。(七)公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。第十八條 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。 文件的管理第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對(duì)整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。第二十一條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。本細(xì)則從年月日起施行，過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。第三條各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第四條 pnb0公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第六條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：(一)內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。(二)反映情況要客觀，實(shí)事求是。(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范。(四)人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號(hào)：(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律字(年)號(hào)；(二)公司黨總支發(fā)文，用黨字(年)號(hào)；(三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字(年)號(hào)；(四)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用監(jiān)字(年)號(hào)；(五)董事局發(fā)文，用董字(年)號(hào)；(六)董事局委員會(huì)發(fā)文，用董字(年號(hào)；(七)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用董字(年)號(hào)；(八)其他管理部門的發(fā)文，用字(年)號(hào)。第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度(一)全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。(二)外發(fā)函、電要求。 1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。2.每天下午點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。(三)外來郵件管理 1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。3.一般公啟函、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取。5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)國(guó)外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。(四)報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)。 1.報(bào)刊訂購(gòu)。(1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年 下半年(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。2.報(bào)刊收發(fā)。(1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。(2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。(4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯(cuò)。(五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。(七)收發(fā)室由部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。企業(yè)打字、油印工作制度第一條 凡以廠部或黨委名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要通知、通報(bào)、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍。 第二條 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月(季)生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全廠性的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。 第三條 不需上報(bào)的各部門的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非全廠性活動(dòng)講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。 第四條 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁(yè)附上發(fā)文單經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)審核修改、統(tǒng)一編號(hào)，有關(guān)部門會(huì)簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。 第五條 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對(duì)發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。 第六條 打字室要建立打字登記簿，對(duì)各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字。打字時(shí)要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。第七條 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室 、油印室。 第八條 打字員要愛護(hù)打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。 第九條 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書或擬稿人校對(duì)。校對(duì)者校完后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。 第十條 凡是以黨委、廠部名義上報(bào)下發(fā)的文件材料(見第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對(duì)，油印、發(fā)送。 第十一條 兩辦秘書對(duì)文件的差錯(cuò)情況，要進(jìn)行登記考核。 第十二條 油印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁(yè)，余頁(yè)應(yīng)及時(shí)銷毀。企業(yè)文件管理制度(一)總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理。(二)收文的管理 第四條 公文的簽收1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條公文的編號(hào)保管1.兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2.本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第七條 文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。5.兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。(三)發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨字、廠字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。3.對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍：1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：(1)公布全廠規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序與要求 第十條發(fā)文程序規(guī)定：1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??；11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。(五)文件的借閱和清退 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六)文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；(3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；(4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)工廠日志和大事記；(10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條 立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。(七)文件的銷毀 第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。 文件收發(fā)規(guī)定(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。 (三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?(四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。(五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。 (六)外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 (七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。文書管理規(guī)則 總則第一條 目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。第二條 范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。 承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條 管理部門(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條 主辦及會(huì)辦部門(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。 行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。(四)簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。(五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。(七)其他：1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文?？偣芾硖幐鞑俊⑹?、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。5.以部門名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。6.以部門名義蓋部門章：采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門章。3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章。4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。第八條 行文的判行權(quán)限(一)以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。(四)以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 文書處理程式. 通則第九條 文書分類(一)機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第十條收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條 收(發(fā))文字號(hào)的制定管理(一)對(duì)外行文的字號(hào)1.公司：X1X2(X3)總字第號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；為公司收(發(fā))文流水號(hào)。2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第號(hào)(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。3.營(yíng)業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。(二)對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。(三)收發(fā)文編號(hào)1.由文書管理部門按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。業(yè)務(wù)接洽便函另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。2.復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。3.主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。.與外界來往文件第十二條 收文(一)登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號(hào)、收文日期、來文者、來文字號(hào)、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(四)文件處理1.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以文書簽辦單補(bǔ)充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出銷案。3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時(shí)：如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。第十三條 主動(dòng)發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書管理部門收發(fā)人員。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條 外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：1.主管部門對(duì)其直轄部門行文時(shí)，受文部門免辦收文手續(xù)。2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)，所屬部門免辦收文手續(xù)。3.受文部門依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。(二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理(一)發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于收(發(fā))文編號(hào)登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。(二)收文受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載收(發(fā))文編號(hào)登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。(三)復(fù)文經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。(四)回文處理發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。(二)函、簽呈：以主旨、說明、辦法、請(qǐng)求、擬辦或建議三段式斟酌運(yùn)用。(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。(四)采用語(yǔ)體文以達(dá)到簡(jiǎn)、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量利用表格。第十八條 信函處理(一)指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。第十九條 簽呈處理(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級(jí)以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者)則于廠(處)長(zhǎng)(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于簽呈事務(wù)備查表轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng))核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠(處)長(zhǎng)(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。第二十條 合約處理(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆?。第二十一條 副本及圖書處理副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。第二十二條 電報(bào)處理電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。第二十三條 文書處理要點(diǎn)(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見，避免只簽名而無意見。(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。第二十四條 文件處理期限(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。(二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。1.速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3.來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最