《時(shí)間管理整》PPT課件.ppt

時(shí) 間 管 理,職業(yè)素質(zhì)訓(xùn)練二,主要內(nèi)容,時(shí)間管理的作用與體現(xiàn) 謀殺時(shí)間的兇手 有效的時(shí)間管理方法-列表法 時(shí)間管理的技巧 提高效率的好習(xí)慣 有關(guān)精通時(shí)間管理的最佳理念 擺脫時(shí)間不足的12個(gè)要點(diǎn),你了解時(shí)間嗎,每個(gè)星期有168 個(gè)小時(shí)，其中56 個(gè)小時(shí)在睡眠中度過(guò)，21 個(gè)小時(shí)在吃飯和休息中度過(guò)，剩下的91 個(gè)小時(shí)則由你來(lái)決定做什么每天13 個(gè)小時(shí)。 人們平均8分鐘受到一次干擾,每小時(shí)約7次,每次約5分鐘,每天約4小時(shí)。 參加健美活動(dòng)的人90%會(huì)在開(kāi)始的90 天內(nèi)半途而廢。 做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間要多一倍。 花 1 個(gè)小時(shí)進(jìn)行計(jì)劃，行動(dòng)時(shí)會(huì)節(jié)約10 小時(shí)。 體驗(yàn)時(shí)間無(wú)常,為什么有的人做出了超出常人10倍的業(yè)績(jī)? 為什么有的公司一年創(chuàng)造了通常需要10年才能創(chuàng)造的奇跡? 為什么有13歲的少年能與20歲的同學(xué)同一間教室聽(tīng)課?,答案就是時(shí)間管理,提 問(wèn),時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念,時(shí)間管理只是常識(shí)，只要我把工作做好， 我的時(shí)間管理應(yīng)該還不錯(cuò) 我在壓力下表現(xiàn)較好，時(shí)間管理會(huì)令我失去我的優(yōu)勢(shì) 我有使用記事本和備忘錄，這還不夠嗎？,時(shí)間管理的作用,提高你的效率 條理你的思路 改善你的生存質(zhì)量,節(jié)約時(shí)間體現(xiàn)在,提高自我時(shí)間管理技巧 培訓(xùn)他人，使他人的時(shí)間管理技巧不與你發(fā)生沖突,什么是時(shí)間殺手？,謀殺時(shí)間的兇手,沒(méi)有日程計(jì)劃 生活失去平衡 桌面雜亂 睡眠不足 不吃午飯,小 測(cè) 試,下面是一套時(shí)間管理能力的自測(cè)題，請(qǐng)為每一項(xiàng)選擇最適合你的修飾語(yǔ)：是“總是”，還是“經(jīng)常”，或是“很少”？ 我覺(jué)得我可以工作得更努力 我可以告訴你上個(gè)星期我工作了多少個(gè)小時(shí) 我常常把事情留到最后一分鐘才做 對(duì)我來(lái)說(shuō)，開(kāi)始一項(xiàng)工作很難 我對(duì)下一步要做什么不很確定 我要開(kāi)始做某件事之前，要拖延很長(zhǎng)時(shí)間 我不知道我做的是否足夠多 我在不同的任務(wù)之間頻繁地?fù)Q來(lái)?yè)Q去 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 我在某些時(shí)間的工作效率比在其他時(shí)間的高 我工作起來(lái)沒(méi)有規(guī)律，往往在某事上花費(fèi)很多時(shí)間后又置之不理 我不可能完成我想做的全部事情 我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情 到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會(huì)堅(jiān)持到底 我工作時(shí)沒(méi)有任何計(jì)劃,2.管理主表,3.每日列表,4.有效規(guī)劃,5.輕重有別,步驟,有效的時(shí)間管理方法-列表法,1.列出主表,時(shí)間管理的技巧,如何掌握好自己的一天 確定目標(biāo)的重要三點(diǎn) 接手一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，可以這么做 有效地制定工作計(jì)劃 克服拖拉的三種做法,如何掌控好自己的一天,指導(dǎo)別人更有效地提出要求 指導(dǎo)別人管理他們的時(shí)間 完成更多任務(wù)，而非多頭并舉 像成功人士那樣，一次完成一件事,確定目標(biāo)的重要三點(diǎn),明白自己的工作與全局的關(guān)系 知道什么對(duì)老板最重要 詢問(wèn)內(nèi)在客戶和外在客戶的預(yù)期是什么,接手一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，可以這樣做,充分利用經(jīng)驗(yàn) 總結(jié)以往教訓(xùn) 考慮所需資源,有效地制定計(jì)劃,詳細(xì)列出計(jì)劃內(nèi)容 溝通 獎(jiǎng)勵(lì)完成的每一步,克服拖拉的三種做法,早上著手完成重要工作 自我激勵(lì) 放松,練 習(xí),假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來(lái)五天的日程，面前是這五天要做的事情： 你從昨天早晨開(kāi)始牙疼，想去看醫(yī)生 星期六是一個(gè)好朋友的生日-你還沒(méi)有買禮物和生日卡 你有好幾個(gè)月沒(méi)有回家，也沒(méi)有寫信或打電話 有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19 點(diǎn)以前），估計(jì)要花1 小時(shí) 明晚8 點(diǎn)有個(gè)1 小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系 明晚有一場(chǎng)演唱會(huì) 你在圖書(shū)館借的書(shū)明天到期 外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李 你要在星期五交計(jì)劃書(shū)之前把它復(fù)印一份 明天下午2 點(diǎn)到4 點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議 你欠某人200 元錢-他明天也將參加那個(gè)會(huì)議 你明天早上從9 點(diǎn)到11 點(diǎn)要聽(tīng)一場(chǎng)講座 你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見(jiàn)面 你沒(méi)有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒(méi)有洗 你想好好洗個(gè)澡 你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí) 你身上只有5 塊錢，需要取錢 大家明天晚上聚餐 你錯(cuò)過(guò)了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄 這個(gè)星期有些材料沒(méi)有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí) 你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒(méi)有回信，也沒(méi)有打電話給他 星期天早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)要花費(fèi)15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間 你邀請(qǐng)戀人后天晚上來(lái)你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒(méi)有 下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試,練 習(xí),請(qǐng)將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個(gè)時(shí)間安排表。 在這些項(xiàng)目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實(shí)用的計(jì)劃表呢？在制訂時(shí)間表以前，請(qǐng)： 1把要做的事情全部看一遍 2確定每件事情的重要等級(jí) 3根據(jù)重要程度把事情重新排序,目標(biāo)的重要性,明確你的價(jià)值觀 確定你的目標(biāo) 對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序 明確你的任務(wù) 對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序,區(qū)分優(yōu)先工作-時(shí)間象限,發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù),發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的情況會(huì)得到改善。維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的情況。 發(fā)展任務(wù)的特點(diǎn)： 通常由你的目標(biāo)衍生出來(lái) 可以作為一項(xiàng)挑戰(zhàn) 需要多加考慮,練 習(xí),下面的例子，請(qǐng)先將它們按重要任務(wù)和緊急任務(wù)的四種組合分類，再按發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)分類，然后把它們按重要程度排序，比較跟第一次的排序有什么不同？ 1你從昨天早晨開(kāi)始牙疼，想去看醫(yī)生 2星期六是一個(gè)好朋友的生日-你還沒(méi)有買禮物和生日卡 3你有好幾個(gè)月沒(méi)有回家，也沒(méi)有寫信或打電話 4有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三晚上去面試 5明晚8 點(diǎn)有個(gè)電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系 6明晚有一場(chǎng)演唱會(huì) 7你在圖書(shū)館借的書(shū)明天到期 8外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交計(jì)劃書(shū)之前把它復(fù)印一份 10明天下午2 點(diǎn)到4 點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議 11你欠某人200 元錢-他明天也將參加那個(gè)會(huì)議 12你明天早上從9 點(diǎn)到11 點(diǎn)要聽(tīng)一場(chǎng)講座 13你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見(jiàn)面 14你沒(méi)有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒(méi)有洗 15你想好好洗個(gè)澡 16你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí) 17你身上只有5 塊錢，需要取錢 18大家明天晚上聚餐 19你錯(cuò)過(guò)了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄 20這個(gè)星期有些材料沒(méi)有整理完，要在下星期一之前整理好 21你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒(méi)有回信，也沒(méi)有打電話給他 22星期天早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)要花費(fèi)15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間 23你邀請(qǐng)戀人后天晚上來(lái)你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒(méi)有 24三個(gè)星期后，你要參加一次業(yè)務(wù)考試,提高效率的好習(xí)慣,積極 通盤考慮 按順序做事 提前準(zhǔn)備,每天的計(jì)劃,今天要做的事 日期：_ 必須做的事情 1 2 3 4 5 應(yīng)該做的事情 1 2 3 4 5 能夠做的事情 1 2 3 4 5,我們是否給了時(shí)間足夠的關(guān)心？,我們應(yīng)做這樣幾件事情： 計(jì)算我們的時(shí)間，像一個(gè)吝嗇的守財(cái)奴一樣，清點(diǎn)自己的財(cái)富； 了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時(shí)間支出； 保護(hù)我們的時(shí)間，找出生活中的時(shí)間小偷，把它們拒之門外； 投資我們的時(shí)間，找出可以令時(shí)間增值的機(jī)會(huì)。,找出自己的數(shù)字,你每天需要花多少時(shí)間睡覺(jué)才感到舒適？實(shí)際上花多少時(shí)間睡覺(jué)？ 你在一天中的什么時(shí)段精力最充沛、反應(yīng)最敏銳？ 開(kāi)始一項(xiàng)工作（如寫作業(yè)、寫報(bào)告、讀書(shū)）時(shí)，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時(shí)間。結(jié)果也許會(huì)令你吃驚。 每天供你自己支配、自己負(fù)責(zé)的時(shí)間有多少個(gè)小時(shí)？ 你平均每天用多少時(shí)間計(jì)劃以后的時(shí)間安排？ 每天花多少時(shí)間與家人、同事、朋友交流？ 你每天花多少時(shí)間保護(hù)自己的健康？,精通時(shí)間管理的最佳理念,目標(biāo)清晰 靈活安排 一時(shí)一事 失敗是友 無(wú)情地放棄做無(wú)意義的事情 確定并且重新利用浪費(fèi)掉的時(shí)間 應(yīng)用80比20 的比例關(guān)系規(guī)則 捍衛(wèi)自己的時(shí)間 完全投入 多線工作 動(dòng)手一試 保持激情 飲食和鍛煉 勞逸結(jié)合,擺脫時(shí)間不足的十二個(gè)要點(diǎn),要有珍惜時(shí)間的意識(shí) 時(shí)間“不能停止”和“不能倒流” 時(shí)間也分為“活的投資”和“死的經(jīng)費(fèi)” 時(shí)間不夠用利用好時(shí)間 反向計(jì)算時(shí)間 安排好順序 工作占的時(shí)間太多，而自己可以支配的時(shí)間減少了情況恰恰相反 和時(shí)間談戀愛(ài) 時(shí)間與金錢的區(qū)別： 在時(shí)間面前，所有的人都絕對(duì)平等 時(shí)間不能增多 時(shí)間不會(huì)消失 時(shí)間也分為“經(jīng)費(fèi)時(shí)間”和“投資時(shí)間”兩種。 創(chuàng)造“有價(jià)值的時(shí)間”有4個(gè)要點(diǎn)： 創(chuàng)造時(shí)間在有限的時(shí)間內(nèi)，盡可能找出自己可以利用的時(shí)間。 活用時(shí)間高效地利用時(shí)間。 享受時(shí)間生氣勃勃地度過(guò)每一天。 遵守時(shí)間 拋棄自滿意識(shí)。 “良好的時(shí)間術(shù)”就是社會(huì)生活中“良好的人際關(guān)系術(shù)”。 鐘表是被人利用的，而不是駕馭人的。,案例分析,在職學(xué)員唐亮一天的學(xué)習(xí)時(shí)間安排 8：30到單位上班，突然想起下午倒休來(lái)中心要上的課還沒(méi)有預(yù)習(xí)，就拿出課本偷偷看起來(lái)。 9：00部門經(jīng)理開(kāi)會(huì)安排本周要完成的任務(wù)和分解到今天必須完成的任務(wù)量。唐亮想最近課程感覺(jué)很吃力，會(huì)議的事會(huì)后問(wèn)問(wèn)同事就明白了，所以又躲在椅背后緊張地看起課本來(lái) 10：00開(kāi)完會(huì)大家都領(lǐng)到任務(wù)去做了，同事小張來(lái)找他談兩人怎么配合完成今天的任務(wù)，他不知所云，小張給他解釋了半天才明白，已經(jīng)11點(diǎn)了。下午倒休去上課啊，他趕緊想作完自己的那份任務(wù)，作了一半已經(jīng)12：00，先吃飯吧。 吃完飯已經(jīng)快13：00了，趕到中心聽(tīng)課到一半接到同事小張電話問(wèn)他什么時(shí)候作完剩下那一半工作，否則不好配