自來水水費(fèi)管理及辦公系統(tǒng)應(yīng)用介紹

目錄目錄 第一章第一章 辦公系統(tǒng)特點(diǎn)辦公系統(tǒng)特點(diǎn)3 第二章第二章 實(shí)施辦公系統(tǒng)目的實(shí)施辦公系統(tǒng)目的4 第三章第三章 自來水辦公系統(tǒng)功能說明自來水辦公系統(tǒng)功能說明4 第一節(jié) 系統(tǒng)特點(diǎn)5 第二節(jié) 各模塊功能介紹6 一、 個(gè)人辦公6 二、 行政管理10 三、 資源管理18 四、 公文管理24 五、 綜合業(yè)務(wù)31 六、 公用信息43 七、 業(yè)務(wù)查詢49 第四章第四章 企業(yè)辦公系統(tǒng)開發(fā)平臺企業(yè)辦公系統(tǒng)開發(fā)平臺52 第五章第五章 自來水公司辦公系統(tǒng)建議網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖自來水公司辦公系統(tǒng)建議網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖54 第六章第六章 收費(fèi)系統(tǒng)概述收費(fèi)系統(tǒng)概述55 第七章第七章 收費(fèi)系統(tǒng)功能說明收費(fèi)系統(tǒng)功能說明56 第一節(jié) 水表的安裝56 一、 安裝流程：56 二、 查詢統(tǒng)計(jì)功能57 第二節(jié) 水表檢修管理59 一、 定期檢修流程.59 二、 臨時(shí)檢修流程59 三、 查詢統(tǒng)計(jì)功能60 第三節(jié) 用戶水表資料管理61 一、 用戶水表資料的維護(hù)62 二、 用戶基本資料維護(hù)62 第四節(jié) 各戶水表讀數(shù)錄入63 一、 數(shù)據(jù)錄入63 二、 查詢統(tǒng)計(jì)功能64 第五節(jié) 水費(fèi)管理65 一、 水費(fèi)計(jì)算65 二、 水價(jià)資料維護(hù)67 第六節(jié) 用戶交費(fèi)67 一、 用戶交費(fèi)68 二、 自來水收費(fèi)終端68 三、 費(fèi)用對帳71 四、 交費(fèi)認(rèn)定71 五、 報(bào)表72 六、 統(tǒng)計(jì)功能72 第七節(jié) 催收欠費(fèi)73 一、 查詢欠費(fèi)用戶73 二、 催款通知單74 三、 統(tǒng)計(jì)功能74 第八節(jié) 操作員管理75 一、 操作員管理75 二、 操作權(quán)限管理76 第九節(jié) 操作日志查詢77 第十節(jié) 數(shù)據(jù)同步78 第十一節(jié) 用戶投訴管理78 一、 用戶投訴管理79 二、 用戶投訴查詢79 第八章第八章 收費(fèi)系統(tǒng)用戶查詢方式收費(fèi)系統(tǒng)用戶查詢方式81 第一節(jié) 交費(fèi)處查詢81 第二節(jié) 語音查詢83 第三節(jié) 多媒體觸摸查詢系統(tǒng)85 第四節(jié) 網(wǎng)上查詢88 第九章第九章 系統(tǒng)的安全系統(tǒng)的安全性性93 第一節(jié) 訪問控制與權(quán)限機(jī)制94 一、 系統(tǒng)級控制94 二、 軟件級控制94 第二節(jié) 非法入侵防范95 一、 防火墻系統(tǒng)預(yù)防95 二、 入侵監(jiān)測系統(tǒng)95 三、 日志審計(jì)分析96 四、 數(shù)據(jù)聯(lián)動保護(hù)和報(bào)警96 第三節(jié) 災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制96 第四節(jié) 網(wǎng)絡(luò)安全的管理96 第一章第一章 辦公系統(tǒng)特點(diǎn)辦公系統(tǒng)特點(diǎn) 隨著全球化市場競爭的日益激烈，我國民族工業(yè)將面臨著前所未有的機(jī)遇和挑 戰(zhàn)。加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，通過深入應(yīng)用世界領(lǐng)先的信息技術(shù)購建高效率的企業(yè)信 息基礎(chǔ)設(shè)施，將為迎接即將來臨的市場全球化激烈競爭做好充分準(zhǔn)備。 自來水公司辦公系統(tǒng)是通過先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)手段建立的一個(gè)高質(zhì) 量、高效率、智能化的辦公系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)辦公提供信息服務(wù)，提高辦公 效率，減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)自來水公司的辦公無紙化、 資源信息化、決策科學(xué)化。 自來水公司辦公系統(tǒng)的特點(diǎn)如下： 辦公系統(tǒng)重點(diǎn)在于提高企業(yè)的管理水平、間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益；辦公系統(tǒng)重點(diǎn)在于提高企業(yè)的管理水平、間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益； 辦公系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部通訊平臺，方便企業(yè)內(nèi)部信息的流通；辦公系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部通訊平臺，方便企業(yè)內(nèi)部信息的流通； 辦公系統(tǒng)提高企業(yè)辦公效率，為公司實(shí)施體制改革、減員增效奠定了基辦公系統(tǒng)提高企業(yè)辦公效率，為公司實(shí)施體制改革、減員增效奠定了基 礎(chǔ)；礎(chǔ)； 辦公系統(tǒng)本身就包容了公司文化部分，便于利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的手段實(shí)施辦公系統(tǒng)本身就包容了公司文化部分，便于利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的手段實(shí)施 公司文化戰(zhàn)略；公司文化戰(zhàn)略； 辦公系統(tǒng)重在管理文檔類數(shù)據(jù)，如文書、科技檔案資料、人事資料、客辦公系統(tǒng)重在管理文檔類數(shù)據(jù)，如文書、科技檔案資料、人事資料、客 戶資料、設(shè)備資料、市場信息等等。戶資料、設(shè)備資料、市場信息等等。 第二章第二章 實(shí)施辦公系統(tǒng)目的實(shí)施辦公系統(tǒng)目的 建立公司內(nèi)部經(jīng)濟(jì)、方便、快捷的電子郵件通訊平臺； 實(shí)現(xiàn)自來水公司內(nèi)部市場動態(tài)信息的及時(shí)反饋、收集、指導(dǎo)生產(chǎn)良性循環(huán)； 實(shí)現(xiàn)自來水公司客戶資源的及時(shí)積累、查詢。 實(shí)現(xiàn)自來水公司科技圖書、資料的有效管理。 促進(jìn)自來水公司文化的建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。 實(shí)現(xiàn)自來水公司內(nèi)部文書、科技、人事、財(cái)務(wù)檔案的有效管理； 自來水公司生產(chǎn)狀況、項(xiàng)目進(jìn)展、行政管理事物的督辦查辦； 網(wǎng)上收集自來水公司內(nèi)部生產(chǎn)、行政信息形成電子刊物； 建立網(wǎng)上培訓(xùn)基地，使自來水公司職工能不斷學(xué)習(xí)新知識； 內(nèi)部日程安排、辦事指南、通訊名錄方便自來水公司工作人員辦公； 第三章第三章 自來水辦公系統(tǒng)功能說明自來水辦公系統(tǒng)功能說明 自來水公司辦公系統(tǒng)的主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自來水公司辦公及事務(wù)管理， 有效地提高公司辦公效率、節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)、創(chuàng)建企業(yè)文化。是辦公系統(tǒng)與管理 信息系統(tǒng)的結(jié)合，系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)如下： 自來水公司 辦公系統(tǒng) 個(gè)人辦公 個(gè)人郵 件 待辦事 宜 個(gè)人名 片 日程安 排 公用信息 通訊錄 公告牌 日常信 息 網(wǎng)上論 壇 辦事指 南 行政管 理公文 管理 人事管 理 學(xué)習(xí)園 地 規(guī)章制 度 辦公費(fèi) 用 業(yè)務(wù)查詢 第一節(jié)第一節(jié) 系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)特點(diǎn) 本系統(tǒng)是基于 Lotus Notes(Domino)開發(fā)的流程事務(wù)類管理系統(tǒng)，系統(tǒng)運(yùn)行的服 務(wù)器端環(huán)境為 Lotus Notes(Domino)服務(wù)器，客戶端環(huán)境是 Lotus Notes 或?yàn)g覽器； 系統(tǒng)的主要特點(diǎn)如下： （1）自來水公司信息與辦公業(yè)務(wù)相結(jié)合 自來水公司辦公系統(tǒng)是傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)和現(xiàn)代企業(yè)資源信息管理系統(tǒng)之間的邊沿 學(xué)科，自來水公司辦公系統(tǒng)不只限于傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)的管理，還應(yīng)包括公司資源信息 的管理。本系統(tǒng)包括了資源管理、行政管理等企業(yè)信息管理模塊，以使公司辦公系 統(tǒng)能夠促進(jìn)企業(yè)各種信息的管理，間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。 本系統(tǒng)在對傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)管理模塊中融入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的新思維，如督辦查辦 系統(tǒng)，一個(gè)企業(yè)中完善的督辦查辦系統(tǒng)可以有效地提高企業(yè)的辦事效率，通過企業(yè) 辦公系統(tǒng)，督辦查辦事項(xiàng)的辦理過程和結(jié)果不在需要書面請示匯報(bào)，只需通過辦公 系統(tǒng)及時(shí)輸入，主管領(lǐng)導(dǎo)就可以及時(shí)了解督查事項(xiàng)的辦理過程，極大程度地提高工 作效率。 （2）可定制的工作流程 自來水公司辦公系統(tǒng)中所有的流程類模塊如公文管理、請示報(bào)告、督辦查辦等 均支持流程自定義功能，增加了企業(yè)辦公系統(tǒng)的靈活性。系統(tǒng)可以滿足不同行業(yè)、 不同規(guī)模的用戶需求。 （3）WWW 風(fēng)格的界面設(shè)計(jì) 系統(tǒng)采用了 WWW 風(fēng)格的界面設(shè)計(jì)，界面友好、美觀，使用方便，易學(xué)易用。 大大降低了對使用者計(jì)算機(jī)知識的要求，特別適合于企業(yè)內(nèi)的信息系統(tǒng)建設(shè)。 資源管理 圖書期 刊 辦公用 品 客戶檔 案 科技檔 案 設(shè)備管 理 采購信 息 市場動 態(tài) 綜合業(yè)務(wù) 工作簡 報(bào) 會議管 理 督辦查 辦 車輛管 理 請示報(bào) 告 公文管 理 發(fā)文系 統(tǒng) 文檔管 理 收文系 統(tǒng) （4）系統(tǒng)具有良好的跨平臺特性 由于采用了 Lotus Notes、Java 等編程技術(shù)，系統(tǒng)可以在很多流行的平臺上運(yùn) 行，特別適合于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。 （5）支持移動辦公、異地辦公 系統(tǒng)已經(jīng)具備移動辦公或異地辦公的功能。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志或工作人員 外出時(shí)只需要在筆記本電腦中裝入本系統(tǒng)的環(huán)境及個(gè)人標(biāo)識符文件即 可通過撥號上網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問企業(yè)辦公系統(tǒng)，查看、辦理本人的待辦事宜， 查詢企業(yè)最新文件。另外領(lǐng)導(dǎo)同志也可以在家用計(jì)算機(jī)中裝入本系統(tǒng) 的環(huán)境，在家中處理自己的待辦工作、查詢信息。 （6）人性化界面設(shè)計(jì) 系統(tǒng)界面友好、美觀，全中文化圖形界面，使用方便，大大降低了 對使用者計(jì)算機(jī)知識的要求，按用戶業(yè)務(wù)需求定制，易學(xué)易用，特別 適合于企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)。 第二節(jié)第二節(jié) 各模塊功能介紹各模塊功能介紹 一、 個(gè)人辦公個(gè)人辦公 待辦事宜待辦事宜 待辦事宜系統(tǒng)是整個(gè)公司辦公系統(tǒng)的重要組成部分，請示報(bào)告、督辦查辦、 會議管理等系統(tǒng)產(chǎn)生的用戶傳遞信息都由待辦事宜來完成。待辦事宜系統(tǒng)是企業(yè)辦 公系統(tǒng)面向領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員的一個(gè)窗口，系統(tǒng)正常運(yùn)行后，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)的請示、 信息都集中在領(lǐng)導(dǎo)的待辦事宜系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)集中在辦理人員的待辦事宜 系統(tǒng)中；領(lǐng)導(dǎo)只需查看、處理待辦事宜系統(tǒng)中的文件，領(lǐng)導(dǎo)批示、審批、審閱的工 作都可以完成，極大地方便了領(lǐng)導(dǎo)辦公。同時(shí)工作人員需要經(jīng)常查看待辦事宜，辦 理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，以免本人的工作延誤(如圖 1-1)。 圖 1-1 內(nèi)部郵件內(nèi)部郵件 Notes 電子郵件系統(tǒng)是企業(yè)辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它不僅是系統(tǒng)各種流程銜接的紐 帶，同時(shí) Notes 郵件系統(tǒng)也可以非常方便地促進(jìn)工作人員之間信息的交流(如圖 1-2)。 圖 1-2 日程安排日程安排 日程安排系統(tǒng)的主要目的是記錄各人的日程安排情況，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)供內(nèi) 部人員進(jìn)行查詢，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握部門人員動向，為各部門安排本部門的相應(yīng)工 作提供依據(jù)(圖 1-3)。 圖 1-3 名片夾名片夾 名片夾的主要目的是為保存、管理您通訊所用的個(gè)人、公司信息而設(shè)計(jì)的， 它內(nèi)容全面、涉及面廣、操作方便、查詢功能強(qiáng)大，為您個(gè)人的信息管理提供了極 大的方便，是您繁忙工作的好助手。 名片夾管理的是個(gè)人私有信息，用戶只能查看自己創(chuàng)建的信息，不對他人共 享(圖 1-4)。 圖 1-4 用戶的工作用戶的工作 新建名片新建名片 1.在視圖中單擊“新增”按鈕。 2.輸入姓名、稱謂、單位、電話、傳真、家庭住址等信息。 3.單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。(如下圖) 修改名片修改名片 1.在視圖中單擊“新增”按鈕。 2.修改姓名、稱謂、單位、電話、傳真、家庭住址等信息。 3.單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。 二、二、 行政管理行政管理 人事管理人事管理 如果你是一位大型企業(yè)/集團(tuán)公司的人力資源部的主管，面對堆積如山的人事檔 案資料，如何才能迅速地從中獲得您所需要的資料？如何才能真正做到“任人為賢” 、充分發(fā)揮員工潛力？如何才能當(dāng)今社會計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展為人事管理提供了 嶄新的方式和手段。人事管理系統(tǒng)正是基于為方便單位的人事檔案管理而設(shè)計(jì)，每 個(gè)員工的相關(guān)個(gè)人資料都保存在本數(shù)據(jù)庫中。利用本系統(tǒng)可以進(jìn)行公司的人事資料 的瀏覽，查詢和分析，以便于單位內(nèi)部的人力資源開發(fā)。 具有相應(yīng)權(quán)限的用戶負(fù)責(zé)人事信息的錄入及維護(hù)， 授權(quán)用戶可對入庫的人事 檔案資料進(jìn)行瀏覽、查詢和分析，以便及時(shí)了解職員情況。 人事管理模塊提供了管理和查看審計(jì)信息管理系統(tǒng)中所有人員信息的功能。 模塊的功能包括一般成員隨時(shí)可以查閱自己或其他成員的信息，和系統(tǒng)管理員對人 員信息的輸入、維護(hù)和管理。 1.人事管理包括四種顯示方式（如圖 2-1） ，可以在左邊一欄選擇，分別是： 所有人員、按部門、按職務(wù)、按角色和人員管理。 圖 2-1 2.所有人員的顯示方式按照人員編號的順序顯示所有人員。 需要查看某個(gè)人員的詳細(xì)信息時(shí)，可以選定該人員，單擊工具欄中的打 開按紐；或者雙擊該人員。需要退出某個(gè)人員詳細(xì)信息頁面時(shí)，請單擊工具 欄中的退出按紐。 3.按部門是按照人員所在部門分類顯示所有人員的顯示方式。 首先顯示了單位中所有的部門名稱，包括“局長室” 、 “財(cái)政金融審計(jì)科” 等等。需要查看某個(gè)部門的所有人員時(shí)，請選定該部門，選擇工具欄中的打 開按紐；或者雙擊該部門；或者單擊該部門名稱前面的三角形小箭頭（見圖 2-2） 。需要關(guān)閉該分類，請重復(fù)上述過程。 圖 2-2 需要查看某個(gè)人員的詳細(xì)信息時(shí)，請參照第 2 點(diǎn)。 4.按職務(wù)是按照人員所在職務(wù)分類顯示所有人員的顯示方式。 顯示了單位中所有的職務(wù)名稱，包括“局長” 、 “科長” 、 “科員”等等。 5.按角色是按照人員所在角色分類顯示所有人員的顯示方式。 顯示了單位中所有的角色名稱，包括“擬稿人” 、 “核稿人” 、 “簽發(fā)人”等 等。 6. 人員管理是系統(tǒng)管理員獨(dú)有的顯示方式，與所有人員的顯示方式 一樣按照人員編號的順序顯示所有人員。在這種視圖中有添加、修改、刪 除人員的功能。 政策法規(guī)政策法規(guī) 政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫提供對國家各種政策法規(guī)以及部門內(nèi)部規(guī)章制度的錄入、查詢 功能，可以按分類樹的方式來管理和瀏覽。 具有相應(yīng)權(quán)限的用戶負(fù)責(zé)信息的錄入及維護(hù)，所有員工均可隨時(shí)瀏覽政策法規(guī) 上已發(fā)布的信息。未發(fā)布的信息只有錄入人自己能看到。 超過有效期的信息系統(tǒng)將自動刪除。(如下圖) 使用本數(shù)據(jù)庫的用戶可分為兩類：一般用戶和管理員。本節(jié)將根據(jù)這兩種用戶 來分別介紹數(shù)據(jù)庫的使用。 發(fā)布新政策發(fā)布新政策 1. 在視圖中單擊“新政策”按鈕。 2. 設(shè)置政策的截止日期，則政策到期后，系統(tǒng)將自動將此政策歸檔。 3. 設(shè)置政策的發(fā)布范圍，政策發(fā)布后系統(tǒng)將給在發(fā)布范圍內(nèi)的用戶發(fā)送郵件 通知。發(fā)布范圍可以是群組或個(gè)人，如果發(fā)布范圍為空，則系統(tǒng)將給所有用戶發(fā)送 郵件通知。 4. 如果選中只允許發(fā)布范圍內(nèi)的用戶閱讀此政策，則只有在發(fā)布范圍內(nèi)的用 戶能閱讀此政策，其他用戶不能閱讀。 5. 輸入政策正文。 6單擊“發(fā)布”按鈕發(fā)布此政策。(如下圖) 修改政策修改政策 1.打開需修改的政策，進(jìn)入編輯狀態(tài)。 2.修改需修改的地方。 3.保存并退出。 維護(hù)政策維護(hù)政策 管理員可修改并刪除已發(fā)布的政策。 數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)庫管理 只有在您的存取控制權(quán)限是“管理者”的前提下才可以執(zhí)行下面的操作。本節(jié) 介紹權(quán)限設(shè)置和激活代理的操作方法。 權(quán)限設(shè)置權(quán)限設(shè)置 權(quán)限設(shè)置的操作步驟： 打開新建數(shù)據(jù)庫的存取列表(選擇“文件 - 數(shù)據(jù)庫 - 存取控制”)。 如果您在存取列表中看到的“確認(rèn)”按鈕是灰色字體，表示您的存取級別不是 管理者，則無法進(jìn)行以下操作。請與本數(shù)據(jù)庫的管理者聯(lián)系，增加您的管理者權(quán)限。 將您認(rèn)為需要的用戶的角色設(shè)置為“管理員” ，同時(shí)將他們的權(quán)限設(shè)置為至少 “作者”以上；建議把他們的存取權(quán)限設(shè)置為管理者。 缺省人員的權(quán)限為“作者” 。 學(xué)習(xí)園地學(xué)習(xí)園地 自來水公司通常會定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，日積月累會有大量的培訓(xùn)資料，如有 效地管理起來可極大地方便用戶查閱并提高工作效率。培訓(xùn)園地模塊就是針對這種 情況開發(fā)的，用于管理部門內(nèi)部的培訓(xùn)資料，有權(quán)限的用戶負(fù)責(zé)錄入供全體員工查 閱。 辦公費(fèi)用辦公費(fèi)用 自來水公司內(nèi)部通常會有各種各樣的費(fèi)用，如：打字、復(fù)印、傳真、EMS 及外 出登記等。辦公費(fèi)用管理就是用來管理這些日常費(fèi)用的，它可以將這些繁雜的費(fèi)用 有序的管理起來，對各部門的費(fèi)用結(jié)算提供了依據(jù)。 指紋考勤系統(tǒng)指紋考勤系統(tǒng) 在人事檔案管理的基礎(chǔ)上建立一個(gè)先進(jìn)的指紋考勤系統(tǒng)。指紋考勤系統(tǒng)是 利用人體指紋所具有的唯一性、排他性而研制的最新一代人事考勤系統(tǒng)。它克 服了傳統(tǒng)打卡鐘、磁卡、IC 卡等考勤方式存在的代打卡、卡丟失等不足和缺 陷，最為有效地杜絕了考勤管理中的人為因素充分體現(xiàn)了考勤管理的公正，避 免不必要的人事糾紛。為企業(yè)管理提供科學(xué)、可靠的考勤管理手段，是一個(gè)企 業(yè)體現(xiàn)其現(xiàn)代化管理、節(jié)約人力、提高效率、杜絕漏洞必要的技術(shù)手段。 軟件系統(tǒng)功能簡介：軟件系統(tǒng)功能簡介： 簽到程序：簽到程序： 簽到程序供員工上下班時(shí)進(jìn)行簽到或簽退使用，是指紋考勤系統(tǒng)采集考勤數(shù)據(jù) 的終端程序，在月末或其他需要的時(shí)候，這些考勤數(shù)據(jù)將通過各種途徑匯集到考勤 管理系統(tǒng)，進(jìn)行考勤計(jì)算和統(tǒng)計(jì)。 無需攜帶任何考勤卡； 只要輕輕一按手指就可以簽到； 支持輸入全部、部分考勤號碼或不輸入考勤號碼直接驗(yàn)證指紋； 每一個(gè)考勤工作站可支持?jǐn)?shù)千人或更多的指紋庫。 可以非常方便地直接查詢最新的考勤記錄； 聯(lián)網(wǎng)使用時(shí)可以自動匯集數(shù)據(jù)，可以同步網(wǎng)絡(luò)時(shí)間(網(wǎng)絡(luò)版)。 考勤管理系統(tǒng)考勤管理系統(tǒng):(如下圖如下圖) 考勤管理系統(tǒng)匯集有各個(gè)考勤簽到程序采集的考勤數(shù)據(jù)，根據(jù)員工的考勤時(shí) 間表進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)，最終生成各種考勤報(bào)表。系統(tǒng)可以維護(hù)員工的各種信息、 維護(hù)出勤時(shí)間表和其他考勤設(shè)定。 可以管理各種復(fù)雜的上下班時(shí)間； 適應(yīng)各種規(guī)模的單位、企業(yè)、工廠和公司的人力資源管理的需要。 根據(jù)管理的需要輸出多種報(bào)表； 可以設(shè)定節(jié)假日的休息時(shí)間； 支持多個(gè)簽到點(diǎn)考勤，可以連網(wǎng)使用(網(wǎng)絡(luò)版)； 可以處理加班、病事假、臨時(shí)外出或出差等多種例外情況； 支持輸入考勤號碼、驗(yàn)證指紋等多種簽到方法的處理； 員工信息可以根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展； 方便查詢考勤記錄和出勤統(tǒng)計(jì)結(jié)果； 直觀的圖形化考勤時(shí)間表讓您看了一目了然； 只需拖動鼠標(biāo)，各種復(fù)雜的考勤時(shí)間表立即設(shè)置妥當(dāng)； 可以讓許多員工使用同一套考勤方案，大大降低了維護(hù)員工考勤時(shí)間表的工 作量； 您可以單獨(dú)對某一個(gè)員工的出勤時(shí)間進(jìn)行修正； 可以設(shè)置具有管理員身份的員工的各種操作權(quán)限。 指紋登記程序指紋登記程序: 集中采集員工指紋； 每個(gè)員工可以登錄最多十枚指紋； 可以方便地修改考勤號碼和簽到方法； 圖形化界面讓您操作快捷方便。 網(wǎng)絡(luò)版結(jié)構(gòu)和建設(shè)方案網(wǎng)絡(luò)版結(jié)構(gòu)和建設(shè)方案: 采用 CLIENT/SERVER 服務(wù)器/工作站形式組成網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，服務(wù)器安裝 sql server 數(shù)據(jù)庫、指紋考勤管理程序、指紋錄入程序、NT4.0 操作系統(tǒng)、遠(yuǎn)程管 理程序、網(wǎng)絡(luò)通訊程序，考勤工作站安裝指紋簽到程序、WIN98、網(wǎng)絡(luò)通訊 程序。 工作站同服務(wù)器的連接按照距離分別采用光纖、RS485/232、超 5 類非屏蔽雙 絞線、細(xì)纜、MODEM/電話線等方法組成網(wǎng)絡(luò)，如果工作站當(dāng)?shù)匾延芯钟蚓W(wǎng) 可以直接接入網(wǎng)絡(luò)，通過局域網(wǎng)連接到考勤服務(wù)器。光纖連網(wǎng)方式費(fèi)用高， 能實(shí)現(xiàn)長距離、高速傳輸數(shù)據(jù)；RS485/232 連網(wǎng)方式費(fèi)用低廉，可傳輸 1200 米最大 1500 米，工作站和服務(wù)器兩端各需要一次 RS485/232 的轉(zhuǎn)換，傳輸速 度達(dá)到 116KBPS 到最大 480KBPS。采用超 5 類非屏蔽雙絞線連接距離達(dá)到 95 米，需用 10/100M 網(wǎng)卡；細(xì)纜距離為 195 米，直接連接；電話線連接需使 用調(diào)制解調(diào)器，距離沒有限制，速度為 56KBPS。 考勤服務(wù)器集中存儲了員工指紋數(shù)據(jù)、員工信息、班次設(shè)置、簽到記錄等 所有數(shù)據(jù)，在服務(wù)器上完成對員工考勤班次設(shè)置、設(shè)置員工考勤工作站、記 錄各考勤工作站的上傳考勤數(shù)據(jù)、并即時(shí)查詢考勤班次設(shè)置回饋考勤提示到 考勤地、統(tǒng)計(jì)考勤結(jié)果。 （系統(tǒng)示意圖） 三、三、 資源管理資源管理 圖書期刊圖書期刊 圖書期刊管理提供了圖書、期刊信息查詢、圖書期刊網(wǎng)上借閱（借閱單網(wǎng)上填 寫、提交、審核、批準(zhǔn)、反饋） 、過期借閱自動催還，系統(tǒng)還提供了科學(xué)圖書、期 刊資料類目的管理。 圖書信息包括如下內(nèi)容： 登記日期、登記編號、圖書名稱、分類、著者、譯者、出版日期、出版單位、 發(fā)行單位、頁數(shù)、單價(jià)、數(shù)量、在庫數(shù)量、目錄信息、所有者信息。 期刊信息包括如下內(nèi)容： 分類名稱、期刊名稱、主辦單位、年度、期數(shù)、出版日期、排架號、數(shù)量、在 庫數(shù)量、目錄信息、所有者信息。 辦公用品辦公用品 實(shí)現(xiàn)辦公用品的申購、入庫、發(fā)放、庫存統(tǒng)計(jì)等功能。有權(quán)限的用戶可起草申 計(jì)計(jì) 算算 機(jī)機(jī) 刷卡終端刷卡終端 1刷卡終端刷卡終端 2刷卡終端刷卡終端 3刷卡終端刷卡終端 n 購單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可購置，物品購置后由辦公用品管理員登記入庫，入庫 保存后系統(tǒng)自動更新庫存信息。辦公用品發(fā)放也是由辦公用品管理員進(jìn)行登記，發(fā) 放后庫存信息自動更新。 客戶檔案客戶檔案 公司內(nèi)部往往會有許多合作客戶及潛在客戶資源，將這些資源有效的管理起 來，對于一個(gè)企業(yè)來說是至關(guān)重要的。客戶檔案管理就是針對這種需求而設(shè)計(jì)的。 市場人員定期將自己所掌握的客戶詳細(xì)信息（客戶名稱、行業(yè)、類別、聯(lián)系方式等） 錄入本系統(tǒng)，有相應(yīng)權(quán)限的人可查看，這樣避免了客戶資源的流失，為企業(yè)進(jìn)行市 場活動提供依據(jù)。 如何創(chuàng)建客戶信息如何創(chuàng)建客戶信息 在主導(dǎo)航器中單擊，進(jìn)入客戶信息視圖界面。如下圖所示： 一、您如想新建客戶信息，可在此視圖界面上單擊 按鈕，隨后進(jìn)入 客戶信息表單界面。 1. 選擇客戶類別 所謂客戶類別是指客戶與您在經(jīng)濟(jì)交往中發(fā)生的關(guān)系類別，客戶信息表單 上方共給出四個(gè)類別選項(xiàng)。 其中一、二級代理選項(xiàng)是指客戶作為您商品代理商的級別，客戶與您是代 理關(guān)系。零售是指您將商品以零售的方式買給客戶，客戶與您是零售的關(guān)系。而項(xiàng) 目則表明您與客戶之間是以簽訂項(xiàng)目來維系彼此間的利益關(guān)系。當(dāng)您確定好客戶類 別后，請您點(diǎn)重其中一個(gè)選項(xiàng)。 2. 錄入客戶信息 客戶信息表單由單位信息和個(gè)人信息組成。在填寫過程中應(yīng)注意以下三點(diǎn)： (1) 單位名稱、姓名、所在省市及地址不能為空。 (2) 客戶類型及省/直轄市名稱可在列表中選擇，不必輸入。 (3) 若通信地址與地址相同，則單擊地址欄的小圖標(biāo)即可，不 必再次輸入；單位總計(jì)一欄需填寫電話區(qū)號，以后各電話傳真號碼不必再 次輸入?yún)^(qū)號。 3. 當(dāng)您認(rèn)為客戶信息表已填寫完畢后,可單擊 按鈕，存盤退出到前一 界面；如不想退出而繼續(xù)新建客戶信息，可單擊 按扭，完成操作； 如不想保留客戶信息表單，則可直接按 按鈕。 二、您如想修改已有客戶信息，請?jiān)冢▓D一）的視圖窗格中，選中一個(gè)文檔，然后 雙擊它，隨后便會進(jìn)入此文檔所對應(yīng)的客戶信息表單，雙擊表單，表單即進(jìn)入編輯 修改狀態(tài)。 如何查詢客戶信息如何查詢客戶信息 您可通過三種方式對客戶信息進(jìn)行查詢：導(dǎo)航窗格分類查詢文檔、搜索 條搜索特定文檔、單擊列標(biāo)題查詢。 一、導(dǎo)航窗格分類查詢 單擊導(dǎo)航窗格中的所有文檔，則視圖顯示“編號”、“單位”、“姓名”、 “地區(qū)”、“類別”、“電話”、“傳真”等各項(xiàng)目。查詢結(jié)果如圖一所示。 單擊導(dǎo)航窗格中的按類別分類，則視圖視圖分為兩層：第一層按客戶類別 分類，分為一級代理、二級代理、零售、項(xiàng)目四類；第二層按編號排列客戶，包括 “單位”、“姓名”、“電話”、“傳真”、“地區(qū)”等項(xiàng)目。雙擊視圖窗格中按 類別分類的折疊文檔或單擊三角符號，如：零售，則顯示此零售類別下的客戶主要 信息。分類查詢結(jié)果如下圖所示： 單擊導(dǎo)航窗格中的按地域分類，則視圖視圖分為兩層：第一層按客戶所在 地區(qū)分類；第二層按編號排列客戶，包括“單位”、“姓名”、“電話”、“傳真” 、“地區(qū)”等項(xiàng)目。雙擊視圖窗格中按地域分類的折疊文檔或單擊三角符號，如： 北京，則顯示此地域類別下的客戶主要信息。 二、搜索條查詢 菜單選擇“查看-搜索條”,則在按鈕條上方出現(xiàn)一搜索條,單擊 按鈕，則可輸入查詢條件,保留后再單擊按鈕，實(shí)現(xiàn)特定文檔查詢。若想回到 搜索前視圖，可單擊 按鈕。 三、列標(biāo)題查詢 單擊視圖窗格中帶有三角符號的列標(biāo)題，如：姓名列標(biāo)題，則文檔按姓名 的拼音先后順序排列，您此時(shí)若想搜索某一文檔可直接輸入查詢條件，如某人姓名， 敲回車鍵后，即可查詢到需要的文檔。 使用權(quán)限如下： 可查詢單據(jù)的角色為：合同創(chuàng)建、銷售統(tǒng)計(jì)、查詢 如何打印如何打印 客戶信息管理提供四種打印格式： 1. 打印單個(gè)客戶信息： 在視圖窗格中選定一個(gè)客戶信息文檔，單擊 按鈕。 2. 打印全部客戶信息： 在導(dǎo)航器窗格中為視圖顯示選則一種分類方式，如按類別分類，單擊 按鈕。 科技檔案科技檔案 科技檔案管理提供了科技檔案信息查詢、科技檔案網(wǎng)上借閱（借閱單網(wǎng)上填寫、 提交、審核、批準(zhǔn)、反饋）、過期借閱自動催還，系統(tǒng)還提供了環(huán)境科學(xué)檔案類目 的管理。 設(shè)備管理設(shè)備管理 實(shí)現(xiàn)公司儀器、設(shè)備有效管理，使決策者動態(tài)掌握設(shè)備資源。設(shè)備主要信息包 括：設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購買時(shí)間、購買價(jià)格、報(bào)廢時(shí)間、使用者、當(dāng) 前狀態(tài)等。 采購信息采購信息 采購信息系統(tǒng)完成公司工程項(xiàng)目產(chǎn)品、公司內(nèi)部使用物品采購詳細(xì)信息的輸入、 修改、查詢，增加公司采購信息的透明度，避免多個(gè)采購員因?yàn)椴少徢啦煌该鞫?給公司帶來損失。 市場動態(tài)市場動態(tài) 市場動態(tài)模塊主要是針對公司內(nèi)部的項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r及與本公司相關(guān)的市場動態(tài) 情況而設(shè)計(jì)，其宗旨是為公司領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況并提出相關(guān)建議和公 司內(nèi)部員工共享公司的市場資源服務(wù)。系統(tǒng)具有較完善的權(quán)限控制，能滿足企業(yè)的 市場信息方面的需求。 四、四、 公文管理公文管理 發(fā)文系統(tǒng)發(fā)文系統(tǒng) 完成發(fā)文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審簽、文字初審、文字復(fù)審、 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書印發(fā)等。在系統(tǒng)中特別注重?cái)?shù)字化數(shù)據(jù)的一次性錄入，減少重復(fù)勞 動，提高辦公效率。 系統(tǒng)中流程允許用戶自定義，使系統(tǒng)可以適應(yīng)各種公文流程需求。 系統(tǒng)支持筆跡保留，方便發(fā)文稿件修改。 本系統(tǒng)采用發(fā)文和待辦事宜配合使用的方法，使流程更加直觀。一般用戶只需 經(jīng)常查看并辦理待辦事宜即可進(jìn)行日常辦公。 本系統(tǒng)具有完善的流程跟蹤和控制。系統(tǒng)對發(fā)文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記 錄發(fā)文的當(dāng)前狀態(tài)、發(fā)文審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審簽、簽發(fā)意見。 1 擬稿人在主界面單擊公文流轉(zhuǎn)，進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)模塊主界面，如圖 4-1 所示； 圖 4-1 2 擬稿人單擊新建發(fā)文，進(jìn)入擬稿界面，類似于圖 4-2 所示的畫面； 圖 4-2 3 輸好后單擊送核稿人核稿，將此公文發(fā)送給核稿人（如：科室負(fù)責(zé)人；分管 局長；副局長） ；系統(tǒng)會提示用戶發(fā)給彈出一個(gè)對話框，如圖 4-3，擬稿人從中 選擇相應(yīng)的核稿人來核稿。 圖 4-3 4 核稿人打開公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫，選中需自己核稿的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此公文， 單擊編輯或雙擊文檔，由閱讀模式改為編輯模式，查看并修改此公文后(圖 4-4)。 圖 4-4 單擊同意或不同意(圖 4-5)，假設(shè)同意，輸入批示信息后,單擊送簽發(fā)人簽發(fā),系 統(tǒng)將此公文發(fā)送到簽發(fā)人（如：局長） ；如果核稿人不同意，單擊不同意，再單 擊退回給擬稿人,系統(tǒng)傳還給擬稿人； 圖 4-5 5 簽發(fā)人打開此數(shù)據(jù)庫，選中文檔并雙擊鼠標(biāo)打開此文檔，修改好單擊操作， 選擇同意或不同意，假設(shè)同意，單擊不同意，輸入批示信息后系統(tǒng)，再單 擊交收發(fā)員發(fā)文，系統(tǒng)將此公文發(fā)送到收發(fā)員；如果簽發(fā)人不同意，單擊不 同意，再單擊退回給擬稿人,系統(tǒng)傳還給擬稿人； 6 收發(fā)員打開此數(shù)據(jù)庫，選中需自己登記的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此公文，單擊 編輯或雙擊文檔，由閱讀模式改為編輯模式，查看并登記此公文后(圖 4-6)。 文件登記完成后，單擊以其他格式顯示,單擊打印設(shè)置，收發(fā)員可以選擇打印 機(jī)，及紙張（A4210*297） 。收發(fā)員也可單擊頁面設(shè)置，一般設(shè)置，上邊距： 35mm，下邊距：69mm,頁腳：65mm。 圖 4-6 文檔打印完成后，單擊送檔案室歸檔； 檔案管理員打開此數(shù)據(jù)庫，選中需自己歸檔的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此公文進(jìn) 行歸檔。 收文系統(tǒng)收文系統(tǒng) 完成收文所涉及的一系列操作：公文上報(bào)、登記、擬辦、中轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、處室 擬辦、領(lǐng)導(dǎo)審核、承辦單位辦理、歸檔、相關(guān)單位查詢公文等。在系統(tǒng)中特別注重 數(shù)字化數(shù)據(jù)的一次性錄入，減少重復(fù)勞動，提高辦公效率。 系統(tǒng)能夠自動接收下級單位的上報(bào)公文，并自動填寫收文登記單。 系統(tǒng)中流程允許用戶自定義，使系統(tǒng)可以適應(yīng)各種公文流程需求。 系統(tǒng)支持領(lǐng)導(dǎo)手寫、語音批示，方便領(lǐng)導(dǎo)辦公。 系統(tǒng)采用收文和待辦事宜配合使用的方法，使流程更加直觀。一般用戶只需經(jīng) 常查看并辦理待辦事宜即可進(jìn)行日常辦公。 系統(tǒng)采用了完善的流程跟蹤和控制。系統(tǒng)對收文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記 錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、辦理的過程和擬辦、批示意見以及辦理結(jié)果。 7 收發(fā)員在主界面單擊公文流轉(zhuǎn)，進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)模塊主界面，如圖 4-7 所示； 圖 4-7 8 收發(fā)員單擊新建收文，進(jìn)入收文界面，類似于圖 4-8 所示的畫面； 圖 4-8 9 收發(fā)員可以輸好“公文登記”后，還可以選擇掃描所有的收到的文件，然后單 擊引入，正文或附件，來引入正文或附件（圖 4-9） 。輸好后，收發(fā)員單擊 送批閱人批閱，將此公文發(fā)送給批閱人（如：局長） ；系統(tǒng)會提示用戶發(fā)給彈 出一個(gè)對話框，收發(fā)員從中選擇相應(yīng)的批閱人來批閱。 圖 4-9 10批閱人打開公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫，選中需自己批閱的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此 公文，查看此公文后(圖 4-10)。 圖 4-10 圖 4-11 單擊批閱(圖 4-11)，批閱人單擊閱辦人選擇一個(gè)或多個(gè)閱辦人，單擊經(jīng)辦 人選擇一個(gè)或多個(gè)經(jīng)辦人，輸入批示信息后,單擊送閱辦人批閱,系統(tǒng)將此公文 發(fā)送到閱辦人（如：分管局長，科負(fù)責(zé)人） 。 12閱辦人打開此數(shù)據(jù)庫，選中需自己批閱的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此公文，查看 此公文后。單擊批閱（圖 4-12） ，輸入批示信息后,單擊送經(jīng)辦人處理,系統(tǒng)將此 公文發(fā)送到經(jīng)辦人（如：一般科員） 。 圖 4-12 13經(jīng)辦人打開此數(shù)據(jù)庫，選中需自己辦理的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此公文，查看 此公文后。單擊辦理情況（圖 4-12） ，輸入辦理情況后,單擊送檔案室歸檔,系統(tǒng) 將此公文發(fā)送到檔案管理員。 14檔案管理員打開此數(shù)據(jù)庫，選中需自己歸檔的公文，雙擊鼠標(biāo)，打開此公 文進(jìn)行歸檔。 文檔管理文檔管理 文檔管理系統(tǒng)是整個(gè)企業(yè)辦公系統(tǒng)的重要組成部分，本系統(tǒng)的特點(diǎn)如下： 和文檔手工管理類似，具有案卷管理、卷內(nèi)目錄、文件管理等功能。 收文系統(tǒng)接收的公文、發(fā)文系統(tǒng)的本單位發(fā)文自動歸檔到文檔管理系統(tǒng)。 信息量大。收錄了上級單位下發(fā)的多種文件及本單位發(fā)布的文件。對于有關(guān)單 位的相關(guān)政策、制度的制定具有指導(dǎo)意義。 信息及時(shí)、準(zhǔn)確。文件從下發(fā)當(dāng)天就可以進(jìn)入辦公系統(tǒng)，由于從編輯、采編都 采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，因此信息不僅及時(shí)、而且準(zhǔn)確。 便于重復(fù)引用。由于文檔管理系統(tǒng)的整個(gè)流程均以數(shù)字化的方式傳輸，因此只 需一次輸入，其它單位就可以方便地引用，減少了文字的重復(fù)錄入，提高了工 作效率。 五、五、 綜合業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù) 請示報(bào)告請示報(bào)告 請示報(bào)告是各部門經(jīng)由辦公室（或別的職能部門）向單位領(lǐng)導(dǎo)請示、報(bào)告工作 的途徑。請示報(bào)告系統(tǒng)的主要目的是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)輔助辦公室對各部門的請示、 報(bào)告進(jìn)行登記、提交、信息反饋、查詢、統(tǒng)計(jì)工作；實(shí)現(xiàn)各部門請示報(bào)告的生成、 部門意見的簽署、辦公室擬辦意見的簽署和領(lǐng)導(dǎo)批示等全過程的網(wǎng)上作業(yè)，實(shí)現(xiàn)流 程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證請示報(bào)告單的安全、快速運(yùn)轉(zhuǎn)。 本系統(tǒng)采用和待辦事宜配合使用的方法，使流程更加直觀。一般用戶只需經(jīng)常 查看并辦理待辦事宜即可進(jìn)行日常辦公。 本系統(tǒng)具有完善的流程跟蹤和控制。系統(tǒng)對請示報(bào)告單審批的整個(gè)流程進(jìn)行跟 蹤，詳細(xì)記錄請示報(bào)告的當(dāng)前狀態(tài)、請示報(bào)告審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審簽意見。 工作簡報(bào)工作簡報(bào) 工作簡報(bào)為各部門提供了發(fā)布本部門相關(guān)信息的途徑，用于在單位內(nèi)發(fā)布工作 動態(tài)、工作總結(jié)等。它與公告牌有所區(qū)別，公告牌常用于發(fā)布針對全體員工的信息， 而部門工作簡報(bào)則主要針對本部門內(nèi)部與工作相關(guān)的信息。在發(fā)布信息時(shí)，可指定 發(fā)布范圍，只有屬于發(fā)布范圍內(nèi)的人員可以查看。 超過有效期的信息系統(tǒng)將自動刪除。 會議管理會議管理 會議管理子系統(tǒng)是整個(gè)企業(yè)辦公系統(tǒng)的重要組成部分，本系統(tǒng)的特點(diǎn)如下： 建立了會議議題庫；會議起草部門可以方便地查詢、組織會議議題，確保議題 盡快得到處理。 提供了領(lǐng)導(dǎo)審核會議議題的功能；每次起草會議安排前可以通過待辦事宜系統(tǒng) 請主管領(lǐng)導(dǎo)審核會議議題安排，然后根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的審核意見起草會議安排。 提供了會議安排、會議通知單、會議紀(jì)要、會議議題歸檔庫；可以對歸檔庫中 的內(nèi)容按指定的方式進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。 提供了對會議通知單反饋信息的實(shí)時(shí)跟蹤；系統(tǒng)通過待辦事宜系統(tǒng)發(fā)出會議通 知單，用戶對會議通知單的反饋信息包括：查看、反饋，這些寶貴的實(shí)時(shí)信息有助 于管理者對會議安排動態(tài)掌握。 一一. . 使用之前的初始化使用之前的初始化 在導(dǎo)航器上選擇初始化會議主持人。進(jìn)入會議事宜的視圖后選擇新建，然 后輸入會議主持人的名單，并保存。 圖 1 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置表單圖 此表單域有兩個(gè)：會議主持人、紀(jì)要審批。都是由本單位的地址本里選則出 來，一但選擇完畢，退出后。上述兩條記錄將被加以限定或隱藏。 二二. . 表格的建立與使用表格的建立與使用 進(jìn)入議程表格的視圖后選擇 新表格 按鈕，您可按照您自己的需要，任意 輸入新表格的名稱和表格的形式，以備會議議程的安排的使用 圖 2 會議系統(tǒng)初始化視圖 進(jìn)入新會議議程格式文檔后，您將會看到格式名稱、格式內(nèi)容兩個(gè)域， 第二個(gè)域的使用要借助操作按鈕；例如： 圖 3 編輯議程格式操作按鈕圖 當(dāng)您寫完名稱以后，把光標(biāo)置于第二個(gè)域內(nèi)，按動 新建表格 按鈕屏幕就會 出現(xiàn)創(chuàng)建表格的對話框，您可以確定表格的行數(shù)與列數(shù)， 然后按動編輯表格操作 編輯表格，也可刪除行或列。編輯完成后存盤退出。 三三. . 會議前的安排會議前的安排 1. 進(jìn)入新議程的表單進(jìn)入新議程的表單 在導(dǎo)航器上選擇按時(shí)間分類或按主持人分類，進(jìn)入視圖后，只有負(fù)責(zé)議程起 草的角色才有權(quán)利選擇 新議程 按鈕，別的人員將不會看到此按鈕。 2. 對于表單中的主持人的限定對于表單中的主持人的限定 進(jìn)入 新議程 表單，其主持人的參數(shù)已經(jīng)限定，您可從中選擇其一。 圖 4 建立新議程視圖 3. 創(chuàng)建新議程創(chuàng)建新議程 填寫完各項(xiàng)空白后，按下 創(chuàng)建議程 按鈕然后進(jìn)入會議議程的新表單，選擇 創(chuàng)建議程 按鈕，屏幕上將彈出一個(gè)你已經(jīng)編輯的表格名稱表，你可從中選擇合適 的表格，若您需要編輯表格，則可以按 編輯表格 按鈕添加行或列，也可按 刪除 行或列 按鈕刪除行或列。見下圖。 圖 5 新議程表單中引入表格的對話框圖 4. 發(fā)送通知發(fā)送通知 編輯完議程后，你可以按 發(fā)送通知 按鈕可以將這個(gè)議程發(fā)送至每一個(gè)與這 會議相關(guān)的人的工作站上。 5. 保存保存 按 存盤退出 按鈕，系統(tǒng)將自動存盤和對讀取權(quán)限自動完成設(shè)定。 圖 6 新議程表格表單圖 四四. . 會議后的總結(jié)會議后的總結(jié) 1. 會后總結(jié)的必要性會后總結(jié)的必要性 一次會議結(jié)束后，都要有紀(jì)要起草做會后總結(jié)，以備封檔或查詢。制作紀(jì)要 的具體方法如下。 圖 7 會議紀(jì)要表單圖 2. 怎樣建立新會議紀(jì)要怎樣建立新會議紀(jì)要 在導(dǎo)航器上選擇按時(shí)間分類或按主持人分類，進(jìn)入視圖后選擇 會議紀(jì)要 按 鈕，您可以將這次會議的重要內(nèi)容記錄下來，并按 保存 按鈕保存紀(jì)要。 圖 8 顯示建立會議紀(jì)要按鈕視圖 五五. . 關(guān)于會議記要的審批關(guān)于會議記要的審批 1. 關(guān)于紀(jì)要的審批的權(quán)限關(guān)于紀(jì)要的審批的權(quán)限 會議紀(jì)要的表單中，所有涉及到會議內(nèi)容的域全部由原會議議程繼承過來并 沒有改動權(quán)，在沒有審批之前，該會議除了少數(shù)有關(guān)決策人可審批，其他人則不能 看到或打開，即使能夠打開此會議紀(jì)要的表單，如果沒有權(quán)限，除 保存 按鈕可以 使用以外，其他按鈕均使用無效或被隱藏。 2. 保存鍵的使用保存鍵的使用 按動 保存 按鈕系統(tǒng)即自動存盤并限定權(quán)限，保存后除紀(jì)要審批人外，其他 人無權(quán)查看。 3. 審批按鈕的使用審批按鈕的使用 只有會議記要經(jīng)會議的主持人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示后，按 審批認(rèn)可 按鈕， 該紀(jì)要才可公布或發(fā)給各與會者或其他讀者予以審核，這時(shí)，閱后意見 按鈕才會 彈出，讀者若有意見可通過 NOTES 的電子郵件回發(fā)意見。 圖 9 會議紀(jì)要表單按鈕圖 六六. . 與會者的意見與會者的意見 各與會者在看到會議紀(jì)要后，按下 閱后意見 按鈕，填入自己的意見，并 能通過 NOTES 的電子郵件將您的意見發(fā)送給指定的工作站。見下圖： 圖 10 與會者的閱后意見表單圖 七七. . 關(guān)于權(quán)限關(guān)于權(quán)限 本數(shù)據(jù)庫對權(quán)限做了嚴(yán)格的規(guī)定，管理、錄入各角色之間分工清晰、層次 分明，數(shù)據(jù)庫角色分為四個(gè)： 圖 11 存取控制列表圖 1. 議程起草議程起草專門負(fù)責(zé)起草，相當(dāng)于會議秘書。 2. 紀(jì)要起草紀(jì)要起草此角色相當(dāng)于辦公室主任，對會議的重要內(nèi)容進(jìn)行起草。 3. 紀(jì)要審批紀(jì)要審批此角色在單位中屬于決策者，只有決策者才有權(quán)利審批會議 紀(jì)要，其他人沒有權(quán)限。 4. 管理員管理員專門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的設(shè)置及其更改。 督辦查辦督辦查辦 督辦查辦系統(tǒng)的主要目的是輔助督查部門進(jìn)行督查的登記、發(fā)送、催辦等工作。 督查員可以起草督查、督辦通知單并指定主辦、協(xié)辦單位、辦理期限，以待辦事宜 的形式發(fā)送至主辦單位、協(xié)辦單位的待辦事宜中；主辦、協(xié)辦單位查看督查、督辦 事項(xiàng)，經(jīng)過必要的督辦查辦事項(xiàng)辦理過程后，可以針對督辦查辦事項(xiàng)填寫辦理意見、 辦理結(jié)果；辦理完畢后可以將督辦、督辦事項(xiàng)指定為“已經(jīng)辦結(jié)”；超過“辦理期 限”的督辦查辦事項(xiàng)系統(tǒng)會自動發(fā)送電子郵件催辦。督辦查辦辦理完畢后督查員可 以將其歸檔。 如果主辦、協(xié)辦單位認(rèn)為已經(jīng)辦結(jié)的事項(xiàng)，督查員認(rèn)為還不滿意，可以再次發(fā) 送本督辦查辦通知單，請主辦、協(xié)辦單位繼續(xù)辦理。 系統(tǒng)自動跟蹤督辦查辦的整個(gè)過程，包括發(fā)送督辦查辦通知單、主辦協(xié)辦單位 填寫辦理意見或辦理結(jié)果、標(biāo)為已經(jīng)辦結(jié)。督查員可以掌握督查事項(xiàng)辦理的全過程。 車輛管理車輛管理 對公司車輛基本信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括：車輛基本狀況（名稱、型號、車牌 號、產(chǎn)地、購車時(shí)間、車況、服務(wù)對象、司機(jī)等）、車輛每月費(fèi)用狀況（燃料費(fèi)、 養(yǎng)路費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、低耗費(fèi)等）、車輛大修記錄等。由調(diào)度部門對車輛基本信息進(jìn)行 維護(hù)。 實(shí)現(xiàn)車輛調(diào)度的電子化。用車人可在本模塊中填寫用車申請單到調(diào)度部門申請 用車，根據(jù)實(shí)際派車情況實(shí)時(shí)更新車輛的目前使用情況（時(shí)間、車牌號、司機(jī)、用 車人、去向等）及預(yù)定情況，使用車人在申請用車前即了解目前可用的車輛信息。 一、查看用車單一、查看用車單 打開本數(shù)據(jù)庫后 ，則近期內(nèi)的車輛使用情況和申請情況就出現(xiàn)在頁面上 了。如下圖： 第一列顯示批復(fù)情況，若申請前打了為同意，為不同意。第二列顯示 重要程度，其中標(biāo)有的用車單為重要不可變，標(biāo)有為重要但可調(diào)整，標(biāo)有為 一般可調(diào)整的用車單。 這里提供了三種查詢方法：按編號，按用車時(shí)間，按用車部門。 1. 按編號按編號 單擊按編號字段，則每一編號的用車情況就展示在頁面上。如上圖所示。 2. 按用車時(shí)間按用車時(shí)間 單擊按時(shí)間字段，則每一天的每一時(shí)刻的用車情況就展示在頁面上。如下圖 所有用車單按時(shí)間排列，并且可以展開，閱讀詳細(xì)資料。 3. 按用車部門按用車部門 單擊按部門字段，就可以了解各個(gè)部門的用車情況。如下圖： 二、填寫用車申請二、填寫用車申請 如果您具有申請人角色，單擊主頁的 申請用車 按鈕，進(jìn)入用車單的填寫 狀態(tài)。如下圖： 按照提示輸入各項(xiàng)內(nèi)容，系統(tǒng)允許使用每個(gè)空格右側(cè)的小按鈕來選擇，填 寫完畢，核實(shí)無誤。然后單擊郵寄申請，并選擇審批人，就可以將申請發(fā)送了。 當(dāng)審批人是否批準(zhǔn)的郵件通知返回到郵箱后，您可以再打開數(shù)據(jù)庫瀏覽一 下，若需要，雙擊文檔則可以看到詳細(xì)內(nèi)容。 三、系統(tǒng)維護(hù)三、系統(tǒng)維護(hù) 該數(shù)據(jù)庫有一些數(shù)據(jù)需要由管理員維護(hù)，象管理用車調(diào)度的審批人名錄， 以及用車部門名錄，可通過系統(tǒng)參數(shù)字段進(jìn)行。第一次進(jìn)入本庫利用 新建參數(shù) 按 鈕設(shè)置，以后可直接打開文檔，利用 編輯 按鈕工作。系統(tǒng)參數(shù)窗口如下圖所示： 管理員可以通過單擊小按鈕來從單位內(nèi)選擇“車輛調(diào)度”和“用車部門” 的名稱，未被選擇的人與部門不具有相應(yīng)權(quán)利。 注意：注意：不具有管理員身份的用戶不能編輯系統(tǒng)參數(shù) 。 六、六、 公用信息公用信息 公告牌公告牌 公告牌是一個(gè)在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用得比較廣泛的功能，用于在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、 通告、批評、表揚(yáng)等共享信息，公告牌的功能與各個(gè)企事業(yè)單位現(xiàn)有的公告欄功能 相似。 可自動跟蹤查看人及查看時(shí)間，以便公告發(fā)布者及時(shí)掌握公告的閱覽情況，這 對于一些重要的通知很重要。 超過有效期的信息系統(tǒng)將自動刪除。 使用本數(shù)據(jù)庫的用戶可分為兩類：一般用戶和管理員。本節(jié)將根據(jù)這兩種用 戶來分別介紹數(shù)據(jù)庫的使用。 發(fā)布新公告發(fā)布新公告 1.在視圖中單擊“新公告”按鈕。 2.設(shè)置公告的截止日期，則公告到期后，系統(tǒng)將自動將此公告歸檔。 3.設(shè)置公告的發(fā)布范圍，公告發(fā)布后系統(tǒng)將給在發(fā)布范圍內(nèi)的用戶發(fā)送 郵件通知。發(fā)布范圍可以是群組或個(gè)人，如果發(fā)布范圍為空，則系統(tǒng)將給所 有用戶發(fā)送郵件通知。 4.如果選中只允許發(fā)布范圍內(nèi)的用戶閱讀此公告，則只有在發(fā)布范圍內(nèi) 的用戶能閱讀此公告，其他用戶不能閱讀。 5.輸入公告正文。 6.單擊“發(fā)布”按鈕發(fā)布此公告。 修改公告修改公告 1.打開需修改的公告，進(jìn)入編輯狀態(tài)。 2.修改需修改的地方。 3.保存并退出。 維護(hù)公告維護(hù)公告 管理員可修改并刪除已發(fā)布的公告。 三、數(shù)據(jù)庫管理三、數(shù)據(jù)庫管理 只有在您的存取控制權(quán)限是“管理者”的前提下才可以執(zhí)行下面的操作。本 節(jié)介紹權(quán)限設(shè)置和激活代理的操作方法。 權(quán)限設(shè)置權(quán)限設(shè)置 權(quán)限設(shè)置的操作步驟： 打開新建數(shù)據(jù)庫的存取列表(選擇“文件 - 數(shù)據(jù)庫 - 存取控制”)。 如果您在存取列表中看到的“確認(rèn)”按鈕是灰色字體灰色字體，表示您的存取級 別不是管理者，則無法進(jìn)行以下操作。請與本數(shù)據(jù)庫的管理者聯(lián)系，增 加您的管理者權(quán)限。 將您認(rèn)為需要的用戶的角色設(shè)置為“管理員管理員” ，同時(shí)將他們的權(quán)限設(shè)置為 至少“作者作者”以上；建議把他們的存取權(quán)限設(shè)置為管理者管理者。 缺省人員的權(quán)限為“作者” 。 網(wǎng)上論壇網(wǎng)上論壇 網(wǎng)上論壇為廣大的網(wǎng)上用戶提供了網(wǎng)上討論感興趣話題的廣闊天空，在這里您 既可以開始一個(gè)新話題，也可以對其它用戶提出的話題談自己的看法、意見。為企 業(yè)辦公系統(tǒng)內(nèi)部提供了相互交流、相互學(xué)習(xí)的另外一條途徑。(如下圖) 一、數(shù)據(jù)庫使用一、數(shù)據(jù)庫使用 用戶的工作用戶的工作 新建討論主題新建討論主題 1.在視圖中單擊“新建討論主題”按鈕。 2.輸入討論的主題和分類 3.輸入討論正文。 4.單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。(如下圖) 答復(fù)討論主題答復(fù)討論主題 1.選擇需要答復(fù)的討論主題。 2. 在視圖中單擊“新建答復(fù)”按鈕。 3.輸入討論的主題 4.輸入討論正文。 5. 單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。 答復(fù)討論主題的答復(fù)答復(fù)討論主題的答復(fù) 1.選擇需要答復(fù)的討論主題。 2. 在視圖中單擊“新建答復(fù)的答復(fù)”按鈕。 3.輸入討論的主題 4.輸入討論正文。 5. 單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。 二、數(shù)據(jù)庫管理二、數(shù)據(jù)庫管理 只有在您的存取控制權(quán)限是“管理者”的前提下才可以執(zhí)行下面的操作。本 節(jié)介紹權(quán)限設(shè)置和激活代理的操作方法。 權(quán)限設(shè)置權(quán)限設(shè)置 權(quán)限設(shè)置的操作步驟： 打開新建數(shù)據(jù)庫的存取列表(選擇“文件 - 數(shù)據(jù)庫 - 存取控制”)。 如果您在存取列表中看到的“確認(rèn)”按鈕是灰色字體灰色字體，表示您的存取級 別不是管理者，則無法進(jìn)行以下操作。請與本數(shù)據(jù)庫的管理者聯(lián)系，增 加您的管理者權(quán)限。 將您認(rèn)為需要的用戶的角色設(shè)置為“管理員管理員” ，同時(shí)將他們的權(quán)限設(shè)置為 至少“作者作者”以上；建議把他們的存取權(quán)限設(shè)置為管理者管理者。 缺省人員的權(quán)限為“作者” 。 注意：用戶類型都為“個(gè)人個(gè)人” 。 辦事指南辦事指南 辦公辦事指南系統(tǒng)為來本單位辦事的工作人員提供單位簡介、領(lǐng)導(dǎo)分工、機(jī)構(gòu) 分布等信息。 通訊錄通訊錄 提供企業(yè)內(nèi)各部門的通訊錄列表，各部門有關(guān)人員將本部門人員的通訊錄錄入 并負(fù)責(zé)更新維護(hù)，這樣企業(yè)所有員工均可從中方便查詢到各部門人員的聯(lián)系方法， 極大地方便了日常工作。可按姓名、按職務(wù)、按單位分類查詢。 日常信息日常信息 社會公用信息系統(tǒng)為網(wǎng)上用戶提供了列車時(shí)刻表、航班時(shí)刻表、長途區(qū)號、郵 政編碼等信息服務(wù)，信息由專人負(fù)責(zé)維護(hù)供所有員工查詢。 火車班次可按班次、按始發(fā)站、按終點(diǎn)站查詢； 飛機(jī)航班可按班次、按始發(fā)站、按終點(diǎn)站查詢； 長途區(qū)號可按省（直轄市）查詢； 郵政編碼可按?。ㄖ陛犑校┎樵?； 七、七、 業(yè)務(wù)查詢業(yè)務(wù)查詢 水表安裝查詢統(tǒng)計(jì)功能水表安裝查詢統(tǒng)計(jì)功能 1) 用戶的水表安裝執(zhí)行情況 可以隨時(shí)查看某個(gè)用戶的水表安裝申請單的執(zhí)行情況，查看是處于申請 中、已審批、已查看或已安裝的狀態(tài)。 查詢 某用戶的水 表安裝執(zhí)行 情況 用戶的等待 安裝隊(duì)列情 況 未繳費(fèi)用戶 的情況 安裝完成用 戶的情況 評估業(yè)績。以后需 要再次申請安裝時(shí) 很方便。也可為之 提供更好的解決方 案 決定某用戶安裝進(jìn) 度是否足夠快，決 定