群藝館、文化館與站文件材料的整理

群藝館、文化館、站文件材料整理 檔案整理 檔案整理：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體 進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和編目，使之有序化的過(guò)程。 檔案整理的目的：便于檔案的管理和利用。 檔案整理 文書(shū)檔案新的整理方法 文書(shū)檔案以件為單位整理。我省自2001年起在省直單位全面推行歸檔文件整理規(guī)則。歸檔文件整理規(guī)則的意義 有利于提高和控制檔案的質(zhì)量。 有利于在降低資源耗費(fèi)的同時(shí)提高歸檔文件整理的效率。 便于深化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和管理。 更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理。電子公文歸檔示意圖 電子文件和對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件一般單套運(yùn)行，雙套歸檔。檔案整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系； 區(qū)分不同價(jià)值； 便于保管利用。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 有機(jī)聯(lián)系是指文件在來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容等各方面的聯(lián)系 能如實(shí)地反映職能活動(dòng)的面貌如：一個(gè)歷史階段、一個(gè)年度、 處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào)查、 召開(kāi)一次專(zhuān)業(yè)會(huì)議、承辦一起案件 區(qū)分不同價(jià)值 要根據(jù)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)保管期限規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同的保管期限。如：保存價(jià)值大重點(diǎn)整理和保管 保存價(jià)值小根據(jù)條件區(qū)別對(duì)待 無(wú)保存價(jià)值不需歸檔、銷(xiāo)毀 便于保管和利用 歸檔文件整理最基本的原則 前兩者是手段，后者是目的與要求 在前后兩者發(fā)生矛盾時(shí)，要充分考慮檔案保管和利用的方便（一）基本概念 歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 件歸檔文件的整理單位v 一般以每份文件為一件；v 文件正本與定稿為一件；v 正文與附件為一件；v 正文與文件處理單等為一件；v 原件與復(fù)制件為一件；v 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；v 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；v 來(lái)文與復(fù)文可各為一件。（二）文件修整一般包括：v 對(duì)破損文件進(jìn)行修校；v 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；v 對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊；v 去除文件上易銹蝕的金屬物 。（三）文件裝訂 歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂 從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)；并起到固定文件頁(yè)次，防止文件張頁(yè)丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。 “件”內(nèi)排序 對(duì)齊方式 裝訂方式 對(duì)齊方式v 裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。v 采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。v 采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。 裝訂方式和用品：常用的有三種v 線(xiàn)裝：縫紉機(jī)軋線(xiàn)v 粘接式：包角v 變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡(jiǎn)便易行（四）歸檔文件的分類(lèi) 分類(lèi)是將歸檔文件按其內(nèi)容和形式特征劃分類(lèi)別和層次，使歸檔文件成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。 分類(lèi)方法：年度分類(lèi)法 機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類(lèi)法 保管期限分類(lèi)法 分類(lèi)方案1 ： 年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限 （例1、例2） 分類(lèi)方案2 ： 保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） （例3、例4） 分類(lèi)方案3 ： 年度保管期限(例5) 分類(lèi)方案4 ： 保管期限年度(例6)（五）歸檔文件的排列 歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按照一定的原則和方法確定歸檔文件的先后排列次序的過(guò)程。 如：保管期限年度機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，機(jī)構(gòu)為最低一級(jí)類(lèi)目。則文件應(yīng)在機(jī)構(gòu)下進(jìn)行排列。 1、排列原則 “事由原則”，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。 事由可以指一個(gè)事件、一個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作活動(dòng)、一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)、一種工作性質(zhì)、一個(gè)具體問(wèn)題 對(duì)事由的界定可以有較大的靈活性。如： 一次請(qǐng)示或報(bào)告，批復(fù)收到后，可以視為事由一個(gè)事由； 一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可視為一個(gè)事由； 一項(xiàng)工作如果辦理時(shí)間長(zhǎng)需跨年度，為了及時(shí)歸檔，也可以按不同階段分為幾個(gè)事由； 一次會(huì)議，也可分為籌備、開(kāi)幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由。事由的具體劃分要根據(jù)辦理時(shí)間長(zhǎng)短、形成文件材料的數(shù)量以及文書(shū)處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。 2、排列方法 （1）同一事由內(nèi)歸檔文件排列（按時(shí)間或重要程度排列） （2）不同事由間的歸檔文件排列（按時(shí)間或重要程度或?qū)r(shí)間和重要程度結(jié)合起來(lái)排列） （3）會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列（六）歸檔文件的編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編件號(hào)1、件號(hào)的編制 件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。 包括室編件號(hào)和館編件號(hào) 室編件號(hào)的編制 室編件號(hào)即歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)排列順序號(hào)。室編件號(hào)在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從1開(kāi)始標(biāo)注。 2、加蓋檔號(hào)章 在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，以明確歸檔文件在全宗中的位置。同時(shí)可以借助歸檔章上項(xiàng)目的提示，保證歸檔文件在借閱后能夠正確歸檔。 歸檔章必要項(xiàng)為：全宗號(hào)、年度、類(lèi)別號(hào)、保管期限和件號(hào)，選擇項(xiàng)為：機(jī)構(gòu)。（七）歸檔文件的編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄由二部分構(gòu)成 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄 歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。 如：來(lái)文與復(fù)文件為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。 歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，方便檢索和利用。 歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙豎排 歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、類(lèi)別（機(jī)構(gòu)）等項(xiàng)目 歸檔文件目錄封面（八）歸檔文件的裝盒 裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒要求v 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；v 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；v 分機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的情況下，不同機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；v 應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適