集團(tuán)合同管理制度.doc

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集團(tuán)合同管理制度（2012年7月31日修訂版）目錄第一章、總則第二章、合同管理部門(mén)及職責(zé)第三章、合同范本第四章、合同規(guī)劃第五章、合同立項(xiàng)第六章、招標(biāo)合同起草、審批及合作方確定第七章、標(biāo)后合同洽談及修改第八章、標(biāo)后合同審批第九章、合同簽署（蓋章）第十章、合同履行及監(jiān)督第十一章、合同變更第十二章、合同索賠第十三章、合同的爭(zhēng)議與糾紛處理第十四章、合同終止、總結(jié)評(píng)估及歸檔第十五章、合同管理責(zé)任第十六章、合同編號(hào)第十七章、附則附件附件一：招標(biāo)文件審批表附件二：標(biāo)后合同審批表附件三：合同蓋章審批表附件四：合同管理臺(tái)賬附件五：合同交底記錄附件六：合同履行異常情況審批表附件七：合同執(zhí)行總結(jié)表附件八：履約催告函（模板）集團(tuán)合同管理制度第一章、總則第一條 目的。為防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)與法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的合法權(quán)益，規(guī)范經(jīng)濟(jì)交往行為，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制定本管理制度。第二條 適用范圍:1、工程類(lèi)合同：指項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中簽訂的監(jiān)理、總、分承包施工、材料、設(shè)備訂購(gòu)、設(shè)計(jì)、勘察、檢測(cè)、造價(jià)等合同或協(xié)議；2、營(yíng)銷(xiāo)策劃類(lèi)合同：指項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中簽訂的市場(chǎng)調(diào)研、廣告制做、廣告設(shè)計(jì)、媒體、營(yíng)銷(xiāo)現(xiàn)場(chǎng)包裝、印刷品、銷(xiāo)售代理等合同。3、行政類(lèi)合同：指由公司行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)簽訂的清潔、辦公用品采購(gòu)、辦公用品租賃等合同。4、開(kāi)發(fā)類(lèi)合同：指公司開(kāi)發(fā)拓展部負(fù)責(zé)的土地收購(gòu)等合同。5、財(cái)務(wù)類(lèi)合同：指公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)簽訂的財(cái)務(wù)審計(jì)、與銀行合作等合同。6、商品房買(mǎi)賣(mài)合同7、勞動(dòng)合同、勞務(wù)合同。8、物業(yè)類(lèi)合同：指由物業(yè)公司為主體簽訂的合同，包括物業(yè)服務(wù)合同、物業(yè)維修、物業(yè)采購(gòu)等。9、其他合同。除勞動(dòng)合同、勞務(wù)合同由人事部門(mén)特殊管理及總經(jīng)理特批的合同外，我公司對(duì)外簽訂的所有合同，均適用本管理制度。第三條 根據(jù)本公司招標(biāo)及采購(gòu)管理試用制度簽訂的合同，除適用該試用制度，亦須適用本制度，兩者若有沖突之處，本制度效力優(yōu)先。第二章、合同管理部門(mén)及職責(zé)第一條 合同預(yù)結(jié)算部是合同的歸口管理部門(mén)，主要履行下列職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)制定和推行公司合同管理制度，指導(dǎo)并監(jiān)督各部門(mén)實(shí)施本制度；（二）負(fù)責(zé)解答合同起草至執(zhí)行完畢所有的法律問(wèn)題；（三）負(fù)責(zé)合同范本的起草、實(shí)施、修改；（四）負(fù)責(zé)合同及相關(guān)法律文書(shū)的法律審核；（五）負(fù)責(zé)合同糾紛的調(diào)解、仲裁及訴訟；（六）其他相關(guān)的合同管理工作。第二條 公司其他職能部門(mén)是合同的執(zhí)行部門(mén)，主要履行以下職責(zé)：1、負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂方進(jìn)行資信調(diào)查，以確定其是否有簽約及履約的能力；負(fù)責(zé)對(duì)合同標(biāo)的（例如涉及土地類(lèi)的合同）等進(jìn)行盡職調(diào)查，了解與合同洽談、簽訂、履行等相關(guān)的其他背景資料；2、負(fù)責(zé)與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的合同的洽談、起草、呈批、簽訂、履行、總結(jié)等；3、負(fù)責(zé)其履行的合同的糾紛解決；4、負(fù)責(zé)向合同預(yù)結(jié)算部、項(xiàng)目總經(jīng)理、公司總經(jīng)理報(bào)告其工作情況；各部門(mén)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本部門(mén)合同管理，必須指定專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)負(fù)責(zé)每一份合同的執(zhí)行。第三條 執(zhí)行合同期間，由于公司的工作安排或執(zhí)行人自己的原因（包括但不限于以下情形，如執(zhí)行人自己辭職或被辭退，執(zhí)行人另有工作安排等），須更換經(jīng)辦人或重新限定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)報(bào)經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批同意蓋章后，發(fā)函告知對(duì)方當(dāng)事人。禁止公司員工在超越代理權(quán)限或公司未授權(quán)的情況下對(duì)外對(duì)內(nèi)從事任何合同行為。第三章、合同范本第一條 合同預(yù)結(jié)算部是合同范本的主管部門(mén)。合同預(yù)結(jié)算部應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況起草、實(shí)施合同范本。合同預(yù)結(jié)算部可以要求各經(jīng)辦部門(mén)提供范本草稿，經(jīng)合同預(yù)結(jié)算部修訂后辦理審批手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理同意后實(shí)施。對(duì)于公司沒(méi)有的合同范本，公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況向合同預(yù)結(jié)算部提出立項(xiàng)要求，由合同預(yù)結(jié)算部負(fù)責(zé)起草、實(shí)施。如因新的法律法規(guī)實(shí)施、客觀條件變化、公司經(jīng)營(yíng)模式變化等原因造成合同范本必須修訂的，合同預(yù)結(jié)算部應(yīng)主動(dòng)修訂，公司其他部門(mén)也應(yīng)在分管的合同范圍內(nèi)提出書(shū)面修訂要求，由合同預(yù)結(jié)算部及時(shí)修訂。除上述不定期修訂外，原則上，合同范本每1年應(yīng)修訂一次。第二條 合同范本的使用起草合同時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)在不違反國(guó)家法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的情況下，以公司的利益為中心，根據(jù)洽談的實(shí)際情況進(jìn)行起草工作。 國(guó)家法律法規(guī)對(duì)合同的內(nèi)容有強(qiáng)制性規(guī)定的，應(yīng)按其規(guī)定起草合同。行政部門(mén)或壟斷企業(yè)規(guī)定必須采用其合同示范文本的，應(yīng)優(yōu)先適用。其合同示范文本未盡事宜，應(yīng)通過(guò)補(bǔ)充協(xié)議或其他正式文本形式予以完善。除上述情形外，公司有規(guī)定版本的，應(yīng)當(dāng)使用公司的規(guī)定版本。如合同相對(duì)方堅(jiān)持要求采用其提供的合同版本的，應(yīng)由經(jīng)辦部門(mén)與對(duì)方溝通，溝通不成的，應(yīng)在合同審批時(shí)書(shū)面說(shuō)明理由。第四章、合同規(guī)劃第一條 合同規(guī)劃的定義項(xiàng)目合同規(guī)劃：是指根據(jù)擴(kuò)初圖或施工圖資料，在充分考慮項(xiàng)目施工特點(diǎn)及工程總控進(jìn)度計(jì)劃對(duì)施工進(jìn)度控制要求及管理手段和管理效果的基礎(chǔ)上，制定合理的合同管理層次、順序和標(biāo)段劃分，以此作為招標(biāo)采購(gòu)及施工管理的控制性指導(dǎo)文件。第二條 合同規(guī)劃的范圍：合同規(guī)劃的范圍原則上包括公司所有合同，其中工程類(lèi)合同是合同規(guī)劃的重點(diǎn)，工程類(lèi)合同包括以下合同形式：1、總承包工程；2、直接發(fā)包類(lèi)（甲方獨(dú)立分包工程）；3、直接采購(gòu)類(lèi)（甲方供應(yīng)材料）；4、指定分包類(lèi)（指定分包工程，在總包合同范圍內(nèi)）；5、指定供應(yīng)類(lèi)（甲指乙供材料，在總包合同范圍內(nèi)）。第三條 合同計(jì)價(jià)模式：計(jì)價(jià)模式一般分為合同總價(jià)包干、合同單價(jià)包干、合同條件結(jié)算三種。第四條 合同規(guī)劃的基本內(nèi)容：1）合理劃分建設(shè)工程范圍，確定需要簽訂合同的數(shù)量與合同間的彼此關(guān)系；2）確定建設(shè)工程合理的估算費(fèi)用及每個(gè)合同的估算費(fèi)用；3）描述每個(gè)合同對(duì)應(yīng)的招標(biāo)范圍；4）清晰明確地劃分合同之間的承包界面，做到既不重復(fù)，也無(wú)遺漏。第五條 合同規(guī)劃的編制合同預(yù)結(jié)算部根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的實(shí)際情況，在取得建設(shè)工程規(guī)劃許可證一個(gè)月內(nèi)，組織相關(guān)部門(mén)編制合同規(guī)劃。合同預(yù)結(jié)算部收集整理項(xiàng)目各專(zhuān)業(yè)合同規(guī)劃，組織評(píng)審后報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。第五章、合同立項(xiàng)第一條 公司各部門(mén)應(yīng)根據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審批的項(xiàng)目合同規(guī)劃編制月度合同計(jì)劃，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。第二條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)月度合同計(jì)劃，對(duì)每份需要簽訂的合同進(jìn)行立項(xiàng)，合同立項(xiàng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，及時(shí)辦理招投標(biāo)程序，確定合作方。第六章、招標(biāo)合同起草、審批及合作方確定第一條 合同立項(xiàng)批準(zhǔn)后，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)按公司招投標(biāo)制度，確定合作方?；谀壳肮镜默F(xiàn)狀，工程類(lèi)合同的招投標(biāo)工作由合同預(yù)結(jié)算部負(fù)責(zé)；其他類(lèi)合同，由相應(yīng)的歸口部門(mén)負(fù)責(zé)。第二條 招投標(biāo)文件（招標(biāo)合同）草擬1、工程類(lèi)合同招投標(biāo)文件。合同立項(xiàng)批準(zhǔn)后，工程部門(mén)應(yīng)至少提前1個(gè)月，將經(jīng)批準(zhǔn)的合同立項(xiàng)文件提交給合同預(yù)結(jié)算部。提交立項(xiàng)文件的同時(shí)，工程部門(mén)應(yīng)提交相應(yīng)的招投標(biāo)要求，例如工程范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，由合同預(yù)結(jié)算部負(fù)責(zé)起草招投標(biāo)文件。工程類(lèi)合同，應(yīng)優(yōu)先采用公司范本；公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的合同或最相類(lèi)似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同；2、非工程合同。由合同預(yù)結(jié)算部提供招標(biāo)文件范本（包括合同范本），經(jīng)辦部門(mén)按招標(biāo)文件范本要求，填充相應(yīng)的技術(shù)條款，招標(biāo)要求等。公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)參照以往的合同或最相類(lèi)似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同；3、經(jīng)辦部門(mén)在擬訂合同條款或補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊備、文字清楚、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，日期、期限和數(shù)字準(zhǔn)確。適用時(shí)應(yīng)包括：a、合同名稱(chēng)；b、甲乙方名稱(chēng)及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話(huà)；c、甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專(zhuān)用章；d、合同簽定日期；e、標(biāo)的（內(nèi)容）；f、數(shù)量、質(zhì)量；g、價(jià)款或酬金（工程計(jì)價(jià)方法、工程款支付方式）；h、履約方式、地點(diǎn)、費(fèi)用的承擔(dān)；i、違約責(zé)任（甲乙方權(quán)利、義務(wù)）；j、生效、失效條件（諾成、實(shí)踐合同）；k、解決爭(zhēng)議的方法；l、合同的份數(shù)及附件；m、保密條款（如果有需要）。第三條 招標(biāo)文件（招標(biāo)合同）審批1、審批順序：招標(biāo)文件起草完畢后，應(yīng)按招標(biāo)文件審批表（附件1）的順序，呈報(bào)相關(guān)人員審批。2、審批時(shí)間要求。除總經(jīng)理外，原則上每個(gè)部門(mén)的審核時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)工作日，對(duì)于時(shí)間要求較緊迫的合同，經(jīng)辦人應(yīng)在審批表中注明時(shí)間要求并在交各部門(mén)審核時(shí)口頭提醒。 3、文件審批騎縫章。文件審批騎縫章由行政部保管，所有合同文件審批前應(yīng)蓋審批騎縫章，防止文件遺失、錯(cuò)漏。各部門(mén)接收審批文件時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件是否蓋審批騎縫章，如發(fā)現(xiàn)不符合要求的，可以退回。經(jīng)辦部門(mén)將審批文件交給審批部門(mén)時(shí)應(yīng)要求審批部門(mén)在文件登記薄中簽名并注明日期，各審批部門(mén)也應(yīng)在本部門(mén)文件登記薄中注明合同名稱(chēng)及簽收日期。4、相關(guān)部門(mén)的審核職責(zé)如下：財(cái)務(wù)部門(mén)主要審核：（一）資金、資產(chǎn)的合法合規(guī)性；（二）價(jià)款或者酬金結(jié)算方式的可行性；（三）稅費(fèi)、發(fā)票；（四）逾期付款違約責(zé)任。銷(xiāo)售部門(mén)主要對(duì)策劃方案、推廣活動(dòng)、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)、廣告活動(dòng)、折扣等合同條款的可行性等與銷(xiāo)售相關(guān)的合同條款提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。行政部主要對(duì)固定資產(chǎn)采購(gòu)等與行政相關(guān)的合同條款提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。開(kāi)發(fā)拓展部主要對(duì)用地報(bào)建手續(xù)、政府部門(mén)相關(guān)政策和規(guī)定等與開(kāi)發(fā)、拓展相關(guān)的合同條款提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。工程部主要對(duì)工程類(lèi)合同的工程概況、承包范圍、造價(jià)、工程變更、工期、技術(shù)及質(zhì)量要求、驗(yàn)收方式、處罰措施等與工程相關(guān)的合同條款提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。 監(jiān)事會(huì)主要對(duì)物業(yè)公司為主體的各類(lèi)合同提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。合同預(yù)結(jié)算部對(duì)合同進(jìn)行全面審查。5、審批文件修改。經(jīng)辦部門(mén)對(duì)各個(gè)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)應(yīng)盡量滿(mǎn)足落實(shí)，確實(shí)不能滿(mǎn)足的，應(yīng)與提出意見(jiàn)的專(zhuān)業(yè)部門(mén)溝通。溝通后仍未達(dá)成共識(shí)的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)在審批表上書(shū)面說(shuō)明不采納專(zhuān)業(yè)部門(mén)意見(jiàn)的理由，由總經(jīng)理最終審核確定。第四條 意向合作者確定。經(jīng)辦部門(mén)按公司招投標(biāo)制度確定意向合作者，作為簽約對(duì)象。第七章、標(biāo)后合同洽談及修改第一條 當(dāng)通過(guò)招投標(biāo)或其它合法途徑確定合同洽談單位后，經(jīng)辦部門(mén)組織合同預(yù)結(jié)算部、監(jiān)事會(huì)等部門(mén)進(jìn)行洽談。第二條 洽談準(zhǔn)備。經(jīng)辦部門(mén)確定進(jìn)行合同洽談交底時(shí)，就以下洽談準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行安排：1、 確定洽談的目標(biāo)；2、 確定必要時(shí)作出哪些讓步；3、 確定我方及對(duì)方的實(shí)際需求（或目標(biāo)）和強(qiáng)制（或約束）條件；4、 準(zhǔn)備初步的洽談日程及洽談內(nèi)容的先后次序；5、 確定洽談的人選、分工和洽談的原則等。第三條 洽談?dòng)涗洝＝?jīng)辦部門(mén)整理洽談資料及結(jié)論，做好洽談?dòng)涗?，該洽談?dòng)涗洃?yīng)注明洽談合同名稱(chēng)、洽談時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員及職務(wù)、聯(lián)系方式、達(dá)成一致的合同要點(diǎn)、存在分歧的合同要點(diǎn)等，該記錄應(yīng)經(jīng)參與洽談的雙方人員簽名確認(rèn)。合同審批時(shí)該洽談?dòng)涗洃?yīng)作為附件，以供領(lǐng)導(dǎo)參考。如洽談?dòng)袛?shù)次的，均應(yīng)作洽談?dòng)涗洝?第八章、標(biāo)后合同審批（招投標(biāo)時(shí)已經(jīng)過(guò)一輪審批，此次著重審批修改的地方）與意向合作者商談一致后，經(jīng)辦部門(mén)按合同審批表流程，將經(jīng)過(guò)洽談的合同以及相應(yīng)的立項(xiàng)文件、招投標(biāo)文件、洽談?dòng)涗浀扰c合同簽訂有關(guān)的文件按標(biāo)后合同審批表（附件2）的順序報(bào)相關(guān)部門(mén)審批。 為了簡(jiǎn)化審批程序，此次審批僅報(bào)修改條款所涉及的部門(mén)、合同預(yù)結(jié)算部、項(xiàng)目總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，經(jīng)批準(zhǔn)的合同作為最終簽約版本。 第九章、合同簽署（蓋章）第一條 合同一律采用書(shū)面形式。禁止以公司名義通過(guò)口頭或其他非正式的方式訂立合同。以傳真或者電子郵件方式簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)隨即以書(shū)面形式予以確認(rèn)。第二條 簽約審查。簽訂合同前，經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)對(duì)方簽約代表的是否有相應(yīng)授權(quán)、對(duì)方的證件如企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、簽約代表身份證、資質(zhì)證書(shū)等有效證件是否齊備。屬對(duì)方當(dāng)事人委托代理人簽訂合同的，經(jīng)辦人必須要求對(duì)方代理人出具有對(duì)方法定代表人簽字并蓋公章的書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，同時(shí)要對(duì)授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進(jìn)行審核，以防委托代理人越權(quán)簽訂合同。第三條 所有合同均應(yīng)由對(duì)方先蓋章簽字，經(jīng)辦部門(mén)收到對(duì)方簽字蓋章的合同后應(yīng)按合同蓋章審批表（附件3）的相應(yīng)流程，由合同預(yù)結(jié)算部審核無(wú)誤后交總經(jīng)辦，由總經(jīng)理最終審批后加蓋公司印章及法定代表人章。各業(yè)務(wù)部門(mén)不能以自己的名義對(duì)外簽訂任何合同。第四條 書(shū)面合同兩頁(yè)及兩頁(yè)以上的，須蓋騎縫章。第五條 所有合同我司至少需保留三份原件。合同簽訂后，由行政部在半個(gè)工作日內(nèi)統(tǒng)一編號(hào)后將三份原件分別交予行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦。行政部同時(shí)將復(fù)印件交執(zhí)行部門(mén)和合同預(yù)結(jié)算部各一份，任何人都不得擅自復(fù)制公司的任何合同。商品房買(mǎi)賣(mài)合同簽訂的正本份數(shù)按照國(guó)家和政府的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六條 各部門(mén)應(yīng)建立合同管理臺(tái)賬，合同簽署后應(yīng)及時(shí)在本部門(mén)的合同管理臺(tái)帳（附件4）內(nèi)登記。此外，對(duì)于與該合同有關(guān)的一切事宜，均應(yīng)做到一事一記。各部門(mén)臺(tái)賬至少應(yīng)包括合同名稱(chēng)、簽訂日期、簽約單位、金額、付款時(shí)間及方式、履行負(fù)責(zé)人、履行期限、變更、付款、履約狀況、備注這些項(xiàng)目。如有特殊情況的，可以增列項(xiàng)目。 合同預(yù)結(jié)算部應(yīng)建立全公司所有合同的管理臺(tái)賬，商品房買(mǎi)賣(mài)合同、勞動(dòng)合同除外。第七條 工程類(lèi)、營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、行政類(lèi)以及部分物業(yè)類(lèi)合同應(yīng)簽訂工程質(zhì)量保修協(xié)議及廉潔合作協(xié)議作為附件。第十章、合同履行及監(jiān)督第一條 合同交底。合同蓋章編號(hào)后，執(zhí)行部門(mén)應(yīng)組織合同預(yù)結(jié)算部等相關(guān)部門(mén)做好合同交底工作。合同交底主要涉及合同范圍、價(jià)款及支付、工期、違約責(zé)任、可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)、合同執(zhí)行跟進(jìn)人等重要內(nèi)容，合同交底記錄（附件5）應(yīng)經(jīng)參與人簽名確認(rèn)，作為合同檔案資料。第二條 履行跟蹤。合同簽署后，執(zhí)行部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同的履行。合同執(zhí)行人應(yīng)在收到合同后立即建立合同檔案，做到一份合同一個(gè)紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。電子檔案應(yīng)包括與合同有關(guān)的所有信息，包括合同變更、違約等，做到一事一記，及時(shí)反映合同的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。與合同有關(guān)的所有資料，包括合同、招投標(biāo)文件、往來(lái)函件、付款情況、合同履約總結(jié)等均應(yīng)收錄在紙質(zhì)檔案袋中。履行跟蹤記錄。執(zhí)行部門(mén)收到合同文件后，應(yīng)按第九章第六條要求建立合同管理臺(tái)賬，作為履約過(guò)程記錄媒介。對(duì)出現(xiàn)違約或者異常情況的，應(yīng)在合同臺(tái)賬中分析原因，提出改進(jìn)措施，以及改進(jìn)期限。合同臺(tái)賬應(yīng)于每周二上午交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后交合同預(yù)結(jié)算部、監(jiān)事會(huì)各一份。合同預(yù)結(jié)算部和監(jiān)事會(huì)應(yīng)在其職責(zé)范圍內(nèi)就合同管理臺(tái)賬中的相關(guān)內(nèi)容對(duì)合同執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)盡力配合合同預(yù)結(jié)算部的監(jiān)督工作，提交相關(guān)資料。合同履行異常情況審批表。合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)合同變更、違約、意外事件、對(duì)方有經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金，或其他有可能?chē)?yán)重影響合同履行的重大異常情形的，執(zhí)行人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)合同履行異常情況審批表（附件6）呈報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、合同預(yù)結(jié)算部、項(xiàng)目總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批，確定解決辦法。第三條 履行監(jiān)督報(bào)告。合同預(yù)結(jié)算部是合同履行監(jiān)督的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)公司所有合同的履行狀況進(jìn)行監(jiān)督，各部門(mén)有義務(wù)積極配合。合同預(yù)結(jié)算部應(yīng)每月28日提交一份公司全部合同履行狀況的情況匯報(bào)，重點(diǎn)分析履行異常的合同，提出解決辦法。第四條 履約催告。對(duì)方當(dāng)事人不按照約定履行合同時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)當(dāng)在法定或合同約定期限內(nèi)以法定或者合同約定方式向?qū)Ψ疆?dāng)事人書(shū)面催促履行或提出索賠。一般情況下，對(duì)方進(jìn)度違約超過(guò)3天的，即應(yīng)口頭催告；超過(guò)5天的，必須書(shū)面催告。對(duì)于質(zhì)量等違約，同上處理。對(duì)于履約時(shí)間非常重要，例如影響定期開(kāi)盤(pán)銷(xiāo)售等的合同，催告時(shí)間不受前述3天的約束，應(yīng)及時(shí)催告。前款所稱(chēng)不按照約定履行，包括不能履行，不全面、不適當(dāng)履行，以及不履行合同。若沒(méi)有及時(shí)催促對(duì)方履行合同或向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求的，直接追究部門(mén)負(fù)責(zé)人和執(zhí)行人的責(zé)任。經(jīng)催告，對(duì)方當(dāng)事人在合理的期限內(nèi)仍不履行合同或作出任何的回應(yīng)，執(zhí)行人應(yīng)暫停履行合同，并將相關(guān)情況向部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同合同預(yù)結(jié)算部等相關(guān)部門(mén)決定如何處理。第五條 合同履行往來(lái)函件收發(fā)。對(duì)于公司各部門(mén)所應(yīng)簽收的外界函件（包括聯(lián)系單等各種書(shū)面文件，下同），凡涉及法律糾紛或可能引起法律糾紛的，簽收人員簽收前均應(yīng)事先征得部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不能決定的，可征求合同預(yù)結(jié)算部意見(jiàn)，簽收的文件復(fù)印件均應(yīng)及時(shí)交合同預(yù)結(jié)算部。對(duì)于函件所涉及的法律糾紛，執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同預(yù)結(jié)算部溝通，妥善解決。公司各部門(mén)簽收的函件，均應(yīng)編號(hào)后及時(shí)匯報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，并妥善保存。對(duì)于公司向外發(fā)出的函件，凡涉及法律糾紛或者可能引起法律糾紛的，均應(yīng)提請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo) 合同預(yù)結(jié)算部、項(xiàng)目總經(jīng)理，總經(jīng)理審核后發(fā)出。所有向外發(fā)出的函件，我司至少保留2份原件，一份由執(zhí)行部門(mén)保留，一份交檔案室，同時(shí)留一份復(fù)印件給合同預(yù)結(jié)算部備案。發(fā)函時(shí)優(yōu)先選擇由對(duì)方法定代表人或者有相應(yīng)授權(quán)的當(dāng)事人親自在函件原件上簽名、注明簽名日期。對(duì)于選擇該種簽收方式的，應(yīng)在函件末尾打印或由簽收人注明“簽收人已收到與本函完全一致的原件一份”。對(duì)方簽名后應(yīng)仔細(xì)核對(duì)簽名是否清晰，準(zhǔn)確，如不清晰或者錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)要求重簽。如對(duì)方拒絕簽收的，應(yīng)及時(shí)告知部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，以中國(guó)郵政特快專(zhuān)遞（EMS）郵寄送達(dá)對(duì)方當(dāng)事人，并在特快專(zhuān)遞詳情單上注明函件名稱(chēng)、函件主要內(nèi)容。發(fā)函后1個(gè)月內(nèi)必須到郵局取得郵局蓋章的證明文件留存。第六條 合同款項(xiàng)支付。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同履行進(jìn)度情況支付合同款項(xiàng)，具體支付規(guī)則按公司財(cái)務(wù)制度。若收（付）款人與合同對(duì)方當(dāng)事人不一致，除非當(dāng)事人出具代收（付）款委托書(shū)，并得到執(zhí)行人的確認(rèn)，否則財(cái)務(wù)部門(mén)不予辦理收（付）款業(yè)務(wù)。 對(duì)于所有付款申請(qǐng)，執(zhí)行部門(mén)必須說(shuō)明履約狀況，如有違約情況的，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明，并分析原因。原則上，所有違約金應(yīng)在當(dāng)期申請(qǐng)付款時(shí)扣除。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)盡量按合同約定付款，以免逾期。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同款支付臺(tái)賬，包括合同名稱(chēng)、編號(hào)、合同相對(duì)方、簽約時(shí)間、約定付款時(shí)間，總經(jīng)理批準(zhǔn)支付時(shí)間，實(shí)際支付時(shí)間等。財(cái)務(wù)部每次實(shí)際支付合同款項(xiàng)后，應(yīng)書(shū)面通知合同預(yù)結(jié)算部，以便合同預(yù)結(jié)算部實(shí)時(shí)掌握合同成本狀態(tài)。財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月25日向合同預(yù)結(jié)算部提供合同款支付臺(tái)賬，便于合同預(yù)結(jié)算部做好合同控制工作。執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立合同款項(xiàng)支付臺(tái)賬。第十一章 合同變更第一條 在合同實(shí)施過(guò)程中，合同執(zhí)行部門(mén)在遇到合同規(guī)定未盡事宜、原合同規(guī)定由于情況變化必須進(jìn)行變更或補(bǔ)充時(shí)，由合同執(zhí)行部門(mén)與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后，按標(biāo)后合同審批流程會(huì)簽后簽訂。第十二章 合同索賠第一條 合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格履行合同，防止發(fā)生合作方不合理索賠事件。一旦發(fā)生承包商索賠事件，合同執(zhí)行部門(mén)必須及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，以盡量減少索賠損失。第二條 合作方出現(xiàn)工期、交貨延誤，質(zhì)量不符合設(shè)計(jì)要求等違約事項(xiàng)，使公司利益受到損害，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員收集信息，由合同執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定向承包商提出索賠。第三條 合同索賠的情況及記錄應(yīng)及時(shí)反饋至合同預(yù)結(jié)算部。第十三章 合同的爭(zhēng)議與糾紛處理第一條 合同執(zhí)行中出現(xiàn)爭(zhēng)議與糾紛時(shí)，由合同執(zhí)行部門(mén)反饋至合同預(yù)結(jié)算部，合同預(yù)結(jié)算部及時(shí)組織相關(guān)人員按合同約定條款負(fù)責(zé)處理。第二條 公司在處理合同的爭(zhēng)議與糾紛時(shí)，應(yīng)在“以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩”的原則下，合同執(zhí)行部門(mén)積極配合合同預(yù)結(jié)算部，與對(duì)方協(xié)商解決。合同的爭(zhēng)議與糾紛雙方協(xié)商達(dá)成一致協(xié)議的，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議。第三條 合同的爭(zhēng)議與糾紛如需經(jīng)仲裁、訴訟解決的，合同預(yù)結(jié)算部應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員收集證據(jù)材料，合同執(zhí)行部門(mén)配合，申請(qǐng)仲裁、提起訴訟或應(yīng)訴。第四條 對(duì)方違約或構(gòu)成預(yù)期違約，合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)對(duì)違約事項(xiàng)詳細(xì)記錄，視違約情況按照合同約定向合同向?qū)Ψ浇簧?，并商定處罰或糾正措施；處罰或糾正措施應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知合同預(yù)結(jié)算部和其他相關(guān)部門(mén)。第五條 合同糾紛的情況及記錄應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交至合同預(yù)結(jié)算部。第十四章、合同終止、總結(jié)評(píng)估及歸檔第一條 合同履行完畢后7天內(nèi)，執(zhí)行部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)合同執(zhí)行總結(jié)表（附件7），總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，呈報(bào)合同預(yù)結(jié)算部等相關(guān)部門(mén)審批。執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立合作方數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新。第二條 合同履行完畢后15天內(nèi)，執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同所涉及的所有文件、資料歸檔，并將檔案（包括電子文件）交由合同預(yù)結(jié)算部審核，審核無(wú)誤的，移交公司檔案室。合同預(yù)結(jié)算部留全套復(fù)印件一份。第十五章、合同管理責(zé)任第一條 執(zhí)行本制度實(shí)行部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，發(fā)生工作失誤，除追究執(zhí)行人責(zé)任外，將根據(jù)實(shí)際情況追究部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，各部門(mén)履行與其業(yè)務(wù)相關(guān)的合同情況將作為部門(mén)年度考核的內(nèi)容之一。第二條 對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行調(diào)查時(shí)，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)理指定包括監(jiān)事會(huì)在內(nèi)的兩名以上的調(diào)查人員進(jìn)行。第三條 合同的起草、簽訂及履行、監(jiān)督過(guò)程中存在工作失誤者，主要根據(jù)依據(jù)以下情節(jié)決定輕重進(jìn)行處罰：主觀方面：故意或過(guò)失；客觀方面：有無(wú)給公司帶來(lái)?yè)p失，損失的大??；發(fā)生損失后有無(wú)積極采取措施防止新問(wèn)題的出現(xiàn)。第四條 員工獎(jiǎng)勵(lì)的形式包括：嘉獎(jiǎng)、晉升工資。對(duì)員工處罰的形式包括包括警告、記過(guò)、除名（立即辭退）。第五條 合同的起草、簽訂及履行過(guò)程中，公司員工（包括執(zhí)行人）能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并采取積極的措施防止不利于公司的情況的發(fā)生，為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)當(dāng)視其職責(zé)（是否在其職責(zé)范圍內(nèi)）、貢獻(xiàn)大小予以獎(jiǎng)勵(lì)。第六條 合同的起草、簽訂及履行過(guò)程中，員工有下列情形之一，予以警告處罰，并責(zé)令其作書(shū)面檢查：（一）怠于跟進(jìn)合同的履行，罔顧公司利益，但尚未給公司造成任何經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)輕微；（二）對(duì)對(duì)方當(dāng)