《項(xiàng)目管理家園版》PPT課件.ppt

1、本案僅供棲息谷家人使用，未經(jīng)許可，不得擅自傳閱、引用或復(fù)制,項(xiàng) 目 管 理,了解項(xiàng)目 項(xiàng)目的計(jì)劃 項(xiàng)目的執(zhí)行 項(xiàng)目的監(jiān)督,大 綱,Agenda,提出自己的看法或意見，在這堂課里應(yīng)該是完全公開的 keep an open mind and say your own opinion 參與者不應(yīng)將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負(fù)面影響 dont be intimidated amd you should be exempted 尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見” respect others opinion especially “second opinion” 鼓勵(lì)參與討論及意

2、見分享：他山之石，可以攻錯(cuò) encourage groups participation to share thought and ideas 讓我們以開闊的胸襟來面對(duì)問題及提出看法 be honest with your questions and comments,講師的期許及要求,Ground Rules,1.項(xiàng)目的計(jì)劃,2.項(xiàng)目的執(zhí)行,3.項(xiàng)目的監(jiān)督,完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意,完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意,1.1. 定義愿景 define the vision,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.1.2. 檢驗(yàn)思考 examine the idea 有野心是好的，但必須切乎實(shí)際 項(xiàng)目愿景要寫得精確，

3、不可模糊不清 同伴們能認(rèn)同這個(gè)項(xiàng)目愿景嗎？ 檢驗(yàn)這個(gè)項(xiàng)目愿景是否值得要投入的成本,1.1.1. 定義欲見的變化 define desirable change 發(fā)掘出作改變的需要 與重要的相關(guān)贊助人（sponsor）及團(tuán)隊(duì)成員商討 定義項(xiàng)目所希望（ideally）達(dá)成的改變 評(píng)估項(xiàng)目愿景的可行性 寫出可行的項(xiàng)目愿景（vision statement）,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.2. 訂出目標(biāo) set objectives,1.2.2. 訂定指標(biāo) define indicators 認(rèn)清指標(biāo)與目標(biāo)、目標(biāo)與愿景間的關(guān)聯(lián)性。,1.2.3 訂定輕重緩急 set pirority 低優(yōu)先度的項(xiàng)目有必要時(shí)可以

4、放棄 80/20法則,1.2.1 定義目標(biāo) define objectives 清楚的（specific） 可衡量的measurable) 達(dá)得到的（attainable) 合理的(reasonable) 具體的(tangible),1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.3 評(píng)估限制（assess constraints）,1.3.2 檢驗(yàn)資源的限制（examine resource limitations） 認(rèn)清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起 確定是否有法律、安全、環(huán)保等外在的限制 考慮是否外包（outsource）比較劃算,1.3.3. 善用現(xiàn)有的管道（use existing proce

5、ss） 調(diào)查一下是否別人有作過類似的案例（case） 調(diào)查一下是否別的部門有正在使用或采購類似的資源 盡量不要從零開始（start from scratch）,1.3.1 評(píng)估時(shí)間的壓力（assess time constraint） 寧做快速但不完美的決定，也不要慢而完美 quick but imperfect decision is better than slow but perfect decision.,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.4. 列出工作（list activities）,1.4.1. 腦力激蕩（brainstorm a comprehensive list）,1.4.2. 由下往

6、上作組合（group activities into a logical order） 運(yùn)用KJ法，把工作由下往上作組合及歸類,1.4.3. 檢查是否有遺漏（check that nothing has been missed） 運(yùn)用MECE法，檢查是否有遺漏或重復(fù)的工作,1.4.4. 給予有意義的編號(hào)（name each group and aactivity）,1.4.5. 紀(jì)錄工作總表（document the activity list） 把工作總表上的工作作完之后，是否便達(dá)成了項(xiàng)目的目標(biāo) 是否每一項(xiàng)工作都是必要的？有沒有錦上添花？,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.5. 敲定資源（commit

7、resources）,1.5.1. 人力評(píng)估（estimate manpower） 先考慮工作所需要的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、資源，才去找最適合的人選，不可因人而設(shè)事,1.5.2. 評(píng)估其他的資源（identify other resources） 再考慮場(chǎng)地、器材、耗材、特殊資源以及財(cái)源 資源的不足或過多都可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗,1.5.3. 溝通協(xié)調(diào)（make compromises） 理想上我會(huì)在預(yù)算之內(nèi)拿到所有的資源，實(shí)際上很難如此 考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達(dá)成項(xiàng)目的目標(biāo),1.5.4. 記錄資源（document resources） 用資源投入表（commitment matrix

8、）來記錄及溝通所有的資源 記得要拿到掌握資源者與項(xiàng)目贊助人的簽署,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.6. 工作排序（order activities）,1.6.1. 考慮優(yōu)先級(jí)（consider order） 先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系 再考慮是否有資源上的沖突,1.6.2. 估計(jì)工期的長(zhǎng)短（estimate duration） 由工作的承辦人來評(píng)估工期（duration） 如果可能，先試驗(yàn)一小段（trial run）,1.6.3. 網(wǎng)絡(luò)圖（network diagram） 把所有的工作依照優(yōu)先級(jí)畫出網(wǎng)絡(luò)圖 依照工期來找出關(guān)鍵路徑（critical path）,1.6.4. 找出空檔（look for

9、slack） 在每個(gè)非關(guān)鍵路徑中，找出它所有的空檔,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.7. 確定進(jìn)度（agree dates）,1.7.1. 計(jì)算日期（calculate dates） 給定開工或完工日期，把所有的工作依照網(wǎng)絡(luò)圖畫出甘特圖（gantt chart） 在甘特圖上標(biāo)出關(guān)鍵路徑,1.7.2. 找出撞期（look for overlap） 在甘特圖上標(biāo)出所需要的資源，檢查是否有撞期 要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提報(bào)假期/訓(xùn)練/歲修，把它們也排入甘特圖，之后再檢查一次甘特圖，要盡量合于現(xiàn)時(shí)的狀況（be realistic）,1.7.3. 贏得認(rèn)同（gain agreement） 加上時(shí)間之后，再次取得資源、掌握資源

10、者與項(xiàng)目贊助人的簽署 與別的項(xiàng)目經(jīng)理討論共有的資源的調(diào)度,1. 項(xiàng)目的計(jì)劃,1.8. 未雨綢繆（bullet prove the plan）,1.8.1. 找出威脅（identify threat） 有哪些問題會(huì)造成項(xiàng)目目標(biāo)的失??？會(huì)錯(cuò)在什么地方？ 優(yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作 考慮可能性、嚴(yán)重性與應(yīng)變度,1.8.2. 事先預(yù)防（pre-empty problem） 有哪些狀況會(huì)造成上述問題的發(fā)生？ 我們可以作些什么預(yù)防措施來阻止這些狀況的發(fā)生,1.8.3. 應(yīng)變計(jì)劃（contingency plan） 一旦問題真的發(fā)生，我們?cè)撛趺崔k？ 把預(yù)防措施與應(yīng)變計(jì)劃所需要準(zhǔn)備的工作，也列入項(xiàng)目工作 應(yīng)變計(jì)

11、劃需要事先演練,完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.1 檢驗(yàn)自己角色（examine your roles）,2.1.1. 定義責(zé)任（define your responsibilities） 項(xiàng)目經(jīng)理要能夠徹底地了解項(xiàng)目計(jì)劃，并且能有權(quán)威地答復(fù)任何問題 仔細(xì)考慮如何將項(xiàng)目計(jì)劃轉(zhuǎn)化成行動(dòng),2.1.2. 領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)（take the lead） 遴選及確定團(tuán)隊(duì)成員，并付予責(zé)任 順利地推動(dòng)項(xiàng)目的展開 繼續(xù)不斷地鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員，以確定項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成,2.1.3. 自我評(píng)估（assess yourself） 我是否真的對(duì)本項(xiàng)目有興趣 我是否能把項(xiàng)目的工作授權(quán)團(tuán)隊(duì)，以團(tuán)隊(duì)力量來完成項(xiàng)目目標(biāo)？

12、我是否會(huì)提拔人才，培養(yǎng)未來的領(lǐng)導(dǎo)干部？,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.2. 建立團(tuán)隊(duì)（build a team）,2.2.1. 評(píng)估誰能出馬（assess availability） 用資源投入表（commitment matrix）及行事歷來敲定所有的資源 公司不是只有我的項(xiàng)目在進(jìn)行，記得要與掌握資源的人作好溝通,2.2.2. 敲定團(tuán)隊(duì)成員（select final team members） 我對(duì)某團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)識(shí)多少，我能信任他嗎？ 團(tuán)隊(duì)成員是否皆具備了必要的知識(shí)與技能，還是需要再訓(xùn)練？ 團(tuán)隊(duì)成員是否能夠互相合作，愉快共事？,2.2.3. 定義角色與責(zé)任（define roles and respo

13、nsibilities） 常見的重要團(tuán)隊(duì)角色：協(xié)調(diào)人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（idea person）、執(zhí)行人（implementer）、公關(guān)（external contact）、糾察（inspector）、團(tuán)隊(duì)輔導(dǎo)人（team builder） 要能因材適用，不要削足適履，或強(qiáng)人所難,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.3. 好的開始（start positively）,2.3.1. 主動(dòng)地促進(jìn)了解（start actively） 辦一個(gè)項(xiàng)目誓師大會(huì)（kick-off party），并邀請(qǐng)高階長(zhǎng)官致詞鼓勵(lì) 多與團(tuán)隊(duì)成員溝通，使他們了解本項(xiàng)目對(duì)公司及他個(gè)人的好處 在項(xiàng)目一開始

14、時(shí)，便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標(biāo)準(zhǔn) 鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)意見，有問題之處要盡快解決,2.3.2. 紀(jì)錄項(xiàng)目的開始狀態(tài)（write a start-up report） 愿景（vision）：項(xiàng)目完成后，公司所希望邁入的境地 目標(biāo)（target）：總結(jié)本項(xiàng)目的目標(biāo)、指標(biāo)，指標(biāo)目前與未來的表現(xiàn) 里程碑（milestone）：本項(xiàng)目所預(yù)定完成的特別事件或成績(jī) 風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會(huì)（risk and opportunities）：項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理與plan B 相關(guān)人士（stakeholders）：項(xiàng)目的關(guān)系人名單,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.4. 有效領(lǐng)導(dǎo)（lead effectively）,2.4.1. 了解各種的領(lǐng)導(dǎo)

15、風(fēng)格（understand styles） 專制型（dictatorial）：當(dāng)面臨危機(jī)或沒時(shí)間討論時(shí)適用 分析型（analytic）：當(dāng)面臨時(shí)間壓力或需迅速作正確決定時(shí)適用 諮商型（opinion-seeking）：當(dāng)需要建立團(tuán)隊(duì)共識(shí)及長(zhǎng)官支持時(shí)適用 民主型（democratic）：應(yīng)該作為項(xiàng)目的正常模式，以灌能團(tuán)隊(duì)成員,2.4.2. 因材施教，正確地領(lǐng)導(dǎo)（lead appropriately） 督導(dǎo)型（hand-on）：對(duì)新手要多予以示范與鼓勵(lì) 授權(quán)型（hand-off）：對(duì)老手要多尊重他們的想法， 避免干預(yù)太多,2.4.3. 目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)（obtain result） 在項(xiàng)目目標(biāo)不受影響下，

16、盡量給人方便，要抓大方向 賞罰分明，多作建設(shè)性的批評(píng)與鼓勵(lì),2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.5. 開發(fā)團(tuán)隊(duì)（develop teamwork）,2.5.1. 鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)精神（encourage teamwork） 項(xiàng)目經(jīng)理須公平對(duì)待團(tuán)隊(duì)成員，以免造成團(tuán)隊(duì)的分裂 對(duì)個(gè)人與團(tuán)隊(duì)都要作適當(dāng)?shù)墓膭?lì)，避免凸顯英雄主義,2.5.2. 了解團(tuán)隊(duì)的發(fā)展（understand team development） 團(tuán)隊(duì)的發(fā)展可分為四個(gè)階段：成形期（form）、震蕩期（storm）、整合期（norm）與表現(xiàn)期（perform） 適當(dāng)?shù)毓芾砗谜鹗幤?，反而能夠開創(chuàng)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力 發(fā)展的階段是可以退步的，團(tuán)隊(duì)會(huì)因?yàn)槌蓡T的改變而改變階段

17、,2.5.3. 保持沖勁（maintain momentum） 要適當(dāng)?shù)剌喺{(diào)成員的工作，因?yàn)槌删透袝?huì)隨著時(shí)間而遞減的 技巧地處理人事更動(dòng)，以減少對(duì)士氣的打擊,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.6. 用團(tuán)隊(duì)來作決策（make team decision）,2.6.1. 定義評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（define the ideal） 定義到底是要選擇什么？ 什么樣的特質(zhì)的東西是我們?cè)趯ふ业模?把評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分為“必要”與“想要”,2.6.2. 評(píng)估各項(xiàng)方案（evaluation options） 先由“必要”來淘汰不合格的選擇 再由“想要”來比較最高分的選擇,2.6.3. 訂定SAFE的決策（make SAFE decisio

18、ns） 適當(dāng)?shù)模╯uitable）：這是目前狀況下最適當(dāng)?shù)臎Q策嗎？ 可被接受的（acceptable）：這個(gè)決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎？ 可行的（feasible）：這個(gè)決策可行嗎？資源與時(shí)間足夠嗎？ 耐考驗(yàn)的（enduring）：這個(gè)決策足夠撐到項(xiàng)目完成，甚至更久嗎？,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.7. 管理信息（manage information）,2.7.1. 評(píng)估信息（assess information） 不同種類的信息有不同的處理方式 信息隨時(shí)在進(jìn)來，盡量別打斷了正常的工作流程 用瀏覽、研讀或委派別人的方式來處理信息 想想這信息是否對(duì)別的項(xiàng)目或部門也有用,2.7.2. 整理資料（org

19、anize data） 把工作的信息分為“完工”、“進(jìn)行中”及“未開工”三類 用待辦檔（pending file）來存放暫沒空讀的信息 保持信息的時(shí)效，今天的新聞便是明天的歷史,2.7.3. 指定一位協(xié)調(diào)人（appoint a coordinator） 讓團(tuán)隊(duì)成員有一個(gè)信息聯(lián)絡(luò)中心，以避免多頭馬車,2. 項(xiàng)目的執(zhí)行,2.8. 溝通清晰（communicate clearly）,2.8.1. 分享知識(shí)（share knowledge） 檢查項(xiàng)目開始時(shí)的項(xiàng)目的關(guān)系人名單，想想誰需要什么信息？要用哪種格式？何時(shí)何處會(huì)需要？ 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)作知識(shí)管理（knowledge management）,2.8.2.

20、 傾聽別人的想法（listen to others） 您認(rèn)為我們可以如何來把本項(xiàng)目做得更好？ 對(duì)于您已完成的工作，您認(rèn)為有些什么改善的空間？ 客戶滿意我們的工作與進(jìn)度嗎？ 我們可有發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中有什么問題在發(fā)生的跡象？,2.8.3. 歡迎別人的建議（inviting feedback） 與團(tuán)隊(duì)成員作個(gè)別或小組的訪談，鼓勵(lì)大家實(shí)話實(shí)說 如果建議不可行，也要告知提案人理由為何,3.1追蹤進(jìn)度,3.2開會(huì)檢討,3.3解決問題,3.4適應(yīng)改變,3.5擴(kuò)大戰(zhàn)果,完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意,3. 項(xiàng)目的監(jiān)督,3.1. 追蹤進(jìn)度（track progress）,3.1.1. 有效監(jiān)督（monitor effec

21、tively） 經(jīng)常要核對(duì)實(shí)際狀況與原訂計(jì)劃的異，尤其要注意進(jìn)度與預(yù)算的掌握 對(duì)于任何計(jì)劃上的變更，都要仔細(xì)考慮出合理的理由與行動(dòng)計(jì)劃，以及對(duì)后續(xù)工作的影響,3.1.2. 善用報(bào)告（use reports） 要求團(tuán)隊(duì)成員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥顚憟?bào)告，并準(zhǔn)時(shí)繳交 報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目目前的狀況、從上次報(bào)告以后重要的成績(jī)，以及已發(fā)生或潛在的問題與機(jī)會(huì) 項(xiàng)目經(jīng)理需要匯整團(tuán)隊(duì)的報(bào)告，并定期向上報(bào)告,3.1.3. 監(jiān)督的時(shí)機(jī)（consider timing） 項(xiàng)目越大越復(fù)雜，監(jiān)督與回報(bào)的頻率要越高 項(xiàng)目中頭一次嘗試的工作，要特別加強(qiáng)監(jiān)督,3. 項(xiàng)目的監(jiān)督,3.2. 開會(huì)檢討（hold review meeting）,

22、3.2.1. 檢討會(huì)的計(jì)劃（plan a review） 定期會(huì)議：至少每月要召開一次正式的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)檢討會(huì)議 專題會(huì)議：在到達(dá)項(xiàng)目里程碑或特殊事件發(fā)生時(shí)召開 事先訂定檢討會(huì)的議程與所希望的目標(biāo)，不要為開會(huì)而開會(huì),3.2.2. 誰該與會(huì)？（select attendees） 這個(gè)人是否能在會(huì)議中提供有價(jià)值的貢獻(xiàn)？ 這個(gè)人如果不來參加，是否會(huì)影響會(huì)議順利地進(jìn)行？ 是否可以分梯次開會(huì)，不必每個(gè)人都得全程參與？,3.2.3. 領(lǐng)導(dǎo)檢討會(huì)的進(jìn)行（chair a review） 依照議程領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，保持大家都能專注在正在討論的議題 適時(shí)地整理會(huì)議中提出的問題與點(diǎn)子，并作出必要的決定 永遠(yuǎn)用鼓勵(lì)與肯定來正面地結(jié)束一個(gè)檢討會(huì),3. 項(xiàng)目的監(jiān)督,3.3. 解決問題（overcome problems）,3.3.1.有麻煩要盡早講（raise concerns） 小問題不處理可能會(huì)變成大危機(jī)，越早發(fā)掘問題越好解決 鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提出問題，并要求他們同時(shí)也考慮解決方案,3.3.2. 處理問題（deal with problems） 聆聽團(tuán)隊(duì)成員提出問題，并討論可能的影響 在了解問題全貌之前，不要就跳到解決方案 盡量由團(tuán)隊(duì)來決定解決方案，再共同討論出項(xiàng)目應(yīng)作的改變 找出造成問題的根源，永遠(yuǎn)避免問題的再次發(fā)生,3.3.3.