行政管理提升方案

1、行政管理提升方案*/*行政管理針對分公司近年來的逐步發(fā)展和物價(jià)的逐漸提高，分公司行政費(fèi)用也相應(yīng)地增加，造成了直接和間接成本的增加，目前分公司對行政費(fèi)用的監(jiān)控和管理還存在一些不足之處，必須通過完善流程和優(yōu)化管理模式，提高成本控制意識，做好節(jié)能減排工作，節(jié)約分公司的運(yùn)作成本，提高分公司運(yùn)作效率?，F(xiàn)提出分公司行政管理過程中存在的主要問題和具體提升方案：一、車輛管理：1、無完整的車輛信息檔案；2、油費(fèi)、過路費(fèi)、維修費(fèi)等費(fèi)用支出無控制程序（原來的控制辦法執(zhí)行不到位和不夠合理），費(fèi)用產(chǎn)生的登記不及時(shí)，難形成詳細(xì)的費(fèi)用和支出記錄；3、駕駛員管理規(guī)范不夠（個(gè)人形象、行車過程要求）；4、提前預(yù)約管理不足；5、無

2、派車標(biāo)準(zhǔn)。針對上述問題，建議采用以下具體管理措施：1、對公司現(xiàn)有車輛信息進(jìn)行詳細(xì)登記歸檔（登記內(nèi)容為：車輛購買日期、購買價(jià)格、購買廠家、購車發(fā)票復(fù)印件、購置稅發(fā)票、保險(xiǎn)單原件、行車證復(fù)印件、車輛備用鑰匙壹把等車輛相關(guān)證件）2、根據(jù)各車輛價(jià)位，技術(shù)參數(shù)、油耗等特點(diǎn)綜合情況分析，車輛使用頻率和使用范圍應(yīng)適當(dāng)調(diào)整：（例如：外出辦事路程、事情的重要性、客戶的重要性等給以考慮），分公司員工樹立正確用車意識，避免發(fā)生無車不出門，無車不辦事，因借調(diào)不到車輛，寧愿等一等，或是想辦法借調(diào)車輛才外出辦事，從而導(dǎo)致的工作效率降低。3、車輛費(fèi)用的產(chǎn)生（油費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)由專人負(fù)責(zé)嚴(yán)格登記，登記方式為：當(dāng)

3、日產(chǎn)生費(fèi)用，一個(gè)工作日內(nèi)必須登記，同步要登記車輛行駛里程數(shù)），費(fèi)用產(chǎn)生要結(jié)合出車登記記錄綜合分析。4、對公務(wù)用車按時(shí)進(jìn)行日常保養(yǎng)，注意車輛性能維護(hù)，嚴(yán)格篩選保養(yǎng)項(xiàng)目，控制維修保養(yǎng)成本；5、公務(wù)用車出行嚴(yán)格按照車輛外出審核流程辦理，用車須審核，出車須登記，登記內(nèi)容為：始發(fā)地、目的地、出行人員、辦事事宜、時(shí)間周期等相關(guān)內(nèi)容。二、行政管理：1、新增職能部門，行政管理職責(zé)劃分未明確；2、行政費(fèi)用預(yù)算不足，各部門年度計(jì)劃和目標(biāo)未細(xì)化明細(xì)并未上報(bào)；3、無人均行政辦公費(fèi)用管理概念。具體解決建議：1、對以往部門成立的費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對下一步新部門成立做預(yù)算依據(jù)。2、行政費(fèi)用的劃分和監(jiān)控，明確費(fèi)用監(jiān)

4、控責(zé)任人，費(fèi)用控制范圍的確定，提高全員成本控制意識，統(tǒng)計(jì)往年行政費(fèi)用總數(shù)，分析人均行政費(fèi)用基數(shù)，為成本預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。3、以財(cái)務(wù)費(fèi)用劃分為標(biāo)準(zhǔn)，明確行政費(fèi)用劃分標(biāo)準(zhǔn)和具體明細(xì)，請分公司各部門根據(jù)具體情況，對部門內(nèi)部行政費(fèi)用作出預(yù)算，經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后，分公司全員實(shí)行預(yù)算管理辦法，特殊要求經(jīng)總經(jīng)理審批以后方可實(shí)施。4、預(yù)算結(jié)合新增人員費(fèi)用進(jìn)行分析，估算出各部門人員增減情況可能產(chǎn)生的人均成本（包含日常辦公用品、固定資產(chǎn)、通訊費(fèi)用、車輛使用可能產(chǎn)生的費(fèi)用），根據(jù)各部門人員變動情況作出費(fèi)用預(yù)算。5、每個(gè)部門申購前做好計(jì)劃和預(yù)算，上報(bào)綜合部統(tǒng)一審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，按照部門預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行管理，超

5、出預(yù)算費(fèi)用則由部門自行承擔(dān)，或從下月預(yù)算中進(jìn)行扣除。6、對通訊費(fèi)用的監(jiān)控（固定電話和辦公寬帶費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)匯總登記造冊）；須有詳細(xì)使用部門、產(chǎn)生費(fèi)用的明細(xì)。三、辦公用品費(fèi)用控制和固定資產(chǎn)管理：1、明確日常辦公用品的范圍和申購流程和審批流程，制定完善的入庫和領(lǐng)用記錄，分析日常需求的常用項(xiàng)目和基本開支，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)；2、制定完善的資產(chǎn)管理制度，嚴(yán)格按照資產(chǎn)管理制度進(jìn)行實(shí)施和管理，對分公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，造冊，按個(gè)人和部門進(jìn)行區(qū)分和統(tǒng)計(jì)，并強(qiáng)化個(gè)人使用資產(chǎn)的規(guī)范化、責(zé)任感，除分公司資產(chǎn)管理專員以外，禁止分公司員工私自調(diào)換個(gè)人使用資產(chǎn)，每人擁有自己的個(gè)人資產(chǎn)表格，須負(fù)責(zé)個(gè)人資產(chǎn)的保管和使用維護(hù)；3、各

6、部門、各項(xiàng)目的行政管理人員需進(jìn)行培訓(xùn)，在申報(bào)流程嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)持節(jié)約使用、循環(huán)使用的原則，盡量精簡上報(bào)審批的物品，控制在制度允許范圍內(nèi)，特殊需求須經(jīng)總經(jīng)理審批。4、固定資產(chǎn)的申購須嚴(yán)格按照總公司資產(chǎn)申購流程進(jìn)行審批，審批通過后由總公司統(tǒng)一采購（特殊物品，須經(jīng)審核通過后，由實(shí)際使用部門自行購買，明細(xì)、發(fā)票提供給行政部登記造冊統(tǒng)計(jì)）；5、固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一上報(bào)分公司資產(chǎn)管理員并詳細(xì)說明基本情況，由資產(chǎn)管理員按維修申請流程進(jìn)行審批后，統(tǒng)一聯(lián)系維修廠家進(jìn)行維修；并且對資產(chǎn)維修的費(fèi)用、項(xiàng)目做詳細(xì)登記，結(jié)合考慮資產(chǎn)折舊、維修成本和購買新資產(chǎn)之間的權(quán)重；6、固定資產(chǎn)的報(bào)廢須嚴(yán)格按照資產(chǎn)報(bào)廢處理

7、流程，進(jìn)行逐級審批，方可進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)廢；7、定期對分公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，如發(fā)生資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，資產(chǎn)管理員須及時(shí)做出資產(chǎn)信息更新。大件、高價(jià)值部門共用固定資產(chǎn)，須指定相關(guān)責(zé)任人。四、檔案管理：分公司檔案管理的劃分（人事檔案、合同檔案、紅頭文件檔案）。1、細(xì)化檔案管理類別，所有檔案分公司都必須存原件一份，檔案信息按照檔案管理制度嚴(yán)格區(qū)分，查詢快捷、準(zhǔn)確。2、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內(nèi)容，便于檔案查詢；3、分公司檔案管理員要進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，如分公司檔案管理人員出現(xiàn)變更，要及時(shí)通知總公司檔案管理員，分公司的檔案管理方法應(yīng)和總公司的管理模式一致；4、分公司綜合部管理人員要對分公司檔案管理工作不定期（建議以

8、月度為周期）進(jìn)行抽查和指導(dǎo)，根據(jù)檔案管理的情況，給以檔案管理人員相關(guān)獎(jiǎng)懲（可在績效考核過程中體現(xiàn)）。5、檔案的保存和銷毀嚴(yán)格按照公司檔案管理制度相關(guān)規(guī)定實(shí)施。五、印章和證照管理：1、所有分公司的證照原件由分公司檔案管理員統(tǒng)一保管，并制作目錄，對于時(shí)效性證照，必須于時(shí)效期限兩個(gè)月前告之證照變更辦理人員，及時(shí)辦理變更；2、分公司其他部門如需要使用證照原件時(shí)，遞交使用申請表格。經(jīng)分公司總經(jīng)理審核通過以后方可從分公司借出使用。3、分公司印章管理（包含分公司公章和負(fù)責(zé)人印鑒）統(tǒng)一由分公司綜合部經(jīng)理保管；4、分公司印鑒的使用須嚴(yán)格經(jīng)過分公司的審核程序，審核通過后方可使用分公司印鑒。5、分公司印鑒的借出，須

9、經(jīng)過總經(jīng)理審批方能借出，且保證有分公司兩名以上成員在場，分公司印鑒借出不能超過半個(gè)工作日，必須當(dāng)日歸還，如遇特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理審批。六、OA系統(tǒng)實(shí)施：1、分公司OA系統(tǒng)的實(shí)施目的是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理和無紙化辦公，能更好地實(shí)現(xiàn)綠色、經(jīng)濟(jì)辦公，節(jié)約公司運(yùn)作成本，所以在OA系統(tǒng)調(diào)研過程中需要各個(gè)部門積極配合，并深入思考本崗位、本部門崗位操作過程中的管理重點(diǎn)工作和流程，這樣才能在系統(tǒng)中得到有效實(shí)施，提高工作效率。2、OA系統(tǒng)中需要的硬件支持須保證系統(tǒng)運(yùn)作的穩(wěn)定、安全，保證信息保存的安全性。3、OA系統(tǒng)正式實(shí)施以后，應(yīng)及時(shí)（一周內(nèi)）培訓(xùn)，使全員能夠及時(shí)、熟練操作，改變以往工作方式，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理；4、OA系統(tǒng)實(shí)施以后分公司信息化管理專員須綜合分析分公司基本軟件的版本信息，應(yīng)統(tǒng)一分公司內(nèi)部軟件使用版本，以避免因電腦配置、系統(tǒng)不同而出現(xiàn)的兼容性問題；5、規(guī)范分公司成員網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境，避免個(gè)人電腦出現(xiàn)病毒攻擊系統(tǒng)而出現(xiàn)影響后臺運(yùn)作。6、為維護(hù)數(shù)據(jù)安全，分公司要購買防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)監(jiān)控等相關(guān)安全軟硬件設(shè)施。以上針對行政管理工作的管理方法的提升主要