從采購管理做來降低成本(ppt 65頁).ppt

1、VMTA,請多指教,從采購作業(yè)來談降低成本,1.成本結構 2.采購作業(yè)流程 3.從內稽內控看采購 4.從采購作業(yè)來談降低成本.,從采購作業(yè)來談降低成本 - 主題4,成本制度建立的步驟8,(一)確定生產流程 (二)確定采用分批或分步成本 (三)確定成本 責任 中心 (四)產品分類 (五)產量統(tǒng)計 (六)用料統(tǒng)計 (七)人工統(tǒng)計 (八)制造費用統(tǒng)計.,成本標準的設定,1.標準的定義: 在最理想的作業(yè)情況下, 所設定之最經濟、最高效率下的最低成本。 2.成本標準應按成本要素材料、人工及制造費用三類分別訂定。,制造成本三要素,(一)直接原料成本 (二)直接人工成本 (三)制造費用成本,制造成本比例,(

2、一)直接原料成本 (二)直接人工成本 (三)制造費用成本,65%,15%,25%,成本差異發(fā)生原因之追查7,1.材料用量差異原因 2.材料價格差異 3.人工工作時間差異 4.工資率差異 5.制造費用預算差異:系實際費用與實際工作時間下與標準費用間的差異。 6.制造費用能量差異:系由于生產設備未能充分利用引起。 7.制造費用效率差異: 系由于工作時間不符標準所引起, 與直接人工成正比, 故其差異原因同人工工作時間差異。.,直接原料成本,降低庫存 減少浪費及報廢 降低進料價格.,流程圖,采購管理作業(yè)范圍,企業(yè)使用之材料請購、采購有關之作業(yè)、采購方式之設訂、作業(yè)方法、供應廠商選定、 調查/評鑒/考核

3、、采購記錄、詢價、議價、訂購、進度控制等。,供應廠商的選定與撤銷和資料建立4-1,(一)供應廠商資料來源大致可從電話簿、工廠名錄、報章雜志、工會名冊中查得, 必要時也可從外貿協(xié)會或其它相關機構中洽詢。 (二)各項材料設定之供應廠商至少應有三家(特殊狀況如獨家供應或總代理除外)之資料, 采購部門登載于供應廠商資料卡, 經采購部經理核準后列入詢購對象。,供應廠商的選定與撤銷和資料建立4-2,(三)內購供貨商之選定, 由采購人員會同生管 品管 技術部門人員實地了解廠商生產設備制程、產能、品質水準、品管情形, 填報協(xié)立廠商設定評核表, 經篩選后, 呈（并附供應廠商資料卡）總經理核準后列入采購對象。 (

4、四)已設定之供應廠商, 因交貨品質不良、交期無法配合需要、停止營業(yè)或由復查廠商作業(yè)中發(fā)現(xiàn)重大異常等因素, 應予撤銷, 由采購人員以簽呈記明具體異常原因呈總經理核準后撤銷設定。,商業(yè)談判,在商業(yè)談判上要獲得最佳結果，最有效的策略并非強硬的態(tài)度，而是要求對方提出更好的條件。,談判技巧14-1,1.帶一點瘋狂酌量情勢； 2.高目標達成要求； 3.裝得小氣一點讓步要慢； 4.不以大權在握的口吻進行談判；,談判技巧14-2,5.不要輕易亮出底牌； 6.運用競爭的力量； 7.伺機喊暫停； 8.當心快速成交談判進行太快；,談判技巧14-3,9.出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟； 10.兵臨城下的大膽做法

5、，進行相逼； 11.柔性哀情戰(zhàn)略； 12.積砂成塔，小利也是利；,談判技巧14-4,13.要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你 的新構想； 14.不要逼對方走投無路，總要留點余地；,談判規(guī)則,談判規(guī)則沒有哪一方是失敗者，雙方都是勝利者。 非追求數(shù)學最小公倍數(shù) ；而是最大公約數(shù)。,部門請購來源如下: 1.來自客戶訂單RUN MRP 2.來自銷售計劃RUN MRP 3.來自計劃性用料預先核算 4.來自研發(fā)試產RUN MRP 5.來自受托加工RUN MRP,請購作業(yè) 提出需求 10-1,請購作業(yè) 提出需求 10-2,部門請購來源如下: 6.來自批號備料結轉請購單 7.來自不足材料資料維護 8.來自

6、不足成品(半成品)維護 9.來自安全存量結轉請購單 10.自行Key-In請購單,控制重點,1.物管人員是否依業(yè)務產銷計劃，確實擬定生產企劃表，有無遺漏，所計算之需求數(shù)量是否正確。 2.訂購單是否經權限主管核準，修改時亦同。 3.供貨商之回復結果，是否經物管人員確認無誤。 4.業(yè)務需求變化時，是否立即將結果反應于生產企劃表與量產計劃表與相關部門。 5.供貨商因故無法準時交貨，生企部門有否將結果反應業(yè)務部門，進行協(xié)調。,依據(jù)資料,供應廠商調查/評鑒/考核表 生產企劃表 量產計劃表 請購單 采購單,檢查庫存,一、作業(yè)程序 采購前應先檢查請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有無庫存品或替代品可替代。 二、控制

7、重點 是否有相同之庫存品未查覺而重購材料造成存貨呆滯。,一般性請購,一、作業(yè)程序 非材料生產為工程用料、零配件、機器設備、個人計算機軟硬件等請購，應為各部門提出申請，并依申請之品名數(shù)量，相關計算機請購須會簽IT部門，才能進行請購。,一般性請購,二、控制重點 1.一般性請購須權責主管核準，是否須會簽相關部門再進行采購。 2.是否定期檢討請購單有無延遲采購情形，請購數(shù)量應符合經濟采購量要求。 3.緊急采購是否經常發(fā)生，事后有無補開請購單，并應追究其發(fā)生原因是否合理。,采購作業(yè)查詢供貨商資料2-1,一、作業(yè)程序 1.材料采購：調閱過去供貨商與采購作業(yè)，并確認記錄是否更新與最正確價格。 2.一般性采購

8、： (1)調閱供貨商資料，了解過去采購及詢價記錄。 (2)進行詢價與議價。 3.重要采購合約簽訂前須經法律專家同意對公司無不良之影響。,采購作業(yè)查詢供貨商資料 2-2,二、 控制重點 1.材料采購：承辦人員備妥資料及預擬訂購廠商數(shù)量、型號須經主管核準，并確認資料是否完整，供應、數(shù)量、價格是否考慮周詳。 2. 一般性采購： (1)無采購記錄或有二家以上不同報價是否須征詢公司相關單位。 (2)請購之數(shù)量、金額是否有權責主管核準。 3.是否建立可完全配合之協(xié)力廠商。,采購方式,一、作業(yè)程序 依材料管理辦法，決定應用下列何種方式購買： 1.訪價： 金額較小，不需書面比價，但仍以訪價方式向最低價廠商購買

9、。 2.議價、 比價：依議價、比價程序辦理，并召開議價會議。 二、控制重點 1.依議價、比價辦法辦理，于召開議價會議時，應有會計或稽核人員在場。,決定訂購事項,一、作業(yè)程序 1.由承辦人員備妥資料及預擬訂購廠商數(shù)量、辦法等經主管核準后采購。 二、控制重點 1.查詢供貨商記錄是否詳實。 2.價格資料收集是否完整。 3.預擬訂購廠商數(shù)量及價格考慮是否周詳。,更新記錄,一、作業(yè)程序 1. 將不同購買方式之訂購及詢價資料鍵入供貨商資料中。 二、控制重點 1.請購單是否確實經核準。 2.采購人員應建立完整之采購及廠商資料。 3.常備物品則在合約期限終止前，可先詢價。 4.新料品之詢價對象以現(xiàn)有供應廠商為

10、優(yōu)先考慮。 5.為便于管理，應建立可完全配合之協(xié)力廠商。,進口作業(yè),需結匯者 申請信用狀 準備提貨 結匯還款 提貨 記帳,需結匯者,一、作業(yè)程序 1.由采購單位計算結匯所需金額，并將所需金額申請表及各類憑證一并送交主管人員核準。 2.預付外購款依訂單號碼或L/C號碼逐案控制。 二、控制重點 1.預付費用入帳、轉銷、收回及調整時所應附之原始憑證是否經核準、內容是否合理。 2.應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證，核對無誤后始簽付支票。 3.己付款原憑證是否蓋付訖章，付款憑單是否有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事發(fā)生。,申請信用狀,一、作業(yè)程序6-1 1.準備相關文件向銀行申請開立信用狀。 2

11、.銷售者須提供PROFORMA INVOICE。 3.依采購條件，是否有進口保險單。 4.開發(fā)信用狀應避免下列條款： (1)開立保兌(CONFIRM)信用狀。 (2)押匯手續(xù)由買方負擔。 (3)可裝運于甲板板上。 (4)信用狀可轉讓。 (5)指定開狀銀行或押匯銀行。 (6)可憑倉庫收據(jù)(尚未裝船)押匯等。,申請信用狀,一、作業(yè)程序6-2 5.應以采購要求及銀行合約開立信用狀。 6.上述手續(xù)無誤且無超過銀行之授信額度等。,準備提貨2-1,一、作業(yè)程序 1.進出口于接獲預定到港通知后，通知報關行。 2.進出口接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預先安排人員搬運人員及存置位置。 3.財務單位于知悉預定結匯還

12、款日后，安排調度各項財務資源，準備結匯。,準備提貨 2-2,二、控制重點 1.提貨時物品若有損壞或短少，有無立刻請公證機構公證。 2.倉庫、財務、會計或采購單位彼此聯(lián)系是否良好。,結匯還款,一、作業(yè)程序 1.檢核利息計算是否正確。 2.結匯費用是否依銀行之收費標準。 二、控制重點 1.是否有結匯費用不符規(guī)定者或金額不符之情形。 2. 浮動匯率發(fā)生溢繳時，余款是否辦妥繳還。,提貨,一、作業(yè)程序及控制重點 1.每一項費用是否有合理憑證；額外項目應查核原因是否合理。 2.核算各項計算方式是否合理，計算起迄日期是否正確。 3.實收數(shù)量少于裝運數(shù)量，注意有無辦理索賠；實收數(shù)量少于公證數(shù)量時，有無向貨運公

13、司提出索賠。 4.應將同一進口采購案之有關原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。,記帳,一、作業(yè)程序 1.請款條件審核無誤后，制作傳票記入臺帳。 2.傳票及有關憑證交由出納開立支票；支票經簽章后交由負責人申請開立信用狀。 二、控制重點 1.原始文件、憑證、合約核證無誤后始簽付支票。 2.預付帳款(本國幣部份)之支付應規(guī)定以支票;美金部份應以電匯或美金支票為主要支付方式，但受款人必須以訂單上之出售人為限。 3.支付傳票是否有領款人簽章。,驗收作業(yè)廠商交貨,一、作業(yè)程序 廠商于交貨日備妥送貨資料、發(fā)票于指定地點交貨。,點收,一、作業(yè)程序 1.卸貨完畢后，倉儲人員應依過秤單核對其重量或依計數(shù)方式核對數(shù)

14、量。 2.點收無誤后，應將收貨資料鍵入計算機。,檢驗,一、作業(yè)程序 1.收料后，倉運人員通知檢驗部門辦理檢驗，非生產性材料應通知使用部門檢驗。 2.材料檢驗規(guī)范應包括：取樣樣品數(shù)、依材料使用性質之重要性列出檢驗項目、各檢驗項目之品質標準及可接受范圍。 3.檢驗稍形加以說明，做為收用與否之參考。 二、控制重點 1.貨品依性質決定是否需檢驗。 2.需經試車驗收者依合約書行之。,入庫記錄,一、作業(yè)程序 檢驗合格時，檢驗部門應將檢驗結果鍵入計算機，并由倉儲辦理入庫。,請款,一、作業(yè)程序 1.檢驗合格時，檢驗部門應將檢驗結果通知倉儲。倉儲應將驗收單、發(fā)票等轉送采購部門辦理請款。 二、控制重點 1.如屬分

15、批收料時，儲運人員應在訂購單上注明分批收料日期、數(shù)量。 2.發(fā)票之品名、規(guī)格、數(shù)量、金額與送貨單及驗收單及訂單應相符。 3.非原料性驗收時應會同請購部門及相關部門辦理。,索賠,一、作業(yè)程序 若檢驗不合格，則依規(guī)定辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。 二、控制重點 自國外購進之貨品抵港時，若數(shù)量不符或有損壞事項，應請公證行出具證明以辦理索賠。,與合約不符作業(yè),一、控制重點7-1 1.各項違約是否依規(guī)定處理。 2.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，則其交貨日期應以調換補送到達日期為準。 3.非因人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，是否事后立即檢具之認可證件。 4.申請延期交貨，其原合約有保證人者，是否征

16、得保證人之同意。,與合約不符作業(yè),一、控制重點7-2 5.依事實不能依購合約所訂裁決者，其違約案件，是否經適當批準。 6.所交貨品之品質、規(guī)格與合約不符，但可使用者，如因急需勉予驗收使用，應經權責主管事前認可，按規(guī)定扣款或減價處理。 7.如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司相關主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。,付款作業(yè),請款 核對 入帳 開立支票 蓋印 領款,請款2,一、作業(yè)程序 1.倉儲部門于辦理收料手續(xù)完妥并經驗收合格后，應將驗收單及發(fā)票轉送采購部門請款。 2.采購部門收到倉儲轉來之請款憑證，查核無誤后，即按付款之條件填妥支出憑證黏存單，經主管簽核后轉會計部

17、門審核。,請款2,二、控制重點 1.國內采購案是否于辦妥驗收手續(xù)后，檢齊憑證申請付款。 2.付款時，是否經過事前審核，審核條件相符后，方簽付入帳。 3. 對交貨延期罰款及品質不良扣款之列計，是否經詳細核對，確認合理。,核對,一、作業(yè)程序 會計部門經上述審核程序后，若有不合規(guī)定或異常之情事者，應反應之。 二、控制重點 依會計事務處理辦法處理,入帳2-1,一、作業(yè)程序 1.請款程序無誤后，制作傳票。 2.于每月固定日期整理貨款單據(jù)交由出納開立支票。,入帳2-2,二、控制重點 1.確定有關核準付款之內部控制是否執(zhí)行良善。 2.是否定期復核應付帳款明細表之沖銷情形，如有已屆支付期限而未付款或性質不明者

18、，應追查其原因。 3.應付帳款如有借方余額時，應予追查其原因。 4.應付帳款之支付應規(guī)定以支票。 5.是否定期調節(jié)應付帳款明細帳與總帳。 6. 月底結帳前進貨待驗或正進行驗收中，帳入暫估應付款者，應密切注意期后沖帳情形。,開立支票,一、作業(yè)程序 1.出納收到支出傳票后應注意其支付程序是否齊全。 2.支票送蓋印鑒章時，應在支出傳票上注明銀行帳戶、支票號碼及日期。 3.支票之到期日應配合付款條件。,蓋印,一、作業(yè)程序 1.將填妥支票送權限主管審核后交印鑒保管人員蓋章。 2.需先審核各項憑證是否經主管簽核，始可蓋章。,領款2-1,一、作業(yè)程序 1.付款之時間出納部門可視作業(yè)情況而排之，其方式有：掛號郵寄、定期(每個月之10、20等)、隨時。,領款2-2,二、控制重點 1.支付傳票是否有領款人簽章，原始憑證上應蓋付訖章，以免重復付款或冒領情事發(fā)生。 2.查閱是否有已收料，并經檢驗合格之貨品尚未入帳者 3.核對年度終了日后至查核日止，應付帳款之償付情形。 4.出納付款時，應核對支付憑證之金額是否與支票上之金額相同。 5.交貨期罰款及品質不良罰扣之列計，須經過詳細核對，確認合理。 6.領款日期與列帳日期相距很久者，應查明原因。,材料價格差異16-1,(1).市價變動。 (2).進料數(shù)量不按標準采購量辦理。 (3).達最低存量時, 未及請購, 致以緊急方式采購