采購與外協(xié)管理(6個文檔)6.ppt

1、1,VMTA,健峰管理技術(shù)研修中心林甘霖,采購與協(xié)力廠商管理,2,前言,一個企業(yè)無法百分百的材料都自己生產(chǎn)因而必須通過交易行為使企業(yè)達(dá)到目的與需求因此采購與供應(yīng)商的相互關(guān)系即形成不可分割的親密關(guān)系然而每個公司多少都會抱怨供應(yīng)商配合度質(zhì)量成本從不檢討自己只怪供應(yīng)商而供應(yīng)商做不到也不會反應(yīng)也是怪他人所以一個企業(yè)就在你抱怨我抱怨中有人成長有人關(guān)門因此今天我們一起來探討采購與供應(yīng)商的管理如何才能達(dá)到雙贏。,3,采購的天職,滿足生產(chǎn)單位的需求 降低成本 制造業(yè)采購最大的壓力 斷料、缺貨、使生產(chǎn)單位產(chǎn)能停擺。 當(dāng)“采購”這份工作要把斷料、缺貨當(dāng)作是奇恥大辱。. 并要有舍我其為的精神。,4,采購三大流程,請

2、購訂單驗收 采購工作是技術(shù)也是藝術(shù)。 采購者的敵人是“供應(yīng)商”，但對供應(yīng)商不可懷有敵意，但要有敵情。 要給供應(yīng)商“一線生機，機會無窮”。 不要讓供應(yīng)商有“陪標(biāo)”的感覺。,5,采購的三把刷子,說”理”的技巧 勸之于情”爭取人家的同情,并取得信任 繩之于法.,6,一身為采購人員您知道下列這三個數(shù)字嗎?,A910 B955 C982 二在企業(yè)里采購部門的重要,有那些因素呢? 1. 物料成本最少占總成本的50%以上而這些費用金額都由采購部門負(fù)責(zé)購入，所以物料或設(shè)備無法以合理的價格購入時那么會影響公司的經(jīng)營如果所購得的價格過高那么會直接影響到銷售與利潤,進而影響到市場反之購的單價偏低其材料品質(zhì)過差會影響

3、到市場的竟?fàn)幧踔猎斐晒娟P(guān)門倒閉。,7,2.采購的周轉(zhuǎn)率高那么資金的使用效率也可以提高所以合理的采購數(shù)量及適當(dāng)?shù)牟少彆r機可避免生產(chǎn)車間停工待料且又能降低庫存并減少資金的積壓. 周轉(zhuǎn)率計算.ppt 周轉(zhuǎn)率例子.doc 3.采購要每天從報章雜志上取得最新材料價格信息隨時掌控物料單價免除材料升或降都不知而造成公司的損失. 4.采購在收集市場信息不是只有單價也要一并收集公司昂貴的材料是否可以替代來降低成本并提升品質(zhì)與確保交期.,8,5.采購部門所得到和任何信息,都應(yīng)資源共享讓公司的成本可以隨時降低促使公司業(yè)績成長. 6.采購部門在與供應(yīng)商談判單價或任何條件都必須站在公司的立場談判并要知彼知已才能百戰(zhàn)百

4、勝所以要談判時要沙盤推演做好準(zhǔn)備才能滿載而歸。 7.在交期成本質(zhì)量上的運用須用任何技巧與智慧才能達(dá)到目的并使雙方面共識進而達(dá)到雙贏才是上上策.,9,三采購的含義,狹義的采購(purchase)系指限于以”購買”(buying)的方式由買方支付對等的代價向賣方換取物品的行為過程亦即所謂的”一手交錢一手交貨”或”銀貨兩訖”。換句話說在狹義的解釋之下買方交”銀錢”轉(zhuǎn)讓給”賣方”而賣方將”貨品”轉(zhuǎn)移給”買方”在買賣雙方的交易過程中一定會發(fā)生”所有權(quán)”(ownership)的轉(zhuǎn)移及占有。,10,廣義的采購 租賃即一方以支付租金的方式取得他人物品 的使用權(quán)。 借貸即一方以無需支付任何代價的方式取得 他人物

5、品的使用權(quán)。 交換在貨幣經(jīng)濟尚未興起之前人類之間的交 易行為多以“交換”(barer)方式來進行 ，所以交換應(yīng)該是最古老的采購?fù)緩健?征收這是政府以有償或無償?shù)姆绞饺〉妹耖g物 品的使用權(quán)或所有權(quán)。,11,四采購的范圍,所謂采購的范圍指采購的對象或標(biāo)的含蓋了所有的物品及勞務(wù)。 物品指原料物料機具及設(shè)備模具事務(wù)用品等.。 勞務(wù)是指技朮服務(wù)(售前售后專業(yè)服務(wù))工程發(fā)包.。,12,五、采購的組織結(jié)構(gòu)與職能,1.采購的組織要明確并要把職能規(guī)范說明清楚. 2.采購主管主辦助理等工作內(nèi)容要明確規(guī)范. 3.采購部門所有人員應(yīng)具備采購相關(guān)知識以及要反應(yīng)快與成本的概念等所以不是每位人員都可以當(dāng)采購故要規(guī)范該部門人

6、員的基本條件才不會造成部門與公司的傷害.,13,4.采購組織(參考)圖,采購經(jīng)理,原 材 類,經(jīng)理助理,五 金 類,包 材 類,塑 膠 類,采購課長,14,六采購作業(yè)流程,采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購案件”開始進行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先就采購內(nèi)容，查閱“廠商資料” 、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，擬定議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。,15,采購程序：,一、接件分發(fā)： 請購單各欄填寫是否清楚 接分配原則分派請購案件 急件優(yōu)先分派辦理 無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知請購部門 撤銷請購單應(yīng)先送辦理,16,二、詢價 交貨期無法

7、配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門。 充分了解請購材料的品名、規(guī)格。 急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理。 向廠商詳細(xì)說明品名，規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法。 同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價。 有否其他較有利的代用品或?qū)蛊贰?17,三、比價與議價： 廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)。 是否是殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商 其他經(jīng)銷商價格是否較低 經(jīng)成本分析后，沒定議價目標(biāo) 是否有必要向廠商索取型錄比較 價格上漲下跌有何因素 是否有必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購 規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標(biāo),18,四、呈核： 請購單上應(yīng)詳細(xì)注明與廠商議定的買價條件。 買賣慣例需超交

8、者應(yīng)注明。 現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因。 按核決權(quán)限呈核。,19,五、訂購： 開立訂購單時需依據(jù)呈核的相關(guān)請購單條件開立。 要選擇供應(yīng)商時必須依據(jù)所確定的最優(yōu)惠價格之廠商為優(yōu)先。 開立完成后的訂購單呈部門主管批示完成才可以傳真或mail給相關(guān)供應(yīng)商。 所開立的訂購單依規(guī)定送給相關(guān)部門做收料、付款等依據(jù)。,20,六、催交： 約交日期前應(yīng)確認(rèn)交貨期。 無法于約交日期交貨時，聯(lián)絡(luò)請購部門列入交貨期異?？刂票韮?nèi)催辦。 已逾約交貨日期尚未到貨者催交。,21,七、整理付款： 發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符。 發(fā)票金額與請購單價格是相符。 有否預(yù)付款或暫借款應(yīng)處理。 是否需要扣款。 需要辦退稅的請購單

9、轉(zhuǎn)告退稅部門。 需要請購單、采購單（要第一聯(lián)的）、檢收單、送貨單、發(fā)票等。,22,七采購預(yù)算與數(shù)量管理,一、采購預(yù)算（Purchasing Budget)： 預(yù)算：系將計劃或活動以金額來表示之，傳統(tǒng)上對采購預(yù)算之編制，系將“本期應(yīng)購數(shù)量”（訂購數(shù)量）乘以各該物料的購人單價；或按照物料需求計劃（）的請購數(shù)量乘以標(biāo)準(zhǔn)成本，即可獲得采購金額（預(yù)算）,23,物料預(yù)算可分為三類： 1、以時間分類：年度預(yù)算 月份預(yù)算 專案預(yù)算 2、以用料性質(zhì)分類：資本用料預(yù)算 營業(yè)用料預(yù)算 3、以功能分類：用料預(yù)算 購料預(yù)算：采購數(shù)量的預(yù)算 采購財務(wù)的預(yù)算,24,二、數(shù)量管理,采購數(shù)量的確定，是由企業(yè)生產(chǎn)計劃、庫存計劃、

10、財務(wù)計劃等綜合決定的。,25,八、供應(yīng)商管理,1.采購部門的組織結(jié)構(gòu)職能都完成后接著要找尋供應(yīng)商而好的供應(yīng)商是公司的好伙伴不好的供應(yīng)商是公司的要害所以要如何要選對供應(yīng)商是重要的工作. 2.我們選擇供應(yīng)商有什么重要的意義 供應(yīng)商對公司對采購工作者是一項非常重要的工作它有如“女人嫁錯郎男人入錯行”一但嫁錯一輩子叫苦連天一但入錯行一生事業(yè)暗淡無光相同的供應(yīng)商選對平步青云可以大展鴻圖選擇錯供應(yīng)商即叫苦連天所以我們選擇供應(yīng)商的重要意義.,26,供應(yīng)商供應(yīng)物料的順暢才不會造成停工待料 進料品質(zhì)的穩(wěn)定:才可以提高成品的品質(zhì)與交期以及市場的 競爭力。 交貨數(shù)量的符合才不會造成公司尾數(shù)與短裝 交期的準(zhǔn)確可以保障

11、公司對客戶的承諾 合理的成本:可提高產(chǎn)品的竟?fàn)幜?各項工作的協(xié)調(diào)可使雙方配合工作順利,27,3.一個好的供應(yīng)商應(yīng)包括哪幾項主體? 好的供應(yīng)商應(yīng)有下列幾項主體 優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人:企業(yè)才能穩(wěn)定成長 高素質(zhì)的管理干部:企業(yè)才會有效率與活力 穩(wěn)定的員工群體:才有良好的品質(zhì) 良好的機器設(shè)備:品質(zhì)更可以保正 良好技朮:才能使產(chǎn)品品質(zhì)更有保障與成本降低 良好的管理制度:才會激勵員工士氣 良好的互動:可以使雙方更緊密的配合,28,4.尋找和評估供應(yīng)商 4.1. 為提升公司生產(chǎn)效率和減少停工待料 采購部必須以實際需要尋求供應(yīng)商。 4.2.采購部在尋找供應(yīng)商中必須要了解該公司的設(shè)備制造能力配合度等。 4.3.當(dāng)采

12、購確定新的供應(yīng)商可以與公司配合后必須會同品質(zhì)部技朮部等相關(guān)部門主管作該廠商的評鑒。,29,4.4.該廠商評鑒中必須依據(jù)公司進行考核經(jīng)相關(guān)主管判定合格或不合格。 供應(yīng)商工廠評審考查表（案例） 4.5.供應(yīng)商判定不合格者給予通知限期改善不合格項目改善后通知重新評審要求收到評審要求后另行約定時間重審. 4.6.判定合格的供應(yīng)商采購部列入合格供應(yīng)商名錄下單開始列入供應(yīng)商管理辦法。 4.7.采購部必須隨時尋求新的供應(yīng)商以利于公司的運作以降低公司的成本。（供應(yīng)商問卷調(diào)查）,30,4.8.供應(yīng)商評估主要有哪些控制要點 a. 供應(yīng)商的選擇條件 b. 供應(yīng)商的品質(zhì)保證能力 C. 供應(yīng)商的樣品品質(zhì)鑒定 d. 供應(yīng)

13、商評估內(nèi)容及步驟的確定 e. 供應(yīng)商評估結(jié)論的審核與批準(zhǔn) f. 合格供應(yīng)商的批準(zhǔn) g. 合格供應(yīng)商檔案的建立 h. 合格供應(yīng)商的供貨情況并要定期監(jiān)督與考核 i. 根據(jù)供應(yīng)商定期考核情況進行優(yōu)勝劣汰或輔導(dǎo) j. 監(jiān)督以及發(fā)現(xiàn)問題的處置,31,4.9. 供應(yīng)商的控制方法主要有哪些 a. 駐廠 b. 定期或不定期到工廠進行檢查 c. 設(shè)監(jiān)督點對特殊的工序進行檢查 d. 要求供應(yīng)商及時報告生產(chǎn)狀況 f. 組織管理技朮人員對供應(yīng)商進行輔導(dǎo) g. 進料檢查 h. 要供應(yīng)商提供生產(chǎn)日報表與檢驗日報表 在5分鐘內(nèi)傳真到采購部.,32,5供應(yīng)商管理辦法 5.1.供應(yīng)商必須依公司下達(dá)的采購任務(wù)保質(zhì)保量準(zhǔn)時的送貨.

14、 5.2.供應(yīng)商的績效考核評分. 5.3.供應(yīng)商每滿一年必須重新評審一次不合格者經(jīng)限期修改合格后依然可與配合重審不合格者終止合作。 5.4.經(jīng)評審合格的供應(yīng)商必須先行打樣確認(rèn)合格后才能正式成為供應(yīng)商。,33,5.5.供應(yīng)商提供樣品確認(rèn)合格后必須有正式的報價單提供采購部參考。 5.6.供應(yīng)商的考核交期占30%品質(zhì)占40%成本占15%配合度占15%。 5.7.供應(yīng)商每月的考核由品質(zhì)部負(fù)責(zé)評估成本由采購部評估。,34,6.報價比價議價 6.1. 新品(舊品)材料配件都須經(jīng)過供應(yīng)商的報價后再議價。 6.2. 任何報價都須三家供應(yīng)商以上才不會吃虧. 6.3. 每家供應(yīng)商報價單上應(yīng)要求成本分析未能分析者我

15、們必須給予說明爾后可依照我們的思路完成那么應(yīng)給予單價與質(zhì)量雙方都能有保障與共識. 6.4. 當(dāng)各供應(yīng)商報價采購部必須進行比價議價.,35,6.5. 要比價議價除了采購人員要備具對產(chǎn)品的市場行情與加工過程的精確否則要議價談判成功是有困難的. 6.6. 所以在議價中采購人員無法達(dá)到指定目標(biāo)或者已達(dá)標(biāo)但還有空間可以用緩兵之計請示上級再確定或先把信息帶回給主管老板請示后再給信息相信對我們較有保障. 6.7. 但有些供應(yīng)的材料必須在談判議價中必須立即談妥并簽名的,才不會夜長夢多這種狀況的事項必須要胸有成竹與高度的自信才會成功.,36,6.8. 在議價談判中的技巧有那些 以下提供參考 6.8.1.帶一點瘋

16、狂酌量情勢； 6.8.2. 高目標(biāo)達(dá)成要求； 6.8.3. 裝得小氣一點讓步要慢； 6.8.4. 不以大權(quán)在握的口吻進行談判； 6.8.5. 不要輕易亮出底牌； 6.8.6. 運用競爭的力量；,37,6.8.7. 伺機喊暫停； 6.8.8. 當(dāng)心快速成交談判進行太快； 6.8.9. 出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟； 6.8.10. 兵臨城下的大膽做法，進行相逼； 6.8.11. 柔性哀情戰(zhàn)略； 6.8.12. 積砂成塔，小利也是利；,38,6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你的新構(gòu)想； 6.8.14. 不要逼對方走投無路，總要留點余地； 6.8.15. 到供應(yīng)商要降價不

17、要立即說降價的事 6.8.16.大幅的降價最好到供應(yīng)商公司去不要請他到自己公司才是上上策除非不得已. 6.8.17.要降價時男老板由女采購員先上陣?yán)习迥镉赡胁少弳T上陣 6.8.18. 不能王見王 6.8.19. 要有退一步進二步的談判技巧.,39,7. 供應(yīng)商確認(rèn)為合格后還要那些事項,7.1. 應(yīng)給予圖紙或現(xiàn)階樣品做打樣確認(rèn). 7.2. 再確認(rèn)評估是否真正有實力有能力可承做公司質(zhì)量要求. 7.3. 確認(rèn)打樣答應(yīng)的時間是否準(zhǔn)時. 7.4. 打樣送來的物件必須經(jīng)技朮部質(zhì)量部確認(rèn)合格后即為是合格的供應(yīng)商.,40,四. 采購控制,1.采購要求有那些原則? 1.1. 適價大量使用與少量使用長期使用與短期

18、的價格往往有差別所以一個合適的價格有下列步驟 a. 多方面詢價 b. 比價 c. 自行估價 d. 議價 1.2. 適時在訂購與采購計劃中要恰到好處采購過早會增加資金積壓與場地的浪費過慢造成停工待料所以適時的采購進料可以使生產(chǎn)銷售順暢又可以提高市場競爭力與節(jié)約成本.,41,1.3. 適質(zhì)采購材料的成本是直接的一般老板都非常重視而品質(zhì)成本是間接的這是一般老板所忽略的俗話說 “價廉物美”才是最佳的選擇所以偏重任何一方都會增加成本. 1.4. 適量采購量多價格便宜但不是量大就好必須考慮資金場地以及周轉(zhuǎn)率及成本所以物料需求計劃采購必須以最經(jīng)濟的采購量. 1.5. 適地供應(yīng)商要在公司附近因為這樣降低運費與

19、配合度高如果無法在公司附近必須與5公里劃圓以此類推才是上上策,42,2. 采購有哪些方法 2.1. 采購地區(qū)分類 a. 國內(nèi)采購 b. 國外采購 2.2. 按采購方式可分為 a. 直接采購直接向物料生產(chǎn)廠商進行采購 b. 委托采購由代理商或貿(mào)易商采購 c. 調(diào)撥采購由幾個分廠將過剩物料進行調(diào) 撥或支援采購 2.3. 按采購政策可分為 a. 集中采購由供應(yīng)部統(tǒng)一采購 b. 分散采購由各分廠自行采購,43,2.4. 按采購性質(zhì)可分為 a. 公開采購 b. 秘密采購 c. 大量采購 d. 零星采購 e. 特殊采購 f. 普通采購 g. 正常性采購 h. 投機性采購 i. 計劃性采購 j. 市場性采購

20、,44,2.5 按采購時間分為 a. 長期固定性采購 b. 非固定性采購 c. 計劃性采購 d. 緊急采購 e. 預(yù)定采購 f. 現(xiàn)金采購 2.6. 按采購訂約方式可分為: a. 訂約采購 b. 口頭電話采購 c. E-mail 采購 d. 試控性訂單采購,45,2.7. 按采購價格方式采購 a. 招標(biāo)采購 b. 詢價現(xiàn)購 c. 比價采購 d. 議價采購 e. 訂價收購 f. 公開市場采購,46,3. 采購交易條件有哪些? 3.1. 交期地點 3.2. 包裝及運輸方法 3.3. 付款方式 3.4. 品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn) 3.5. 不可抗力的天災(zāi)異常處理 3.6. 違約責(zé)任 3.7. 訴訟地點 3.8. 其

21、它,47,4. 什么是經(jīng)濟訂購量 經(jīng)濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量存貨總成本包括哪些 4.1. 訂購成本: 隨訂購量的增加而減少 a. 請購手續(xù)成本 b. 采購成本 c. 驗收成本 d. 入庫成本 e. 其它成本,48,4.2. 存貨儲備成本隨訂購量的增加而增加. a. 存貨的品質(zhì)維持需要資金的投入 b. 搬運成本 c. 倉儲成本 d. 折舊與呆滯成本 e. 其它(保險費) 4.3. 物料訂購價格在物料訂購價格的情況下經(jīng)濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決定.,49,5.采購品質(zhì) 5.1. 采購對任何供應(yīng)商與下單前須說明清楚材質(zhì)功能規(guī)格等要求不可任意與隨便差不多的心態(tài)而處理采購作

22、業(yè). 5.2. 當(dāng)供應(yīng)商接到訂單后要求買方提供說明品質(zhì)要求條件時買方應(yīng)提供相關(guān)資料或樣品給予依據(jù). 5.3. 采購對供應(yīng)商過去交貨品質(zhì)狀況要清楚上一次出狀況的品質(zhì)與再下單時必須注明加強提醒供應(yīng)商不可再犯同樣的錯誤.,50,5.4. 采購對供應(yīng)商可要求自已無法檢驗的配件材料供應(yīng)商要提供檢驗報告或品質(zhì)保証書以確保品質(zhì)與生產(chǎn)的順暢. 5.5. 供應(yīng)商所交材料配件無法達(dá)到公司的標(biāo)準(zhǔn)但退已來不及出貨時供應(yīng)商必須派人前來處理及最迅速的補貨來達(dá)到出貨準(zhǔn)時的目的. 5.6 供應(yīng)商與買家應(yīng)不定期的檢討質(zhì)量成本等問題以迎合雙贏的走勢.,51,6. 采購時間 6.1. 采購對供應(yīng)商的交期應(yīng)嘹若指掌才不會造成停工待料. 6.2. 采購對供應(yīng)商的備貨時間要詳知才知如何下單以及插單是否可行. 6.3. 采購下單后對交期的跟催與掌控,必須到位 6.4. 采購購料時間,在計劃生產(chǎn)的狀況下必須依據(jù)采購方式來決定之.,52,7. 采購價格 7.1. 采購最適當(dāng)?shù)膬r格? 最低單價總不是采購最適當(dāng)?shù)娜缫雷畹蛦蝺r采購可能品質(zhì)會差交期會延誤配合會不好所以最