如何提高會議效率.ppt

1、如何提高會議效率,前言,在現(xiàn)代化管理中，利用開會的方式互通信息，進行安排、協(xié)調、咨詢、決策等工作，是一種必要的、提高工作效率的好方式。 但是如果濫用會議，或者掌握不當、會議成災，必然會走向反面，反而降低工作效率。,目錄,一、現(xiàn)狀分析 二、開會常見弊病 三、會議成本 四、如何提高會議效率 五、結束語,公司會議現(xiàn)狀,在我們公司，都會看到很多會議安排，特別是各級管理人員，會議更頻繁，有時候甚至是“趕場”連續(xù)開兩三個會并不很罕見。（見公司會議登記表）,開會常見弊病,1.與會人數(shù)太多，還得一個一個輪流報告。 2.事先準備工作不足，沒有備妥所需資料。 3.會議多半有點強迫性質，能自主決定是否參加的很少。

2、4.會議沒有明確目標，只說要開會，到場才開始思考要講什么。 5.開會時間過于長，氣氛沉悶、令人想睡覺。 6.開會空間給人不舒服的感覺，有的地方太小，有的氣氛冰冷。 7.會議結束了，卻沒有得到具體結論。,會議成本,這么多會，到底花了多少的管理成本？,會議成本,會議成本=人均小時工資的3倍2開會人數(shù)會議時間（小時）。 公式中人均工資乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。,會議成本,例：如公司50位管理層人員每周平均參加3個小時會議，管理層人均小時工資約45元

3、。那這周管理層人員的會議成本就是45*3*2*50*3=40500元 那么一個月就是40500*4=162000元，一年是162000*12=1944000元 以上計算的成本還不包含直接成本（如場地 設備會議資料等） 所以提高會議效率也是降低公司成本的一個重要方面！,會議成本,每次會議希望我們能夠做到： 在開會之前，用這個公式核算一下會議的成本，并將其寫在會議醒目處，讓大家有一個明確的認識，加強提高會議效率的意識，達到少說廢話、開短會、開高效率會的目的。,如何提高會議效率,第一，作好充分的會前準備 第二，不邀請與會議無關的人參會 第三，準時召開會議 第四，會議議題不能安排過多 第五，會議的時間

4、不宜過長 第六，試試站著開會 第七，會議盡量安排在下班之前召開 第八，控制每個人發(fā)言的時間 第九，安排專人跟進會議決議的落實情況,作好充分的會前準備,會議負責應在會前花充分的時間進行會議議題和會議內容、材料的準備，則會在很大程度上保證會議的順利進行 會議負責人或主持人應該將會議相關材料提前分發(fā)給與會者，以便讓與會者能有足夠的時間在會前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結論。這樣，正式會議討論時，大家就能快速、完整地將事先準備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進程，提高會議的效率。,不邀請與會議無關的人參會,邀請與會議無關的人參加會議，是一種極大的浪費，也是毫無意義的做法。我們經(jīng)?？吹?/p>

5、一些會議，整個會議過程中有些人一言不發(fā)，其實這些一言不發(fā)的人，大部分是與會議無關的人。因此，作為會議負責人或會議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請他們與會。,準時召開會議,很明顯，會議延遲召開是對時間和成本的浪費，其實這樣的會議在我們日常工作中非常常見。杜絕會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當?shù)膽土P、時間一到即召開會議。,會議議題不能安排過多,我們知道，目標太多，就等于沒有目標。因為目標太多就無法抓住工作的重點。 會議也是如此。每次會議，會議的議題不宜安排過多，一般一到兩個議題為宜，盡量不要超過三個議題。如果議題太多，則大家討論時的注

6、意力很可能會分散（因為每個人所重點關心的議題可能會不同），這樣就會影響結論的達成速度，從而影響到會議效率；另外，議題過多，勢必導致會議時間拉長，而過長的會議會讓與會者感到疲倦，從而也影響到會議效率。,會議的時間不宜過長,我們知道，一個成年人能聚精會神投入工作的時長大約是兩小時左右。因此，我們舉行會議時，會議的時間也不應該安排過長（實際上這也與安排的會議議題多少有關），會議的時長一般需要計劃和控制在半小時到兩小時之間。會議時間太短不利于大家充分溝通并達成最佳結論，會議時間太長則會讓與會者“身心疲憊”從而影響會議效率。,試試站著開會,為了避免在不知不覺中延長會議，不妨試一試站著開會，這樣就會營造出

7、時間比較緊急，盡快想辦法結束會議的壓力。日本企業(yè)的會議室大多都十分簡陋，不但無煙無茶，甚至沒有椅子，開會的人都只能站著。這似乎有點不近人情的味道，但對壓縮會議時間、提高效率卻非常有效。,會議盡量安排在下班之前召開,我們知道，有些與會者時間觀念不是很強或因為個性使然，他們往往不到會議最后很難果斷、明白地表達出自己的觀點，這種情況極易導致會議的拖延。解決這一問題比較有效的措施是，將會議安排在上午或下午下班前的時段。 如會議的計劃時長為一小時，則可以安排在上午11：00舉行（假如12：00下班）或下午4：00舉行（假如5：00下班）。安排在這樣的時段，實際上已經(jīng)給出了明確的時間期限，大家也就會盡快表達自己的觀點和看法，從而有效地提高了會議的效率。,控制每個人發(fā)言的時間,有些與會者發(fā)言時口若懸河滔滔不絕，完全沒有時間觀念。 解決這一問題的有效辦法是：會議正式召開之前就和與會者約定好發(fā)言的時長，讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數(shù)”。,安排專人跟進會議決議的落實情況,有些會議，雖然有會議紀要，但沒有跟進會議決定是否被執(zhí)行的相關辦法和措施，這樣導致了會議“決而不行”，使會議沒有發(fā)揮應有的效果。 解決這一問題的有效辦法是：安排專人跟進會議