高級(jí)辦公室自動(dòng)化.ppt

1、實(shí)用與應(yīng)用 高效與專業(yè),紹興文理學(xué)院 樊長(zhǎng)興,高級(jí)辦公自動(dòng)化AOA,第一講 WORD高級(jí)應(yīng)用與辦公技巧,Page 3,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,教學(xué)內(nèi)容,Page 4,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,教學(xué)知識(shí)點(diǎn) 頁面設(shè)置與打印設(shè)置 Word視圖 格式的設(shè)置 樣式 分節(jié)與分頁 頁眉和頁腳 目錄 文檔結(jié)構(gòu)圖,Page 5,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,頁面設(shè)置與打印設(shè)置 頁面設(shè)置 設(shè)置紙型、版心、行數(shù)等 【案例】設(shè)置紙張為：A4 版心為146240mm， 不含頁眉頁碼為146240mm 每行34字，每頁31行 打印設(shè)置 份數(shù)、對(duì)紙型的適應(yīng)性 和雙面打印,Page 6,示例,打開Word進(jìn)行操作

2、1、設(shè)置頁面上下邊距為3cm，左右頁邊距為3.5cm，頁眉1.8cm，頁腳為2cm；每頁40行，每行40個(gè)字符。 2、設(shè)置紙型為A3，打印時(shí)能縮放到A4紙上打印。,Page 7,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,Word視圖：頁面、普通、大綱和Web版式視圖 頁面視圖：最常用的視圖，以頁面的形式顯示文檔，忠實(shí)顯示頁面所有元素，與實(shí)際打印效果相同，但耗用電腦內(nèi)存 普通視圖：不能一頁一頁的顯示文檔，使用一條虛線表示分頁。在普通視圖中不能編輯圖形、頁碼、頁眉和頁腳等內(nèi)容，只能進(jìn)行純文字的輸入與編輯操作,Page 8,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,Word視圖：頁面、普通、大綱和Web版式視圖 Web版式

3、視圖：由于Word文檔可以保存為網(wǎng)頁，因而在Word中提供了Web版式視圖，該視圖模擬瀏覽器顯示文檔，不提供分頁、頁眉和頁腳，文檔的內(nèi)容隨窗口大小自動(dòng)調(diào)整 大綱視圖：呈現(xiàn)長(zhǎng)文檔的大綱，通過“大綱”工具欄，方便進(jìn)行大綱的編修，該視圖一般進(jìn)行查看和組織文檔結(jié)構(gòu),Page 9,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,格式設(shè)置 “格式”菜單 設(shè)置字體格式 【案例】設(shè)置文章的標(biāo)題為“黑體，二號(hào)紅色，加粗和添加下劃線，居中顯示”，文字效果為七彩霓虹 設(shè)置段落格式 【案例】設(shè)置每段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行距為20磅，段前6磅，段后12磅 格式工具欄 【案例】設(shè)置分欄 格式刷的使用,Page 10,示例,打開wsc01.d

4、oc進(jìn)行操作 1、設(shè)置文章的標(biāo)題為黑體一號(hào)字，加粗，藍(lán)色居中顯示 2、給文章各段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行間距為18磅 3、給文章中的小標(biāo)題“執(zhí)行概要”設(shè)置為紅色，三號(hào)字，加著重號(hào)，添加邊框，邊框應(yīng)用于段落，然后利用格式刷操作將其格式應(yīng)用到文章的其它小標(biāo)題中 4、給文章的第一段的“恩”首字下沉兩行 5、給第一段的文字添加樣式為10%的淺綠底紋 6、給文章的第二段“面對(duì)這場(chǎng)挑戰(zhàn)”，分成兩欄 7、將文章中的藍(lán)色文字部分移到第一段，將字體設(shè)置為黑色,Page 11,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,格式設(shè)置 查找和替換 查找和替換文字 批量設(shè)置字體格式、樣式 【案例】把文檔中的“春天”全部替換為粗體、紅色 通

5、配符的查找和替換：*和？ 【案例】將文檔中的書名統(tǒng)一設(shè)置為黑體、紅色 其他 【案例】將多余的段落標(biāo)記刪除,Page 12,示例,打開wsc02.doc進(jìn)行操作 1、將文章中的“著”全部改為“者” 2、將文章中的英文字體設(shè)置為“Arial”，中文字體不設(shè)置 3、將文章中的所有英文變?yōu)榇髮?4、將文章中的文字“作者”改為紅色，加粗 5、將文章中的書名全部設(shè)置為三號(hào)黑體加粗顯示 6、將文章中的文字“作者”全部選中,Page 13,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,樣式 樣式是將修飾某一類段落的一組參數(shù)：字體類型、大小、顏色、對(duì)齊方式等，用一個(gè)特定名稱命名，這個(gè)名稱叫做樣式，或者說，樣式就是一組命令或格式

6、的集合 樣式的新建、修改、刪除 樣式的應(yīng)用 正文樣式 【案例】設(shè)置正文樣式為：楷體、三號(hào)字、首行縮進(jìn)2個(gè)字、行距為18磅,Page 14,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,利用現(xiàn)有樣式格式化文檔 【案例】按照要求設(shè)置各個(gè)標(biāo)題的樣式 讓樣式符合個(gè)性需求 【案例】把“標(biāo)題1”樣式改為“黑體、二號(hào)藍(lán)色” 為樣式創(chuàng)建快捷鍵 【案例】設(shè)置標(biāo)題1樣式的快捷鍵為F2、標(biāo)題2樣式為F3、標(biāo)題3樣式為F4 樣式的擴(kuò)展文檔標(biāo)題的多級(jí)編號(hào),Page 15,示例,打開wsc-02.doc進(jìn)行操作 （1）章名使用樣式“標(biāo)題1”，并居中；編號(hào)格式為 ： 第X章， 其中 X為自動(dòng)排序。 （2）節(jié)名使用樣式“標(biāo)題2”，并左對(duì)齊；

7、 編號(hào)格式為 ： 多級(jí)符號(hào)， X.Y 。 X為章數(shù)字序號(hào)， Y 為節(jié)數(shù)字序號(hào)（ 例：1.1）。 （3）新建樣式， 樣式名為 ： “自定義”； 其中 ： . 字體： 中文字體為“楷體_GB 2312 ”， 西文字體為“Times New Roman” ， 字號(hào)為- “小四 ”； .段落 ： 首行縮進(jìn)2字符 ， 段前 0.5 行 ， 段后 0.5行 ，行距1.5倍； .其余格式，默認(rèn)設(shè)置。 （4）對(duì)出現(xiàn)“1”、“2.”.處 ， 進(jìn)行自動(dòng)編號(hào) ，編號(hào)格式不變 ； 對(duì)出現(xiàn)“1) ”、“2)”.處 ， 進(jìn)行自動(dòng)編號(hào) ，編號(hào)格式不變 。 （5）將（3）中的樣式應(yīng)用到正文中無編號(hào)的文字 。 注意 ： 不包括

8、章名、 小節(jié)名、表文字、 表和圖的題注 。,Page 16,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,腳注、尾注、題注和交叉引用的使用 腳注 一般置于每頁的底部，作為文檔中某些字符、專有名詞或術(shù)語的注釋； 尾注 置于文檔的結(jié)尾，可以用于列出參考文獻(xiàn)； 題注 為表格、圖片或圖形、公式或方程式以及其他選定項(xiàng)目加上自動(dòng)編號(hào)的題注，由標(biāo)簽及編號(hào)組成。 交叉引用 將一些內(nèi)容建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)鏈接功能；,Page 17,示例,打開wsc-02.doc進(jìn)行操作 （6）對(duì)正文中的圖添加題注 “圖 ”，位于圖下方 ，居中。 . 編號(hào)為“章序號(hào)”-“圖在章中的序號(hào)”，（ 例如第1 章中第2幅圖，題注編號(hào)為 1.2 ）.圖的說

9、明使用圖下一行的文字，格式同標(biāo)號(hào) ，.圖居中。 （7）對(duì)正文中出現(xiàn) “如下圖所示 ”的“下圖”，使用交叉引用 ， 改為 “如圖X -Y所示 ”， 其中 “X -Y”為圖題注的編號(hào)。 （8）對(duì)正文中的表添加題注 “表 ”，位于表上方 ，居中。 . 編號(hào)為“章序號(hào)”-“表在章中的序號(hào)”，（ 例如第1章中第1張表 ， 題注編號(hào)為1-1）.表的說明使用表上一行的文字，格式同標(biāo)號(hào) 。.表居中。 （9）對(duì)正文中出現(xiàn) “如下表所示 ”的“下表”，使用交叉引用 ， 改為 “如表X -Y所示 ”， 其中 “X -Y” 為表題注的編號(hào)。 （10）對(duì)為正文文字 （ 不包括標(biāo)題） 中首次出現(xiàn)“Excel”的地方插入腳

10、注， 添加文字“Excel 是微軟Office的組件之一 ”。,Page 18,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,長(zhǎng)文檔的分節(jié)與分頁 長(zhǎng)文檔頁數(shù)很多，又有許多章節(jié)，一般不同的章節(jié)頁面的頁眉頁腳也不同，但是在默認(rèn)的情況下，給文檔添加頁眉頁腳時(shí)，所有的頁面都是相同的，怎樣能按章節(jié)給文檔添加不同的頁眉？ 分節(jié) 節(jié)：Sections，用來設(shè)置一個(gè)排版單元（區(qū)域），使得不同的單元可以有不同的大局設(shè)置 對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)，同一節(jié)的頁眉頁腳相同。一篇文檔可以分成很多節(jié)，一節(jié)里可包含的頁數(shù)是任意的,Page 19,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,插入分節(jié)符 方法： 光標(biāo)定位到要分節(jié)處，單擊“插入-分隔符 ” 在“分節(jié)符

11、類型”下選中“下一頁”或“奇數(shù)頁”，單擊“確定” 這樣在光標(biāo)所在的位置就插入了一個(gè)分節(jié)符，原光標(biāo)位置及其后面的字符會(huì)自動(dòng)移到下一頁。（注：“頁面視圖”下，需單擊 顯示出分節(jié)符，普通視圖下，可以直接顯示出分節(jié)符) 其他分隔符的使用,Page 20,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,目錄的生成 圖索引和表索引,Page 21,示例,打開wsc-02.doc進(jìn)行操作 2.在正文前按序插入節(jié)，使用“引用 ”中的目錄功能 ， 生成如下內(nèi)容 ： （1） 第1節(jié) ： 目錄 。 其中 ： “目錄 ”使用樣式“標(biāo)題 1”，并居中 .“目錄”下為目錄項(xiàng)。 （2） 第2節(jié) ： 圖索引。其中： “圖索引”使用樣式 “標(biāo)題

12、1 ”， 并居中； .“圖索引”下為圖索引項(xiàng) 。 （3） 第3節(jié) ： 表索引。其中： “表索引”使用樣式 “標(biāo)題1 ”， 并居中； .“表索引”下為表索引項(xiàng) 。 3.對(duì)正文做分節(jié)處理 ， 毎章為單獨(dú)一節(jié)。,Page 22,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,頁眉和頁腳 一般頁眉和頁腳的設(shè)置 在文檔中插入域（如：頁碼域、日期域和時(shí)間域等） “域”是一種文本，與普通文字不同，如頁碼域，它是一種隨文檔的變化而自動(dòng)更新的文本。在頁腳中插入頁碼域，能自動(dòng)從第1頁開始順序顯示文檔頁面的頁碼，而且能隨文檔內(nèi)容的增加和刪減自動(dòng)更新頁碼 設(shè)置奇偶頁不同的頁眉 方法：“頁面設(shè)置”“奇偶頁不同”,Page 23,第一節(jié)

13、科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,頁眉和頁腳 在同一頁面上設(shè)置奇偶頁頁碼（如試卷等） 【案例】在一張?jiān)嚲砩显O(shè)置奇偶不同的頁碼，“左1右2” 方法： 在頁腳編輯區(qū)，輸入“第頁 共頁”文字2次 光標(biāo)移動(dòng)到左邊“第頁”間，按鍵盤上Ctrl+F9得到域編輯區(qū)，在括號(hào)中輸入“ = *2-1”，在“共頁”間，按Ctrl+F9” ，在括號(hào)中輸入“= *2” 同理，在右邊“第頁”間，按Ctrl+F9，輸入= *2，在“共頁”間，按 “Ctrl+F9” ，輸入“= *2” 選中所有公式，單擊鼠標(biāo)右鍵“切換域代碼”完成操作,Page 24,第一節(jié) 科技長(zhǎng)文檔的高級(jí)排版,頁眉和頁腳 長(zhǎng)文檔中根據(jù)章節(jié)設(shè)置頁眉和頁腳 步驟： 根據(jù)

14、章節(jié)，插入分節(jié)符； 插入“頁眉和頁腳”（不要設(shè)置與前一節(jié)相同）,Page 25,示例,打開wsc-02.doc進(jìn)行操作 4.添加頁腳 。 使用域， 在頁腳中插入頁碼 ， 居中顯示 。 其中 ： （1） 正文前的節(jié)， 頁碼采用 “,iii,.”格式，頁碼連續(xù)； （2） 正文中的節(jié)， 頁碼采用 “12 3,.”格式 ， 頁碼連續(xù)，并且 每節(jié)總是從奇數(shù)頁開始 ； （3） 更新目錄 、 圖索引和表索引。 5.添加正文的頁眉。 使用域， 按以下要求添加內(nèi)容，居中顯示。 其中 ： （1） 對(duì)于奇數(shù)頁， 頁眉中的文字為“章序號(hào)”+“章名”； （2） 對(duì)于偶數(shù)頁， 頁眉中的文字為“節(jié)序號(hào)”+“節(jié)名”。,Pag

15、e 26,教學(xué)內(nèi)容,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 27,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,教學(xué)知識(shí)點(diǎn) 表格操作 組織結(jié)構(gòu)圖的建立 流程圖的建立與圖形組合 圖文混排 公式編輯器的使用 特殊對(duì)象的輸入 域,Page 28,表格：一種簡(jiǎn)明、概要的表達(dá)方式，結(jié)構(gòu)嚴(yán)禁，效果直觀。,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 29,改變觀念：布局與對(duì)齊,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 30,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,Page 31,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,表格操作 表格的合并與拆分 單元格的合并與拆分、文本的對(duì)齊方式 行高與列寬的設(shè)置 表格中標(biāo)題行重復(fù) 不允許跨頁斷行 斜線表頭 自動(dòng)編號(hào) 表格中的

16、數(shù)據(jù)計(jì)算,【案例】,【案例】,【案例】,Page 32,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,組織結(jié)構(gòu)圖的建立 組織結(jié)構(gòu)圖用于顯示組織中的分層信息或上下級(jí)關(guān)系，直觀的顯示企事業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu),Page 33,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,取消畫布 當(dāng)在word中繪制圖形或插入“文本框”時(shí)，在編輯區(qū)域總會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)“在此處創(chuàng)建圖形”的繪圖畫布，如何撤銷該畫布呢？ 方法1：當(dāng)出現(xiàn)畫布時(shí)，在畫布范圍之外的區(qū)域繪制圖形，畫布便自動(dòng)消失。 方法2：當(dāng)出現(xiàn)畫布時(shí)，按“Ctrl+Z”組合鍵，畫布自動(dòng)撤銷。 方法3:“工具”“選項(xiàng)”“常規(guī)”，取消,Page 34,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,流程圖的建立與圖形組合 【案例】

17、：構(gòu)建一個(gè)用戶登錄系統(tǒng)的流程圖,Page 35,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,圖片的插入方式 嵌入：嵌入的圖片完全保存在文檔之中，文檔的容量較大 鏈接：只保存圖片的屬性、路徑等內(nèi)容，圖片的主體仍保存在文檔之外，文檔的容量不會(huì)膨脹；另外，以鏈接方式插入的圖片，文檔能夠自動(dòng)更新 圖片的版式選擇 案例：制作商標(biāo)與印章,Page 36,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,公式編輯器的使用,Page 37,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,特殊對(duì)象的輸入 生僻字的輸入 插入符號(hào)法 造字法 自動(dòng)更正快速輸入常用短語：、 制作雙行合一字符 合并字符 分解漢字,Page 38,第二節(jié) 表格操作與圖文混排,使用Word的中文版

18、式,Page 39,教學(xué)內(nèi)容,第三節(jié) 常用日常辦公文件的編輯,Page 40,第三節(jié) 常用日常辦公文檔的編輯,教學(xué)知識(shí)點(diǎn) 郵件合并 政府（單位）的公文 聘書的制作,Page 41,第三節(jié) 常用日常辦公文檔的編輯,郵件合并 郵件合并的引入 日常辦公時(shí)，常常處理大量的信函或報(bào)表，這些文件的大部分內(nèi)容基本相同，只是其中一些數(shù)據(jù)不同例：紹興文理學(xué)院百年校慶，需向校友、領(lǐng)導(dǎo)和友人發(fā)出邀請(qǐng)函。邀請(qǐng)函的內(nèi)容除了被邀請(qǐng)對(duì)象不同外，基本內(nèi)容都是相同的。為提高工作效率，減少重復(fù)工作，使用Word提供的“郵件合并”功能來對(duì)每一個(gè)被邀請(qǐng)者生成一份單獨(dú)的邀請(qǐng)函,Page 42,第三節(jié) 常用日常辦公文檔的編輯,郵件合并 郵件合并的原理 郵件合并過程中，要使用兩個(gè)文檔，一個(gè)是主文檔，為信函或報(bào)表中共有的內(nèi)容；另一個(gè)是數(shù)據(jù)源，為變化的數(shù)據(jù)，如姓名、部門名稱等。合并時(shí)將主文檔中的信息分別與數(shù)據(jù)源中的每條記錄合并，形成合并文檔 郵件合并的方法 向?qū)Х?“郵件合并”工具欄,Page 43,第三