Excel表格的35招必學(xué)秘技__演示文稿.ppt

1、Excel表的35招必須學(xué)習(xí)秘技，會訂的快速轉(zhuǎn)載，以后使用，Excel表的35招必須學(xué)習(xí)秘技，也許在Excel完成了一百張財(cái)務(wù)報(bào)表。 也許利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)了數(shù)千次復(fù)雜的修正算法。 你可能也認(rèn)為Excel不是這樣。 但是，我們平時多次重復(fù)的有自信的使用方法只不過是Excel全部技術(shù)的1%。 從Excel中鮮為人知的技術(shù)開始，讓我們嘗試另一種有關(guān)Excel的風(fēng)情。 Excel表的35招要學(xué)秘技。 另一方面，如果想用不同的顏色在工資表上顯示不同種類的數(shù)據(jù)，用“紅”表示2000元以上的工資總額，用“藍(lán)”表示1500元以上的工資總額，用“茶色”表示不足1000元的工資總額1 .打開“工資表”工作簿

2、，選擇“工資總額”列單擊第二個框右側(cè)的下拉按鈕，選擇“大于”選項(xiàng)，然后在下一個框中輸入數(shù)字2000。 單擊“格式”按鈕打開“單元格格式”對話框，并將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。 2 .按“添加”按鈕，按照上述操作設(shè)定其他條件(1500以上，字體設(shè)定為“藍(lán)色”小于1000，字體設(shè)定為茶色)。 3 .設(shè)定完成后，點(diǎn)擊“ok”按鈕。 看看工資表吧。 工資總額的數(shù)據(jù)根據(jù)你的要求用不同的顏色表示嗎？ Excel表的35招募要學(xué)習(xí)秘訣，二、制作分類下拉列表填充項(xiàng)目我們經(jīng)常把企業(yè)的名字輸入表中，為了保持名字的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能制作填充分類下拉列表的項(xiàng)目。 在Sheet2中，按類別在單獨(dú)的列

3、中輸入公司名稱，例如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”或“個人企業(yè)”，以創(chuàng)建公司名稱數(shù)據(jù)庫。 2 .選擇a列(有“工業(yè)企業(yè)”名稱的列)，在“名稱”欄中輸入“工業(yè)企業(yè)”的文字，按下“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。 效仿上述操作，將b、c列分別切換為命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個人企業(yè)”的Sheet1，選擇輸入“企業(yè)類別”的列(例如c列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，在打開“數(shù)據(jù)有效性”的“設(shè)定”標(biāo)簽中，位于“許可”右側(cè)選擇“系列”選項(xiàng)，在下面的“來源”框中輸入工業(yè)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)、個人企業(yè)系列(每個要素)選擇輸入企業(yè)名稱的列(例如d列)，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選擇“序列”選項(xiàng)，然后選擇“索引” 4 .在c列中選擇任意單元格

4、(例如C4)，單擊右側(cè)的下拉按鈕，然后選擇適當(dāng)?shù)摹捌髽I(yè)類別”并輸入單元格。 然后，在該單元格的對應(yīng)d列中選擇單元格(例如D4)，單擊下拉按鈕，從相應(yīng)類別的公司名稱列表中選擇所需的公司名稱，并輸入單元格。 提示：如果以后打印報(bào)表時不需要打印“企業(yè)類別”列，則可以選擇該列，右鍵單擊并選擇“隱藏”選項(xiàng)，然后隱藏該列。 Excel表的35招要學(xué)秘技。 三、制作“常用文檔”的新菜單，在菜單欄上新制作“常用文檔”菜單，添加常用的工作簿文檔，可以隨時調(diào)用。 1 .在工具欄的空白部分單擊鼠標(biāo)右鍵，然后選擇“定制”選項(xiàng)以打開“定制”對話框。 在“命令”標(biāo)簽中，選擇“類別”下的“新建菜單”項(xiàng)，然后將“命令”下的“

5、新建菜單”拖到菜單欄上。 按“更改所選內(nèi)容”按鈕，然后在彈出菜單的“名稱”框中輸入名稱(例如“公用文檔”)。2 .選擇“類別”下面的項(xiàng)目(“插入”選項(xiàng)等)，選擇右邊的“命令”下面的項(xiàng)目(“超鏈接”選項(xiàng)等)，拖到新菜單(公用文檔)上，按照上述操作命名。重復(fù)上述操作3 .從“公用文檔”菜單中選擇菜單項(xiàng)目(如“工資表”)，右鍵單擊顯示的快捷菜單中選擇“分配并打開超鏈接”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話框。 按“查找范圍”(search to )右側(cè)的下拉按鈕導(dǎo)航到相應(yīng)的工作簿文件夾(如工資單. xls )，然后選擇工作簿文檔。 重復(fù)上述操作，將菜單項(xiàng)和相應(yīng)的工作簿文檔超鏈接。 4 .如果稍后需要從“公用

6、文檔”菜單打開工作簿文檔，請展開“公用文檔”菜單，然后單擊其中相應(yīng)的選項(xiàng)。 提示：將“超鏈接”選項(xiàng)拖動到“主頁文檔”菜單中，但不影響“插入”菜單中的“超鏈接”菜單項(xiàng)和“主頁”工具欄中的“插入超鏈接”按鈕的功能。 Excel表的35招要學(xué)秘技。 四、制作“專業(yè)符號”工具欄，在編輯專業(yè)表時，需要輸入特殊的專業(yè)符號。 為了便于輸入，我們可以制作自己的“專業(yè)符號”工具欄。 1 .執(zhí)行“記錄工具宏新宏”命令，打開“記錄新宏”對話框，輸入宏名稱嗎？ 像“fuhao1”一樣？ 將宏保存到個人宏工作簿，并以“ok”開始記錄。 選擇“錄制宏”工具欄上的“相對瀏覽”按鈕，在單元格中輸入所需的特殊符號，然后單擊“錄

7、制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。 按照以上操作，逐一記錄其他特殊符號的輸入“宏”。 2 .打開“定制”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中單擊“新建”按鈕，顯示“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號”后，工作區(qū)中將顯示工具欄。 切換到“命令”標(biāo)簽，選擇“類別”下的“宏”，然后將“命令”下的“自定義按鈕”項(xiàng)拖動到“專用符號”欄(如果有多少個特殊符號，拖動多少個按鈕)。 3 .選擇任意一個“自定義按鈕”，仿照第2秘技的第1點(diǎn)進(jìn)行命名。 4 .右鍵單擊命名按鈕，然后從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“指定宏”選項(xiàng)以打開“指定宏”對話框，并選擇相應(yīng)的宏(例如fuhao1)以確認(rèn)退出。 重復(fù)此過程，將按鈕鏈接到

8、相應(yīng)的宏。 5 .關(guān)閉“自定義”對話框，然后可以像使用普通工具欄一樣使用“專業(yè)符號”工具欄在單元格中快速輸入專業(yè)符號。 Excel表格的35招要學(xué)秘技。 五、在“視面管理器”中保存多個打印頁的工作表，必須始終打印其中的不同區(qū)域。 用“視面經(jīng)理”吧。 1 .打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)拖動到不需要打印的行(或列)上，選擇它們，右鍵單擊，從顯示的快捷菜單中選擇“隱藏”選項(xiàng)，隱藏不需要打印的行(或列)。 2 .運(yùn)行“視圖管理器”命令，打開“視圖管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視圖”對話框，輸入名稱，例如“上面的報(bào)告”，然后單擊“確定”3 . 4 .如果需要打印表格，請打開“viewpor

9、t manager”，選擇要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表將立即顯示在預(yù)設(shè)屏幕上。 簡單地設(shè)定，排版，按工具欄的印刷按鈕，全部成為OK。Excel表的35招要學(xué)秘技。 6、根據(jù)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。 按員工所屬部門排序時，有關(guān)這些部門名的信息既不是拼音順序，也不是筆畫順序。 怎么辦才好呢？ 可以使用自定義序列進(jìn)行排序。 1 .運(yùn)行“格式選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義系列”標(biāo)簽，在“輸入系列”下的框中輸入部門排序系列(“機(jī)關(guān)、車隊(duì)、1個工廠、2個工廠、3個工廠”等)2.“部門”列中的任意執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕顯示“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的

10、下拉按鈕，然后按兩次之前定制的序列1 .選擇要隱藏其內(nèi)容的單元格(范圍)，執(zhí)行“格式單元格”命令，打開“格式單元格”對話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”下選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在右側(cè)的“類型”下方的框中： ”(3個英語狀態(tài)的分號)。 2 .切換至“保護(hù)”標(biāo)簽，選擇其中的“隱藏”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕退出。 3 .執(zhí)行“工具保護(hù)保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，設(shè)定密碼后，“確定”關(guān)閉。 如果進(jìn)行這樣的設(shè)定，上述單元格的內(nèi)容就不會顯示，即使使用Excel的透明功能也不會顯示。 提示：在“保護(hù)”選項(xiàng)卡下，不要取消選中“鎖定”前面的復(fù)選框。 這樣可以防止隱藏的數(shù)據(jù)被其他用戶刪除。 Ex

11、cel表的35招要學(xué)秘技。 八、讓中、英文輸入法智能編輯表格時，有些單元輸入英語，有些單元輸入中文，重復(fù)切換輸入法不方便。 是否要設(shè)置輸入法進(jìn)行智能調(diào)整？ 選擇要輸入中文的單元格范圍，運(yùn)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選擇“打開”選項(xiàng)，結(jié)束“確定”。 之后，如果選中任何需要輸入中文的單元格范圍，中文輸入方式(輸入方式列表中的第一個中文輸入方式)就會自動打開，如果選中其他單元格，中文輸入方式就會自動關(guān)閉。 Excel表的35招要學(xué)秘技。 九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一文本。 你不是一直為輸入一定的文本而煩惱嗎？ 那么下面看看吧。

12、1 .運(yùn)行“工具自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。 2 .在“替換”下方的框中輸入“pcw”(可以是其他字符，“pcw”可以是小寫)，在“替換”下方的框中輸入“大腦報(bào)紙”，單擊“添加”和“確定”3 .如果以后需要輸入上述文本，請輸入“pcw”字符此時可以不考慮“pcw”的大小寫嗎？ 然后確認(rèn)就可以了。 Excel表的35招要學(xué)秘技，10、Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)豐富，但不能滿足我們所有的需要。 可以自定義函數(shù)以完成特定的運(yùn)算。 然后，自定義修正梯形面積的函數(shù)。 1 .執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”菜單命令，或按Alt F11快捷鍵打開Visual Basic編輯

13、窗口。 2 .在窗口中，使用“插入模塊”菜單命令插入新模塊1。 3 .在右側(cè)的代碼窗口中，關(guān)閉函數(shù)v (a，b，h ) v=h * (a b )/2結(jié)束函數(shù)4 .窗口，然后輸入完成自定義函數(shù)的代碼。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：按上述方法自定義的函數(shù)通常僅適用于相應(yīng)的工作簿。Excel表的35招要學(xué)秘技。 十一、表格標(biāo)題下面的照片在表格上加上背景，襯在整個表格下面。 是否只在表標(biāo)題下加襯1 .運(yùn)行“設(shè)置工作表背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選擇要用作背景的圖像，然后按“插入”按鈕，在整個工作表下加襯圖像。 按住Ctrl鍵，同時用鼠標(biāo)拖動不含襯線的單元格(區(qū)域)，選擇

14、這些單元格(區(qū)域)。 3 .按“格式”工具欄“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，然后從顯示的“調(diào)色板”中選擇“白色”。 這樣可以在剩下的單元格下面打底，但是在上面選擇的單元格(區(qū)域)下面沒有打底的圖像(實(shí)際上，圖像被“白色”復(fù)蓋)。 提示？ 單元格下面的圖像不支持打印。 Excel表的35招要學(xué)秘技。 十二、用連字符“”合并文本。 如果想將多列的內(nèi)容合并成一列，則不需要利用函數(shù)，能夠用小的連字符“”來處理它(這里假定將b、c、d列合并成一列)。 1 .在d列后面插入兩個空列(e，f列)，在D1單元格中輸入公式：=B1C1D1。 2 .如果再次選擇D1單元格，然后使用“填充控點(diǎn)”將公式復(fù)制到d列下的單元

15、格，則b、c和d列的內(nèi)容將合并到e列中的相應(yīng)單元格中。 3 .選擇e列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選擇f列，執(zhí)行“編輯特殊粘貼”命令，打開“特殊粘貼”對話框，選擇其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按“確定”按鈕，刪除e列的內(nèi)容()4.b、c、d、e列提示：完成步驟1、2的操作后，實(shí)現(xiàn)了連接效果，但此時如果刪除b、c、d列，則表達(dá)式會發(fā)生錯誤。 因此，必須執(zhí)行步驟3中的操作，將表達(dá)式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。Excel表格的35招必學(xué)秘技、Excel表格的35招必學(xué)秘技、生成績條經(jīng)常問朋友“如何印刷成績條”，很多人用錄制宏觀和VBA的方法來實(shí)現(xiàn)對于初學(xué)者來說是很困難的。 基于這樣的想法，在此提出用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。

16、在此，假設(shè)學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64的單元格區(qū)域中，其中為第一行動標(biāo)題、第二行動學(xué)科名。 切換到工作表Sheet2，選擇A1單元格，然后輸入公式：=IF(MOD(ROW ()，3)=0，IF(0MOD )。 ROW ()、3(=1，表1！ 索引(表1！ 為$A:$G、int (行()4)/3 )1)、列()。 2 .再次選擇A1單元格，使用“填充句柄”將公式復(fù)制到B1到G1單元格，然后選擇A1到G1的單元格范圍，使用“填充句柄”將公式復(fù)制到A2到G185的單元格。 到目前為止，成績條基本上是成型的，下面就簡單地修飾一下吧。 3 .調(diào)整行的高度和列的寬度后，選擇A1到G2的單元格區(qū)域(第一個學(xué)生的成績條區(qū)域)，按下“格式”工具欄的“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，從顯示的邊框列表中選擇“所有邊框”選項(xiàng)， 在選定區(qū)域中添加邊框(4.添加a 1到G3的單元格區(qū)域)，單擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，按住鼠標(biāo)左鍵，從A4拖到G186，對所有成績欄添加邊框。 按“打印”按鈕可以打印成績單。 Excel表的35招要學(xué)秘技，十四、Excel選擇函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，往往不知道用哪個函數(shù)合適。 Excel的“搜索函數(shù)”功能有助于縮小范圍并選擇適當(dāng)?shù)暮瘮?shù)。 執(zhí)行“插入函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下方的框中輸入“計(jì)數(shù)”