《人事助理崗位業(yè)務(wù)》PPT課件.ppt

1、人事助理崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn),管理部 2010年9月24日,崗位職能,1、負(fù)責(zé)派遣員工的招聘、錄用、體檢、培訓(xùn)； 2、負(fù)責(zé)員工檔案及各類文書檔案的收集、整理及保管，管理數(shù)據(jù)的采集、分 析，做到檔案齊全、數(shù)據(jù)保密、不遺失、標(biāo)識清晰 ； 3、員工勞動合同的簽訂、管理； 4、員工銀行卡、社?？?、居住證等證卡的辦理； 5、員工社保、意外保險的購買及工傷事故的處理； 6、員工轉(zhuǎn)正、續(xù)約、請（銷）假、離職手續(xù)辦理及工資的發(fā)放、工資誤差的核 對與確認(rèn)； 7、負(fù)責(zé)人事表單、人事工作流程、人事制度的維護(hù)、更新及管理； 8、負(fù)責(zé)與企業(yè)往來業(yè)務(wù)的對接，相關(guān)往來文件的管理，服務(wù)好客戶； 9、負(fù)責(zé)派遣員工隊伍的建設(shè)工作，指導(dǎo)員

2、工管委會的運作，積極開展員工各類 文娛活動、員工培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)，增強員工對公司的認(rèn)同感和 歸屬感； 10、定期調(diào)查研究派遣員工隊伍中存在的各類問題，及時掌握員工的思想動 態(tài)，及時做好思想引導(dǎo)工作，有效控制員工離職率； 11、保持對人力資源市場的敏感度，定期收集、整理同行業(yè)、合作企業(yè)、周邊 中介的相關(guān)信息并上報公司管理部 。,員工招聘入職流程,-合作企業(yè)- 將詳細(xì)用人需求告知萬昌公司（市場部張經(jīng)理接單通知各管理處),-萬昌公司- 人力資源供應(yīng)部在指定的時間內(nèi)組織人員到管理處進(jìn)行初步面試、確認(rèn)證件（身份證、 畢業(yè)證、未婚證）、安排住宿、填寫應(yīng)聘申請書,-合作企業(yè)- 管理處在指定的時間內(nèi)將

3、符合要求的人員帶到企業(yè)進(jìn)行面試、考試（攜帶應(yīng)聘申請書、花名冊、三證、筆），初步確定錄用人員,-合作企業(yè)- 組織面試合格人員參加體檢，體檢合格的安排入職、組織培訓(xùn)（公司情況介紹、勞務(wù)派遣特色介紹、規(guī)章制度培訓(xùn)、薪酬培訓(xùn)、安全培訓(xùn)、生活指引、5S培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等）,-萬昌公司- 辦理入職手續(xù)，填寫入職登記表、收取證件、拍攝廠牌照、簽訂勞動合同、宿舍居住協(xié)議、購買社保、辦理銀行卡、居住證，并于入職當(dāng)日提交新員工資料給企業(yè)人事部門存檔，同時 將指定格式電子版檔案發(fā)送到企業(yè)人事部郵箱,-合作企業(yè)- 發(fā)放工衣工卡，培訓(xùn)結(jié)束后，分配部門、安排上崗,-萬昌公司- 人力資源供應(yīng)部發(fā)布招聘信息組織人員（學(xué)校、

4、中介）；管理處發(fā)動內(nèi)部資源協(xié)助招聘（管理員、派遣員工、周邊工廠及中介）,面試前期的準(zhǔn)備工作驗證、登記,檢查面試人員的三證原件（身份證、未婚證、畢業(yè)證）， 做好登記工作； 1、面試人員的個人信息：姓名、性別、婚姻狀況、出生年月、身份證號碼、家庭住址、畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)、聯(lián)系電話； 2、面試人員的來源信息；參照派遣員工入職登記表填寫；（見下表）,面試前期的準(zhǔn)備工作培訓(xùn),一、簡單介紹萬昌公司、合作企業(yè)的基本情況及招工要求、標(biāo)準(zhǔn)，管理處、工廠周邊環(huán)境及安全注意事項（治安、交通、購物、取款、辦事、游玩等）； 二、簡單介紹勞務(wù)派遣的特色，員工、企業(yè)、萬昌三者之間的關(guān)系，明確員工的勞動關(guān)系是與萬昌建立的； 三、

5、介紹員工的薪酬福利待遇情況； 四、面試人員列隊訓(xùn)練；（提高整體效果） 1、按男女性別排列； 2、按高矮順序排列； 3、按學(xué)校分布排列； 五、面試人員身份的包裝；（根據(jù)企業(yè)要求進(jìn)行） 1、以省份區(qū)分包裝；如湖南、湖北、貴州、成都、四川可用萬昌學(xué)校名義包裝； 2、以年齡區(qū)分包裝；16-19歲可包裝成應(yīng)屆生，20歲以上可包裝成學(xué)校的短期培訓(xùn)工； 四、面試技巧的培訓(xùn)、考試內(nèi)容的介紹（根據(jù)企業(yè)習(xí)慣培訓(xùn)新職員）；,面試人員的形象（樸素、干凈整治） 1、頭發(fā)；不能燙染，男生不能留長發(fā)，女生頭發(fā)要梳理好； 2、穿著；不能穿拖鞋，不能穿背心、不能奇裝異服、女生不能穿過于短或太露的服裝； 面試人員的言語表達(dá)（語言

6、表達(dá)流利、簡潔明了） 1、注意傾聽，應(yīng)集中精力聽完提問，搞清問題后再回答；講話時注意語速、不能太快也不能太慢； 2、自我介紹：姓名、年齡、家庭地方、畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)、來應(yīng)聘的目的）；在自我介紹前應(yīng)禮貌的問侯主考官“各位領(lǐng)導(dǎo)好”或“各位主考官好”，介紹完畢應(yīng)說結(jié)束語，如“我的介紹完畢，謝謝” 3、對不懂、不會回答的問題，思考3秒后仍不會答，應(yīng)告訴主考官不會答，不要默不作聲或牽強附和； 4、主考官在問其他人員問題時，不要故作聰明，搶答問題； 面試人員的面部表情、身體姿態(tài)和動作 1、談話時，眼睛要適當(dāng)注視對方，不要東張西望、不要低頭望地、也不要漫不經(jīng)心的，使人感到不誠實； 2、站立時雙腿并攏或與肩平行

7、，腰肢挺直自然，手掌平放； 3、注意小動作，如：A搔頭、撥發(fā)、頻頻托眼鏡；B舔唇、咬指甲，不斷眨眼、搓弄雙手、抖腿、身體搖晃等；,面試前期的準(zhǔn)備工作面試技巧,1、在規(guī)定集合時間、地點應(yīng)提前10分鐘到場集合；不能準(zhǔn)時趕到的應(yīng)電話告之管理員原因； 2、不能隨地吐痰、亂丟垃圾、不能在非吸煙區(qū)吸煙； 3、不能在公共場所大聲喧嘩，不許勾肩搭，追逐打鬧； 4、進(jìn)入工廠時，要整齊列隊前行，進(jìn)入工廠后，不要在工廠隨意到處走動，只能跟著管理員行動；有事離開應(yīng)向管理員說明原因，去向，必要時由管理員帶領(lǐng)前往目的地； 5、上完洗手間要沖水，洗完手要關(guān)水龍頭、離開培訓(xùn)室應(yīng)關(guān)好燈、關(guān)好門； 6、乘車時注意先后順序，不能擁

8、擠、爬窗，乘車注意安全； 7、不要因好奇去動公共所場擺放的設(shè)施設(shè)備；,面試前期的準(zhǔn)備工作紀(jì)律要求,1、管理員培訓(xùn)時應(yīng)注意音速、音調(diào)的控制；確保每位聽課的面試人員均能聽得到，聽得清楚； 2、培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)提前準(zhǔn)備好，有文字、圖片，內(nèi)容全面、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，不要隨意發(fā)揮，講到哪算哪； 3、為確保新員工能及時的與管理員聯(lián)系，管理員需將管理處電話及管理員的手機號碼告之新員工，方便聯(lián)系； 4、在新員工入職培訓(xùn)的初期，管理員需重點強調(diào)安全工作，隨時提醒新員工做好各類安全預(yù)防準(zhǔn)備，妥善保管好個人物品（證件、現(xiàn)金），特別是在組織新員工到工廠面試、培訓(xùn)期間，需確保新員工人身安全（乘車安全、防搶防暴、過馬路注意交通安全、新

9、員工吸煙帶來的消防安全隱患等）； 5、考慮到參加面試的新職員初次到管理處，管理員除介紹管理處周邊情況后，需在初次購物、飲食、乘車等方面給予指引； 6、新員工花名冊應(yīng)在企業(yè)人事部要求指定的時間內(nèi)提交，如確因故不能按時提交，應(yīng)及時與企業(yè)人事部相關(guān)人員聯(lián)系；同時注意，提交給企業(yè)的花名冊新員工的排序應(yīng)與列隊的順序一致； 7、管理員應(yīng)不斷強調(diào)紀(jì)律，新員工的列隊紀(jì)律、會場紀(jì)律、行為紀(jì)律等； 8、每天工作結(jié)束后應(yīng)將第二天的行程安排告之新員工，重點強調(diào)集合時間、地點及第二天需攜帶的證件、物品、現(xiàn)金數(shù)額。 9、每天集合出發(fā)前清點人數(shù)，工作結(jié)束后清點人數(shù)，一旦發(fā)現(xiàn)有人未到，應(yīng)及時聯(lián)系或安排人手尋找。,面試前期的準(zhǔn)

10、備工作管理員注意事項,1、在規(guī)定的時間內(nèi)組織新員工到企業(yè)指定場所進(jìn)行面試、考試、體檢； 2、管理員到達(dá)后應(yīng)及時與企業(yè)人事部聯(lián)系，告之到場人數(shù)、情況； 3、了解本次面試、考試、體檢流程安排，并及時傳達(dá)給新員工； 4、組織人員分批進(jìn)行面試、考試； 5、被確定面試、考試不合格人員，不安排體檢；為避免其他意外情況出現(xiàn)，管理員應(yīng)做到對面試、考試不合格人員的保密，等當(dāng)天事務(wù)辦完后將所有參與面試人員帶回管理處后再公布結(jié)果。并跟管理處房管、保安處銜接，督促辦理離宿手續(xù)。如是學(xué)生，應(yīng)將信息告之帶隊老師，由帶隊老師安排送站返校。 6、體檢費用應(yīng)按企業(yè)要求由新員工個人承擔(dān)費用，未參與體檢人員應(yīng)將體檢費退還面試人員本

11、人；,面試、體檢,管理處培訓(xùn)內(nèi)容,1、萬昌公司及管理處、合作企業(yè)的詳細(xì)情況介紹； 2、勞務(wù)派遣特色介紹；萬昌公司、合作企業(yè)、員工三者之間的關(guān)系； 3、針對學(xué)生，做好學(xué)生與社會工角色轉(zhuǎn)換的培訓(xùn)； 4、員工守則、規(guī)章制度的培訓(xùn)（人事制度、辦事流程、宿舍管理制度、工作制度、乘車管理規(guī)定、食堂用餐管理規(guī)定等） 5、詳細(xì)介紹員工薪酬福利待遇，工資、加班費的計算方法，發(fā)放流程、時間、支付方式； 6、安全常識、安全注意事項（宿舍安全、交通安全、上下班通勤安全、治安安全、防盜防搶、防暴防騙、工作安全、消防安全等） 7、職業(yè)道德、行為規(guī)范、團(tuán)隊意識的培訓(xùn)； 8、法律法規(guī)常識（交通法規(guī)、治安條例、消防法規(guī)等）；

12、9、企業(yè)文化的宣講； 10、5S培訓(xùn)（整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)）；,新員工入職手續(xù)辦理,一、收集員工資料、妥善保管：（員工離職后保存二年） 1、員工入職登記表；（詳細(xì)填寫） 特別注意：需要求員工在表下方自行填寫“本人無犯罪歷史，無不良遺傳病史，如有虛報，愿接受解雇處分“，并由員工簽名蓋上手印。 2、證件復(fù)印件（身份證、婚孕證明、畢業(yè)證明）； 3、相片； 4、體檢證明； 二、合同簽訂、發(fā)放、管理； 1、簽訂勞動合同；（新員工入職一個月內(nèi)辦妥簽訂合同手續(xù)） 2、簽訂宿舍居住協(xié)議；（提示員工宿舍安全注意事項） 三、證卡辦理： 1、銀行卡；（工資發(fā)放使用） 2、社保卡；（提供社保相交財務(wù)簽收） 3

13、、居住證；（各管理處自行跟進(jìn)辦理） 4、廠牌、IC卡（工廠辦理） 四、保險購買： 1、社保；（個人承擔(dān)88元） 2、意外保險（入職即買，54元/年，分兩個月扣除，管理處提交員工簽名表交財務(wù)購買）,員工管理（一）,一、員工宿舍管理； 1、組織新員工學(xué)習(xí)宿舍管理制度； 2、宿舍設(shè)施設(shè)備的使用介紹，進(jìn)行生活指引； 3、定期走訪宿舍，關(guān)心新員工生活、工作狀況，及時為新員工排憂解難； 4、定期檢查宿舍，督促新員工改善宿舍衛(wèi)生環(huán)境； 二、員工安全管理； 1、組織安全培訓(xùn)； 2、制作安全宣傳專欄； 3、在宿舍區(qū)、樓道貼安全警示語； 4、召開安全座談會； 5、安全事故案例分析、通告； 三、員工培訓(xùn)管理； 1、

14、召開形式多樣化（培訓(xùn)室講課、集合訓(xùn)話、放培訓(xùn)光蝶、座談等） 2、內(nèi)容多元化；,員工管理（二）,四、員工活動開展； 1、文娛活動；（節(jié)日晚會、員工生日會、燈迷游戲等） 2、室外活動；（登山、看海、各類球賽、旅游景點游玩等） 3、評比活動；（文明宿舍評比、演講比賽、員工手工藝展示、員工投稿等） 五、員工轉(zhuǎn)正、續(xù)約； 1、管理處提前一個月與企業(yè)聯(lián)系，確定轉(zhuǎn)正、續(xù)約名單； 2、發(fā)布通知，召集轉(zhuǎn)正、續(xù)約人員會議； 3、員工填寫轉(zhuǎn)正表、簽訂合同書； 4、管理處審批，存檔管理； 六、員工其他日常管理工作； 1、證卡辦理； 2、員工、請假考勤管理（督促員工按時上下班） 3、水電費核算、工資發(fā)放；(數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、發(fā)

15、放準(zhǔn)時） 4、文件整理；（標(biāo)識清晰、分類整理、定期更新） 5、員工突發(fā)事件處理； 6、與企業(yè)工作對接；（企業(yè)滿意） 7、員工違規(guī)事件處理；,離職管理（一）,一、派遣員工離職管理辦法；參照各點執(zhí)行（見附表） 試用期離職須提前3天；轉(zhuǎn)正后離職須提前30天 二、離職流程：,-派遣員工- 試用期（3個月）內(nèi)提前3天，試用期（3個月）后提前30天。到萬昌公司管理處索取派遣員工離職申請書并填寫完整,-萬昌公司管理處- 離職面談，駁回離職申請或由管理處簽章同意。,-派遣員工- 持管理處簽章同意的派遣員工離職申請書遞交給員工所在部門的直接上級,-合作企業(yè)- 逐級審批派遣員工離職申請書，由合作企業(yè)人力資源部通知

16、萬昌公司離職員工最后出勤日,-合作企業(yè)- 于離職到期日為派遣員工辦理工作交接及勞保用品交接手續(xù)，并開據(jù)交接手續(xù)表給派遣員工,-派遣員工- 收到合作企業(yè)開據(jù)的交接手續(xù)表后3日內(nèi)到萬昌公司管理處辦理離職離廠手續(xù)，并處理保險并終止勞動關(guān)系。,離職管理（二）,三、離職資料整理； 1、派遣員工離職后檔案須保管的資料有；員工入職登記表、員工三證復(fù)印件、員工體檢表、勞動合同書、離職申請表、離職手續(xù)辦理清單、離廠證明、工資表； 2、派遣員工離職后檔案須保存兩年，方可銷毀； 3、員工填寫離職書時須注意以下事項： 1）由本人填寫、并蓋手??； 2）填寫離職原因須確保合法合理性； 3）離職工資的發(fā)放時間及代領(lǐng)工資條事

17、項須確認(rèn)到位；,人事制度、流程清單,一、制度、流程； 1、派遣員工薪酬福利制度； 2、派遣員工工衣管理制度：（三星） 3、派遣員工培訓(xùn)管理制度； 4、派遣員工請假管理規(guī)定； 5、派遣員工離職管理辦法； 6、派遣員工入職流程； 7、派遣員工離職流程； 8、派遣員工轉(zhuǎn)合同的管理辦法及操作流程； 9、派遣員工社保辦理流程； 10、特種行業(yè)人員作業(yè)管理規(guī)定； 。 二、表單； 1、派遣員工入職登記表； 2、派遣員工體檢記錄表； 3、派遣員工勞動合同簽收表； 4、派遣員工離職申請書； 5、派遣員工離職登記表； 6、派遣員工轉(zhuǎn)正評審表； 7、派遣員工培訓(xùn)記錄表； 8、派遣員工外出請假單； 9、派遣員工缺勤請

18、假單； 10、派遣員工離職離廠交接清單； 11、派遣員工跨省就業(yè)基本養(yǎng)老保險參保繳費憑證申請表發(fā)放登記表； 12、跨省就業(yè)基本養(yǎng)老保險參保繳費憑證； 13、提前終止勞動合同，解除勞動關(guān)系的憑證； 14、文件發(fā)放簽收表； 。,人事制度、流程更新、維護(hù),一、調(diào)整的依據(jù) 1、根據(jù)法律法規(guī)調(diào)整： 2、根據(jù)公司及合作企業(yè)政策變更調(diào)整；(工資福利待的調(diào)整） 3、根據(jù)工作實際進(jìn)行完善、健全； 二、調(diào)整的目的 1、確保合法、合理性； 2、增強規(guī)范性，能優(yōu)化工作、簡化流程； 4、能激勵員工； 三、調(diào)整流程 人事助理提交管理處主任修訂管理部確認(rèn)、定編號,與合作企業(yè)業(yè)務(wù)對接,一、找準(zhǔn)對接窗口 1、企業(yè)人事部門負(fù)責(zé)人

19、； 2、企業(yè)專管派遣業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人； 3、具體業(yè)務(wù)辦理聯(lián)絡(luò)人； 1）人事部門； 2）后勤部門； 3）生產(chǎn)部門； 二、掌握企業(yè)工作制度及基本情況； 1、企業(yè)組織架構(gòu)及部門職能； 2、上下班、倒班情況； 3、企業(yè)廠規(guī)廠紀(jì)； 4、企業(yè)管理模式、管理特色； 5、工作人員性格特征及辦事風(fēng)格； 三、精通業(yè)務(wù)流程 1、員工入離職辦理流程； 2、員工缺勤、請假、違紀(jì)處理流程； 3、勞務(wù)費結(jié)算流程； 3、會議制度； 4、文件傳遞及管理； 5、日常事物對接流程； 6、企業(yè)投訴處理流程；,派遣員工隊伍建設(shè)工作,一、目的 派遣員工隊伍思想穩(wěn)定、綜合素質(zhì)高、勞動紀(jì)律好、文明 禮貌愛萬昌； 二、方法 1、以點帶面，以面帶全；管理處培訓(xùn)優(yōu)秀的派遣員工做為員工骨干、員工代表，通過員工骨干的帶動影響其他員工； 1）員工管委會； 2）團(tuán)總支； 3）宿舍