采購(gòu)控制程序文件

1、采購(gòu)控制程序文件1. 目的對(duì)采購(gòu)物資的全過(guò)程進(jìn)行管理控制，以確保其符合公司采購(gòu)流程及規(guī)定要求。2. 范圍適用于原材料、外購(gòu)物料及服務(wù)等物資采購(gòu)的控制。3職責(zé)3.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)工作，并提供合格供應(yīng)商一覽表，負(fù)責(zé)對(duì)各部門提出采購(gòu)申請(qǐng)程序進(jìn)行把控。3.2項(xiàng)目部或申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)提供采購(gòu)需求說(shuō)明或技術(shù)性文件。3.3采購(gòu)部收集匯總編制月采購(gòu)計(jì)劃報(bào)表，于次月1日前提交月采購(gòu)計(jì)劃，每月5日前（含5日）提交上月采購(gòu)報(bào)表。以上表格分公司采購(gòu)人員制作后、提交至集團(tuán)采購(gòu)部各區(qū)域負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審核，待審核通過(guò)后，方可采購(gòu)。3.4收貨部門及使用部門負(fù)責(zé)采購(gòu)物料的檢驗(yàn)、驗(yàn)證。3.5倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)按公司要求對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)

2、行管理（如配有倉(cāng)庫(kù)此條有效）。4. 采購(gòu)工作程序4.1采購(gòu)需求文件及采購(gòu)計(jì)劃4.1.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制采購(gòu)需求文件，一般包括：名稱、數(shù)量、質(zhì)量要求、標(biāo)識(shí)方法、交貨方式及交貨期等；4.1.2采購(gòu)申請(qǐng)文件分為三種：月度采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)、采購(gòu)簽報(bào)申請(qǐng)、臨時(shí)物料采購(gòu)申請(qǐng)。月度采購(gòu)計(jì)劃：由需求部門申請(qǐng)后，發(fā)送至采購(gòu)員處匯總，采購(gòu)編制好月度采購(gòu)計(jì)劃匯總表后，需由分公司財(cái)務(wù)、總經(jīng)理簽字后，另發(fā)送至集團(tuán)采購(gòu)部進(jìn)行申批，集團(tuán)采購(gòu)部審核通過(guò)后方可進(jìn)行采購(gòu)配送。簽報(bào)申請(qǐng)：即在公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)由申請(qǐng)部門發(fā)起需求，經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人、集團(tuán)采購(gòu)、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理、集團(tuán)辦公室、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。簽報(bào)申請(qǐng)一般用于固定資產(chǎn)、臨時(shí)采購(gòu)超過(guò)

3、2000元標(biāo)準(zhǔn)時(shí)使用。臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)：即在月度計(jì)劃外采購(gòu)（如：臨時(shí)進(jìn)場(chǎng)、開荒、特殊要求等），且采購(gòu)金額未超過(guò)2000元的，需由申請(qǐng)或使用部門填寫臨時(shí)材料申請(qǐng)單，再由部門經(jīng)理、分公司總經(jīng)理簽字后方可執(zhí)行采購(gòu)。具體操作請(qǐng)參考“采購(gòu)流程圖”。4.2采購(gòu)具體操作流程及要求4.2.1新進(jìn)場(chǎng)采購(gòu)操作流程4.2.1.1新項(xiàng)目成立，分公司采購(gòu)人員到崗后首先按項(xiàng)目需求，確定申請(qǐng)文件模式，項(xiàng)目的作業(yè)車輛采購(gòu)，如：灑水車、洗掃車等，這些車輛采購(gòu)一般需要供貨周期，確定好需求可直接走公司內(nèi)網(wǎng)OA簽報(bào)進(jìn)行申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再發(fā)至集團(tuán)車輛管理部相關(guān)人員、財(cái)務(wù)、集團(tuán)辦公室、董事長(zhǎng)依次批復(fù)后由集團(tuán)車輛管理部人員負(fù)責(zé)車輛采購(gòu)事宜

4、。4.2.1.2新項(xiàng)目辦公家具及小型設(shè)備采購(gòu)人員需進(jìn)行詢價(jià)比對(duì)，至少貨比三家，家具詢價(jià)內(nèi)容需提供圖片及材質(zhì)等信息；小型設(shè)備需提供相關(guān)參數(shù)；電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備需提供品牌及配置、保修條款等，京東采購(gòu)是比對(duì)價(jià)格之一，以上詢價(jià)比對(duì)后，需走公司內(nèi)網(wǎng)簽報(bào)進(jìn)行申請(qǐng)，分公司采購(gòu)在意見(jiàn)欄內(nèi)需說(shuō)明詢價(jià)情況、付款方式及采購(gòu)意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)集團(tuán)采購(gòu)部審批，按流程審批完成后方可進(jìn)行采購(gòu)，付款方式需采用月結(jié)對(duì)公轉(zhuǎn)賬，除網(wǎng)購(gòu)?fù)?，其它均需簽定采?gòu)合同。4.2.1.3新項(xiàng)目常規(guī)物料采購(gòu)一般在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行采購(gòu)配送，選擇供應(yīng)商應(yīng)按供應(yīng)商管理程序文件進(jìn)行操作，首次采購(gòu)需在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行最少三家比對(duì)詢價(jià)（城市規(guī)模大最好五家），詢價(jià)內(nèi)容包括：?jiǎn)蝺r(jià)、

5、是否含稅（專票或是普票，專票需注明抵扣稅點(diǎn)）、支付方式等。詢價(jià)完成后需走內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行簽報(bào)申請(qǐng)并報(bào)集團(tuán)采購(gòu)部進(jìn)行審核，依次批復(fù)后方可進(jìn)行合作，并與供應(yīng)商簽定框架協(xié)議。4.2.1.4新項(xiàng)目費(fèi)用支付如房屋租金、油卡充值費(fèi)用等，均需走采購(gòu)簽報(bào)申請(qǐng)。4.2.4.5采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)以合同訂貨、對(duì)公賬務(wù)往來(lái)為主，市場(chǎng)零星采購(gòu)為輔原則，在合格供應(yīng)商一覽表內(nèi)選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。4.2.2常規(guī)采購(gòu)、物控具體操作流程4.2.2.1訂單：采購(gòu)人員收到物料申請(qǐng)單后（需有部門經(jīng)理及分公司總經(jīng)理簽字），首先進(jìn)入ERP系統(tǒng)錄入訂單（具體操作參考采購(gòu)ERP操作手冊(cè)），訂單打印后給直屬部門經(jīng)理簽字，簽字后傳真或掃描給供應(yīng)商(

6、原件采購(gòu)按月裝訂存檔備查)，供應(yīng)商收到訂單后打印兩份，一份蓋章確認(rèn)與當(dāng)月送貨單一起送交我公司采購(gòu)員，采購(gòu)員登記采購(gòu)合同臺(tái)賬，支付付款時(shí)需作為附件一并附在付款申請(qǐng)單中，另一份供應(yīng)商存檔備查。4.2.2.2 送貨單：供應(yīng)商需提供一式三聯(lián)的送貨單需蓋章（打印件最好），如果送貨直接到項(xiàng)目上，由項(xiàng)目接收人核實(shí)物料無(wú)誤后在送貨單上簽字，簽字后的送貨單一份留存項(xiàng)目，另一份隨訂單配送或郵寄給分公司物控或財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處； 送貨到倉(cāng)庫(kù)則倉(cāng)管人員核對(duì)無(wú)誤后在送貨單上簽字，簽字后一份留存?zhèn)}管人員，另一份與訂單一起配送（或郵寄）到分公司物控或財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)處，送貨單是財(cái)務(wù)入庫(kù)及付款的依據(jù)，支付貨款時(shí)需作為附件一并附在付款申請(qǐng)

7、單中。4.2.2.3入庫(kù)單：物控或財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)到供應(yīng)商提供我司項(xiàng)目或是倉(cāng)管人員簽字后的送貨單后，需與訂單核對(duì)是否有誤，如果數(shù)量有誤需做訂單變更（后期訂單變更或因特殊情況可無(wú)需蓋章），也可以在訂單未關(guān)閉情況下找集團(tuán)采購(gòu)做反審核處理，特殊情況也可以手動(dòng)制作入庫(kù)單（具體操作可參考采購(gòu)ERP操作手冊(cè)）；如果訂單與送貨單核對(duì)無(wú)誤，物控或財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)在ERP系統(tǒng)將此張訂單下推成入庫(kù)單（具體操作參考采購(gòu)ERP操作手冊(cè)），生成入庫(kù)單打印一式三份，物控（或采購(gòu)）與倉(cāng)管（如果有）與部門經(jīng)理簽字后，財(cái)務(wù)留一聯(lián)（蘭色）用于核對(duì)應(yīng)付入賬、物控（或倉(cāng)管）一聯(lián)（白色）按月裝釘存檔，采購(gòu)一聯(lián)（黃色）做為支付貨款附件附在付款申請(qǐng)單

8、中。4.2.2.4出庫(kù)單：材料入庫(kù)后，物控（或采購(gòu)）將送到現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目入庫(kù)材料出庫(kù)至各項(xiàng)目（出庫(kù)單可以用入庫(kù)單下推，也可手動(dòng)制作出庫(kù)單，具體操作參考采購(gòu)ERP操作手冊(cè)）；送貨到倉(cāng)庫(kù)需要領(lǐng)用物料，則需打印出庫(kù)單一式三聯(lián)，領(lǐng)料人簽字后，物控留存一聯(lián)按月裝釘存檔備查，交財(cái)務(wù)一聯(lián)做成本核算，領(lǐng)料人一聯(lián)提交至倉(cāng)管進(jìn)行出庫(kù)。4.2.3分公司采購(gòu)大型施工、大型設(shè)備超過(guò)100萬(wàn)元需走招投標(biāo)或竟?fàn)幮哉勁蟹绞竭M(jìn)行。首先填寫“招標(biāo)需求申請(qǐng)表”，按表上所需內(nèi)容進(jìn)行審批，提供招標(biāo)所需文件上報(bào)集團(tuán)采購(gòu)部按招標(biāo)流程進(jìn)行采購(gòu)。如100萬(wàn)元以下采購(gòu)，則視具體情況在分公司當(dāng)?shù)剡M(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)或是邀標(biāo)進(jìn)行“競(jìng)爭(zhēng)性談判”，采購(gòu)人員需提供“招

9、標(biāo)計(jì)劃表”“招標(biāo)邀請(qǐng)函”“招標(biāo)文件”等報(bào)備集團(tuán)采購(gòu)部審核，招標(biāo)結(jié)果出來(lái)需上報(bào)集團(tuán)采購(gòu)部，意見(jiàn)達(dá)成一致后需走內(nèi)網(wǎng)簽報(bào)審批進(jìn)行采購(gòu)實(shí)施。4.2.4采購(gòu)合同簽定4.2.4.1采購(gòu)合同是按采購(gòu)控制程序?qū)Σ少?gòu)所有物料及服務(wù)進(jìn)行管理，各公司采購(gòu)設(shè)備、工衣、施工勞務(wù)和臨時(shí)采購(gòu)金額超過(guò)五萬(wàn)元或有質(zhì)保金及售后服務(wù)條款的物品，必須簽訂采購(gòu)合同。合同內(nèi)容包括單價(jià)（專票抵扣點(diǎn)）、供貨周期、付款方式（是否有質(zhì)保金）、售后條件等。4.2.4.2，經(jīng)集團(tuán)確認(rèn)常規(guī)物料采購(gòu)合格的供應(yīng)商，分公司采購(gòu)人員需與之簽定長(zhǎng)期合作框架協(xié)議，協(xié)議內(nèi)容需包含：服務(wù)承諾、付款條件、供貨要求等細(xì)節(jié)，具體可參考“集團(tuán)公司框架協(xié)議模版”。4.2.4.

10、3 采購(gòu)合同審批程序按規(guī)定需簽定采購(gòu)合同的隨采購(gòu)簽報(bào)一起將合同提交審批。采購(gòu)簽報(bào)之后簽訂合同的要在蓋章前將合同提交至集團(tuán)采購(gòu)和法務(wù)審核。4.2.5采購(gòu)物資的驗(yàn)收及檢驗(yàn)4.2.5.1采購(gòu)物資、服務(wù)等驗(yàn)收及檢驗(yàn)，應(yīng)實(shí)行與采購(gòu)職責(zé)相分離的原則。既采購(gòu)人員不允許單獨(dú)驗(yàn)收，應(yīng)由使用部門或倉(cāng)管員進(jìn)行驗(yàn)收或檢驗(yàn)。4.2.5.2當(dāng)物資檢驗(yàn)合格后，由項(xiàng)目部或倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽收，據(jù)此單清點(diǎn)入庫(kù)；4.2.5.3經(jīng)驗(yàn)收及或檢驗(yàn)不合格的物料，項(xiàng)目部或是倉(cāng)管應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)辦理退、換貨等相關(guān)手續(xù)。4.2.5.4大型機(jī)器設(shè)備及施工服務(wù)驗(yàn)收，需項(xiàng)目需用部門、采購(gòu)人員聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，各部門在接收單

11、上確認(rèn)簽字；如有問(wèn)題需及時(shí)要求供應(yīng)商整改，至使驗(yàn)收合格確認(rèn)。4.2.6采購(gòu)價(jià)格穩(wěn)定性及變動(dòng)的相關(guān)說(shuō)明4.2.6.1各分、子公司應(yīng)與選定合作供應(yīng)商簽定合同，合同一年一簽，合同中應(yīng)規(guī)定供應(yīng)商報(bào)價(jià)在合同有效期內(nèi)、價(jià)格不予變動(dòng)。4.2.6.2對(duì)通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源及詢價(jià)采購(gòu)方式確定的供應(yīng)商，通過(guò)雙方最終談判后，價(jià)格方面不予變動(dòng)（采購(gòu)部參與的議價(jià)過(guò)程應(yīng)該有相關(guān)記錄文件）。4.2.6.3對(duì)于市場(chǎng)上受整體行業(yè)影響因素而導(dǎo)致物品或物料在一定時(shí)期價(jià)格波動(dòng)不穩(wěn)定，且價(jià)格起落較大的（如：電瓶、輪胎等）、價(jià)格不應(yīng)進(jìn)行鎖死，采購(gòu)部應(yīng)依據(jù)市場(chǎng)行情及時(shí)了解掌握與收集市場(chǎng)信息并對(duì)價(jià)格進(jìn)行復(fù)核，以確保所需采購(gòu)的物品或

12、物料價(jià)格在特殊情況下不高于市場(chǎng)供應(yīng)價(jià)格。4.2.6.4雙方供需合作期間，供應(yīng)商單方提出的調(diào)價(jià)申請(qǐng)、供應(yīng)商需要向采購(gòu)方提出書面申請(qǐng)函并加蓋公章。采購(gòu)部在接到供應(yīng)商的調(diào)價(jià)申請(qǐng)函后，應(yīng)在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)進(jìn)行價(jià)格復(fù)核并形成書面報(bào)告呈報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批意見(jiàn)。待最終審批通過(guò)后，方可回復(fù)供應(yīng)商調(diào)價(jià)事宜（供應(yīng)商申請(qǐng)調(diào)價(jià)函及采購(gòu)部市場(chǎng)核價(jià)調(diào)查意見(jiàn)及建議報(bào)告需存檔備案）。4.2.6.5價(jià)格遇市場(chǎng)階段性波動(dòng)時(shí)，經(jīng)采購(gòu)部核價(jià)后，浮動(dòng)后的價(jià)格不應(yīng)高于當(dāng)時(shí)市場(chǎng)的供應(yīng)價(jià)格。采購(gòu)部需定期進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格情行調(diào)查，以保障物品或物料價(jià)格始終處于平穩(wěn)，以充分保障公司利益。4.3供應(yīng)商的評(píng)定4.3.1供應(yīng)商評(píng)價(jià)內(nèi)容4.3.1.1評(píng)價(jià)供應(yīng)商的生產(chǎn)

13、能力、技術(shù)水平、服務(wù)能力；4.3.1.2對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)估（一年二次），對(duì)其過(guò)往產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)度、價(jià)格、服務(wù)態(tài)度等幾個(gè)方面來(lái)評(píng)估打分，并填寫供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)表，80分以下為不合格供應(yīng)商。4.3.1.3定期審核供應(yīng)商提供的材料是否過(guò)期、變更等，需及時(shí)更新。 4.3.2供應(yīng)商的選擇4.3.2.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的提名，摸底、調(diào)查初選工作，對(duì)供應(yīng)商的組織狀況、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)狀況等進(jìn)行審查，并填寫供應(yīng)商評(píng)鑒表；供應(yīng)商能力考察評(píng)價(jià)表；4.3.2.2聯(lián)合管理部、品管部或項(xiàng)目部對(duì)其質(zhì)保能力進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查看評(píng)審。4.3.3初選供應(yīng)商的檢驗(yàn)評(píng)定。4.3.3.1采購(gòu)部對(duì)批量產(chǎn)品采購(gòu)物料按采購(gòu)技術(shù)要求，初選供應(yīng)商采

14、購(gòu)樣品；并填寫供應(yīng)商審查表；4.3.3.2采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)的樣品，按管理部及品質(zhì)部申請(qǐng)需求，做出結(jié)論并將結(jié)論作為評(píng)價(jià)依據(jù)，經(jīng)鑒定合格方可納入初選名單； 4.3.3.3若需要樣品試制，樣品試制工作由采購(gòu)部牽頭管理部確認(rèn)，樣品的數(shù)量視具體情況確定。4.3.34批量產(chǎn)品與零星產(chǎn)品常規(guī)物資采購(gòu)以供應(yīng)商提供質(zhì)保書與合格證為準(zhǔn)；4.3.4供應(yīng)商的確定4.3.4.1評(píng)價(jià)后符合要求的供應(yīng)商經(jīng)管理部認(rèn)可，總經(jīng)理批準(zhǔn)，集團(tuán)采購(gòu)部審核后，確定為合格供應(yīng)商；4.3.4.2采購(gòu)部建立合格供應(yīng)商一覽表存檔，并且錄入供應(yīng)鏈系統(tǒng)；4.3.4.3采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)過(guò)程質(zhì)量記錄、資料的整理、保存，并建立合格供應(yīng)商檔案。4.3.5對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)質(zhì)量控制。4.3.5.1為確保供應(yīng)商能長(zhǎng)期，穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品，采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門每年對(duì)其進(jìn)行一次復(fù)審；4.3.5.2對(duì)供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，采購(gòu)部要求限期整改。對(duì)不重視質(zhì)量或質(zhì)量問(wèn)題無(wú)明顯改進(jìn)的供應(yīng)商，采購(gòu)部以內(nèi)網(wǎng)郵件形式報(bào)備集團(tuán)采購(gòu)部，經(jīng)過(guò)審批后取消其合格供應(yīng)商資格，從合格供應(yīng)商一覽表中去除，并通知相關(guān)職能部門。4.4對(duì)于同種采購(gòu)物資盡可能選擇兩家或兩家以