時(shí)間管理的五個(gè)步驟課件

1、,時(shí)間管理的五個(gè)步驟 2010.8.15,1,學(xué)習(xí)交流PPT,2,步驟一:列清單,越詳細(xì)越具體越好，近期或者下周前后要辦的所有事情。1、2、3、4按條列出至少14條（不夠就湊夠，如果每天兩件事都沒(méi)有，那你的時(shí)間都跑哪里去了？） 與你的“生涯規(guī)劃第一步”的內(nèi)容相比較，看看清單里有哪些與里面的內(nèi)容相關(guān)？（有關(guān)的在事件序號(hào)前面標(biāo)注A；沒(méi)有有關(guān)的現(xiàn)在就補(bǔ)充幾條，并在前面標(biāo)上N，要真實(shí)。所有這些標(biāo)注的符號(hào)都是為了讓你自己更深入的了解你過(guò)去的時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)和不足。）,2,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟二:排順序,本周核心事務(wù)：從上面的清單里選出你認(rèn)為應(yīng)該是本周最重要的三件事（以內(nèi)） 如何衡量？就是等下周結(jié)束以后，別

2、人問(wèn)你過(guò)去的一周都做了哪些事情，你馬上能高興的說(shuō)出三件來(lái)。 標(biāo)準(zhǔn)里面沒(méi)有的事情，現(xiàn)在就補(bǔ)充幾條，并在前面標(biāo)上H，要真實(shí)）。 將清單上的事件按緊急程度排序（在后面標(biāo)上1、2、3）。 將清單上的事件按重要程度排序（在最后面標(biāo)上1、2、3）。,3,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖,3、不重要而急,1、重要緊急,4、不重要亦不急,2、重要而不急,重要,緊 急,4,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖,重要而急 很多人每天的生活都在極度忙碌之中，每件事都是重要而急的。若這欄長(zhǎng)期地占全部時(shí)間的50%或以上，我們的生理和心理健康都會(huì)受到不良影響，與別人的關(guān)系和人生其他的重要方面都

3、會(huì)因此而變壞。 重要而不急 經(jīng)常告訴自己應(yīng)該去做（或多做），而總是沒(méi)有實(shí)行的事情便入此欄。這欄亦往往是真正把自己人生推進(jìn)往上的事情，例如足夠睡眠、與家人旅行、學(xué)習(xí)、運(yùn)動(dòng)、研究工作等。這欄亦是最容易被忽略的一欄。,5,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖,不重要而急 這欄的事情是為別人而做的，例如接聽(tīng)手機(jī)、約好去一些無(wú)關(guān)緊要的約會(huì)等。若這欄的事情太多，我們會(huì)埋怨自己太被人擺布了，或者處于被動(dòng)和無(wú)奈的狀況下。 不重要亦不急 這欄的事情，在人生中常常是可有可無(wú)的事。但是如果一件這樣的事長(zhǎng)期在心里涌出，它可能是重要的事而未曾被自己注意。,6,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖

4、,說(shuō)明： 沒(méi)有“正確”的比例，一般來(lái)說(shuō)： 1欄最好低于50% 2欄最好維持在20%或以上 3欄應(yīng)慢慢地減低 4欄亦應(yīng)該降低,7,學(xué)習(xí)交流PPT,1欄事情往往不能馬上被減少。最好的做法是把從3及4欄省下的時(shí)間用在2欄事情上。慢慢地，1欄的比例便會(huì)漸漸降低。 偏重各類事務(wù)的結(jié)果： 偏重第一類事務(wù)的結(jié)果：壓力、精疲力竭、危機(jī)處理、忙于收拾殘局。 第一類事務(wù)既急迫又重要，人生在世，無(wú)法避免。危機(jī)處理專家或有截稿壓力的文字工作者，更是經(jīng)常與之為伍。如果只專注于這類活動(dòng)，終有被問(wèn)題淹沒(méi)的一天。他們惟一的逃避之道，便是做些無(wú)關(guān)緊要的活動(dòng)（第4類），至于急迫而不重要或重要而不緊迫的事便被拋諸腦后。 偏重第三類

5、事務(wù)的結(jié)果：短視近利、危機(jī)處理、被視為巧言令色、輕視目標(biāo)與計(jì)劃、缺乏自制力、怪罪他人、人際關(guān)系浮泛甚至破裂。,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖,8,學(xué)習(xí)交流PPT,也有人把大部分時(shí)間，浪費(fèi)在急迫但不重要（第三類）的事務(wù)上，誤以為越急迫就越重要。其實(shí)，急迫之事往往對(duì)別人而非對(duì)自己很重要。 偏重第三、四類事務(wù)的結(jié)果：全無(wú)責(zé)任感、工作不保、依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生。 只重視第三、四類事務(wù)的人，擁有的并非有意義、負(fù)責(zé)任的人生。懂得舍棄這兩類無(wú)關(guān)緊要之事，對(duì)第一類要?jiǎng)?wù)也盡量節(jié)制，以投注更多時(shí)間于重要但眼前尚不急迫之事（第二類），才是個(gè)人管理之論。 偏重第二類事務(wù)的結(jié)果：有遠(yuǎn)見(jiàn)、有理想、平衡、守紀(jì)律、自制、

6、少有危機(jī)。 第二類事務(wù)包括建立人際關(guān)系、撰寫使命宣言、規(guī)劃長(zhǎng)期目標(biāo)、防患于未然等等。人人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖,9,學(xué)習(xí)交流PPT,相反地，真正有效率的人，是急所當(dāng)急、不輕易放過(guò)機(jī)會(huì)并防患于未然的。盡管也會(huì)有燃眉之急，但總設(shè)法降至最低。 因此我們?cè)谶M(jìn)行時(shí)間安排時(shí)，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會(huì)“彈鋼琴”。對(duì)工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處于被動(dòng)之中。,步驟三:理論掌握,時(shí)間管理四分圖,10,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟四:列日程表,將目前清單上的事往時(shí)間表里面排（假如是8月16日至20日這一周）

7、有沒(méi)有暫時(shí)做不了，或現(xiàn)在覺(jué)得沒(méi)必要做的項(xiàng)目？有的話在前面分別標(biāo)上“？”“X”,11,學(xué)習(xí)交流PPT,步驟五:提煉,提煉出13句話（或詞）作為指導(dǎo)思想寫在最醒目的地方這幾句話是你下周或最近最需要的，或最想改善的。 如：挑戰(zhàn)自我，發(fā)揮潛能。 請(qǐng)注意： 一定要將這個(gè)日程表貼在墻上，或放在手邊； 要經(jīng)常能看見(jiàn)，在每天開(kāi)始的時(shí)候和不知道自己該做什么的時(shí)候看一看； 在每晚進(jìn)行反??； 根據(jù)情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整； 連續(xù)觀察和總結(jié)幾周你所做的日程表及實(shí)施結(jié)果，從中摸索出一套適合自己 的、簡(jiǎn)單有效的時(shí)間管理和日程安排方法。 讓一天不止24小時(shí),12,學(xué)習(xí)交流PPT,20個(gè)節(jié)省時(shí)間的具體方法,對(duì)目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分

8、別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序； 從優(yōu)先級(jí)最高的事物著手； 和拖延做斗爭(zhēng)，如果事情重要，從現(xiàn)在開(kāi)始做； 把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分； 為自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧?kù)o，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時(shí)不起作用； 找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書(shū)館或空閑的辦公室； 當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)別人說(shuō)“不”； 學(xué)會(huì)委派別人做事；,13,學(xué)習(xí)交流PPT,20個(gè)節(jié)省時(shí)間的具體方法,歸納相似的事情，把它們放在一起處理； 減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過(guò)多時(shí)間?？s短低價(jià)值的事件。拋開(kāi)沒(méi)有價(jià)值的信件和文書(shū)工作委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù)； 避免完美主義。記住80/20定律； 避免做出過(guò)多許諾。對(duì)你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度； 不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件； 設(shè)置時(shí)間限制。例如，做某些決定時(shí)，不應(yīng)超過(guò)3分鐘； 聚精會(huì)神地做手頭的事情；,14,學(xué)習(xí)交流PPT,20個(gè)節(jié)省時(shí)間