2025財務(wù)管理資料：11-【管理制度】-02-費用報銷管理制度VIP

費用報銷管理制度一、目的為完善財務(wù)管理，規(guī)范費用報銷流程，合理控制費用開支，特制定本制度二、適用范圍公司全體員工費用報銷的申報、審批以及財務(wù)賬務(wù)處理。三、借款（一）因公借款，必須填寫借款單，寫明借款事由；借款單書寫要規(guī)范，必須寫明用途，必須使用黑色簽字筆填寫，大小寫金額要一致，不得涂改。（二）填寫借款單是要注明是現(xiàn)金借款還是網(wǎng)銀借款，2000元以內(nèi)的款項可以用現(xiàn)金支付，借網(wǎng)銀時必須提供收款人全稱，沒有收款人全稱財務(wù)不予付款。（三）經(jīng)辦人寫完借款單后，先由該店店長或部門主管審核，審核完畢同意借款后，必須在借款單上簽字，簽字后交分管總監(jiān)審核，總監(jiān)審核完畢后交財務(wù)經(jīng)理簽字，出納方可付款。（四）借款數(shù)額在2000元（含2000元）以上，提前一天通知財務(wù)備款。（五）嚴格執(zhí)行“前賬不清，后賬不借”制度。（六）員工借款必須在15天內(nèi)歸還，員工借款超過預(yù)計報銷日期或跨月未報銷的（除月末借款外），必須歸還借款或出示已取得發(fā)票待報銷；否則財務(wù)有權(quán)通知人事部從工資中扣除。（七）員工長期請假、調(diào)動或離職時，如有欠款，必須還清借款。（八）申請借款的員工，本著“公款公用”的原則，不準私借他人，公款私用。四、報銷（一）員工報銷時，必須取得真實合法、內(nèi)容完整清晰的原始憑證；（二）員工報銷時，將取得的原始憑證按規(guī)定分類好后，交給店長或部門主管審核，在規(guī)定時間交由出納辦理審核，經(jīng)出納審批后交給分管總監(jiān)審核，總監(jiān)審核完畢后，出納核對付款。（三）費用報銷時先沖減報銷人借款，借款如有余額，報銷時交回財務(wù)，如超出借款部分報銷時財務(wù)將差額補足；（四）差旅費借款必須在出差回來5個工作日內(nèi)報銷，報銷期限按照返程票面時間計算，節(jié)假日順延。五、報銷票據(jù)注意事項（一）票據(jù)項目如抬頭、公章、日期、內(nèi)容、經(jīng)辦人等應(yīng)齊全；并不得有涂改；（二）自制支付票據(jù)及附件應(yīng)清晰準確，并不得涂改；（三）對于因污漬、殘破而無法識別票面項目的一律不予報銷；（四）無論金額大小，不準以任何理由以其他票據(jù)代替原始憑證入賬；（五）報銷憑據(jù)以正規(guī)發(fā)票為先；報銷時，當事人應(yīng)按費用報銷單上的明細內(nèi)容，將對應(yīng)的費用單據(jù)加以整理歸類，并規(guī)范粘貼，粘貼過程中應(yīng)區(qū)別費用性質(zhì)分類粘貼，便于歸類計算和整理。六、報銷時間：（一）每周報銷一次，報銷人將粘貼整理好的票據(jù)交財務(wù)出納處；（二）出納初審后，交財務(wù)經(jīng)理復(fù)核或總經(jīng)理審批；（三）報銷期限：為了及時正確體現(xiàn)每月的成本費用，請及時報銷，最晚不超過兩周。（四）分公司訂貨為一周兩次，費用報銷一周一次如費用較少也可半月一次或一月一次。分公司所發(fā)生的一切費用需有正規(guī)發(fā)票，如無正規(guī)發(fā)票的需有相關(guān)證明并有當事人及領(lǐng)導(dǎo)的簽字。房租需有房租合同（合同上需要有房東的聯(lián)系電話）。每月的結(jié)帳日為自然月的最后一天，月初1-7號為對帳日，各分公司財務(wù)應(yīng)于7號前和總公司財務(wù)對好上月的帳。（對帳包括銷售明細帳、費用明細帳、庫存明細帳和分公司分紅表，以上明細需按店為單位制作明細表。）不積極配合總公司對帳的將停止報銷及發(fā)貨。七、報銷回款1、公司實行“收支兩條線”的管理方式，既分公司按規(guī)定每天填至上報總公司設(shè)置的固定現(xiàn)金日記表，并每天將日銷售額匯入至總公司指定帳戶。總部將定時對分公司的營業(yè)狀況、產(chǎn)品銷售、庫存等情況進行檢查、核對。2、如分公司三日內(nèi)無理由的未按總公司的規(guī)定執(zhí)行匯款及上報現(xiàn)金日記表，將扣分公司財務(wù)當月10%的工資，總經(jīng)理負連帶責任，也扣除當月10%的工資。如是財務(wù)告知是錢在總經(jīng)理那總經(jīng)理不回?？偣緦⑼Ｖ箞箐N費用和發(fā)貨并追究相關(guān)責任人。七、費用項目列支或報銷規(guī)定（一）房租1、房租需有房租合同、合同上需要有房東的聯(lián)系電話，同時附帶房產(chǎn)證復(fù)印件，房租合同必須要有房東電話和房東身份證復(fù)印件，一經(jīng)查實是假電話罰款20000元；2、所有辦公室和門店租賃都必須報備總部財務(wù)，經(jīng)雙方同意確認后方可簽租賃合同，福壽之家門店面積不得小于40平方，如未經(jīng)總部允許，擅自簽租賃合同，所有費用將由乙方個人承擔。（二）裝修費1、房屋轉(zhuǎn)讓費、押金不報，門頭的裝修6個月不能換。裝修費用標準不超過200元/m2、門頭700元/m2，票據(jù)必須是蓋章加電話，至少要有其中一樣；白條不報銷；2、公司裝修、門店裝修須向總部申請，門店裝修必須按總部統(tǒng)一裝修，特殊情況可報備總公司，如未按總部統(tǒng)一要求裝修，所有費用將由乙方個人承擔。（三）工資1、員工工資按當?shù)厝藛T標準制定，須向總公司備案；2、公司人員工資高于3000以上的，須到總部面試，并攜帶本人學歷證明和戶口本。3、為確保每月25號能按時發(fā)放工資，各分公司的人員工資表應(yīng)于每月15號前上報至總公司財務(wù)，工資表按總部統(tǒng)一格式，工資表里（提成、獎勵）制度需要提前向總公司報備。總公司審核無誤后于25日前將款打到分公司帳上。各分公司如有給員工繳納社保和員工不需要繳納社保的需當事人寫個承諾書，承諾書需放到總公司備案。4、加盟商沒有工資，只有分紅，每店只限一個店長和店員，多余人員需提前向總部匯報。5、分公司總經(jīng)理工資從運作資金到總部賬戶，并門店開始運作的前15天開始算起！（四）社保1、各項勞動保險費的申報計算由人事行政部負責；2、按國家有關(guān)文件規(guī)定由企業(yè)應(yīng)負擔的保險，根據(jù)銀行托收單計入相關(guān)費用，應(yīng)由個人承擔部分從工資中扣除由企業(yè)代扣代繳；3、每月人事部將銀行托收單對應(yīng)的劃扣明細表交財務(wù)統(tǒng)一報賬，劃扣明細表由人事部經(jīng)理簽字后轉(zhuǎn)財務(wù)作為賬務(wù)處理依據(jù)。備注：具體考核制度參照人事管理制度。（五）福利指公司為員工提供的工作餐、員工活動費用及節(jié)假日的福利性支出等。分公司報銷餐費（聚餐）每月最多一次，費用標準為不超過50元/人/次。節(jié)假日員工福利由集團公司統(tǒng)一發(fā)放，如擅自發(fā)放，費用將由分公司負責人自行承擔?。ㄎ澹┳再?、分公司自行采購商品須提前上報總公司，經(jīng)總部同意，方可采購，如未經(jīng)同意，按違約處理。2、分公司不得自行采購并銷售非公司所供產(chǎn)品，一經(jīng)公司發(fā)現(xiàn)，將從分公司保證金中扣除一半甚至更多作為警告。如繼續(xù)自行采購并銷售其他同類產(chǎn)品，公司將取締其加盟資格，扣除其所有加盟保證金。如有特殊需求確實需要自購的，自購商品需提前報備，報備中需注明售價，否則自購商品部份不予報銷。自購商品的損耗由分公司自行承擔。所有活動事項需提前報總公司運營處，否則由此產(chǎn)生的費由分公司自行承擔。如發(fā)現(xiàn)當?shù)厥袌霾少彽纳唐繁瓤偣静少彽膬r格低，可聯(lián)系總公司的采購部門，報備所需物品，由總公司統(tǒng)一采購配貨（六）辦公費1、分公司報銷費用為房租、裝修費、員工工資、桌椅、到城市物流費、會場費、電腦等固定資產(chǎn)2、辦公室日常雜費和店內(nèi)日常雜費，單店費用，含在店內(nèi)有利潤商品銷售額的1%補貼中，公司費用含在公司有利潤商品銷售額的2%補貼中。（七）差旅費差旅費是指因業(yè)務(wù)需要去外地出差所發(fā)生的費用。（八）車輛使用費包括公司車輛使用中發(fā)生的加油費、路橋費、洗車費、車險、維修保養(yǎng)費以包含在公司有利潤商品銷售額2%的補貼中。（九）交通費1、城市間交通以高鐵或汽車費用報銷，超過1000公里以上的，總經(jīng)理飛機票價報銷，員工火車票價報銷。如超出規(guī)定乘坐規(guī)格，將由個人承擔超出部分。2、市區(qū)內(nèi)因公外出的交通費（1）一般只允許報銷公交、地鐵等車費，報銷時應(yīng)注明事由及前往地點；（2）如發(fā)生出租車費用，報銷時應(yīng)注明事由；（十）通信費單店費用，含在店內(nèi)有利潤商品銷售額的1%補貼中，公司費用含在公司有利潤商品銷售額的2%補貼中。（十一）維修費單店費用，含在店內(nèi)有利潤商品銷售額的1%補貼中，公司費用含在公司有利潤商品銷售額的2%補貼中。（十二）水電燃氣費單店費用，含在店內(nèi)有利潤商品銷售額的1%補貼中，公司費用含在公司有利潤商品銷售額的2%補貼中。（十三）物流費城市間物流費用以物流公司票據(jù)報銷，城市到店內(nèi)物流費用，單店費用，含在店內(nèi)有利潤商品銷售額的1%補貼中，公司費用含在公司有利潤商品銷售額的2%補貼中。（十四）旅游費、餐飲費1、分公司旅游、餐飲方案，須經(jīng)總部同意，分公司報銷客戶旅游、餐飲費用的需要有行程安排表，（表中需要注明各項費用明細、客戶姓名及電話號碼）且有正規(guī)發(fā)票，如無發(fā)票的需要有相關(guān)證明。如未經(jīng)總部同意，一切后果和費用由分公司總經(jīng)理個人承擔。2、分公司報銷餐費（聚餐）每月最多一次，費用標準為不超過50元/人/次。3、分公司不允許報銷與分公司之間往來的招待費。4、業(yè)務(wù)招待費的發(fā)生需要由總經(jīng)理批準后方可進行，未經(jīng)總經(jīng)理批準或事后未找總經(jīng)理簽字確認的，費用自理。（十五）會場費分公司需要宣傳，租賃會場，報銷會場費必須有回款。（十六）廣告宣傳費用于公司形象宣傳以及市場推廣所發(fā)生的廣告、宣傳用品、場地、布展、招牌制作等費用。（十七）培訓費因員工內(nèi)訓或外訓所發(fā)生的教材費、勞務(wù)費等。（十八）招聘費因招聘而發(fā)生的人才市場費用、展位費、在媒體上發(fā)布的招聘廣告費。（十九）運雜費單店費用，