工程文件溝通協(xié)調(diào)管理

工程文件溝通協(xié)調(diào)管理序號文件形式文件要求1與業(yè)主(工程師、業(yè)主代表)往來文件收發(fā)管理1）業(yè)主(工程師、業(yè)主代表)發(fā)文(1)業(yè)主(工程師、業(yè)主代表)發(fā)來的文件，由綜合管理辦公室統(tǒng)一負責接收(除圖紙外)，由資料員進行登記，填寫《收文處理單》，送相關(guān)部門領(lǐng)導提出送閱、送批意見，然后按順序送閱送批。(2)涉及工期、報價、索賠等重大商務(wù)性問題和內(nèi)容綜合性強的重要文件由項目主要領(lǐng)導閱批。(3)對專業(yè)性強的一般文件，按部門領(lǐng)導分工范圍進行閱批。如需主要領(lǐng)導閱批，由分管領(lǐng)導提出意見再送主要領(lǐng)導閱批。(4)項目領(lǐng)導在對公文閱批時，明確提出主辦部門。(5)送有關(guān)部門辦理和傳閱的公文，資料員應(yīng)做好記錄，便于追索，并根據(jù)辦理時限及時辦理，防止漏辦和延誤；凡逾期延誤和漏辦者，部門負責人和經(jīng)辦人員要承擔責任。(6)公文按領(lǐng)導批示意見優(yōu)先送相關(guān)部門辦理；承辦部門應(yīng)將處理結(jié)果在《收文處理單》上注明，并將公文退還資料員，不得自行交他人傳閱，所有閱文和辦文人員均應(yīng)在《收文處理單》上簽署姓名和日期。(7)建立臺賬，整理歸檔。2)向業(yè)主(工程師、業(yè)主代表)發(fā)文(1)向業(yè)主(工程師、業(yè)主代表)發(fā)文都以“專送工程師函件”、“專送業(yè)主函件”形式發(fā)放。文件起草可由各相關(guān)部門完成，填寫行文審批單，由部門經(jīng)理審核。(2)將“行文審批單”及電子文檔發(fā)送綜合管理辦公室，綜合管理辦公室資料員接到擬稿人送交的文件后，應(yīng)檢查《行文審批單》上各欄目是否填寫齊全、清楚，如不合要求，應(yīng)退給擬稿人補辦，直至符合要求。(3)有關(guān)商務(wù)合約、財務(wù)及其他重要的函件、工作聯(lián)系單，項目經(jīng)理部文件，各部門起草的涉及工期、報價、索賠等重大商務(wù)性問題的各個類別文件由項目經(jīng)理簽發(fā)。其他一般往來函件、工作聯(lián)系單等按照分工范圍由分管領(lǐng)導簽發(fā)。(4)為加強總承包內(nèi)部協(xié)調(diào)，發(fā)放后的文件，由綜合辦公室送交領(lǐng)導班子成員傳閱。(5)領(lǐng)導班子成員閱后若需要復(fù)印，由綜合管理辦公室按文件管理的有關(guān)規(guī)定進行復(fù)印、發(fā)放。(6)建立臺賬，整理歸檔。2與監(jiān)理往來文件收發(fā)管理1)監(jiān)理來文(1)對監(jiān)理發(fā)來的文件，由綜合管理辦公室統(tǒng)一負責接收，由資料員進行登記，填寫《收文處理單》，送相關(guān)部門領(lǐng)導提出送閱、送批意見，然后按順序送閱送批。(2)按照專業(yè)性劃分，按部門領(lǐng)導分工范圍進行閱批。如需主要領(lǐng)導閱批，由分管領(lǐng)導提出意見再送主要領(lǐng)導閱批。(3)項目領(lǐng)導在對公文閱批時，明確提出主辦部門。(4)建立臺賬，整理歸檔。2)向監(jiān)理發(fā)文(1)對監(jiān)理的發(fā)文以“專送監(jiān)理函件”或“監(jiān)理通知回復(fù)單”形式發(fā)放(“監(jiān)理通知回復(fù)單”使用監(jiān)理提供的表式)。文件起草可由相關(guān)職能部門完成，由部門經(jīng)理審核，交分管領(lǐng)導簽發(fā)。(2)將“行文審批單”及電子文檔交綜合管理辦公室，綜合管理辦公室資料員接到擬稿人送交的文件后，應(yīng)檢查《行文審批單》上各欄目是否填寫齊全、清楚，如不合要求，應(yīng)退給擬稿人補辦，直至符合要求。(3)簽發(fā)后的文件，由綜合管理辦公室歸檔并向監(jiān)理及各相關(guān)單位發(fā)放。(4)為加強總承包內(nèi)部協(xié)調(diào)，發(fā)放后的文件，由綜合管理辦公室送項目經(jīng)理和項目副經(jīng)理傳閱。(5)領(lǐng)導班子成員閱后若需要復(fù)印，由綜合管理辦公室按文件管理的有關(guān)規(guī)定進行復(fù)印、發(fā)放。(6)建立臺賬，整理歸檔。3與分包往來文件收發(fā)管理1)總承包項目經(jīng)理部向分包發(fā)文(1)對分包發(fā)文以“專送×××工程分包函件”形式發(fā)放。(2)文件可由各相關(guān)部門完成文件起草，由部門經(jīng)理審核。文件起草部門將“行文審批單”及電子文檔交綜合管理辦公室，綜合管理辦公室資料員接到擬稿人送交的文件后，應(yīng)檢查《行文審批單》上各欄目是否填寫齊全、清楚，如不合要求，應(yīng)退給擬稿人補辦，直至符合要求。(3)商務(wù)管理部、綜合部起草發(fā)出的函件、工作聯(lián)系單，項目經(jīng)理部文件，各部門起草的涉及工期、報價、索賠等重大商務(wù)性問題的各個類別文件由項目經(jīng)理簽發(fā)。其他一般往來函件、工作聯(lián)系單等按照分工范圍由分管領(lǐng)導簽發(fā)。(4)簽發(fā)后的文件，由綜合管理辦公室歸檔并向各相關(guān)單位發(fā)放。(5)為加強總承包內(nèi)部協(xié)調(diào)，發(fā)放后的文件，由綜合管理辦公室送項目經(jīng)理傳閱。(6)領(lǐng)導班子成員閱后若需要復(fù)印，由綜合管理辦公室按文件管理的有關(guān)規(guī)定進行復(fù)印、發(fā)放。(7)建立臺賬，整理歸檔。2)總承包各職能部門向分包發(fā)文(1)總承包部各職能部門向分包發(fā)文，以工作聯(lián)系單形式發(fā)放。(2)文件由各相關(guān)部門起草，填寫相關(guān)表式，由部門經(jīng)理審閱后，交分管領(lǐng)導簽發(fā)。(3)簽發(fā)后的工作聯(lián)系單，由本部門直接發(fā)放給相關(guān)分包，除本部門進行歸檔管理外，須提交綜合管理辦公室備案。(4)為加強總承包內(nèi)部協(xié)調(diào)，備案后的文件，由綜合管理辦公室送交項目領(lǐng)導傳閱。(5)領(lǐng)導班子成員閱后若需要復(fù)印，由綜合管理辦公室按文件管理的有關(guān)規(guī)定進行復(fù)印、發(fā)放。3)分包來文(1)分包單位發(fā)文給總承包項目經(jīng)理部，由綜合管理辦公室簽收，對來文進行歸檔。涉及工期、報價、索賠等重大商務(wù)性問題和內(nèi)容綜合性強的重要文件由項目經(jīng)理閱批。(2)對專業(yè)性強的一般閱件，按部門領(lǐng)導分工范圍進行閱批。如需主要領(lǐng)導閱批，由分管領(lǐng)導提出意見再送主要領(lǐng)導閱批。(3)項目領(lǐng)導在對公文閱批時，明確提出主辦部門。(4)送有關(guān)部門辦理和傳閱的公文，文員應(yīng)做好記錄，便于追索，并根據(jù)辦理時限及時辦理，防止漏辦和延誤；凡逾期延誤和漏辦者，部門負責人和經(jīng)辦人員要承擔責任。(5)公文按領(lǐng)導批示意見優(yōu)先送相關(guān)部門辦理；承辦部門應(yīng)將處理結(jié)果在《收文處理單》上注明，并將公文退還資料員，不得自行交他人傳閱，所有閱文和辦文人員均應(yīng)在《收文處理單》上簽署姓名和日期。(6)對總承