【客戶案例】日事清x深圳邀拍：客戶全生命周期+文檔云協(xié)作提升效率

【客戶案例】日事清x深圳邀拍：客戶全生命周期+文檔云協(xié)作，提升效率01

客戶簡(jiǎn)介邀拍是一個(gè)全球?qū)I(yè)攝影服務(wù)平臺(tái)，互聯(lián)網(wǎng)+攝影行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，已簽約全球233個(gè)城市4W+優(yōu)質(zhì)攝影師，超10000家企業(yè)用戶，在北京、上海、杭州、深圳、臺(tái)北、首爾等近30個(gè)城市設(shè)立運(yùn)營(yíng)中心。飛速增長(zhǎng)代表著機(jī)遇，也意味著挑戰(zhàn)。在一番探索后，深圳邀拍分公司選擇引入釘釘版日事清搭建工單管理平臺(tái)，讓訂單管理和活動(dòng)以項(xiàng)目管理方式流轉(zhuǎn)，讓日常事務(wù)管理更透明。遇到的問(wèn)題日事清解決方案深圳邀拍團(tuán)隊(duì)需要同時(shí)對(duì)接多個(gè)客戶，客戶的訂單完成周期較長(zhǎng)，負(fù)責(zé)人無(wú)法實(shí)時(shí)了解特定客戶進(jìn)展情況，到了哪個(gè)部門的哪個(gè)階段？客戶訂單直觀地展示在日事清看板，進(jìn)度一目了然，更新和流轉(zhuǎn)也可以實(shí)時(shí)同步給所有人拍攝籌備事務(wù)繁瑣，沒(méi)有清晰界定成員各自和彼此負(fù)責(zé)的工作，也無(wú)法實(shí)時(shí)同步進(jìn)展；如果彼此之間的任務(wù)有先后關(guān)系，一方出現(xiàn)延誤，影響整個(gè)籌備進(jìn)度通過(guò)日事清的看板和甘特圖可以看到每個(gè)任務(wù)的負(fù)責(zé)人、時(shí)間、進(jìn)展、完成情況，籌備節(jié)奏隨時(shí)把控工作排期、活動(dòng)負(fù)責(zé)人、物料準(zhǔn)備、場(chǎng)地準(zhǔn)備等都通過(guò)多個(gè)EXCEL完成，更新需要口頭通知，如果通知不及時(shí)會(huì)造成很多問(wèn)題日事清提供看板視圖、進(jìn)度視圖、列表視圖，活動(dòng)策劃可以使用「看板」組織任務(wù)，使用「進(jìn)度視圖」查看進(jìn)度，實(shí)時(shí)同步，責(zé)任到人大量word、excel通過(guò)微信、qq、郵件等渠道傳送，需要時(shí)候無(wú)法快速找到，也分不清哪個(gè)是最新版本可以直接通過(guò)日事清的附件，打開(kāi)WPS+在線云協(xié)作，記錄修改記錄，參與者可以同步編輯，編輯記錄都會(huì)保留，成員下載的始終是最新版本文件工作訂單的溝通通過(guò)郵件、qq、微信溝通，信息容易被沖散。造成信息不對(duì)稱在日事清內(nèi)建立一個(gè)任務(wù)，就能輕松完成通知消息、任務(wù)詳情、人員@溝通等活動(dòng)溝通，避免關(guān)鍵信息被沖散02

客戶日事清使用場(chǎng)景1、看板管理：客戶全生命周期管理隨著深圳邀拍的企業(yè)客戶增長(zhǎng)，每年同一時(shí)間會(huì)收到發(fā)布會(huì)，年會(huì)等大量訂單，到年底更是訂單猛增。而每個(gè)訂單的完成周期較長(zhǎng)，每個(gè)訂單需要在管理、商務(wù)、活動(dòng)、攝影等多個(gè)部門中流轉(zhuǎn)，信息總是不對(duì)稱，負(fù)責(zé)人無(wú)法隨時(shí)了解一個(gè)訂單的進(jìn)展情況，需要一一詢問(wèn)，給管理帶來(lái)了麻煩。使用日事清之后，客戶訂單直觀地展示在日事清看板，進(jìn)度一目了然，更新和流轉(zhuǎn)也可以實(shí)時(shí)同步給所有人。每個(gè)月有多少客戶、客戶的跟進(jìn)進(jìn)度、客戶的詳細(xì)資料都能在日事清的看板功能內(nèi)一目了然。2、文檔管理：輕松協(xié)作，多人編輯，告別反復(fù)傳輸文件邀拍團(tuán)隊(duì)在確認(rèn)客戶需求、提供方案的過(guò)程中，需要做很多文件資料。大量的EXCEL、Word文件在微信、QQ內(nèi)來(lái)回傳遞，無(wú)法做到良好的信息同步和進(jìn)度跟蹤，協(xié)作效率低；一般的文檔編輯工具對(duì)于任務(wù)管理協(xié)作的支持又非常有限。隨著對(duì)接客戶增多，慢慢的越來(lái)越多信息不同步、進(jìn)度不明確的情況出現(xiàn)，給擁抱變化的團(tuán)隊(duì)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。Excel和word文檔靠郵件、微信、qq傳遞方式已經(jīng)不能滿足邀拍團(tuán)隊(duì)快速同步信息、快速調(diào)整活動(dòng)節(jié)奏的要求。引入日事清后，邀拍的同事開(kāi)始統(tǒng)一在日事清的WPS+在線云編輯進(jìn)行文檔編輯和協(xié)作，在日事清的任務(wù)、云盤(pán)內(nèi)可以隨時(shí)打開(kāi)上傳文檔，并實(shí)時(shí)編輯。文檔能保證保存同步，文檔所見(jiàn)即最新版本，多人同時(shí)編輯，協(xié)作動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)可見(jiàn)。邀拍的同事再也不用花費(fèi)時(shí)間在傳送文件、尋找最新更改版本上了。3、工作流程清晰，責(zé)任到人，提高溝通效率及銷售時(shí)間管理對(duì)于大型活動(dòng)的規(guī)劃和人員/資源進(jìn)度，邀拍會(huì)使用

日事清的看板

來(lái)將項(xiàng)目狀態(tài)可視化管理和階段性進(jìn)度同步。擺脫了信息不透明、執(zhí)行情況不明確的“瞎忙”狀態(tài)?？梢暬M(jìn)度讓每個(gè)人都能對(duì)自己的任務(wù)和項(xiàng)目進(jìn)度直接負(fù)責(zé)，讓活動(dòng)的執(zhí)行、核查、溝通細(xì)節(jié)變得高效便捷。邀拍需要會(huì)根據(jù)客戶的要求定制視頻和照片，邀拍在確認(rèn)客戶訂單后，要快速進(jìn)入工作狀態(tài)。為了服務(wù)好每家客戶，邀拍通過(guò)日事清建立了嚴(yán)密的工作流程：從前期的確認(rèn)場(chǎng)地、器材、供應(yīng)商，到中期為甲方客戶提供方案、確定甲方需求清單，以及活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的執(zhí)行細(xì)節(jié)拍照、機(jī)位、器材擺放，以及后期的共享資料、售后環(huán)節(jié)，邀拍都在日事清看板做了清晰的SOP管理，讓每個(gè)階段的任務(wù)、負(fù)