電算化知識點(diǎn)

第五章會計軟件操作第一節(jié)系統(tǒng)管理一、概述系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，具體包括一下幾個方面：1.賬套管理。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。2.年度賬管理。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。3.操作員及其權(quán)限管理。操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權(quán)限等。二、啟動和注冊系統(tǒng)管理(一)啟動和注冊系統(tǒng)管理系統(tǒng)允許以兩種身份進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份;二是以賬套主管的身份。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。(二)設(shè)置操作員設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。1.增加操作員增加操作員時，必須指定操作員編號、姓名、定義并確認(rèn)操作員口令。(1)操作員編號(ID)：用來標(biāo)識所設(shè)置的操作員，操作員編號必須是唯一的，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù);(2)操作員全名：即操作員姓名，是操作員登錄各系統(tǒng)時的用戶名，內(nèi)容不能為空;(3)部門：即操作員所屬部門，部門內(nèi)容可以不填;(4)口令：即操作員登錄系統(tǒng)時使用的口令。2.修改或刪除操作員設(shè)置的操作員一旦登錄過系統(tǒng)，便不能被修改或刪除，所以“修改”或“刪除”只能對未啟用的操作員進(jìn)行，另外還可以設(shè)置操作員處于“有效”(啟用)或“注銷”(無效)狀態(tài)。例題：以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理時，不能進(jìn)行的操作是()。(單選)A.建立賬套B.修改賬套C.年度賬清空D.年度賬引入答案：A。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。建立賬套是系統(tǒng)管理員的權(quán)限。三、建立賬套建立賬套，就是指使用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套帳簿文件。首先應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后軟件通過這些基礎(chǔ)參數(shù)自動建立一套賬。首次使用系統(tǒng)時，應(yīng)先進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。(一)設(shè)置賬套信息1.賬套號：用來輸入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。4.啟用會計期：新設(shè)置賬套被啟用的時間。5.會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)帳日期。(二)設(shè)置單位信息單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。(三)確定核算類型用于記錄本單位的基本核算信息，包括：1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。4.企業(yè)類型：系統(tǒng)提供了工業(yè)和商業(yè)兩張類型，必須選擇輸入。5.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目，必須選擇輸入。6.是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級科目，則選中該項。(四)確定分類信息。如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，通常對它們進(jìn)行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統(tǒng)時再進(jìn)行設(shè)置。(五)確定編碼方案編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。(六)設(shè)置數(shù)據(jù)精度數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。(七)系統(tǒng)啟用在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。例題：賬套號是區(qū)別不同賬套的唯一標(biāo)識。()(判斷)答案：√。賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。四、設(shè)置操作員權(quán)限操作員權(quán)限設(shè)置功能是對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。兩者權(quán)限有所區(qū)別。操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。提示：1.一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。2.系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除，所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，就不能修改或刪除。例題：賬套主管可以對所有賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。()(判斷)答案：×。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。注意兩者的區(qū)別?！揪毩?xí)題】1、賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時也有類似手工的建賬工作，這就是(D)。A.設(shè)置會計科目B.設(shè)置帳套C.設(shè)置憑證類別D.系統(tǒng)初始設(shè)置2、賬務(wù)系統(tǒng)中帳套號設(shè)置的最重要要求是(B)。A.只能用兩位數(shù)字B.賬套號不能重復(fù)C.只能用兩位字符D.可以任意設(shè)置3、賬務(wù)系統(tǒng)中，建成后，(B)參數(shù)可以修改。A.啟用日期B.單位名稱C.編碼規(guī)則D.采用的會計制度日期4、賬務(wù)處理系統(tǒng)中，建賬時間設(shè)定后，可以在次年重新修訂。(X)第二節(jié)系統(tǒng)初始化一、概述系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件轉(zhuǎn)變成專用會計軟件，并將手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移至到計算機(jī)中的一系列準(zhǔn)備工作，這是使用財務(wù)軟件的基礎(chǔ)?？傎~系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等操作。二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案(一)設(shè)置部門檔案部門檔案設(shè)置是設(shè)置會計科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。掌握操作步驟。(二)設(shè)置職員檔案職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。掌握操作步驟。(三)設(shè)置客戶檔案如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。(二)修改和刪除會計科目修改或刪除會計科目應(yīng)遵循“自上而下”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。修改或刪除會計科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下一級科目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級科目?？颇恳唤?jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設(shè)下級科目。(三)指定會計科目指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。例題：1.“管理費(fèi)用”科目通常設(shè)置的輔助核算是()。(單選)A.個人往來B.部門核算C.項目核算D.客戶往來答案：B。各單位對于管理費(fèi)用通常是按部門進(jìn)行預(yù)算控制的，因此對于管理費(fèi)用科目應(yīng)設(shè)置部門輔助核算。2.刪除會計科目時，應(yīng)先刪除上一級科目，然后再刪除本級科目。()答案：×。修改或刪除會計科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。四、設(shè)置憑證類別通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：1.記賬憑證2.收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證3.現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證4.現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證5.自定義憑證類別某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：1.借方必有2.貸方必有3.憑證必有4.憑證必?zé)o5.無限制五、輸入期初余額期初余額錄入是將手工資料錄入到計算機(jī)的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號。期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入，輔助核算科目期初余額錄入。(一)總賬期初余額錄入。對于沒有設(shè)置輔助核算的科目可以直接錄入起初余額。(二)輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設(shè)輔助賬頁。與此相對應(yīng)，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。(三)試算平衡期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。例題：1.輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。()(判斷)答案：×。輸入期初余額時，余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動計算出來的，不需要手工輸入。2.下列關(guān)于期初余額的描述中，正確的有()。(多選)A.所有科目都必須輸入期初余額B.紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證D.如果已經(jīng)記過賬，則還可修改期初余額。答案：BC。并不是所有的科目都輸入期初余額，對于損益類科目一般沒有期初余額。如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。第三節(jié)日常業(yè)務(wù)處理一、填制憑證在實(shí)際工作中，可直接在計算機(jī)上根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項內(nèi)容。填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。1.增加憑證記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分;二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容。(1)憑證頭內(nèi)容①憑證類別②憑證編號③制單日期④附單據(jù)數(shù)提示：①采用序時控制時，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，但不能超過業(yè)務(wù)日期;②憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。(2)憑證正文內(nèi)容①摘要②科目③輔助信息④金額提示：①正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空;②科目編碼必須是末級的科目編碼;③金額不能為零，紅字以“-”表示;④可按“=”鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置;⑤不能確定的輔助核算信息可不輸入。(3)具體操作：①增加一張普通憑證②增加一張有輔助核算信息的憑證2.修改憑證在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需要修改的地方進(jìn)行修改即可。可以修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。3.刪除憑證(1)作廢/恢復(fù)憑證當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。方法是：找到要作廢的憑證，執(zhí)行“制單——作廢/恢復(fù)”命令。作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。(2)整理憑證憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。4.查詢憑證用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當(dāng)前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。具體操作：查詢未記賬的付款憑證。例題：1.憑證保存后，()是可以修改的。(多選)A.制單日期B.摘要C.憑證編號D.金額答案：ABD。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。2.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬憑證的編號不應(yīng)(D)。A.由計算機(jī)自動編號B.編號必須連接C.如果分類，應(yīng)分類編號D.重號或漏號二、審核憑證審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。提示：①審核人必須有審核權(quán);②作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯;③審核人和制單人不能是同一個人;④憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以修改或刪除。具體操作：①更換操作員②審核憑證例題：賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬憑證審核是由(A)對已輸入計算機(jī)的憑證進(jìn)行審核的。A.專人B.任意人C.憑證輸入員D.會計主管三、記賬記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地進(jìn)行到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。提示：①第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬;②上月未記賬，本月不能記賬;③未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍;④記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。具體操作：記賬。例題：1.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，憑證的無痕跡修改應(yīng)當(dāng)在(C)之前進(jìn)行。A.結(jié)賬B.審核C.記賬D.打印2.在執(zhí)行憑證登賬功能時，一旦給定了登賬條件，機(jī)器就將該范圍內(nèi)的所有憑證自動進(jìn)行登賬處理。()(判斷)答案：×。未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。3.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，賬簿中的數(shù)據(jù)(A)。A.不可以修改或刪除B.可以刪除C.可以增加D.可以修改4.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，(D)后憑證可以記賬。A.查詢B.修改C.輸入D.審核四、賬簿管理企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計賬簿。賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。1.基本會計核算賬簿管理基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細(xì)賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。(1)總賬的查詢及打印總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且可以查詢所有二至六級明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。(2)明細(xì)賬的查詢及打印。明細(xì)賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中包含未記賬憑證。(3)日記賬的查詢及打印。日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和打印。(4)具體操作：現(xiàn)金日記賬的查詢2.各種輔助核算賬簿管理輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細(xì)賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。具體操作：部門總賬的查詢。例題：1.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一般情況下，各種賬目均可以在一個會計年度內(nèi)任意查詢。()(判斷)答案：√。賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一般情況下，查詢的期間不受限制，查詢的內(nèi)容包括憑證查詢、賬簿查詢、匯總表查詢以及各種輔助項目的查詢等。2.往來賬管理中，往來客戶檔案設(shè)置的主要內(nèi)容是(D)。A.客戶名稱B.客戶地址C.客戶編碼D.客戶編碼和名稱第四節(jié)期末處理一、銀行對賬由于企業(yè)與銀行的賬務(wù)處理和入賬時間不一致，企業(yè)和銀行之間經(jīng)常會出現(xiàn)“未達(dá)賬項”，為了能夠準(zhǔn)確掌握銀行存款的實(shí)際余額企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進(jìn)行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。銀行對賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容。在計算機(jī)總賬系統(tǒng)中，銀行對賬的科目在科目設(shè)置時應(yīng)定義為“銀行賬”輔助賬類的科目性質(zhì)。1.輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)銀行對賬有個啟用日期，該啟用日期應(yīng)當(dāng)是使用銀行對賬功能前最后一次手工賬的截止日期。用戶應(yīng)在此錄入最后一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達(dá)項。提示：①第一次使用銀行對賬功能前，系統(tǒng)要求錄入日記賬及對賬單未達(dá)賬項，在開始使用銀行對賬功能之后不再使用;②在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達(dá)賬項后，不要隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)。具體操作：輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)2.輸入銀行對賬單要實(shí)現(xiàn)計算機(jī)自動對賬操作，在每月末對賬前，須將銀行開出的銀行對賬單輸入計算機(jī)。本功能用于平時錄入銀行對賬單。具體操作：輸入銀行對賬單數(shù)據(jù)。3.銀行對賬銀行對賬可以采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。自動對賬即由計算機(jī)根據(jù)對賬依據(jù)將銀行日記賬未達(dá)賬項與銀行對賬單進(jìn)行自動核對和購銷。手工對賬是對自動對賬的補(bǔ)充。在自動對賬后可再通過手工對賬進(jìn)行調(diào)整。提示：對賬條件中的方向、金額相同是必選條件，對賬截止日期可輸入可不輸;②對于已達(dá)賬項，系統(tǒng)自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方的“兩清”欄打上圓圈標(biāo)志。③在自動對賬不能完全對上的情況下，可采用手工對賬。4.余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出在對銀行賬進(jìn)行兩清勾對后，計算機(jī)自動整理匯總未達(dá)賬和已達(dá)賬，生成“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，用戶可直接查詢或打印輸出。具體操作：查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表例題：1.對銀行收付款業(yè)務(wù)，在憑證輸入時，還需要輸入結(jié)算憑證號，供()使用。(單選)A.登日記賬B.憑證過賬C.登總分類賬D.銀行對賬答案：D。對銀行收付款業(yè)務(wù)，在憑證輸入時，還需要輸入結(jié)算憑證號，供銀行對賬使用。2.計算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，進(jìn)行銀行對賬，銀行對賬單傳送到微機(jī)中可采用(ABCD)。A.鍵盤錄入B.軟盤拷貝C.網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)D.電子郵件3.進(jìn)行銀行對賬的主要依據(jù)是(BD)。A.發(fā)生日期B.結(jié)算單號C.出納人員D.金額

第三章會計電算化基本要求本章要點(diǎn)：會計電算化法規(guī)制度會計核算軟件的基本要求會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的要求計算機(jī)替代手工記賬的要求電算化檔案的基本要求第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度宏觀管理是指國家或地區(qū)為保證會計電算化工作的順利展開所制定的法律、法規(guī)和條例微觀管理指單位自身針對會計電算化工作而制定的管理辦法、措施和制度1994年6月，財政部正式制定了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》和《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》1996年，財政部為了規(guī)范企業(yè)會計電算化又專門制定了《會計電算化工作規(guī)范》第二節(jié)會計核算軟件的基本要求根據(jù)《中華人民共和國會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，會計核算軟件設(shè)計、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：1.會計核算軟件應(yīng)保證會計數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、完整，有利于提高會計核算工作的效率3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照4.會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。7.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能9.會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。第三節(jié)會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求本節(jié)要點(diǎn)：會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求對審核記賬功能的有關(guān)要求對需要輸入原始憑證的要求對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求主要內(nèi)容數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。在所有計算機(jī)會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進(jìn)，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。一、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。二、會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。三、對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能、輸入的項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。3.在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)。(2)以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱。(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。四、對審核記賬憑證功能的有關(guān)要求2.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記憑證法進(jìn)行更正，紅定可用負(fù)號“—”表示。五、對需要輸入原始憑證的功能要求會計核算軟件提供的原始憑證輸入項目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改六、對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求記賬憑證中會計核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。第四節(jié)會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求本節(jié)要點(diǎn)：會計軟件應(yīng)具有對機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢的功能會計軟件應(yīng)提供對機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出功能會計核算軟件輸出數(shù)據(jù)的其他要求主要內(nèi)容：會計數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網(wǎng)絡(luò)傳輸輸出等幾種形式查詢和打印則是會計數(shù)據(jù)輸出的最基本形式一、會計軟件應(yīng)具有對機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢的功能二、會計軟件應(yīng)提供對機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出功能會計軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)記賬憑證、機(jī)內(nèi)原始憑證、會計賬簿、會計報表的打印輸出功能4.在機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對照表替代6.對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會計核算軟件可以提供會計賬薄的滿頁打印輸出功能。三、會計核算軟件輸出數(shù)據(jù)的其他要求1.根據(jù)機(jī)內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機(jī)內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能2.會計年度終了進(jìn)行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)上的強(qiáng)制備份功能第五節(jié)會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求本節(jié)要點(diǎn)：對會計核算軟件記賬功能的基本要求對會計核算軟件結(jié)賬功能的基本要求對會計核算軟件報表生成功能的基本要求會計核算軟件應(yīng)具備的其他處理功能主要內(nèi)容：會計法律法規(guī)對會計核算軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的規(guī)定主要體現(xiàn)在記賬、結(jié)賬和報表生成等三個方面一、對會計核算軟件記賬功能的基本要求1.根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證或者計算機(jī)自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬。3.總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時登記，也可以分別登記，還可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記二、對會計核算軟件結(jié)賬功能的基本要求2.結(jié)賬前，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計算機(jī)自動生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證(如折舊計提憑證等)是否已生成和入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬4.機(jī)內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當(dāng)與明細(xì)分類賬進(jìn)行核對，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。5.結(jié)賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。三、對會計核算軟件報表生成功能的基本要求按報送對象：外部報表和內(nèi)部報表按編制日期：月報、季報、年報按編制單位：單位會計報表和匯總會計報表按報表的結(jié)構(gòu)：簡單報表和復(fù)合報表根據(jù)《企業(yè)會計準(zhǔn)則》規(guī)定而編制的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表是必須編制的基本報表四、會計核算軟件應(yīng)具備的其他處理功能第六節(jié)會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求本節(jié)要點(diǎn)：會計電算化崗位的劃分會計電算化崗位責(zé)任制的基本內(nèi)容中小企業(yè)實(shí)行會計電算化的崗位設(shè)置主要內(nèi)容：一、會計電算化崗位的劃分基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位基本會計崗位既可以一人一崗，也可以一人多崗或一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)容牽制制度的要求，如出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。會計人員必須實(shí)行回避制度大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設(shè)立如下崗位：1.電算主管：電算化主管可由會計主管兼任2.軟件操作3.審核記賬4.電算維護(hù)5.電算審查6.數(shù)據(jù)分析7.會計檔案資料保管員8.軟件開發(fā)上述電算化會計崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。二、會計電算化崗位責(zé)任制的基本內(nèi)容建立會計電算化崗位責(zé)任制，按照“責(zé)權(quán)利相結(jié)合”的原則1.電算主管的責(zé)任2.軟件操作員的責(zé)任(5)注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，定期更換自己的密碼(9)出納人員應(yīng)做到日清月結(jié)3.審核記賬員的責(zé)任(2)將不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關(guān)人員更正修改后，再進(jìn)行審核。(6)審核記賬人員不得兼任出納工作4.電算維護(hù)員的責(zé)任。(1)定期檢查電算化系統(tǒng)的軟件、硬件運(yùn)行情況(2)應(yīng)及時排除電算化系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的軟件或硬件故障6.電算審查員的責(zé)任8.軟件開發(fā)員的責(zé)任。(3)軟件開發(fā)人員不得操作會計軟件進(jìn)行會計業(yè)務(wù)的處理。三、中小企業(yè)實(shí)行會計電算化的崗位設(shè)置實(shí)行會計電算化后的崗位劃分，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行適當(dāng)合并，設(shè)置一些必需崗位，一人可以兼任多個工作崗位五、遇到問題怎么辦1.會計軟件選用不當(dāng)開展會計電算化工作應(yīng)分三步走：即先咨詢、再培訓(xùn)、后實(shí)施1)咨詢工作：向會計學(xué)會的電算化分會、會計師事務(wù)所、會計軟件公司等咨詢2.認(rèn)識和做法上的誤區(qū)把雙軌并行工作放在單位開展會計電算化工作之前進(jìn)行，而不是在此之后手工方式下會計核算與計算機(jī)方式下會計核算的全部數(shù)據(jù)，都是試運(yùn)行階段必須保留的3.難以建立嚴(yán)格的管理制度第七節(jié)計算機(jī)替代手工賬的基本要求本節(jié)要點(diǎn)：替代手工賬替代手工賬的條件如何替代手工賬計算機(jī)與手工并行遇到問題怎么辦主要內(nèi)容：一、替代手工賬替代手工賬包括兩個概念，即部分替代和全面替代手工記賬替代手工賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”二、替代手工賬的條件(一個前提三個條件)一個大前提是：計算機(jī)與手工會計核算應(yīng)該并行3個月以上計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠;打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全三個條件：1.配備了專用的或主要應(yīng)用于會計核算的軟硬件設(shè)備2.配有與會計電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員目前培訓(xùn)的三種形式：財政部組織全國開展的初級、中級、高級培訓(xùn)軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓(xùn)由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)3.建立相應(yīng)的內(nèi)部管理制度包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度三、如何替代手工賬替代手工賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段1.整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符(2)整理各賬戶余額：如果是在年初建賬，只需整理各賬戶的期初余額，如果是在年中某月建賬，需整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額(3)清理往來賬戶和銀行賬戶2.建立會計賬戶體系并確定編碼建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設(shè)置明細(xì)科目編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。原則：(1)符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。(5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。(6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。3.規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程4.會計軟件初始化(了解)如：賬務(wù)處理初始化的主要內(nèi)容：工資核算初始化的主要內(nèi)容四、計算機(jī)與手工并行1、計算機(jī)與手工并行是指