企業(yè)合同管理制度指南

企業(yè)合同管理制度指南合同編號：__________甲方（賣方/提供服務(wù)方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：郵箱：乙方（買方/接受服務(wù)方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：郵箱：一、總則1.目的與依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)合同管理，防范合同風(fēng)險，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。3.合同管理原則（1）合法性原則：合同的簽訂、履行、變更和解除等活動必須符合法律法規(guī)的規(guī)定。（2）平等自愿原則：合同當(dāng)事人在法律地位上是平等的，應(yīng)遵循自愿原則，協(xié)商一致訂立合同。（3）誠實信用原則：合同當(dāng)事人應(yīng)誠實守信，履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（4）風(fēng)險防范原則：企業(yè)應(yīng)加強對合同風(fēng)險的評估和防范，采取有效措施降低合同風(fēng)險。二、合同管理機構(gòu)與職責(zé)1.合同管理部門及職責(zé)（1）企業(yè)設(shè)立合同管理部門，負責(zé)合同的日常管理工作，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等。（2）合同管理部門的職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度，規(guī)范合同管理流程。審核合同的合法性、完整性和可行性，提出修改意見。監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決問題。處理合同糾紛，維護企業(yè)合法權(quán)益。建立合同檔案，保管合同文件。2.相關(guān)部門職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的前期洽談和起草工作，提供合同相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和資料。（2）財務(wù)部門負責(zé)合同的財務(wù)審核，包括合同價款的合理性、付款方式的可行性等。（3）法務(wù)部門負責(zé)合同的法律審核，提供法律咨詢和建議，防范法律風(fēng)險。（4）其他相關(guān)部門按照各自的職責(zé)，配合合同管理部門做好合同管理工作。三、合同的簽訂1.合同簽訂的流程（1）業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人進行初步洽談，了解對方的基本情況和合作意向。（2）業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談情況，起草合同文本，并填寫《合同審批表》，連同合同文本及相關(guān)資料一并提交合同管理部門審核。（3）合同管理部門對合同文本進行審核，提出修改意見，反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)修改意見對合同文本進行修改，再次提交合同管理部門審核。（4）合同管理部門審核通過后，提交法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門提出法律意見，反饋給合同管理部門。合同管理部門根據(jù)法律意見，組織業(yè)務(wù)部門和對方當(dāng)事人進行協(xié)商，對合同文本進行修改。（5）合同文本經(jīng)協(xié)商修改后，提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同管理部門加蓋企業(yè)合同專用章，合同正式生效。2.合同主體的審查（1）在簽訂合同前，企業(yè)應(yīng)對對方當(dāng)事人的主體資格進行審查，包括對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證件的真實性、合法性和有效性。（2）審查對方當(dāng)事人的經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等，保證對方當(dāng)事人具備履行合同的能力和資格。（3）對對方當(dāng)事人的信譽情況進行調(diào)查，了解其是否存在不良信用記錄。3.合同條款的擬定（1）合同條款應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同當(dāng)事人的名稱、住所、聯(lián)系方式等基本信息。合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬等內(nèi)容。履行期限、地點和方式。違約責(zé)任。爭議解決方式。其他必要條款。（2）合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、含混的語言。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反國家強制性標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。四、合同的審批1.審批流程（1）合同審批按照以下流程進行：業(yè)務(wù)部門提交合同審批申請，填寫《合同審批表》，并附上合同文本及相關(guān)資料。合同管理部門對合同進行初審，提出初審意見。財務(wù)部門對合同進行財務(wù)審核，提出財務(wù)審核意見。法務(wù)部門對合同進行法律審核，提出法律審核意見。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同進行審批，做出審批決定。（2）合同審批過程中，各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給合同管理部門。合同管理部門應(yīng)及時匯總各審核部門的意見，組織相關(guān)部門進行協(xié)商，對合同進行修改和完善。2.審批權(quán)限（1）合同審批權(quán)限根據(jù)合同金額和性質(zhì)的不同，分別由不同層次的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。具體審批權(quán)限如下：合同金額在[具體金額]以下的，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批。合同金額在[具體金額]以上、[具體金額]以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同金額在[具體金額]以上的，由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）對于重大合同或涉及重大法律風(fēng)險的合同，應(yīng)提交企業(yè)董事會或股東會審批。五、合同的履行1.合同履行的監(jiān)督（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責(zé)合同的履行工作，按照合同約定的時間、地點和方式履行合同義務(wù)。（2）合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)覺和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（3）財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)，保證合同款項的支付。2.合同變更與解除（1）在合同履行過程中，如遇客觀情況發(fā)生變化，需要變更或解除合同的，應(yīng)按照以下程序進行：業(yè)務(wù)部門提出合同變更或解除的申請，填寫《合同變更（解除）審批表》，并附上相關(guān)證明材料。合同管理部門對申請進行審核，提出審核意見。財務(wù)部門對合同變更或解除的財務(wù)影響進行評估，提出財務(wù)審核意見。法務(wù)部門對合同變更或解除的法律風(fēng)險進行評估，提出法律審核意見。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同變更或解除申請進行審批，做出審批決定。（2）合同變更或解除經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，簽訂合同變更或解除協(xié)議，并將協(xié)議提交合同管理部門備案。六、合同的檔案管理1.檔案的分類與編號（1）合同檔案應(yīng)按照合同類型進行分類，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（2）合同檔案應(yīng)按照簽訂時間順序進行編號，編號規(guī)則為：[年份][合同類型代碼][流水號]。2.檔案的保管與借閱（1）合同檔案應(yīng)由合同管理部門指定專人負責(zé)保管，保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（2）合同檔案的保管期限為[具體年限]，保管期滿后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀。（3）因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還合同檔案。七、合同的糾紛處理1.糾紛的預(yù)防（1）在合同簽訂前，應(yīng)充分了解對方當(dāng)事人的情況，對合同條款進行認真審查，避免合同糾紛的發(fā)生。（2）在合同履行過程中，應(yīng)嚴格按照合同約定履行義務(wù)，及時溝通協(xié)調(diào)，解決問題，避免糾紛的擴大。2.糾紛的處理流程（1）當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。（2）合同管理部門應(yīng)及時對糾紛進行調(diào)查了解，分析糾紛的原因和責(zé)任，提出處理建議。（3）根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，合同管理部門可以采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。（4）在糾紛處理過程中，企業(yè)應(yīng)積極配合有關(guān)部門的工作，維護企業(yè)的合法權(quán)益。八、合同的風(fēng)險管理1.風(fēng)險評估（1）在合同簽訂前，企業(yè)應(yīng)對合同進行風(fēng)險評估，分析合同可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（2）風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、履行期限等因素進行，評估結(jié)果應(yīng)作為合同審批的重要依據(jù)。2.風(fēng)險防范措施（1）針對合同可能存在的風(fēng)險因素，企業(yè)應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如簽訂擔(dān)保合同、購買保險、約定違約金等。（2）企業(yè)應(yīng)加強對合同履行過程的監(jiān)控，及時發(fā)覺和解決問題，降低合同風(fēng)險。九、合同的統(tǒng)計與分析1.統(tǒng)計的內(nèi)容與方法（1）合同統(tǒng)計的內(nèi)容包括合同簽訂數(shù)量、合同金額、合同履行情況、合同糾紛情況等。（2）合同統(tǒng)計應(yīng)采用定期統(tǒng)計和專項統(tǒng)計相結(jié)合的方法，定期統(tǒng)計每月進行一次，專項統(tǒng)計根據(jù)需要進行。2.分析報告的編制（1）合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同統(tǒng)計結(jié)果，編制合同分析報告，分析合同管理中存在的問題和不足，提出改進措施和建議。（2）合同分析報告應(yīng)定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報，作為企業(yè)決策的參考依據(jù)。十、合同的信息化管理1.信息化系統(tǒng)的建設(shè)（1）企業(yè)應(yīng)建立合同信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、自動化和規(guī)范化。（2）合同信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等功能。2.信息安全保障（1）企業(yè)應(yīng)加強對合同信息化管理系統(tǒng)的安全管理，采取有效措施保障系統(tǒng)的安全運行，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。（2）合同信息化管理系統(tǒng)的操作人員應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)和設(shè)置。十一、培訓(xùn)與考核1.合同管理培訓(xùn)（1）企業(yè)應(yīng)定期組織合同管理培訓(xùn)，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平和法律意識。（2）合同管理培訓(xùn)的內(nèi)容包括合同法律法規(guī)、合同管理制度、合同管理流程、合同風(fēng)險防范等。2.考核機制（1）企業(yè)應(yīng)建立合同管理考核機制，對合同管理部門和相關(guān)部門的合同管理工作進行考核。（2）考核內(nèi)容包括合同簽訂情況、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。考核結(jié)果應(yīng)作為部門和個人績效評價的重要依據(jù)。十二、獎勵與懲罰1.獎勵措施（1）對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，企業(yè)應(yīng)給予表彰和獎勵。（2）獎勵的形式包括物質(zhì)獎勵和精神獎勵，如獎金、榮譽證書、晉升等。2.懲罰規(guī)定（1）對違反合同管理制度的部門和個人，企業(yè)應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（2）處罰的形式包括警告、罰款、降職、撤職等。對給企業(yè)造成重大損失的，企業(yè)應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。十三、附則1.解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)所有。2.修訂程序本制度的修訂應(yīng)由合同管