合同臺賬管理制度

合同臺賬管理制度合同編號：__________甲方（賣方/提供服務(wù)方）：公司名稱：____________________法定代表人：________________地址：______________________聯(lián)系方式：____________________電子郵箱：____________________乙方（買方/接受服務(wù)方）：公司名稱：____________________法定代表人：________________地址：______________________聯(lián)系方式：____________________電子郵箱：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了加強合同管理，規(guī)范合同臺賬的建立、管理和使用，提高合同管理的效率和質(zhì)量，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、工程承包合同等。3.基本原則（1）合法性原則：合同的簽訂和管理必須符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。（2）真實性原則：合同臺賬中的信息必須真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛假記載或隱瞞重要信息。（3）及時性原則：合同簽訂后，應(yīng)及時將相關(guān)信息錄入合同臺賬，并及時更新合同履行情況。（4）保密性原則：合同臺賬中的信息屬于公司商業(yè)秘密，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。二、合同臺賬的建立1.臺賬的設(shè)立要求（1）公司應(yīng)設(shè)立統(tǒng)一的合同臺賬，采用電子表格或?qū)ｉT的合同管理軟件進行記錄。（2）合同臺賬應(yīng)包括合同編號、合同名稱、合同類型、簽訂日期、履行期限、合同金額、付款方式、對方單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等基本信息。2.合同信息的錄入內(nèi)容（1）合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同的相關(guān)信息錄入合同臺賬，保證信息的準(zhǔn)確性和完整性。（2）合同信息的錄入內(nèi)容包括但不限于：合同文本、合同審批表、對方單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)文件。三、合同臺賬的管理1.臺賬的維護與更新（1）合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同臺賬的日常維護和更新，及時記錄合同的履行情況、變更情況和解除情況。（2）每月末，合同承辦部門應(yīng)對合同臺賬進行核對和整理，保證臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.臺賬的審核與監(jiān)督（1）法務(wù)部門應(yīng)定期對合同臺賬進行審核，檢查合同的簽訂、履行、變更和解除是否符合法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。（2）審計部門應(yīng)定期對合同臺賬進行審計，檢查合同臺賬的管理是否規(guī)范，合同信息的錄入是否準(zhǔn)確、完整。四、合同的分類與編號1.合同分類標(biāo)準(zhǔn)（1）根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，將合同分為買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、工程承包合同等類型。（2）根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險程度，將合同分為重大合同、重要合同和一般合同。2.合同編號規(guī)則（1）合同編號由公司代碼、合同類型代碼、簽訂年份和流水號組成，例如：X。（2）公司代碼為公司的簡稱，合同類型代碼根據(jù)合同分類標(biāo)準(zhǔn)確定，簽訂年份為合同簽訂的年份，流水號為合同簽訂的順序號。五、合同的簽訂與審批1.合同簽訂流程（1）合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進行法律審核。（2）法務(wù)部門對合同文本進行法律審核，提出修改意見，返回合同承辦部門進行修改。（3）合同承辦部門將修改后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，審批通過后，方可簽訂合同。2.審批權(quán)限與程序（1）重大合同由公司董事會審批，重要合同由公司總經(jīng)理辦公會審批，一般合同由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）合同審批應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，審批意見應(yīng)明確、具體，并形成書面記錄。六、合同的履行與監(jiān)控1.合同履行的跟蹤（1）合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤和管理，及時了解合同履行情況，發(fā)覺問題及時解決。（2）合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，并將變更、解除情況及時錄入合同臺賬。2.履行異常情況的處理（1）如發(fā)覺對方當(dāng)事人存在違約行為，合同承辦部門應(yīng)及時收集證據(jù)，向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h，并要求對方承擔(dān)違約責(zé)任。（2）如因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，合同承辦部門應(yīng)及時通知對方，并采取措施減少損失。七、合同的變更與解除1.變更與解除的條件（1）經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更或解除合同。（2）因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，可以變更或解除合同。（3）一方當(dāng)事人違反合同約定，致使合同目的無法實現(xiàn)，另一方當(dāng)事人可以解除合同。2.變更與解除的程序（1）合同變更或解除應(yīng)由合同承辦部門提出書面申請，經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）審批通過后，合同承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人簽訂變更或解除協(xié)議，并將變更或解除情況及時錄入合同臺賬。八、合同糾紛的處理1.糾紛的預(yù)防與預(yù)警（1）合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解對方當(dāng)事人的信譽和履約能力，避免簽訂風(fēng)險較大的合同。（2）合同履行過程中，合同承辦部門應(yīng)及時關(guān)注合同履行情況，發(fā)覺可能引發(fā)糾紛的問題，及時采取措施加以解決。2.糾紛的處理流程與方式（1）如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時收集證據(jù)，向法務(wù)部門報告。（2）法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定解決方案，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，法務(wù)部門可以采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。九、合同的歸檔與保管1.歸檔的要求與時限（1）合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，移交公司檔案管理部門。（2）合同歸檔應(yīng)按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行，保證檔案的完整性和安全性。2.保管的方式與條件（1）公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，對合同檔案進行集中保管。（2）檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保證合同檔案的安全。十、合同信息的查詢與利用1.查詢的權(quán)限與流程（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同信息，應(yīng)填寫《合同信息查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報法務(wù)部門審批。（2）法務(wù)部門根據(jù)審批意見，為查詢?nèi)颂峁┫鄳?yīng)的合同信息。2.信息利用的規(guī)定（1）查詢到的合同信息僅供查詢?nèi)斯ぷ魇褂?，不得用于其他目的。?）查詢?nèi)藨?yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露查詢到的合同信息。十一、保密制度1.保密范圍與要求（1）合同臺賬中的所有信息，包括但不限于合同文本、對方單位信息、合同金額、履行情況等，均屬于保密范圍。（2）公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露合同信息。2.違反保密制度的責(zé)任（1）如發(fā)覺公司員工違反保密制度，泄露合同信息，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。（2）如因泄露合同信息給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。十二、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計劃與內(nèi)容（1）公司應(yīng)定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識和業(yè)務(wù)水平。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括合同法律法規(guī)、合同管理制度、合同簽訂與履行的注意事項等。2.宣傳方式與對象（1）公司應(yīng)通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、培訓(xùn)等方式，加強對合同管理制度的宣傳。（2）宣傳對象為公司全體員工，重點是合同承辦部門和相關(guān)管理人員。十三、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容與方式（1）監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同臺賬的建立與管理、合同的簽訂與審批、合同的履行與監(jiān)控、合同的變更與解除、合同糾紛的處理等方面。（2）監(jiān)督檢查的方式包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。2.問題整改與跟蹤（1）對監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（2）對整改情況應(yīng)進行跟蹤檢查，保證問題得到徹底解決。十四、附則1.解釋權(quán)與修訂權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司法務(wù)部門所有，公司有權(quán)根據(jù)實際情況對本制度進行修訂。2.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效。甲方（蓋章）：__________