會議供應(yīng)商管理制度

會議供應(yīng)商管理制度第一章總則

為確保會議的有序進行，提高會議效率，明確會議供應(yīng)商的管理職責與義務(wù)，特制定本制度。本制度適用于會議供應(yīng)商管理制度，包括但不限于會議策劃、組織、實施及評估的各個階段。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議供應(yīng)商的選擇、評估、合作及監(jiān)督流程，確保會議質(zhì)量，降低會議成本，提升公司形象。

2.會議供應(yīng)商管理遵循公平、公正、公開的原則，確保供應(yīng)商選擇的合理性和合規(guī)性。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各部門舉辦的各類會議，包括但不限于產(chǎn)品發(fā)布會、培訓(xùn)會、研討會、年會等。

2.本制度適用于會議供應(yīng)商的篩選、評估、合作、監(jiān)督及評價等環(huán)節(jié)。

三、會議供應(yīng)商分類

1.會議供應(yīng)商分為以下幾類：場地供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、餐飲供應(yīng)商、禮品供應(yīng)商、活動策劃供應(yīng)商等。

2.各類供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和實力，確保會議的順利進行。

四、會議供應(yīng)商管理職責

1.會議組織部門負責供應(yīng)商的篩選、評估、合作及監(jiān)督工作。

2.采購部門負責供應(yīng)商的招標、談判及合同簽訂工作。

3.財務(wù)部門負責會議供應(yīng)商的費用支付及結(jié)算工作。

4.監(jiān)察部門負責對會議供應(yīng)商的管理工作進行監(jiān)督和評價。

五、會議供應(yīng)商管理流程

1.會議組織部門根據(jù)會議需求，制定供應(yīng)商篩選標準，進行供應(yīng)商招募。

2.采購部門組織招標、評標，確定合作供應(yīng)商。

3.雙方簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。

4.會議組織部門對供應(yīng)商進行全程監(jiān)督，確保會議質(zhì)量。

5.會議結(jié)束后，對供應(yīng)商進行評價，作為后續(xù)合作的參考。

六、違規(guī)處理

1.供應(yīng)商在合作過程中，如有違反合同規(guī)定、損害公司利益等行為，公司將依法追究其法律責任。

2.公司員工在會議供應(yīng)商管理過程中，如有違規(guī)行為，將按照公司規(guī)定予以處理。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，公司可根據(jù)實際情況予以補充和調(diào)整。后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以確保會議供應(yīng)商管理制度的全面實施。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程各環(huán)節(jié)的要求，本章將詳細闡述會議流程的各個環(huán)節(jié)。

一、會議籌備

1.會議需求的提出：各部門根據(jù)工作需要，提出會議主題、時間、地點、參會人員等相關(guān)信息。

2.會議方案的制定：會議組織部門根據(jù)會議需求，制定會議方案，包括會議議程、活動安排、預(yù)算等。

3.供應(yīng)商篩選：會議組織部門根據(jù)會議需求，制定供應(yīng)商篩選標準，進行供應(yīng)商招募，確保供應(yīng)商具備相應(yīng)資質(zhì)和實力。

4.采購招標：采購部門組織招標、評標，從符合條件的供應(yīng)商中選擇最佳合作伙伴。

5.合同簽訂：雙方就會議服務(wù)內(nèi)容、價格、時間等達成一致，簽訂正式合同。

二、會議執(zhí)行

1.會前準備：會議組織部門負責檢查會議場地、設(shè)備、餐飲等各項準備工作，確保會議順利召開。

2.參會人員簽到：會議組織部門安排專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員按時到場。

3.會議議程執(zhí)行：按照會議方案，主持人引導(dǎo)會議議程的進行，確保會議內(nèi)容的完整性。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果及待辦事項等。

5.會議期間服務(wù)：會議組織部門負責協(xié)調(diào)供應(yīng)商提供會議期間的服務(wù)，如場地布置、設(shè)備調(diào)試、餐飲服務(wù)等。

三、會議總結(jié)

1.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人整理會議紀要，包括會議內(nèi)容、討論結(jié)果、待辦事項等，并發(fā)送給相關(guān)人員。

2.會議效果評估：會議組織部門對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，以提高后續(xù)會議的質(zhì)量。

3.供應(yīng)商評價：會議組織部門對會議供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行評價，作為后續(xù)合作的參考。

4.會議總結(jié)報告：會議組織部門撰寫會議總結(jié)報告，總結(jié)會議成果、不足之處及改進措施，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

四、會后跟進

1.待辦事項落實：會議組織部門根據(jù)會議紀要，跟進待辦事項的落實情況，確保會議決策的執(zhí)行。

2.供應(yīng)商結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)合同約定，對會議供應(yīng)商進行費用結(jié)算。

3.會議資料的歸檔：會議組織部門將會議相關(guān)資料進行整理歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，本章將重點闡述會議紀要的跟蹤落實流程，以保障會議成果的實現(xiàn)。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理，確保紀要內(nèi)容完整、準確。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論結(jié)果、待辦事項等。

3.會議紀要整理完畢后，由會議組織部門負責人審核，確認無誤后發(fā)布給相關(guān)人員。

二、待辦事項的分配與落實

1.會議紀要發(fā)布后，會議組織部門應(yīng)對待辦事項進行分類，明確責任人和完成時限。

2.責任人接到待辦事項后，應(yīng)立即制定實施計劃，并按照計劃推進工作。

3.會議組織部門定期跟進待辦事項的完成情況，及時協(xié)調(diào)解決問題，確保會議決策的落實。

三、進度匯報與溝通

1.責任人需定期向會議組織部門匯報待辦事項的進展情況，遇到問題應(yīng)及時溝通，尋求支持。

2.會議組織部門負責收集各責任人的進度匯報，整理成會議紀要跟進表，以便于公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員了解工作進展。

四、會議紀要的更新與歸檔

1.隨著待辦事項的推進，會議紀要跟進表應(yīng)不斷更新，以反映實際情況。

2.待辦事項完成后，會議組織部門對會議紀要進行更新，記錄完成情況，并在公司內(nèi)部進行公示。

3.會議紀要及相關(guān)資料在會議結(jié)束后的一定期限內(nèi)進行歸檔，以備查閱。

五、跟蹤落實的監(jiān)督與評價

1.會議組織部門應(yīng)加強對會議紀要跟蹤落實的監(jiān)督，確保各項工作按計劃推進。

2.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評估，分析存在的問題，提出改進措施。

3.結(jié)合會議紀要跟蹤落實情況，對責任人的工作績效進行評價，作為獎懲依據(jù)。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的高效利用，提供良好的會議環(huán)境，本章將詳細闡述會議室管理的規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議組織部門提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.會議組織部門根據(jù)申請情況進行會議室分配，并在會議前通知預(yù)訂部門。

3.預(yù)訂部門在接到會議室分配通知后，應(yīng)及時確認，如有變更，需提前通知會議組織部門。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、亂扔垃圾等行為。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保已掌握相關(guān)操作技能，避免因操作不當造成設(shè)備損壞。

3.會議期間，應(yīng)遵守會議紀律，保持安靜，手機等通訊設(shè)備調(diào)至靜音或振動狀態(tài)。

4.會議結(jié)束后，預(yù)訂部門應(yīng)負責清理會議室，確保場地恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源等設(shè)施。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由會議組織部門負責日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.預(yù)訂部門在使用會議室設(shè)備時，如發(fā)現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時通知會議組織部門進行維修或更換。

3.會議組織部門定期對會議室設(shè)備進行檢修，確保設(shè)備性能良好。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，排除安全隱患，確保會議安全。

2.會議期間，預(yù)訂部門應(yīng)指定專人負責會議室的安全工作，包括防火、防盜等。

3.會議組織部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件，確保會議順利進行。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)公司實際情況制定，并在公司內(nèi)部進行公示。

2.特殊情況下，會議組織部門可根據(jù)實際需求調(diào)整會議室開放時間，并提前通知相關(guān)部門。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，預(yù)訂部門需在會議結(jié)束后按照實際使用情況支付相關(guān)費用。

2.會議組織部門定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計，為各部門提供費用報銷依據(jù)。

本章規(guī)定的會議室管理制度旨在保障會議室資源的合理使用，為公司各類會議的順利進行提供有力支持。各部門應(yīng)嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護良好的會議環(huán)境。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制