境外檔案管理標準化工作手冊

公司境外檔案管理標準化工作手冊目錄第一章總則.11.1編制依據.11.2編制原則..11.3適用范圍.11.4術語...21.5管理原則.4第二章管理組織及職責62.1概述...62.2管理風險.62.3管理組織.72.4管理職責....102.5人員配備及職責.....122.6檔案人員總體要求.152.7指標目標.....162.8成果報送管理....19第三章管理制度及措施...223.1概述....223.2主要風險.....223.3制度編制.....223.4報送流程.....303.5制度修訂.....323.6報備管理.....333.7督查管理.....343.8策劃管理.....413.9保密管理.....44第四章檔案資源管理及控制..474.1概述474.2管理風險.....474.3分類及編號.474.4文件積累.....534.5檔案收集.....544.6立卷與整理..554.7檔案歸檔.....604.8檔案鑒定.....634.9利用服務.....654.10檔案統(tǒng)計...684.11重要檔案管理.744.12設備儀器檔案管理.....774.13會計檔案管理.794.14重大活動檔案管理824.15科研檔案管理..844.16知識產權檔案管理884.17典型案例開發(fā)..904.18檔案處置...90第五章項目檔案管理及控制...925.1概述.....925.2管理風險...925.3管理原則...935.4項目檔案特點.945.5整理與組卷.....955.6驗收與移交...1005.7管理措施.1035.8索賠檔案管理.....1165.9合同檔案管理.....1185.10圖紙管理.....1195.11實物檔案管理...1245.12聲像檔案管理...125第六章人才隊伍建設.1346.1概述...1346.2建設風險.1346.3職業(yè)道德.1346.4繼續(xù)教育.1356.5兼職檔案員管理.1376.6爭先創(chuàng)優(yōu)管理.....139第七章檔案信息化管理...1437.1概述...1437.2管理風險.1437.3指導思想.1437.4主要目標.1447.5管理原則.1447.6作用價值.1447.7宣貫制度.1457.8信息資源管理.....1457.9檔案系統(tǒng)管理.....1477.10安全管理.....1507.11數字化管理.1517.12電子文件管理...160第八章庫房保管及應急管理...1668.1概述...1668.2管理風險.1668.3保管原則.1668.4庫房建設.1678.5庫房管理.1688.6設施設備.1738.7應急管理.175附件1：基本理論常識..183附件2：常見問題解析..187編后語.....193總則第一章總則1.1編制依據1.1.1我國現(xiàn)行的行業(yè)、地方相關法律、法規(guī)和標準。1.1.2肯尼亞、埃塞等所在國現(xiàn)行的行業(yè)、地方相關法律、法規(guī)和標準。1.1.3公司檔案管理規(guī)定、辦法、規(guī)范、細則和方案。1.1.4公司區(qū)域中心（以下簡稱“區(qū)域中心”）檔案管理辦法、方案和計劃。1.1.5駐外機構及項目檔案管理制度。1.2編制原則1.2.1合規(guī)性。1.2.2管理性。1.2.3服務性。1.2.4實用性。1.2.5先進性。1.2.6前瞻性。1.2.7創(chuàng)新性。1.2.8示范性。1.3適用范圍本手冊針對公司檔案中心、駐外機構及項目檔案管理機構業(yè)務工作進行編制。1.3.1適用于境外區(qū)域機構、全資企業(yè)、控股企業(yè)、駐外辦事處及項目部的檔案管理工作。總則1.3.2境外區(qū)域機構、全資企業(yè)、控股企業(yè)、駐外辦事處及項目可根據實際情況進行調整、修訂。1.3.3公司其他駐外機構可參照執(zhí)行。1.4術語1.4.1檔案管理是指在符合規(guī)范要求下,運用系統(tǒng)的理論和方法，對形成檔案材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作環(huán)節(jié)，管理組織履行職責進行策劃、組織、協(xié)調和管控的專業(yè)化、事業(yè)性活動。1.4.2境外檔案是指在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的,辦理完畢且具有保存價值的各種形式的歷史記錄。1.4.3工程建設竣工文件是指在工程建設過程中形成的，如實反映施工過程及工程實體狀況的具有保存價值的各種準備文件、施工文件、驗收文件、圖紙、圖表、聲像等各種文字材料記錄。1.4.4工程建設技術資料是指工程建設全過程中設計、施工、科研等各項工作的成果反映。完整、準確的技術資料是組織、指導施工、驗工計價、進行質量追溯、編制竣工文件和施工技術總結的重要依據。1.4.5工程聲像檔案是指反映建設工程現(xiàn)場原地物及地貌、工程施工主要過程，記錄和反映項目重要事件、建成后的建筑物及構筑物，用照片、錄像、錄音等反映形式現(xiàn)場采集的具有保存價值的聲像素材。1.4.6電子文件2總則是指在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄，通常由內容、結構、背景組成。1.4.7電子檔案是指具有保存價值的歸檔電子文件及相應原數據、背景信息和支持軟件。1.4.8重大活動檔案是指在重大活動過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、音像、數據、實物以及其他形式歷史記錄。1.4.9設備儀器檔案是指在購置儀器設備、驗收、調試運行、管理、維修、改造、報廢及租賃設備在使用、管理、維修等活動中形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等全套隨機文件材料。1.4.10會計檔案是指在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。1.4.11科學技術研究檔案又稱科研檔案，是指在科研項目論證立項、研究實施、過程管理、結題驗收、成果管理和成果轉化等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄。1.4.12檔案安全突發(fā)事件是指由人為、自然或其他原因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件?；?總則包括檔案實體管理風險事件、檔案信息管理風險事件、檔案資源安全風險事件、檔案保密利用風險事件四種類型。1.4.13檔案信息化是指在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，以網絡作為基礎平臺，對檔案信息資源通過技術手段進行采集、整合、維護、處置、管理和開發(fā)，以實現(xiàn)檔案管理提升，為企業(yè)生產、經營和管理提供優(yōu)質高效服務的過程和方式。1.4.14公司數字檔案館以下簡稱“數字檔案館”，指按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分步實施、試點先行”的思路統(tǒng)建，以公司數字檔案管理系統(tǒng)為基礎，以數字化利用為手段，以處理數字檔案信息資源為核心，對所屬單位的電子檔案或其他數字檔案信息資源進行采集、整理、存儲、管理，并通過網絡提供檔案信息服務共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。1.4.15兼職檔案員是指駐外機構及項目指定負責檔案工作的兼職檔案員、檔案形成部門的中方員工或當地雇用的兼職檔案員。1.5管理原則1.5.1雙重遵從，雙向包容在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)、尊重所在國檔案文化的基礎上，同時遵從我國法律、法規(guī)、規(guī)范和制度，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，建立境外檔案標準，推動各專業(yè)檔案語言版本、模板格式的國際化與標準化，進而推動檔案過程管理程序化、管理屬地化，實現(xiàn)中國檔案標準的落地實施，確保境外檔案完整、準確、有效、系統(tǒng)和安全。4總則1.5.2統(tǒng)一領導，分級管理以公司資產關系為紐帶，在公司辦公室（以下簡稱“辦公室”）和公司海外事業(yè)部（以下簡稱“海外事業(yè)部”）統(tǒng)一領導下，以檔案中心為核心，在管理活動各環(huán)節(jié)中形成由不同層級負責人和檔案人員根據職責范圍逐級負責落實的檔案管理機制，搭建完整系統(tǒng)的檔案工作網絡。1.5.3信息引領，數字先行在保證檔案信息安全的前提下，加快數字檔案館的推廣應用，充分利用信息化手段，實現(xiàn)各類信息的管理一體化、功能多元化、工作規(guī)范化，有效整合不同區(qū)域內各機構的檔案資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享；積極開展存量檔案數字化工作，建立境外檔案電子目錄數據庫，重要檔案進行全文數字化，并定期做好備份，實現(xiàn)統(tǒng)一收集、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一利用。1.5.4檔案安全，重點突出依據檔案安全管理規(guī)章制度，不斷加強和完善檔案安全應急管理，突出重點部位、關鍵環(huán)節(jié)、薄弱領域和特殊時段治理工作，使應對檔案安全突發(fā)事件的工作制度化、規(guī)范化、程序化。第二章管理組織及職責2.1概述公司區(qū)域檔案工作，在區(qū)域中心的領導下，由檔案中心建設實施小組全面負責，檔案中心負責具體實施，行政上接受海外事業(yè)部的領導，業(yè)務上接受辦公室的監(jiān)督和指導。應確定檔案工作分管領導，設置與發(fā)展相適應的管理機構，確定各職能和承辦部門、檔案工作負責人，配備滿足工作需要的專（兼）職檔案人員，貫徹執(zhí)行檔案工作制度及措施。2.2管理風險主要活動風險明確檔案分管領導和檔案部門負責人，并明確職責未按規(guī)定明確分管領導和檔案部門負責人，造成職責、監(jiān)督、檢查以及支持力度不夠，影響業(yè)務開展。設置與發(fā)展相適應的檔案管理部門或檔案室未按規(guī)定設置與發(fā)展相適應的檔案管理部門，導致檔案管理不規(guī)范或管理失控。配備與檔案工作發(fā)展相適應的專（兼）職檔案人員（1）無專（兼）職檔案人員，無法開展一系列檔案管理工作，無法形成專業(yè)化管理。（2）無法保持工作延續(xù)性和穩(wěn)定性。制定與檔案管理實際相適應的工作目標（1）目標制定過高，造成投入精力過多，影響生產經營工作。（2）目標制定過低，無法滿足服務境外中心工作和檔案利用需求。（3）管理理念、管理模式、管理方式、管理狀態(tài)等多種因素未能有效控制，可能形成目標形同虛設。2.3管理組織2.3.1管理要求（1）崗位明確。（2）權責清晰。（3）流程規(guī)范。（4）管理科學。2.3.2設置原則（1）適應需求，自主決策。（2）科學合理、精干高效。（3）統(tǒng)籌兼顧，節(jié)約成本。2.3.3分類負責（1）檔案分管領導負責全面工作。（2）財務總監(jiān)負責會計檔案。（3）總工程師負責科技檔案。（4）分管人力資源領導負責人事檔案。2.3.4名稱及職能2.3.4.1檔案中心建設實施小組由區(qū)域中心和相關駐外機構領導共同組成，是具體負責檔案中心建設的管理組織。2.3.4.2檔案工作督查組區(qū)域中心負責成立，通常由檔案中心建設實施小組成員、檔案中心領導和有關部門負責人共同組成，對所屬駐外機構及項目檔案管理工作進行全面指導、監(jiān)督評價和綜合檢查。2.3.4.3檔案中心由區(qū)域中心成立，負責檔案工作的歸口管理部門，其組織架構納入區(qū)域中心管理體系，承擔將檔案管理向境外延伸職能，實施區(qū)域機構及其所轄機構、項目的檔案管理、培訓、指導、監(jiān)督及檢查工作。2.3.4.4檔案管理部門駐外機構及項目部應設置與發(fā)展相適應的檔案管理部門，可以是檔案專管部門或歸口管理部門，確定檔案部門的負責人，配備與檔案工作發(fā)展相適應人員、經費、設施設備等管理資源。2.3.4.5檔案室駐外機構及項目部設立，負責各門類檔案的保存和管理。2.3.4.6檔案管理組織網絡駐外機構及項目部檔案工作在檔案中心的領導下，以區(qū)域中心為核心，建立分級管理體系，建立業(yè)務聯(lián)系名單，根據職責范圍在管理活動各環(huán)節(jié)中形成由不同層級負責人和檔案人員，逐級負責落實的檔案管理機制，搭建完整系統(tǒng)的檔案工作網絡。2.4管理職責2.4.1檔案中心建設實施小組（1）按照海外事業(yè)部的要求，貫徹落實有關檔案中心的建設工作。（2）研究制定檔案中心建設實施方案，落實建設實施工作。（3）建立健全檔案中心工作機制、管理體系和工作制度。（4）監(jiān)督、指導、檢查各駐外機構檔案管理工作。（5）研究解決檔案中心建設過程中重要事項、重點工作、重大財務支出。（6）按要求及時報送節(jié)點目標及階段總結。2.4.2檔案工作督查組（1）貫徹辦公室、海外事業(yè)部有關檔案工作要求，落實檔案中心對督查工作有關事項。（2）研究制定督查工作計劃。（3）開展督查工作，編寫督查報告，提出意見和建議。（4）研究督查成果運用、分類處置和信息報送，監(jiān)督整改工作。（5）研究處理督查工作中的其他事項。2.4.3檔案中心（1）貫徹執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)、方針政策，落實公司工作相關規(guī)定，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作。（2）負責區(qū)域中心檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等業(yè)務工作。（3）指導、監(jiān)督和檢查駐外機構檔案的形成、積累、整理與歸檔。（4）建立健全檔案制度體系和管理體系，編制檔案工作計劃、實施方案、檔案工作流程、檔案管理用表。（5）組織開展檔案業(yè)務培訓、交流、宣傳等工作。（6）對檔案管理庫房建設進行可行性研究，提出相關建議和意見。（7）負責推廣應用數字檔案館建設，提升駐外機構檔案管理信息化水平。2.4.4駐外機構檔案管理部門（1）貫徹落實檔案工作相關規(guī)定，建立健全檔案工作組織體系和制度體系，將檔案工作納入業(yè)務工作流程，納入業(yè)務工作或項目計劃，納入業(yè)務部門崗位職責范圍和業(yè)務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。（2）負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等業(yè)務工作。（3）指導、監(jiān)督和檢查各部門、項目部等機構檔案的形成、積累、整理與歸檔。（4）設置檔案室，實行集中管理、統(tǒng)一負責的管理方式，檔案形成部門定期向檔案室歸檔。（5）配備與檔案工作發(fā)展相適應的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。（6）在檔案中心指導下，開展存量檔案數字化工作，發(fā)掘檔案資源，建立檔案目錄數據庫，推動數字檔案館建設工作。（7）負責將檔案制度、檔案人員、檔案分類、各類檔案目錄、資源數量、存放保管、安全情況及信息化情況等檔案管理文件，每年上半年報檔案中心進行備案。2.4.5檔案室（1）集中統(tǒng)一保存和管理本機構各門類檔案的內部機構。（2）負責接收和保管本機構各部門的文件，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，接收和保管所屬項目的項目檔案。（3）積極開展利用工作，收藏和管理一些有關內部書刊等資料，確保檔案完整和安全。（4）對檔案形成機構及兼職檔案員進行培訓、監(jiān)督和指導。2.5人員配備及職責2.5.1檔案工作分管領導駐外機構應明確檔案工作分管領導。（1）貫徹執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)和規(guī)范、標準，執(zhí)行公司的檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查貫徹執(zhí)行情況。（2）按規(guī)定簽署項目檔案歸檔責任書或保證書等。（3）加強對項目檔案工作的領導，把項目檔案工作納入項目管理體系中，并列入領導班子議事日程。（4）了解檔案工作情況，從人力、物力、財力上給予支持。（5）促進檔案工作與各項工作協(xié)調發(fā)展和動態(tài)管理。（6）負責職責范圍內檔案相關文件材料審核、簽字工作。（7）組織制定檔案管理獎罰制度，用制度約束檔案管理工作人員，對項目部檔案管理工作做出顯著成績的人員給予獎勵，對違反有關規(guī)定的給予處罰。2.5.2檔案部門負責人駐外機構應確定檔案部門的負責人，協(xié)助分管領導做好檔案日常管理及檔案室建設工作。（1）負責組織起草檔案工作規(guī)章制度。（2）做好檔案安全及應急管理工作，落實檔案庫房“八防”管理措施。（3）提出檔案工作年度計劃，組織落實和檢查。（4）組織協(xié)調檔案管理提升工作。（5）組織協(xié)調檔案鑒定和銷毀工作。（6）組織各類檔案信息報送工作。（7）負責檔案信息化建設。（8）組織開展檔案監(jiān)督、指導和檢查工作。2.5.3駐外機構專職檔案人員檔案中心、特大駐外機構應設立專職檔案人員。（1）負責各門類檔案日常管理及檔案室建設工作。（2）負責起草檔案管理規(guī)章制度、提出工作計劃，協(xié)助部門領導開展檔案工作指導、檢查和落實。（3）負責各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。（4）負責推動檔案的信息化工作。（5）負責對兼職檔案人員的指導和培訓工作。2.5.4駐外機構兼職檔案人員駐外機構及項目檔案形成部門應配置滿足工作需要的兼職檔案人員。（1）按照歸檔范圍，及時收集、歸類、整理。（2）指導檔案形成者，做到內容完整、格式正確、字跡清晰，保證歸檔文件材料的齊全、準確、真實。（3）及時將辦理完畢的檔案材料移交檔案管理部門或檔案室。2.5.5項目經理項目經理是項目法定代表授權人，應對項目實施全面負責，也應對檔案管理工作負責。（1）貫徹執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)、規(guī)范和標準，執(zhí)行檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查貫徹執(zhí)行情況。（2）加強對項目檔案工作的領導，把項目檔案工作納入項目管理體系中，并列入領導班子議事日程。（3）了解檔案工作情況，從人力、物力、財力上給予支持。（4）促進檔案工作與各項工作協(xié)調發(fā)展和動態(tài)管理。（5）負責職責范圍內文件材料審核、簽字工作。（6）組織制定檔案管理獎罰制度，用制度約束檔案管理工作人員。（7）對項目部檔案管理工作做出顯著成績的人員給予獎勵，對違反有關規(guī)定的給予處罰。2.5.6項目總工項目總工程師對項目檔案工作負總責。（1）主持交（竣）工技術文件資料的編制。（2）對項目上形成的文件統(tǒng)籌管理。（3）主持內部圖紙學習、參加設計交底和圖紙會審。（4）編制施工組織設計和專項施工方案審核。（5）組織審核施工技術交底和安全技術交底。（6）組織施工技術總結等技術資料撰寫。（7）組織做好分項、分部、單位工程驗收以及月度內業(yè)文件檢查，對項目文件的真實、完整、準確負責。2.5.7項目專職檔案員項目部應設置檔案員崗位，大型項目應設置專職檔案員。（1）負責做好各類檔案的收集、管理、傳遞、整理、歸檔工作，滿足施工技術工作的需要。（2）對項目上形成的文件材料統(tǒng)籌管理。（3）建立工程文件管理的各種記錄。（4）對接收的文件進行處理，包括：簽收、編號、登記、傳閱、催辦、存檔、保管。（5）對形成的技術、質量、物資、設備等管理文件，按要求進行核實、上報。（6）按照預立卷原則和方法，對項目文件進行分類管理，整理成卷。（7）按規(guī)定進行項目文件借閱管理、保密管理。（8）配合審核員做好內部管理體系審核和外部管理體系的審核工作。（9）做好檔案信息化建設工作，積極提供利用。（10）完成領導交辦的其他工作。2.5.8項目兼職檔案員項目檔案形成部門應設置兼職檔案員。（1）隨工程進度，填寫崗位職責內，應報送的文件內容，格式上認真書寫，字跡清楚。（2）及時收集各類文件材料，并按照專業(yè)歸類。（3）及時統(tǒng)計報送的文件材料，保證齊全、準確、真實。（4）及時將辦理完畢的文件材料，移交項目檔案室。2.6檔案人員總體要求2.6.1崗位業(yè)務（1）遵紀守法、忠于職守、愛崗敬業(yè)，公正服務，履行管理職責，具有專業(yè)知識。（2）定期接受檔案業(yè)務培訓。2.6.2學歷素質（1）檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷。（2）專職檔案人員應具有檔案專業(yè)知識和上崗資格證，并具備大專以上學歷或同等學識水平。（3）兼職檔案人員應學習檔案知識，熟悉部門及項目工作，保守檔案秘密，保護檔案安全。2.7指標目標2.7.1指標價值（1）檔案管理成熟度判定的標準。（2）檔案工作對標管理的依據。（3）檔案工作爭先創(chuàng)優(yōu)的條件。（4）檔案工作管理提升的方向。2.7.2核心指標序號指標指標含義1年度檔案歸檔率﹥90%（實際檔案歸檔/年度制定的歸檔目標）×100%2檔案完整率﹥95%（實際歸檔文件材料/應歸檔文件材料）×100%3鑒定準確率﹥95%（鑒定正確的檔案/歸檔的檔案）×100%4檔案人員培訓率：100%（接受檔案培訓人員/實際檔案人員）×100%5檔案信息備案率：100%（實際備案信息/應備案信息）×100%6檔案數字化率﹥70%（數字檔案總量/紙質檔案總量）×100%7數字檔案系統(tǒng)使用率﹥90%（實際使用檔案系統(tǒng)單位數量/駐外機構總數）×100%8檔案工作監(jiān)督檢查率﹥90%(實際監(jiān)督檢查單位/年度計劃監(jiān)督檢查單位)×100%2.7.3目標原則（1）以管理實際為依據，實現(xiàn)目標制定。（2）以過程控制為核心，實現(xiàn)管理提升。（3）以目標成果為導向，實現(xiàn)管理評價。2.7.4年度目標（1）區(qū)域中心：按照國家檔案局要求，將檔案中心建設成為企業(yè)境外檔案管理示范中心。（2）駐外機構：建立境外檔案標準，推動各專業(yè)檔案語言版本、模板格式的國際化與標準化，進而推動檔案過程管理程序化、管理屬地化，實現(xiàn)中國檔案標準的落地實施。（3）項目部：干一流工程，創(chuàng)一流檔案，形成完整、準確、系統(tǒng)的檔案，服務于生產經營中心工作。2.7.5目標管理流程基本流程示例圖參見附表2.7.5。2.7.5.1主責機構（1）辦公室/海外事業(yè)部。（2）檔案中心。2.7.5.2相關機構（1）駐外機構/項目部。（2）區(qū)域中心發(fā)展部/相關部門。2.7.5.3啟動時間全年。2.7.5.4管理程序（1）總體規(guī)劃：辦公室/海外事業(yè)部制定的有關境外檔案管理的制度、方案、要點以及相關要求，由檔案中心貫徹落實的各項規(guī)劃、計劃和目標。（2）年度目標：檔案中心根據公司要求，結合區(qū)域管理實際和特點，制定的年度工作目標，并以此開展的各項管理工作。（3）駐外機構：駐外機構/項目是各項工作目標的制定者和參與者，可根據自身管理需求和實際，提出建議和意見，由檔案中心匯總形成最終年度目標。（4）運行考核：區(qū)域中心發(fā)展部可根據已制定的工作目標，進行年度目標情況考核，提出建議和意見。（5）信息報送：檔案中心根據完成情況，形成管理報告或總結報送辦公室/海外事業(yè)部。2.8成果報送管理2.8.1報送原則（1）依規(guī)依制依職報送。（2）內容真實準確系統(tǒng)。（3）及時有效快速反應。2.8.2報送內容（1）總結。（2）報告。（3）數據表。（4）聲像。（5）圖片。（6）編研成果。（7）典型案例。2.8.3管理程序基本程序示例圖，參見附表2.8.3。（1）信息收集：檔案中心負責根據辦公室、海外事業(yè)部要求報送的各類管理報告、管理成果、管理總結等內容進行收集，駐外機構/項目提供相關信息材料。（2）成果編輯：對收集的成果信息進行編輯匯總后報送上級單位。（3）審閱和審定：辦公室、海外事業(yè)部對報送的成果信息進行審閱和審定，對不符合要求的成果，可退回檔案中心修改后重新送審，審閱和審定通過的成果，由海外事業(yè)部進行反饋。（4）成果發(fā)布：檔案中心對管理成果進行發(fā)布，開展有針對性的改進和提升。（5）貫徹落實：駐外機構/項目部對發(fā)布的管理成果進行宣貫落實。第三章管理制度及措施3.1概述管理制度及措施是檔案管理組織開展工作的基本要求，檔案中心、駐外機構及項目部應根據“雙重遵從”“雙向包容”理念、國家地區(qū)的差異性和業(yè)務范圍，結合公司、區(qū)域中心及屬地化情況制定符合該地區(qū)檔案工作實際，統(tǒng)一規(guī)范的管理制度體系，包括檔案工作規(guī)章、管理制度與業(yè)務操作細則。3.2主要風險主要活動風險管理制度及措施的制定未按規(guī)定涵蓋檔案工作業(yè)務范圍的檔案管理制度，導致制度不全、管理不到位。管理制度及措施的執(zhí)行未按規(guī)定進行檔案管理制度宣貫、執(zhí)行，造成檔案管理執(zhí)行理解不透徹、流程不清楚、執(zhí)行不到位，影響檔案制度發(fā)揮效力。管理制度及措施的監(jiān)督未執(zhí)行或有效執(zhí)行監(jiān)督、指導和檢查工作，導致制度執(zhí)行效力不夠。管理制度及措施的修訂各項管理制度應進行適應性調整和修訂，未及時修訂導致制度無法滿足工作需要。制定有效的管理措施未制定或管理措施不得當，可能造成檔案管理提升效果不明顯或檔案管理制度不能發(fā)揮應有作用。3.3制度編制3.3.1檔案中心（1）在遵守所在國家檔案法律法規(guī)的前提下，根據我國檔案法律法規(guī)和公司的檔案規(guī)章制度（參見附表3.3.1（1）），結合境外具體實際，制定滿足駐外機構及項目需要的檔案管理制度。（2）針對檔案形成、積累、管理、歸屬、流向、使用等事項，具體制定《檔案中心建設實施方案》《檔案中心管理辦法》《鐵路建設項目竣工文件編制管理辦法》《兼職檔案人員管理辦法》等檔案管理制度（參見附表3.3.1（2））。（3）按照集團要求，開展宣貫落實公司《建設項目檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)運行管理辦法》《檔案數字化加工規(guī)范》等管理制度。（4）結合工作實際，推動開展檔案工作計劃、要點、方案等有效管理措施。3.3.2駐外機構3.3.2.1制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并報上級單位審批，在資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化時，應及時修訂完善。《管理類檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔部門、歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內容如下：（1）規(guī)劃制度。（2）會議文件。（3）管理工作文件。（4）承辦事項文件。（5）上級制定文件。（6）下級報送文件。（7）聲像文件材料。（8）評優(yōu)評先文件（9）其他材料?！俄椖繖n案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括責任單位、歸檔部門、歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內容如下：（1）前期準備文件。（2）標段綜合文件（含驗收文件）。（3）單位工程綜合文件。（4）技術綜合文件。（5）評定驗收文件。（6）測量實驗文件。（7）竣工圖。（8）物資設備文件。（9）合約管理文件。（10）變更類文件。（11）科研文件。（12）管理性文件。（13）聲像材料。（14）科研創(chuàng)新及榮譽類文件。（15）其他材料。《聲像檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內容如下：（1）重要職能活動和重要成果類。（2）生產、科研及重大事件類。（3）新聞媒體、發(fā)展進度類。（4）企業(yè)文化建設類。（5）重要獎項。（6）其他。《會計檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內容如下：（1）會計憑證。（2）會計賬簿。（3）會計報告。（4）其他會計資料。《實物檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，主要框架包括歸檔文件和保管期限，其中歸檔文件內容如下：（1）資質證照。（2）榮譽實物。（3）專利證書、著作權證書、所有權證書。（4）紀念品類。（5）工程建設中挖掘的文物、奇石、錢幣、木器等實物。（6）企業(yè)或者著名領導、名人使用的具有保存價值的設施設備。（7）其他有保存價值的實物。人事檔案以及其他類型檔案，請結合國家、公司管理要求制定。3.3.2.2制定《檔案應急預案》，并納入境外安全應急管理體系，定期演練，做好檔案安全風險預判。當檔案安全受到威脅時，及時向檔案中心報告?！稒n案應急預案》基本內容包括：（1）總則。（2）組織機構及職責。（3）預防和預警機制。（4）處置區(qū)域。（5）應急響應。（6）獎勵與責任追究。（7）附則。3.3.2.3其他有關管理制度、業(yè)務規(guī)范和管理措施，可執(zhí)行上級單位管理制度，也可自行制定。3.3.3項目經理部（1）制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，基本內容參見3.3.2.1，并報上級單位審批，在資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化時，應及時修訂完善。（2）制定《檔案應急預案》，基本內容參見3.3.2.2，并納入項目應急管理體系并定期演練，做好檔案安全風險預判。檔案安全受到威脅時，及時向駐外機構報告。（3）其他有關檔案報送流程、管理職責、檔案整理、檔案移交等方面管理制度及措施，可執(zhí)行建設單位或上級單位管理制度，也可自行制定。3.4報送流程3.4.1主責機構（1）辦公室/海外事業(yè)部。（2）公司檔案中心。3.4.2相關機構（1）駐外機構。（2）項目部。3.4.3啟動時間適時啟動。3.4.4管理程序基本程序示例，參見附表3.4.4。3.4.4.1制度起草（1）根據業(yè)務范圍、國家地區(qū)的差異性。（2）結合公司及屬地化管理情況制定。（3）符合檔案管理實際、統(tǒng)一規(guī)范。3.4.4.2征求意見30管理制度及措施（1）駐外機構/項目部是各項工作目標的制定者和參與者。（2）根據自身管理需求和工作實際，提出建議和意見。3.4.4.3編輯報送（1）對收集的建議和意見進行匯總分析。（2）結合實際進行調整和優(yōu)化。（3）編輯后向上級單位進行報送。3.4.4.4審閱（1）海外事業(yè)部對制度內容進行審核。（2）不符合要求的制度，可退回檔案中心修改后重新送審。（3）審核通過的文件，發(fā)送至辦公室進行批示。3.4.4.5批示（1）辦公室進行最終批示回復。（2）經審核不符合要求的制度，退給檔案中心。（3）檔案中心修改后重新送審，審核通過的制度，發(fā)至海外事業(yè)部。（4）由海外事業(yè)部反饋給檔案中心。3.4.4.6調整（1）修改、調整。（2）編號文整。（3）簽發(fā)。（4）用印發(fā)布。3.4.4.7貫徹落實（1）及時開展培訓或宣講，解讀到位。（2）相關人員加強學習，認真執(zhí)行。（3）檔案人員落實責任，提升管理。（4）相關領導加強監(jiān)督，落實責任。3.5制度修訂3.5.1定期或不定期收集制度修訂意見。3.5.2對條款進行適應性和適用性評估。3.5.3制定修訂計劃。3.5.4組織相關人員修訂。3.6報備管理報備管理是加強項目檔案管理的重要措施，是實現(xiàn)管理標準化、流程化、規(guī)范化的重要步驟，是保證檔案完整、準確、系統(tǒng)的手段，可以逐級督促各參建單位重視檔案工作，做到各階段管理同步進行，督促重視檔案工作和監(jiān)督、指導。3.6.1報備流程按照資產隸屬關系逐級報備，報備流程參見附圖。3.6.2報備內容（1）檔案制度。（2）檔案人員。（3）檔案分類。（4）各類檔案目錄。（5）資源數量。（6）存放保管。（7）安全情況。（8）信息化情況。（9）項目檔案管理情況（參見附表3.6.2）。（10）其他檔案管理文件。3.6.3形式及時間駐外機構每年上半年以電子版形式報檔案中心進行報備，可通過交建通或郵箱形式報備。在實施過程中發(fā)生組織、人員或管理重大變化的，應及時補報。3.7督查管理3.7.1督查原則（1）區(qū)域中心受辦公室委托開展。（2）以有利于統(tǒng)一領導、有利于維護合法權益和有利于提升檔案管理為指導。（3）堅持依法建檔、依法治檔、依法管檔。（4）落實國家檔案局等上級單位工作方針。（5）全面從嚴管理境外檔案，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。（6）保證境外檔案完整、準確、有效、系統(tǒng)和安全。3.7.2督查機構（1）區(qū)域中心對督查工作負主體責任，成立督查組。（2）負責督查工作的具體實施，具體職責參見2.4.2。3.7.3督查程序督查程序參見附表3.7.3。（1）自查。（2）督查。（3）反饋。（4）整改。（5）報送。3.7.4督查內容基本內容包括組織體系、制度體系、檔案資源、檔案人才、檔案信息化和設施設備。具體內容參見附件3.7.4。3.7.5獎罰（1）對于檔案管理效果成績突出的，可榮獲“檔案工作督查優(yōu)秀駐外機構或項目”稱號。（2）駐外機構或項目應對檔案工作團隊或個人給予獎勵。（3）對于檔案管理效果較差的，應由駐外機構或項目對檔案工作團隊或個人給予相應處罰。3.8策劃管理3.8.1管理目標通過檔案管理策劃，實現(xiàn)檔案完整、準確和規(guī)范的目標。3.8.2表現(xiàn)形式（1）檔案中心以規(guī)劃、方案為主。（2）駐外機構以計劃、要點為主。（3）工程項目以策劃書、報告或計劃表為主。3.8.3策劃主要內容包括但不限于以下內容（1）歸檔部門。（2）歸檔范圍。（3）歸檔份數。（4）歸檔時間。（5）歸檔質量。（6）費用控制。（7）記錄表格。（8）人員培訓。（9）檢查管理。（10）職責管理。（11）管理流程。（12）組織架構。（13）管理制度。（14）管理目標。（15）進度安排。3.8.4費用控制（1）根據各方合同或章程中規(guī)定執(zhí)行為主。（2）將檔案業(yè)務工作所需經費列入駐外機構及項目管理總概算或年度預算中。（3）基本費用包括：檔案庫房、檔案裝具、檔案復制和裝訂、設施設備、檔案信息化、檔案培訓和檔案人員等。3.8.5歸檔份數（1）可根據各方合同中約定，同時綜合考慮業(yè)主、監(jiān)理、設計等單位等歸檔機構數量，準確把握相關要求，最終確定歸檔份數。（2）重點做好檔案原件份數控制，特別是開工、交竣工、單位工程評定、工程質量評定、變更材料等重要材料適當增加原件份數。（3）及時將原件份數、歸檔份數，與形成人員溝通，保證歸檔要求。（4）應向投資主體和母公司檔案部門移交原件歸檔。3.8.6記錄表格（1）記錄表格根據所在國、建設單位和母公司要求確定填報表格。（2）檔案工作記錄表格通常有：卷內目錄、內部文件發(fā)送登記表、收圖登記表、發(fā)圖登記表、收文登記表、會議簽到表、項目資料借閱登記表等（參見附表3.8.6）。3.8.7制定與審查（1）檔案管理部門或歸口管理部門制定。（2）檔案分管領導或項目經理審查。3.9保密管理3.9.1保密原則（1）誰主管，誰負責。（2）分級劃控，分類管理。（3）涉密利用，嚴格審批。（4）降密解密，依規(guī)執(zhí)行。3.9.2涉密分類3.9.2.1國家秘密（1）絕密。（2）機密。（3）秘密。3.9.2.2商業(yè)秘密（1）核心性商秘。（2）重要性商密。（3）一般性商密。3.9.3涉密檔案保管（1）涉密檔案一般單獨存放。（2）設施設備“三鐵一器”。（3）明確第一責任人，定期清查、核對。（4）人防、物防、技防三位一體。（5）節(jié)假日期間庫房應封閉處理。3.9.4涉密檔案利用（1）原則上只限文件形成或承辦部門查閱，其它部門查閱應辦理審批流程和利用手續(xù)。（2）通常限于在閱檔室查閱，不得擅自帶出。（3）如因工作需要，摘抄絕密的文件，須經檔案形成或承辦部門主管領導批準。（4）借閱者需填寫利用登記表。（5）利用者，不可丟失、抽取、涂改、轉借他人。（6）未經允許，不得復印文件材料。（7）未經允許，不得擅自討論涉密內容。3.9.5管理人員保密要求（1）嚴格遵守《保密法》和上級頒發(fā)的保密守則，自覺維護國家以及企業(yè)利益。（2）增強保密觀念，嚴守內部機密，做到不該知道的事不打聽，不該說的機密絕對不說，不該看的文件堅決不看。（3）對接收入庫的保密文件要妥善保管，做好涉密文件分類管理工作。（4）正確處理提供利用與保密的關系，檔案提供利用時，要嚴格按照項目文件借閱管理制度履行手續(xù)，不得違反規(guī)定隨意提供利用。（5）電子文件在網上的提供利用、傳遞與保存，要采取相應的保(密)護措施，防止失密、泄密、計算機病毒侵害等。（6）發(fā)現(xiàn)保密文件失密、損壞和丟失時，應當向單位的主管領導及上級機關報告，對責任者按《保密法》的規(guī)定，視情節(jié)給予相應的處罰。（7）在涉密檔案遭受意外威脅時，檔案管理人員應行使保護職責，確保檔案的安全。第四章檔案資源管理及控制4.1概述檔案資源管理是檔案管理工作的核心，是檔案工作得以生存之本。駐外機構及項目應有針對性、有計劃地開展檔案歸集、整理、驗收、移交、保管、利用、處置等工作，開展典型案例開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高檔案全方位管理水平。4.2管理風險主要活動風險文件材料、竣工資料歸檔歸檔不及時、不完整，造成檔案不完整，影響檔案質量和利用文件材料整理檔案整理不規(guī)范，導致信息不全、不真實、不準確，影響檔案管理質量和利用效果檔案保管檔案室條件不符合相關規(guī)定，溫濕度得不到控制，有關防火防漏措施不到位，不符合“八防”要求，造成檔案損毀檔案借閱檔案借閱不履行相關手續(xù)，或檔案管理員催還監(jiān)督不到位，造成檔案丟失重要檔案管理不進行分區(qū)分類保管，不進行全文數字化和定期備份，增加重要檔案保管風險4.3分類及編號4.3.1分類原則（1）內容性質為主，機構來源為輔。（2）類目涵蓋，類系覆蓋。（3）層次分明，保持穩(wěn)定。（4）條理清晰，兼顧實用。4.3.2檔案類別（1）管理類檔案。（2）合同檔案。（3）產品檔案。（4）科學技術研究檔案。（5）建設項目檔案。（6）信息化建設項目檔案。（7）設備儀器檔案。（8）會計檔案。（9）職工檔案。（10）金融業(yè)務檔案。（10）聲像檔案。（11）實物檔案。（12）其他類檔案。4.3.3分類要求（1）駐外機構及項目應制定《檔案分類方案》，固定分類，制定方式原則和方法，參見《公司檔案分類方案》。（2）賦予檔案以固定檔號，方便管理和利用。4.3.4檔號編制規(guī)則4.3.4.1管理類檔案號組成內容（1）全宗號。（2）類目代碼。（3）年度號。（4）保管期限代號。（5）部門編號。（6）件號。參考示例：檔案號=全宗號+類目代碼+年度號+保管期限代號+部門編號+件號。4.3.4.2建設項目檔案號組成內容（1）全宗號。（2）類目代碼。（3）項目代號。（4）案卷號。參考示例：檔案號=全宗號+類目代碼+項目代號+案卷號。4.3.4.3聲像檔案號組成內容（1）全宗號。（2）類目代碼。（3）年度號。（4）件號。參照示例：檔案號=全宗號+類目代碼+年度號+件號。4.3.4.4其他類別檔案分類代碼表（參見附表4.3.3.4），結合公司和上級單位實際要求確定。4.4文件積累4.4.1積累要求（1）文件承辦人員，按規(guī)定進行規(guī)范積累。（2）建立規(guī)范的登記記錄。（3）制發(fā)規(guī)范的積累工具。（4）建立離崗交接規(guī)定。（5）檔案部門給予指導和培訓。（6）制定積累標準，納入績效考核。（7）以部門為單位進行匯總移交。（8）使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。4.4.2積累內容（1）管理制度。（2）會議文件。（3）管理措施。（4）專題活動。（5）其他文件。4.4.3積累流程（1）以年度為單位進行積累。（2）按照積累內容存入積累工具中。（3）按年度對不歸檔的文件進行清理。（4）年度歸檔或項目結束，向所在部門兼職檔案人員歸檔。（5）兼職檔案人員匯總后，將《檔案交接登記表》（參見附表4.4.3）隨同已整理的文件向檔案部門移交。4.5檔案收集4.5.1文件來源（1）本機構形成的文件。（2）本機構合作機構、外購設備等接收的文件。（3）本機構所屬單位、參股企業(yè)、合作項目應向本機構提交的文件。（4）執(zhí)行、辦理的外來文件。4.5.2收集門類（1）管理類文書檔案。（2）科技檔案。（3）聲像檔案。（4）其它各種門類及載體檔案。4.5.3其他要求（1）凡企業(yè)在各項活動中直接形成的，具有保存價值應歸檔的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄均由處理部門或形成部門/單位按照有關規(guī)定和標準進行收集和整理。（2）在檔案人員的指導下，進行整理、立卷、歸檔，并定期向檔案部門移交，保證檔案齊全、完整、準確。（3）駐外機構應及時制定年度檔案工作計劃及應歸檔各類檔案目錄，提出相關要求。4.6立卷與整理4.6.1立卷原則（1）有機聯(lián)系。（2）區(qū)分價值。（3）密級相同。（4）便于保管和利用。4.6.2立卷要求（1）有利于保管和利用。（2）數量適度。（3）保存價值和密級保持一致。（4）符合形成規(guī)律。（5）內容完整、齊全。4.6.3立卷方法（1）按問題立卷。（2）按機構立卷。（3）按時間立卷。（4）按名稱立卷。（5）按結構立卷。（6）按專業(yè)立卷。（7）按工序立卷。（8）按階段立卷。4.6.4立卷排序（1）上級在前，本級在后。（2）復文在前，來文在后。（3）原件在前，復件在后。（4）正文在前，附件在后。（5）正文在前，定稿在后。（6）結論在前，佐證在后。（7）中文在前，譯文在后。（8）目錄在前，材料在后。（9）文字在前，圖樣在后。4.6.5注意事項（1）重要文件如法律、法規(guī)等，須保留歷次修改稿。（2）跨年度形成的文件材料，如專項工作、專案、統(tǒng)計表等，統(tǒng)一在辦結年度歸檔。（3）跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。（4）手工整理后的檔案及時進行目錄和電子文件掛接，建立文書、專業(yè)及多媒體檔案的多種數據庫。4.6.6整理編目4.6.6.1編寫卷內目錄卷內目錄排列在案卷文件材料的首頁之前。（1）序號：以一份文件或反映一個問題的文件材料為單位，從1起依次標注。（2）文件編號：文件的文號或圖號。（3）責任者：文件材料的編制單位或主要責任者，責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或若干人，責任者過多時可適當省略，當文件未注明責任者，應加以考證并外加“[]”后填寫。（4）文件題名：文件全稱，文件沒有題名的，根據文件內容擬寫題名，外加“[]”號。（5）日期:文件材料形成的日期，用阿拉伯數字表示，如：20200518。當文件未注明責任者，應加以考證并外加“[]”后填寫。（6）頁數/頁號:以件為裝訂單位的，填寫每件文件的總頁數；以卷為裝訂單位的，填寫卷內文件的頁號。（7）備注：本卷需要說明的內容或問題。4.6.6.2編制卷內備考表標明案卷內文件材料的總件數、總頁數，以及在組卷和案卷使用過程中需說明的問題，卷內備考表排列在卷內文件之后。（1）說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。（2）立卷人：責任立卷人簽名。（3）立卷日期：完成立卷的時間。（4）檢查人：案卷質量審核者簽名。（5）檢查日期：案卷檢查時間。（6）互見號：同一內容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。4.6.6.3編制案卷封面（1）案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。（2）立卷單位：組卷單位名稱。（3）起止日期：卷內文件形成的最早時間到最晚時間。（4）保管期限：卷內文件劃定的最高保管期限。（5）密級：卷內文件的最高密級。（6）檔號：按照《公司檔案分類方案》執(zhí)行。4.6.6.4裝盒將歸檔文件按檔號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊背。不同項目的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。（1）檔案盒格式。檔案盒封面應標明單位名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。（2）檔案盒脊背應標明保管期限、檔號、案卷題名、項目編號。（3）檔案盒應采用無酸紙制作。4.6.7整理流程4.6.7.1主責機構：項目部/部門4.6.7.2相關機構：駐外機構4.6.7.3啟動時間：全年4.6.7.4管理程序（1）文件收集：項目部制定《歸檔范圍和保管期限表》，設立檔案管理組織，采取管理策劃、過程控制等措施，執(zhí)行“三納入”“四參加”“五同步”對項目文件材料進行及時收集。（2）檔案整理：項目檔案整理應經過分類、鑒定、組卷、編目、裝訂等一系列管理過程，管理過程標準參見《建設項目檔案管理規(guī)范》。（3）指導檢查：整理后的項目檔案應經過監(jiān)理單位、建設單位和駐外機構檢查合格后進行裝盒。（4）檔案移交：移交內容按照駐外機構檔案管理規(guī)定執(zhí)行，經駐外機構審核并辦理移交手續(xù)后進行紙質和電子檔案移交。59檔案資源管理及控制附表4.6.74.7檔案歸檔4.7.1歸檔內容（1）歸檔范圍（具體參見國家檔案局及公司歸檔范圍）。（2）歸檔時間。（3）歸檔質量。（4）歸檔份數。（5）歸檔責任。（6）歸檔流程。（7）歸檔核查。（8）歸檔手續(xù)。（9）歸檔目錄。4.7.2歸檔時間（1）管理類檔案一般應在辦理完畢第二年一季度歸檔。（2）項目檔案按階段、單項歸檔。（3）資產與產權等重要檔案隨時歸檔。（4）設備類檔案開箱驗收后即時歸檔。（5）產品生產及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。（6）會計檔案在年度終了后，由會計部門整理，保管一年后向檔案部門歸檔。（7）產權產籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產權等文件應隨時歸檔。（8）聲像、實物檔案工作結束后即時歸檔。（9）電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。（10）磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。4.7.3歸檔要求（1）誰形成、誰負責、誰歸檔。（2）歸檔職責落實到崗位職責。（3）歸檔應為原件，因無原件的，將具有憑證作用的復印件歸檔并做說明。（4）紙質、電子及原數據、文字說明同步歸檔。（5）歸檔材料完整、準確、系統(tǒng)。（6）滿足信息管理系統(tǒng)需要。（7）外文與譯文同步歸檔，無譯文的，譯出題目和目錄歸檔。（8）歸檔手續(xù)齊全，歸檔文件目錄按不同保管期限分別裝訂成冊。4.7.4主要措施（1）召開歸檔工作布置會。（2）以部門為單位，進行歸檔范圍細化。（3）部門專項審核，提出補充建議。（4）參與內部考核，開展有效獎罰措施。4.7.5歸檔流程4.7.5.1主責機構/人員檔案管理部門、專職/專人負責檔案人員。4.7.5.2相關機構/人員部門/項目部領導、檔案部門領導、兼職檔案人員。4.7.5.3啟動時間全年隨時啟動。4.7.5.4管理程序（1）凡企業(yè)在各項活動中直接形成的，具有保存價值應歸檔的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄均由處理部門或形成部門/單位按照有關規(guī)定和標準進行收集和整理。（2）制定年度檔案歸檔計劃或應歸檔目錄，提出相關要求。（3）在檔案人員的指導下，進行整理、立卷、歸檔。（4）對不符合要求的檔案，歸檔部門應及時修改，使之符合要求，保證檔案齊全、完整、準確。（5）檔案移交要辦理移交簽證單，同時按歸檔要求，檢查歸檔質量，完善歸檔手續(xù)。（6）檔案接收后，要及時將檔案信息進行系統(tǒng)登記并及時入庫保管。4.8檔案鑒定4.8.1鑒定目的（1）真?zhèn)舞b定。（2）歸檔價值鑒定。（3）留存銷毀鑒定。4.8.2鑒定原則（1）整體價值觀。（2）全面價值觀。（3）歷史價值觀。（4）動態(tài)價值觀。4.8.3鑒定標準（1）管理類檔案，從檔案的內容、來源、時間、名稱等方面分析判定。（2）項目檔案，從項目類型、管理階段、技術因素、作者因素等方面分析判定。（3）其他類型檔案（略）。4.8.4鑒定組織（1）檔案真?zhèn)斡蓹n案形成部門進行鑒定。（2）檔案價值鑒定由形成部門和檔案部門共同鑒定。（3）留存銷毀鑒定由依法成立的檔案鑒定小組進行鑒定。4.8.5工作內容（1）指導、監(jiān)督檔案館（室）的檔案鑒定工作的正常進行。（2）討論審查銷毀清冊和準備銷毀檔案內容的分析報告，如認為確有必要時，對有關檔案應直接進行審查或抽查。（3）對檔案的存毀做出決定，報請有關領導批準。（4）鑒定工作結束后提出鑒定工作報告。4.9利用服務4.9.1服務內容（1）紙質檔案。（2）電子檔案。（3）編研成果。（4）統(tǒng)計報表。（5）書籍資料。4.9.2服務方式（1）閱覽。（2）出借。（3）復制。（4）數字檔案館發(fā)布。4.9.3服務途徑（１）以檔案原件提供利用。（２）以檔案副本或復制件提供利用。（３）編寫書面參考資料。（４）編輯出版檔案文件匯編和著作。（５）制發(fā)檔案證明。4.9.4檢索工具（1）手工目錄。（2）機讀目錄。（3）數字檔案館全文檢索。4.9.5利用流程4.9.5.1主責機構檔案管理部門。4.9.5.2相關機構（1）借閱人員。（2）相關部門。（3）檔案部門領導。（4）分管領導。4.9.5.3啟動時間隨時啟動。4.9.5.4管理程序基本程序，參見附圖4.9.5.4。（1）檔案利用人員可通過檔案管理網站或現(xiàn)場借閱方式提出借閱需求，檔案人員根據借閱內容進行檔案信息查找或檔案實體查找。（2）檔案借閱時，要辦理借閱手續(xù)，借閱手續(xù)可采用檔案綜合管理系統(tǒng)登記和檔案借閱本登記兩種方式。（3）對于財務、黨委、行政等涉密文件或者不宜跨部門借閱等文件，需要辦理檔案查閱審批手續(xù)，審批手續(xù)完備后方可借閱。（4）經檔案電子文件或檔案實體調閱后，辦理借閱手續(xù)后，檔案借閱完成。（5）檔案借出后，應按規(guī)定管理類檔案15天，科技檔案30天歸還，不按期歸還的，檔案人員進行催還，催還后文件按時入庫保管。4.9.6服務要求（1）登記手續(xù)齊全（參見附表4.9.6-1、4.9.6-2）。（2）以電子檔案服務為主，紙質檔案為輔。（3）提高檢索效率，方便快捷。（4）利用過程中，保證檔案安全。（5）控制利用時間，督促催還。4.10檔案統(tǒng)計4.10.1統(tǒng)計內容建立平時檔案工作統(tǒng)計臺賬。（1）機構數。（2）專職人員。（3）兼職人員。（4）培訓教育。（5）室存情況。（6）利用情況。（7）設施設備。（8）數字檔案室。（9）檔案室基本情況表（參見附表4.10.1）。4.10.2報送時間檔案基本情況表，以具體通知為準，通常為每年上半年。4.10.3統(tǒng)計要求（1）及時、真實、準確、完整。（2）不得遲報、漏報、瞞報、虛報、拒報。（3）對統(tǒng)計的檔案秘密信息予以保密。（4）按要求按時進行檔案統(tǒng)計，按時上報。4.11重要檔案管理4.11.1重要檔案分類對涉及企業(yè)資產與產權、商業(yè)秘密、債權債務等內容的文件材料應列為重要檔案。4.11.2重要檔案內容駐外機構可根據重要檔案范圍（參見附表4.11.2），結合工作實際自行修訂。4.11.3重要檔案管理（1）建立機讀目錄，重要檔案應進行全文數字化，并定期做好備份。（2）保管過程中指定專人負責，單獨排列保存，并加以特殊標識。（3）有條件的單位，可設立分室單獨保管。4.12設備儀器檔案管理4.12.1歸檔范圍包括購置、開箱、調試、維修等工作中形成的文件材料，參見《設備儀器文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（參見附表4.12.1）。4.12.2歸檔時間（1）隨機文件材料在開箱驗收完成后2月內完成歸檔。（2）安裝調試工作中形成的文件材料，在設備儀器正常運行3個月內完成歸檔。（3）設備儀器運維工作中形成的文件材料，次年6月底之前完成歸檔。4.12.3質量要求（1）設備儀器隨機文件材料和開箱驗收文件,須經檔案管理人員確認并簽字。（2）歸檔文件材料應真實、完整、準確、系統(tǒng)、有效。（3）歸檔文件制成材料應有利于長久保存，圖文字跡清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夾或塑料制品裝訂。（4）歸檔文件材料應為原件，因故無原件的應注明原因，并將復制件歸檔。（5）歸檔文件材料一式一份。4.12.4歸檔手續(xù)設備儀器文件材料歸檔應辦理歸檔手續(xù)。兼職檔案人員應按要求填寫案卷移交清單（參見附表4.12.4），由設備儀器管理部門負責人審核簽字后，向檔案管理部門移交。4.13會計檔案管理4.13.1歸檔范圍會計憑證原始憑證記賬憑證會計賬簿總賬明細賬日記賬固定資產卡片其他輔助性賬簿財務會計報告月度季度半年度年度財務會計報告其他會計資料銀行存款余額調節(jié)表銀行對賬單納稅申報表會計檔案移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料4.13.2電子會計檔案歸檔條件（1）由計算機等電子設備形成和傳輸，來源真實有效。（2）會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。（3）電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系。（4）采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改。（5）建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。4.13.3歸檔時間（1）當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務管理部門保管一年，期滿后向檔案管理部門移交或會計檔案室自行保管。（2）因工作需要確需推遲移交的，經本單位檔案管理部門領導同意后可推遲移交，但臨時保管時間不得超過3年。4.13.4歸檔要求（1）每年形成的會計檔案應由財務管理部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案移交清冊（參見附表4.13.4）。（2）紙質會計檔案移交時應保持原卷的封裝。（3）電子會計檔案移交時應將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應符合國家檔案管理的有關規(guī)定。（4）特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并移交。（5）檔案管理部門接收電子會計檔案時,應對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。4.13.5利用（1）會計檔案原則上不能借出。（2）財務人員借閱會計檔案，可直接借閱。非財務人員，確因工作需要利用會計檔案的，需經財務部門負責人批準后，由財務管理部門指定專人陪同查閱或復制，不能將原始會計檔案直接交給查閱人員。（3）檔案管理部門應做好查借閱登記。（4）會計檔案借閱人在進行會計檔案查閱、復制、借出時要嚴格履行登記手續(xù)。（5）借閱人對借閱的會計檔案應妥善保管，嚴禁篡改和損壞，確保會計檔案的安全完整。4.14重大活動檔案管理4.14.1重大活動分類（1）我國及所在國的國家領導、省部級以上領導重要視察、會議、會談、交流等活動。（2）公司的重要領導調研活動。（3）重大工程項目的開竣工典禮及重要的紀念、慶典活動。（4）年度工作會議、重要專項會議、重大新聞發(fā)布會等。（5）應對嚴重自然災害、災難事故、重大搶險救災等突發(fā)事件處置及大型防恐、維穩(wěn)、應急演練等活動。（6）舉辦或參與的具有重大影響的政治、經濟、文化活動或公益性活動。（7）其他具有重要影響的事件或活動。4.14.2歸檔范圍（1）重大活動的請示、批復、方案、計劃、日程安排、領導講話、題詞、會議（會談）材料、簡報、總結、宣傳報道等重要材料及相應的電子文件。（2）重大活動中形成的聲像檔案。（3）重大活動中獲得的榮譽獎項，包括獲獎證書、獎狀、獎杯、錦旗等。（4）重大活動中獲贈的紀念品、禮品、紀念冊等。（5）重大活動中形成的其他具有保存價值材料。4.14.3歸檔時間在重大活動結束之日起2個月內，向檔案管理部門歸檔。4.14.4質量要求（1）內容：完整、準確、系統(tǒng)，反映全過程。（2）載體：紙質文件材料須為原件，一般一式一份（套），電子文件同步歸檔。（3）格式：使用通用格式，并附文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等信息。（5）手續(xù)：檔案管理部門負責核查，并辦理交接手續(xù)。4.14.5整理與保管（1）遵循“誰形成、誰整理”的原則，由重大活動組織部門負責文件材料的整理和密級劃分，重大活動檔案的保管期限為永久。（2）檔案部門在保管過程中應建立重大活動檔案目錄（參見附表4.14.5）。4.15科研檔案管理4.15.1歸檔范圍在論證立項、研究實施、過程管理、結題驗收、成果管理和成果轉化等全過程中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料均應歸檔。具體按《科研檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表》（參見附表4.15.1）執(zhí)行。附表4.15.1科研檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表序號基本范圍保管期限1研究準備階段1.1申報項目的報告、批復、通知30年1.2科研規(guī)劃、調研報告、可行性研究報告、技術咨詢與課題論證材料30年1.3課題說明書、科研課題、經費申請報告及批件30年1.4任務書、協(xié)議書，會議記錄及重要來往文函、合同永久1.5科研課題研究計劃、上級批示及有關課題的國內外動態(tài)、課題計劃調整或課題撤銷文件30年1.6實驗、試驗方案、設計方案、調查考察方案、技術規(guī)程永久2研究試驗與開發(fā)階段2.1試驗任務書、試驗大綱永久2.2實驗、試驗測試記錄、圖表、照片、計劃執(zhí)行情況、調整和撤銷的報告永久2.3試制綜合分析報告及總結永久2.4計算文件永久2.5計算機軟件（附帶軟件運行環(huán)境說明）永久2.6檢驗文件永久2.7設計文件、圖樣、技術說明、配方永久2.8工藝文件永久3總結鑒定驗收階段3.1課題完成最終（或中斷）總結永久3.2課題階段工作總結30年3.3鑒定大綱永久3.4技術經濟分析報告30年3.5標準化審查報告永久3.6鑒定證書、科學技術成果鑒定證書永久3.7鑒定會議記錄（參加人員名單）、鑒定驗收結論、函審原件永久4成果申報階段4.1科技成果申報表、登記表及附件永久4.2科技成果獎勵申報及評審材料永久4.3獲獎證書及批件永久4.4專利申請、受理證書等材料永久4.5著作權申請、受理證書等材料永久5推廣應用階段5.1推廣應用方案、專利申請書、批準證書（原件、影印件）、技術轉讓合同、協(xié)議書永久5.2論文、成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結、過戶定型的鑒定材料30年5.3國內外同行業(yè)評價及用戶反饋意見、成果宣傳報送文件、專業(yè)會議文件10年5.4成果標本、樣品目錄30年5.5出席各級學術會議和發(fā)表在各種刊物上的論文、專30年檔案資源管理及控制86題報告，國外考察報告和對外技術交流材料等5.6針對成果的推廣應用進行的軟件開發(fā)形成的文件30年4.15.2歸檔時間（1）科研項目形成文件材料在項目驗收后一個月內完成歸檔。（2）獲獎的文件材料在獲獎后一個月內完成歸檔；對有明確歸檔時間要求的，按規(guī)定時間完成歸檔。（3）獲得的專利文件材料可隨時歸檔，但不得晚于次年6月底。（4）分階段驗收的項目應按實際完成情況分階段進行歸檔。（5）中止的科研項目，應在終止一個月內，完成文件材料的整理和歸檔。4.15.3質量要求（1）科研項目文件歸檔材料應真實、完整、準確、系統(tǒng)、有效。（2）歸檔文件制成材料應有利于長久保存，圖文字跡清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夾或塑料制品裝訂。（3）歸檔文件材料應為原件，因故無原件的應注明原因，并將復制件歸檔。（4）科研項目文件材料歸檔一般一式一份，重要的、使用頻繁的可根據需要適當增加副本。4.15.4整理立卷4.15.4.1立卷方法（1）遵循“誰形成、誰立卷”的原則，由兼職檔案員將所形成的全部文件材料進行立卷整理，劃定保管期限、密級。（2）多部門分工協(xié)作項目，由科研項目管理部門集中歸檔。（3）應遵循科研文件材料的形成規(guī)律，按課題可行性研究、立項論證、方案、開題準備、研究試驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段組卷。（4）管理性科研文件材料按問題、時間或重要程度組卷。案卷內文件材料應文字在前，圖樣在后。（5）涉及聲像及實物材料的，應按照相關要求進行整理，并標識互見號。4.15.4.2編目（1）應編寫歸檔說明，并經過科研項目負責人審核。（2）歸檔說明主要說明該項目檔案完整、準確、系統(tǒng)的狀況，參加項目有關人員的分工，項目名稱和代號，項目的科技水平或經濟效益等。（3）卷內文件應標注頁號，有書寫內容的頁面均應編頁。單面文件頁號標注在右下角，雙面書寫文件，正面標在右下角，背面標在左下角；印刷成冊的文件，凡自成一卷的，已有頁號并連續(xù)不中斷的不必重新編寫頁號。4.15.4.3歸檔凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。4.15.4.4裝訂通常以卷或件為單位裝訂。（1）歸檔文件已破損的，應對歸檔文件進行技術修復，模糊或不耐久性字跡的，應予復制。（2）歸檔文件應去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。（3）對于幅面過大的文件，應在不影響其使用效果的前提下按A4規(guī)格疊成手風琴式；底圖不應折疊，應平放或以卷筒的形式存放。（4）裝訂采用三孔一線的，結頭系在背面，裝訂位置在文件左側中部，裝訂長度為160mm，裝訂線距左端12mm，凡可能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象的，應在裝訂部位加貼邊條。以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。4.15.4.5保管期限科研檔案保管期限劃分為永久和定期,定期一般分為30年、10年。卷內文件保管期限不一致時，以最長的保管期限為準。4.15.4歸檔手續(xù)（1）科研項目文件材料歸檔應辦理歸檔手續(xù)。（2）兼職檔案人員應按要求填寫案卷移交清單，科研項目管理部門負責人審核簽字后，向檔案管理部門移交。4.15.5檔案利用（1）涉密檔案或影響他人勞動成果及有爭議的，按保密管理相關規(guī)定，履行相應審批手續(xù)后方可借閱。（2）借閱本部門科研項目檔案的，可直接辦理借閱手續(xù)。（3）借閱其他部門科研項目檔案的，需經本部門負責人、檔案形成部門負責人審批。（4）外單位人員查閱科研檔案需憑單位介紹信，經檔案工作分管領導、檔案形成業(yè)務部門負責人、檔案管理部門負責人批準，方可現(xiàn)場查閱，不得借出。4.16知識產權檔案管理4.16.1價值與作用（1）維護企業(yè)合法權益。（2）核心競爭力的組成部分。（3）知識產權的重要依據。（4）企業(yè)重要的知識資產。4.16.2檔案特征（1）資產化。（2）地域性。（3）獨有性。（4）時效性。4.16.3檔案分類（1）專利（發(fā)明專利、實用發(fā)明專利、外觀設計專利等）。（2）商標（注冊商標、非注冊商標、使用商標、備用商標等）。（3）版權（工程設計、產品圖紙、圖形作品、出版作品、影像作品等）。（4）專屬設計（建筑、設備、標識、外觀等）。（5）地質勘察。（6）重要技術材料（重大施組、典型方案、工法等）。（7）商業(yè)秘密等。4.16.4歸檔范圍序號過程分類內容1知識產權創(chuàng)造方案、技術構思、策劃、課題立項、實驗數據、查新文件2審批與登記申請文件、代理委托書等提交材料；通知、公告、證書等批復文件3知識產權使用轉讓、許可、質押、簽訂等文本、憑證文件資料4知識產權維權事務糾紛、訴訟、申述、鑒定、裁定以及法律事務處理中形成的各類文件材料5知識產權管理知識產權的規(guī)劃發(fā)展、市場競爭、戰(zhàn)略定位、宏觀分析以及知識產權信息服務、人才培養(yǎng)、宣傳等方面的文件資料4.16.5立卷、歸檔和利用檔案資源管理及控制知識產權檔案的立卷、歸檔和利用參見4.6、4.7、4.9。4.17典型案例開發(fā)4.17.1典型案例判定（1）重要的。（2）影響較大。（3）有代表性。（4）有創(chuàng)新性。（5）有顯著經濟和社會效益。（6）檔案人員結合實際判定。4.17.2案例編寫（1）案例概述：時間、主要思路和效果。（2）主要做法：檔案利用或檔案信息資源開發(fā)利用的背景、利用內容、設計方案、實施過程等（3）經濟效益和社會效益及影響：成本節(jié)省和效益增長的數量、檔案信息利用人數、參觀人數，有關的外部評價等。（4）案例概述，通常在200字以內。（5）主要做法、經濟效益和社會效益及影響，通常在2400字以內。（6）采用word文檔，可配相關圖片或其他形式的多媒體文件。4.17.3案例報送按照公司要求，經駐外機構評選后，統(tǒng)一由區(qū)域中心匯總后報送。4.18檔案處置4.18.1處置情形撤銷、重組、兼并、破產、出售、股份制改造、股份合作制和與外商合資、合作經營以及實行承包、租賃等。4.18.2基本原則（1）維護國家安全和國家利益，保守國家機密和企業(yè)商業(yè)秘密，防止檔案散失。（2）區(qū)別情況，依法、合理處置