職業(yè)經(jīng)理人會議問題分析

最好的控制便是避免喪失控制。主席控制會議的最佳舉措，便是預(yù)防各種問題的發(fā)生。一旦無法避免問題的發(fā)生，則主席應(yīng)講求正確的對付辦法。一般而言，最容易令會場喪失控制的問題有以下八種：與會者的發(fā)言離題。與會者間交頭接耳。與會者分心。(4)與會者之間發(fā)生爭論。(5)少數(shù)人壟斷會議。(6)與會者顯露不安并急于離席。(7)與會者拒絕參與。(8)主席自己離題。現(xiàn)將以上八種問題的肇因、預(yù)防措施及補(bǔ)救途徑扼要地陳述如下：與會者發(fā)難1原因?qū)h目標(biāo)或討論主題不清楚。(2)過度關(guān)心某些問題，或基于某些迫切的需要而在無意中離題。2預(yù)防澄清會議的目標(biāo)與討論的主題。3補(bǔ)救(1)主席應(yīng)具高度的敏感性，以分辨離題的發(fā)言。(2)主席以未能澄清會議目標(biāo)或討論主題而當(dāng)眾致歉。舉例來說，主席應(yīng)宣稱：“你的發(fā)言有點(diǎn)偏離主題，那一定是因?yàn)槲覜]有將會議目標(biāo)或討論主題訴說清楚。容許我再把會議目標(biāo)及目前的討論主題復(fù)誦一次……”(3)主席可以技巧地問發(fā)言離題者，他的發(fā)言究竟與討論主題或會議目標(biāo)有何關(guān)系。運(yùn)用這種技巧的時(shí)候，主席在態(tài)度、措辭、語氣及面部表情上，均應(yīng)刻意避免令離題的與會者感到主席是在諷刺他或挖苦他。(4)主席可以技巧地將離題者的言述擋在一邊。譬如主席可這么說：“剛剛你提到的這個(gè)問題顯然非常重要，但是它跟我們的會議目標(biāo)及討論主題似乎并沒有太大關(guān)系。假如你不介意，我希望將它留待會后再詳談?！迸c會者分心1原因(1)對會議目標(biāo)及討論主題不清楚。(2)感到沉悶無聊。(3)會議中所涉及的某些問題或意見觸發(fā)他們交談。(4)外界環(huán)境干擾。(5)對會議內(nèi)容缺乏興趣。2預(yù)防(1)澄清會議的目標(biāo)與討論的主題。(2)令與會者感到會議有益及有趣。(3)慎選會議時(shí)間及地點(diǎn)。3補(bǔ)救(1)盡管主席能夠確定與會者的交談與討論中的主題毫無關(guān)系，主席都應(yīng)先假定他們的交談與討論中的主題有關(guān)；然后問交談?wù)咴覆辉敢庹f出他們的看法，以便令其他與會者也能分享他們的看法。(2)作短暫的停頓，甚或稍作休息。(3)如多數(shù)的與會者都分心，則暫停會議，等造成分心的原因消失了再續(xù)會。(4)如少數(shù)的與會者分心，則主席可不予理會，亦可就本身的發(fā)言作短暫的停頓。與會者爭議1原因(1)對會議目標(biāo)或討論主題不清楚。(2)對會議過程中的某些問題，具有不同的看法或感受。(3)憑會議而相互發(fā)泄相互間的不滿，甚或借會議而相互挑釁。2預(yù)防(1)澄清會議的目標(biāo)與討論的主題，以避免離題的爭論。(2)事先強(qiáng)調(diào)這樣的觀念：“真正重要的是：什么是對的，而非誰是對的。”這個(gè)觀念有助于避免題內(nèi)的爭論。3補(bǔ)救(1)倘若爭論是離題的，則立刻制止，并復(fù)述會議的目標(biāo)與討論的主題。(2)倘若爭論是題內(nèi)的，則：①先強(qiáng)調(diào)“什么是對的”遠(yuǎn)比“誰是對的”更加重要，然后將注意力集中在論點(diǎn)本身，不再理會人物本身。②征求沉默的與會者的意見。③主席顯示自己的個(gè)人觀點(diǎn)或個(gè)人立場。與會者拒絕參與1原因(1)怯場。(2)感到氣氛不對。(3)不喜歡主席對待某些與會者的態(tài)度——如令某些與會者感到難堪。(4)會議不具實(shí)效。2預(yù)防(1)創(chuàng)造和諧的氣氛。(2)切莫令參與意見的人感到難堪(3)令會議具實(shí)效。3補(bǔ)救(1)倘若與會者因感到沉悶而拒絕參與，則主席應(yīng)鼓動其興趣。(2)倘若與會者因怯場而拒絕參與，則主席應(yīng)設(shè)法排除該種心理障礙。(3)倘若與會者人數(shù)眾多，則采取分組討論方式進(jìn)行。主席可將與會者分成若干組，每組以不超過六人為原則。每組選定一位組長主持議案的討論，每組另選定一位成員負(fù)責(zé)討論結(jié)果的記錄工作。分組討論結(jié)束之后，由各組指派一位成員，代表該組向全體與會者報(bào)告討論成果。按此種方式進(jìn)行，與會者拒絕參與討論的現(xiàn)象將一掃而空；因?yàn)椋孩俜纸M討論時(shí)人數(shù)較少，與會者怯場的程度可大幅降低。②各組須要輪流向全體報(bào)告討論成果，這含有競爭的成份在內(nèi)。因此在榮譽(yù)感的鼓動下，各組成員將會比較認(rèn)真地進(jìn)行議案的討論。③代表各組發(fā)言的人的心理負(fù)擔(dān)可以大大減輕，因?yàn)樗l(fā)表的意見無論是好還是壞，是成熟還是不成熟，都不是他本人的意見，而是整組人的意見。與會者情緒變化1原因(1)會議逾時(shí)。(2)與會者有其它事要辦。(3)會議不具實(shí)效。2預(yù)防定立會議的結(jié)束時(shí)間，并準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。(2)如會議可能無法按預(yù)定時(shí)間結(jié)束，則事先言明。(3)選擇符合與會者希望的會議時(shí)間。(4)令會議具有實(shí)效。3補(bǔ)救(1)結(jié)束會議并安排續(xù)會的時(shí)間。(2)休息。(3)以小故事、挑戰(zhàn)性問題或節(jié)奏的改變，重鼓與會者的興趣。少數(shù)人壟斷會議1原因(1)多數(shù)人并不積極參與。少數(shù)人思考快速，善于表達(dá)，且對會議表現(xiàn)熱忱。少數(shù)人好求表現(xiàn)。2預(yù)防(1)開會之前鼓勵(lì)所有與會者都積極參與。(2)如已知某人可能壟斷會議，則事先與他疏通并請他節(jié)制。(3)報(bào)名發(fā)問。(4)要求輪流發(fā)言。3補(bǔ)救(1)巧妙地阻止。比方說，告訴壟斷者：“你的寶貴意見我們已經(jīng)聽了很多，而且我們也都能夠領(lǐng)會你的意思。讓我們也聽聽其他與會者是否有其它的看法，好不好?”(2)指派工作給喜歡壟斷會議的人去做。(3)故意將視線避開壟斷者，以免令他誤以為主席仍想聽取他的意見。主席自己離題1原因(1)資料準(zhǔn)備不充分。(2)與會者發(fā)言離題，導(dǎo)致主席