文秘檔案管理規(guī)章制度范文（2篇）

文秘檔案管理規(guī)章制度范文第一章總則第一條為確保文秘檔案管理的規(guī)范化，維護(hù)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位文秘工作的有序運(yùn)行，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于所有機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的文秘人員。第三條文秘檔案管理應(yīng)遵循合法性、規(guī)范性、高效性和保密性的原則。第四條各機(jī)關(guān)和單位需設(shè)立專門的文秘檔案管理部門，負(fù)責(zé)制定、執(zhí)行和監(jiān)督文秘檔案管理的具體措施。第五條檔案管理需建立科學(xué)、完整的制度，以確保檔案的有效利用和長(zhǎng)期保存。第二章文秘檔案的歸檔和整理第六條文秘檔案應(yīng)按類別和重要性進(jìn)行歸檔處理。第七條歸檔前，需對(duì)檔案進(jìn)行整理，剔除冗余和無(wú)用信息。第八條歸檔時(shí)，應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件分類，并在文件夾上注明文檔基本信息。第九條歸檔后，文件夾應(yīng)存入專用檔案柜，同時(shí)做好標(biāo)注和登記工作。第三章文秘檔案的借閱和查詢第十條文秘檔案的借閱和查詢需遵循審批流程，借閱人需填寫申請(qǐng)并獲主管批準(zhǔn)。第十一條借閱期限通常為七個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)，需提前向部門申請(qǐng)。第十二條借閱期間，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，禁止對(duì)文件進(jìn)行涂改或損壞。第十三條查詢文秘檔案由專門人員負(fù)責(zé)，查詢結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)人。第四章文秘檔案的轉(zhuǎn)移和銷毀第十四個(gè)文秘檔案的轉(zhuǎn)移應(yīng)按照內(nèi)部規(guī)定，由管理部門統(tǒng)一安排執(zhí)行。第十五條轉(zhuǎn)移檔案時(shí)，需制定詳細(xì)轉(zhuǎn)移計(jì)劃，包括檔案數(shù)量、種類、接收方和時(shí)間等，嚴(yán)格按計(jì)劃執(zhí)行。第十六條檔案銷毀應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保合法、安全和環(huán)保的銷毀過(guò)程。第十七條銷毀過(guò)程中，需有專人監(jiān)督銷毀數(shù)量，銷毀后應(yīng)及時(shí)制作銷毀證明。第五章文秘檔案的安全保密第十八條文秘檔案應(yīng)存放在專用保密柜中，以保障檔案安全。第十九條保密柜的使用需嚴(yán)格權(quán)限管理，每次開啟應(yīng)記錄并確保保密柜的密封性。第二十條文秘檔案的借閱和查閱需遵循保密審批制度，禁止泄露、外借和篡改檔案。第二十一條檔案?jìng)鬏敽徒涣鲬?yīng)采取安全措施，禁止使用非安全通道和設(shè)備。第六章文秘檔案的電子化管理第二十二條文秘檔案的電子化管理需建立完善的電子檔案系統(tǒng)，確保檔案的安全、準(zhǔn)確和使用便捷。第二十三條電子化管理應(yīng)遵循規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、歸類和存儲(chǔ)。第二十四條電子檔案的備份和恢復(fù)應(yīng)定期進(jìn)行，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在安全的地方，防止數(shù)據(jù)丟失。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十五條監(jiān)督人員應(yīng)定期檢查評(píng)估文秘檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。第二十六條對(duì)違反本規(guī)定的行為，將依據(jù)單位規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律和責(zé)任追究。第二十七條對(duì)檔案管理部門和人員的失職、瀆職行為，將依法追究法律責(zé)任。第八章附則第二十八條本規(guī)定的解釋權(quán)歸機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位文秘工作部門所有。第二十九條本規(guī)定的修訂需經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部合法程序，并報(bào)相關(guān)主管部門備案。文秘檔案管理規(guī)章制度范文（二）一、目標(biāo)與適用范圍本規(guī)定旨在規(guī)范秘書部門的檔案管理工作，以確保檔案的完整性、安全性和精確性，為組織的日常運(yùn)營(yíng)提供堅(jiān)實(shí)的支撐和保障。本規(guī)定適用于所有從事秘書工作的員工。二、檔案管理原則1.職責(zé)擔(dān)當(dāng)：每位秘書人員需妥善執(zhí)行檔案管理任務(wù)，確保檔案的完整性和保密性。2.標(biāo)準(zhǔn)操作：處理檔案時(shí)，應(yīng)遵循既定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，避免非正規(guī)操作導(dǎo)致的檔案損毀或遺失。3.保密安全：嚴(yán)格保護(hù)檔案的機(jī)密性，禁止私自復(fù)制、泄露或傳播檔案內(nèi)容。4.定期整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的整理和歸檔，以保持檔案的有序性和可檢索性。5.準(zhǔn)確記錄：在處理檔案過(guò)程中，需準(zhǔn)確記錄相關(guān)檔案信息，以保證檔案的真實(shí)性和可靠性。三、檔案分類與歸檔1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將檔案劃分為不同類別，如行政文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。2.類別劃分原則是相同性質(zhì)和用途的檔案應(yīng)歸入同一類別。3.對(duì)歸檔文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并在封面注明檔案名稱、編號(hào)及存放位置。4.檔案歸檔應(yīng)遵循時(shí)間順序，確保先產(chǎn)生的文件先歸檔。四、檔案管理與交接1.檔案管理由專人負(fù)責(zé)，檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。2.管理人員需制定并執(zhí)行檔案管理計(jì)劃，確保檔案的及時(shí)整理和歸檔。3.在工作交接時(shí)，檔案管理人員需確保檔案信息的準(zhǔn)確性，并確保檔案安全交接。五、檔案的保管與查閱1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案室內(nèi)，以確保其安全。2.定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，以執(zhí)行有效的防火、防潮和防盜措施。3.未經(jīng)許可，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室。4.檔案室內(nèi)應(yīng)按分類和編號(hào)有序存放，并做好標(biāo)識(shí)和記錄。5.需要查閱檔案時(shí)，需向檔案管理人員申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，查閱后應(yīng)立即歸還。六、檔案的保密與復(fù)制1.檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，嚴(yán)禁私自復(fù)制、泄露或傳播檔案內(nèi)容，必要時(shí)需采取相應(yīng)安全措施。2.對(duì)于需要復(fù)制的檔案，需經(jīng)過(guò)合法授權(quán)，并在復(fù)制過(guò)程中做好記錄和登記。七、檔案的銷毀與報(bào)廢1.對(duì)過(guò)期或不再需要的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀或報(bào)廢處理。2.檔案的銷毀和報(bào)廢需經(jīng)過(guò)審批，并按照規(guī)定程序進(jìn)行，以確保檔案的安全處理。八、檔案管理考核與獎(jiǎng)懲1.檔案管理人員應(yīng)接受定期的檔案管理考核，以保證管理工作的質(zhì)量和效果。2.對(duì)于違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)處理和糾正，并可依據(jù)情況實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。九、附則本規(guī)定自發(fā)布之日起